受控文件印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司受控文件和印章的管理，確保文件的有效性、保密性以及印章使用的規(guī)范性、安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有受控文件及各類印章的管理，包括但不限于行政章、合同章、財(cái)務(wù)章、法人章等。（三）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定和完善受控文件管理制度，明確文件的分類、編號(hào)、標(biāo)識(shí)、審批、發(fā)放、回收、歸檔等流程。負(fù)責(zé)公司各類印章的刻制、備案、保管、使用登記等工作。定期對(duì)受控文件和印章管理情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.文件使用部門負(fù)責(zé)本部門受控文件的起草、審核、修訂，并按規(guī)定流程提交審批。嚴(yán)格按照規(guī)定使用受控文件，確保文件的安全和保密。及時(shí)將作廢文件交回行政部門進(jìn)行銷毀處理。3.印章使用審批人根據(jù)公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求，對(duì)印章使用申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保印章使用的合理性和合規(guī)性。對(duì)印章使用后的文件進(jìn)行審核，對(duì)不符合規(guī)定的使用情況及時(shí)糾正。二、受控文件管理（一）文件分類1.公司制度類：包括公司章程、基本制度、一般制度等，是公司運(yùn)營(yíng)管理的基本準(zhǔn)則。2.業(yè)務(wù)文件類：如合同、協(xié)議、訂單、報(bào)告、報(bào)表等，與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相關(guān)。3.技術(shù)文件類：涵蓋產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，是公司技術(shù)研發(fā)和生產(chǎn)的重要依據(jù)。4.其他文件類：如會(huì)議紀(jì)要、通知、函件等，用于公司內(nèi)部溝通和信息傳遞。（二）文件編號(hào)1.行政部門負(fù)責(zé)為每類受控文件編制唯一的編號(hào)，編號(hào)規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于識(shí)別和查詢。2.編號(hào)格式示例：[公司簡(jiǎn)稱][文件類別代碼][年份][序號(hào)]，如“XX公司ZD202301”，其中“ZD”代表制度類文件。（三）文件標(biāo)識(shí)1.在文件首頁右上角加蓋“受控文件”印章，并注明文件編號(hào)、版本號(hào)、生效日期等信息。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)在文件名中體現(xiàn)文件編號(hào)，并在文件內(nèi)容中明確標(biāo)識(shí)版本號(hào)和生效日期。（四）文件審批1.文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、合規(guī)。2.審核通過的文件提交至相關(guān)審批人審批，審批人應(yīng)根據(jù)文件性質(zhì)和職責(zé)范圍進(jìn)行審批，并簽署明確意見。3.重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）文件發(fā)放1.行政部門根據(jù)審批通過的文件清單，將受控文件發(fā)放至文件使用部門。2.發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫《受控文件發(fā)放登記表》，注明文件編號(hào)、名稱、發(fā)放部門、發(fā)放日期、領(lǐng)取人等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。3.文件使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的接收和保管，確保文件的妥善存放。（六）文件使用1.文件使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照文件規(guī)定的范圍和流程使用受控文件，不得擅自修改、復(fù)印、外傳。2.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《受控文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)審批人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、標(biāo)記或損壞。（七）文件修訂1.當(dāng)文件內(nèi)容需要修訂時(shí)，由原起草部門負(fù)責(zé)提出修訂申請(qǐng)，并填寫《受控文件修訂申請(qǐng)表》，說明修訂原因、內(nèi)容等。2.修訂申請(qǐng)經(jīng)審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行修訂，并更新文件編號(hào)、版本號(hào)等信息。3.修訂后的文件應(yīng)重新進(jìn)行審批和發(fā)放，同時(shí)收回原文件，并在《受控文件發(fā)放登記表》中注明原文件作廢。（八）文件回收與銷毀1.文件使用部門在文件作廢后，應(yīng)及時(shí)將文件交回行政部門。2.行政部門對(duì)回收的作廢文件進(jìn)行統(tǒng)一登記，并定期進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀文件時(shí)，應(yīng)填寫《受控文件銷毀登記表》，注明文件編號(hào)、名稱、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。三、印章管理（一）印章種類1.行政章：用于公司對(duì)外發(fā)布的各類文件、信函、證明等。2.合同章：專門用于簽訂公司各類合同、協(xié)議。3.財(cái)務(wù)章：主要用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等業(yè)務(wù)。4.法人章：代表公司法人行使職權(quán)，用于特定的財(cái)務(wù)或法律事務(wù)。5.其他專用章：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要刻制的具有特定用途的印章，如部門章、項(xiàng)目章等。（二）印章刻制1.因工作需要刻制印章時(shí)，由申請(qǐng)部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，注明印章名稱、用途、規(guī)格等信息。2.《印章刻制申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門統(tǒng)一辦理印章刻制手續(xù)。3.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備案，并將印章移交至印章保管人。（三）印章保管1.行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章的保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并確保存放環(huán)境干燥、整潔。3.印章保管人員不得擅自將印章交予他人保管或使用，如遇特殊情況需要委托他人代管，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（四）印章使用登記1.建立《印章使用登記表》，詳細(xì)記錄印章使用的日期、文件名稱、文號(hào)、使用部門、使用人、審批人、蓋章事由等信息。2.印章使用前，使用人應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明蓋章事項(xiàng)、文件內(nèi)容等，并按照規(guī)定流程提交審批。3.審批通過后，使用人持《印章使用申請(qǐng)表》到印章保管處蓋章，并在《印章使用登記表》上簽字確認(rèn)。（五）印章使用審批1.一般事項(xiàng)的印章使用，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要合同、協(xié)議等文件的印章使用，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.涉及財(cái)務(wù)、法律等重大事項(xiàng)的印章使用，必須經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批。（六）印章使用要求1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的用途和范圍進(jìn)行，不得超出授權(quán)使用。2.蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或漏蓋。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。（七）印章停用與銷毀1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致印章不再使用時(shí)，由行政部門及時(shí)通知印章保管人停止使用，并收回印章。2.停用的印章應(yīng)進(jìn)行封存，并填寫《印章停用登記表》，注明印章名稱、停用日期等信息。3.對(duì)于需要銷毀的印章，由行政部門填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀情況。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門應(yīng)定期對(duì)受控文件和印章的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文件的審批、發(fā)放、使用、回收、銷毀以及印章的保管、使用登記、審批等環(huán)節(jié)。2.檢查頻率為每[X]月一次，并形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對(duì)受控文件和印章管理情況進(jìn)行不定期抽查。2.抽查結(jié)果作為對(duì)相關(guān)部門和人員工作考核的重要依據(jù)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反受控文件和印章管理制度的行為，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.處理方式包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。3.對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司行