農(nóng)業(yè)公司檔案管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。3.定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。4.管理原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管、方便利用的原則。確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為公司的發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門公司設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理，并定期向綜合檔案室移交。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)收集和整理。3.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。公司內(nèi)部各部門之間的往來文件、報(bào)告、報(bào)表等。公司員工的個(gè)人檔案，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。2.收集要求各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，并定期向綜合檔案室移交。檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得涂改、偽造。對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全。3.整理方法檔案管理人員按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理。對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。將整理好的檔案材料裝訂成冊(cè)，編制目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管1.保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥等。2.保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指保管期限在16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限在15年以下的檔案。檔案保管期限的確定按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.檔案的存放檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。檔案存放應(yīng)遵循便于利用的原則，按照檔案編號(hào)順序排列，不得隨意堆放。4.檔案的清點(diǎn)與核對(duì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組進(jìn)行。2.銷毀程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底進(jìn)行。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的利用1.利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門或與本人工作相關(guān)的檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.查閱手續(xù)公司員工查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。外部單位查閱公司檔案時(shí)，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的名稱、日期、用途等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合檔案室查閱。3.借閱手續(xù)公司員工借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位借閱公司檔案時(shí)，應(yīng)按照上述規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。4.利用要求查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。對(duì)檔案內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。七、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.信息化管理內(nèi)容將公司現(xiàn)有的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。利用檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索、利用等管理。建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全。3.信息化管理要求檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。八、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門人員組成。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容檔案管理制度的執(zhí)行情況。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作情況。檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況。3.監(jiān)督檢查方式監(jiān)督檢