銀行合同章管理制度一、總則1.目的為加強銀行合同章的管理，規(guī)范合同章的使用流程，防范合同風險，維護銀行的合法權益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于銀行內部各部門在簽訂各類合同、協議、文件等涉及法律責任的文本時，對合同章的使用管理。3.基本原則嚴格審批原則：合同章的使用必須經過嚴格的審批流程，確保蓋章行為符合銀行利益和相關規(guī)定。專人保管原則：合同章由專人負責保管，明確保管職責，防止印章丟失、被盜用或濫用。登記備案原則：對合同章的使用情況進行詳細登記備案，以便查詢和追溯。二、合同章的刻制與啟用1.刻制銀行合同章的刻制由總行辦公室統(tǒng)一負責，根據相關法律法規(guī)和銀行實際需要，確定合同章的樣式、規(guī)格和材質?？讨坪贤卤仨氝x擇具有合法資質的印章制作單位，并簽訂保密協議，確保印章制作過程的安全性和保密性。2.啟用合同章刻制完成后，由總行辦公室負責辦理啟用手續(xù)。啟用前，應對印章進行詳細檢查，確保印章清晰、完整，無損壞或瑕疵?？傂修k公室應填寫《合同章啟用登記表》，詳細記錄合同章的啟用日期、啟用范圍、保管人等信息，并報總行領導審批。合同章啟用后，應及時將印章移交至指定的保管人，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應在《合同章交接登記表》上簽字確認。三、合同章的保管1.保管人員合同章由總行辦公室指定專人負責保管，保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉合同管理相關規(guī)定。保管人員應保持相對穩(wěn)定，如因工作調動或其他原因需要更換保管人員，應及時辦理交接手續(xù)。2.保管地點合同章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，并放置在有專人值守的辦公室或檔案室。保管地點應具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全措施，確保合同章的安全存放。3.保管要求保管人員應嚴格遵守印章保管制度，不得擅自將合同章帶出保管地點。如因工作需要必須攜帶外出，應經總行辦公室主任批準，并辦理相關登記手續(xù)。保管人員應定期對合同章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現印章有損壞或異常情況，應及時報告總行辦公室，并采取相應的措施。保管人員應妥善保管合同章的使用記錄和相關文件資料，不得隨意銷毀或丟失。四、合同章的使用1.使用范圍合同章僅用于銀行簽訂各類合同、協議、文件等涉及法律責任的文本。未經總行辦公室批準，嚴禁在其他文件、材料或空白紙張上加蓋合同章。合同章的使用必須嚴格按照合同審批流程進行，確保蓋章行為符合銀行利益和相關規(guī)定。2.使用流程申請：各部門在簽訂合同前，應填寫《合同章使用申請表》，詳細說明合同的名稱、編號、簽訂日期、對方單位名稱、合同金額、使用印章的具體內容等信息，并經部門負責人簽字確認。審核：《合同章使用申請表》提交至總行辦公室后，由辦公室主任對申請事項進行審核。審核內容包括合同的合法性、合規(guī)性、必要性以及申請流程的完整性等。如審核通過，辦公室主任應在申請表上簽字批準；如審核不通過，應及時與申請部門溝通，說明原因，并要求其補充或修改相關材料。蓋章：經審核批準的《合同章使用申請表》連同合同文本一并提交至合同章保管人。保管人在核對申請表和合同文本無誤后，方可在合同指定位置加蓋合同章。蓋章時應確保印章清晰、端正，騎年蓋月，不得模糊不清或遺漏蓋章。登記：合同章保管人在蓋章完成后，應及時填寫《合同章使用登記表》，詳細記錄合同章的使用日期、使用部門、合同名稱、合同編號、對方單位名稱、合同金額、蓋章位置、蓋章人等信息。登記表應妥善保管，以備查詢和追溯。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要立即加蓋合同章，但無法按照正常流程進行審批時，申請部門應通過電話或其他方式向總行辦公室主任報告，并在事后及時補辦審批手續(xù)。辦公室主任應在了解情況后，根據實際情況決定是否批準蓋章，并在事后對相關情況進行核實和記錄。對于異地簽訂合同需要使用合同章的情況，申請部門應提前與總行辦公室溝通，說明具體情況和需求?？傂修k公室可根據實際情況，采取郵寄合同章、委托當地分支機構代為蓋章等方式進行處理。在采取上述方式時，應確保印章的安全傳遞和使用過程的可追溯性。五、合同章的停用與銷毀1.停用因銀行機構調整、業(yè)務變更、印章損壞等原因，需要停用合同章時，由總行辦公室填寫《合同章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息，并報總行領導審批。總行辦公室在收到總行領導批準的《合同章停用申請表》后，應及時通知合同章保管人停止使用合同章，并將停用的合同章收回。合同章保管人在收回停用的合同章后，應在《合同章停用登記表》上簽字確認，并將印章妥善保管。2.銷毀對于停用的合同章，總行辦公室應按照相關規(guī)定進行銷毀。銷毀前，應填寫《合同章銷毀申請表》，詳細說明銷毀原因、銷毀方式、銷毀時間等信息，并報總行領導審批?？傂修k公室在收到總行領導批準的《合同章銷毀申請表》后，應選擇具有合法資質的銷毀單位進行銷毀。銷毀過程應進行全程監(jiān)督，并由銷毀單位出具銷毀證明?？傂修k公室應將合同章的銷毀情況記錄在《合同章銷毀登記表》上，包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀單位、銷毀證明編號等信息。銷毀登記表應與銷毀證明一并妥善保管，以備查詢和追溯。六、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督總行辦公室應定期對合同章的保管和使用情況進行檢查，確保印章保管安全、使用規(guī)范。檢查內容包括合同章的保管環(huán)境、使用記錄、審批流程等。各部門應配合總行辦公室的檢查工作，如實提供相關資料和信息。對于檢查中發(fā)現的問題，總行辦公室應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.審計監(jiān)督銀行內部審計部門應定期對合同章的管理情況進行審計，重點檢查合同章的使用是否符合規(guī)定、審批流程是否健全、印章保管是否安全等。審計部門應根據審計結果出具審計報告，對發(fā)現的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。對于違反合同章管理制度的行為，應按照銀行相關規(guī)定進行嚴肅處理。3.違規(guī)處理對于違反合同章管理制度的行為，銀行將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、