單位內(nèi)部公函管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范單位內(nèi)部公函的管理，確保公函傳遞的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和規(guī)范性，提高工作效率，加強(qiáng)溝通與協(xié)作，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門之間、部門與員工之間、員工與員工之間傳遞的各類公函。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公函內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)意圖，格式符合規(guī)定要求，語言簡潔明了、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。2.及時(shí)高效原則：公函的傳遞應(yīng)及時(shí)，避免延誤，確保信息能夠及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員，以利于工作的順利開展。3.保密原則：涉及單位機(jī)密信息的公函，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，防止信息泄露。二、公函的分類與格式（一）分類1.通知：用于傳達(dá)單位內(nèi)部的各項(xiàng)工作安排、事項(xiàng)通知等。2.報(bào)告：用于向上級(jí)部門或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展、情況說明等。3.請(qǐng)示：用于向上級(jí)部門或領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)相關(guān)事項(xiàng)。4.批復(fù)：用于上級(jí)部門對(duì)下級(jí)部門請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)。5.函：用于部門之間、單位與外部機(jī)構(gòu)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題等。（二）格式1.標(biāo)題：一般應(yīng)準(zhǔn)確概括公函的主要內(nèi)容，位于頁面上方居中位置。2.主送單位：頂格寫，明確公函的送達(dá)對(duì)象。3.正文：開頭空兩格，詳細(xì)闡述公函的內(nèi)容，條理清晰，層次分明。4.附件：如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱及份數(shù)。5.落款：注明公函發(fā)出部門或個(gè)人的名稱，并加蓋公章或簽字，同時(shí)注明日期。三、公函的起草與審核（一）起草1.公函由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草。起草人應(yīng)確保公函內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合法律法規(guī)和單位的各項(xiàng)規(guī)定。2.公函應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。（二）審核1.公函起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括公函的格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否準(zhǔn)確合理、語言表達(dá)是否清晰等。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、重大決策或可能產(chǎn)生較大影響的公函，部門負(fù)責(zé)人審核后，還應(yīng)提交分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。3.審核人應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)審核意見負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與起草人溝通，提出修改意見，直至公函符合要求。四、公函的編號(hào)與登記（一）編號(hào)1.為便于公函的管理和查詢，單位對(duì)公函實(shí)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則由單位辦公室制定并公布。2.公函編號(hào)應(yīng)標(biāo)注在公函標(biāo)題的右上角，格式為“[年份][序號(hào)]”，如“[20XX][001]”。（二）登記1.單位辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公函進(jìn)行統(tǒng)一登記。登記內(nèi)容包括公函編號(hào)、標(biāo)題、主送單位、抄送單位、起草部門、起草人、審核人、審批人、發(fā)出日期、公函內(nèi)容摘要等。2.公函登記應(yīng)建立專門的臺(tái)賬，確保登記信息準(zhǔn)確、完整，便于查閱和統(tǒng)計(jì)分析。五、公函的傳遞與簽收（一）傳遞1.公函一般通過單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等方式進(jìn)行傳遞。傳遞方式應(yīng)根據(jù)公函的性質(zhì)、緊急程度和保密要求等合理選擇。2.對(duì)于紙質(zhì)公函，應(yīng)按照規(guī)定的傳遞流程進(jìn)行傳遞。傳遞過程中應(yīng)注意公函的安全，避免丟失、損壞或延誤。3.通過辦公系統(tǒng)或電子郵件傳遞公函時(shí)，應(yīng)確保接收方能夠及時(shí)收到，并提醒接收方及時(shí)查閱。（二）簽收1.接收公函的部門或人員應(yīng)及時(shí)對(duì)公函進(jìn)行簽收。簽收時(shí)應(yīng)核對(duì)公函的編號(hào)、標(biāo)題、主送單位、附件等信息是否齊全，確認(rèn)無誤后在公函簽收單上簽字。2.對(duì)于緊急公函，接收方應(yīng)優(yōu)先處理，并及時(shí)反饋處理結(jié)果。3.如發(fā)現(xiàn)公函存在問題或疑問，接收方應(yīng)及時(shí)與發(fā)送方溝通，協(xié)商解決。六、公函的存檔與保管（一）存檔1.公函辦理完畢后，應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行存檔。存檔的公函應(yīng)保持完整、整潔，便于查閱。2.公函存檔期限根據(jù)單位的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般重要公函應(yīng)長期保存，一般性公函可保存一定期限后進(jìn)行銷毀。（二）保管1.單位辦公室負(fù)責(zé)公函的集中保管。保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保公函的安全。2.公函應(yīng)按照類別、年度、編號(hào)等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.對(duì)于電子公函，應(yīng)做好備份工作，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。七、公函的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱公函的，應(yīng)填寫《公函查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到單位辦公室辦理查閱手續(xù)。2.查閱公函時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人不得擅自將公函帶出查閱場所，不得在公函上涂改、標(biāo)記或損壞。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將公函歸還單位辦公室，并在《公函查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱公函的，應(yīng)填寫《公函借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和單位辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱公函時(shí)，借閱人應(yīng)出具本人有效身份證件，并在《公函借閱登記表》上簽字。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對(duì)所借閱的公函妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露公函內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)將公函歸還單位辦公室，并在《公函借閱登記表》上注明歸還情況。八、公函的保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及單位商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、人事信息等敏感內(nèi)容的公函。2.標(biāo)注“機(jī)密”“秘密”等密級(jí)的公函。（二）保密措施1.公函起草人應(yīng)根據(jù)公函內(nèi)容確定是否需要保密，并在公函上標(biāo)注相應(yīng)的密級(jí)。2.對(duì)于保密公函，應(yīng)采用加密傳輸、專人傳遞等方式進(jìn)行傳遞，確保信息安全。3.接收保密公函的部門或人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍，不得泄露公函內(nèi)容。4.如需復(fù)印、摘抄保密公函，應(yīng)經(jīng)單位辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照保密要求進(jìn)行處理。5.公函保管人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)保密公函的管理，確保公函存放安全，防止失密、泄密事件的發(fā)生。九、公函的違規(guī)處理（一）違規(guī)情形1.公函起草人未按照規(guī)定起草，內(nèi)容虛假、錯(cuò)誤或存在重大遺漏。2.審核人、審批人未認(rèn)真履行審核、審批職責(zé)，導(dǎo)致公函出現(xiàn)問題。3.公函傳遞過程中出現(xiàn)延誤、丟失、損壞等情況。4.接收方未及時(shí)簽收、處理公函，影響工作正常開展。5.查閱人、借閱人違反公函查閱、借閱規(guī)定，擅自泄露公函內(nèi)容。6.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予責(zé)任人批評(píng)教育，責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于違規(guī)行為造成一定影響或損失的，視情節(jié)輕重，給予責(zé)任人警告、記過、記大過等處分，并責(zé)令其采取措施挽回?fù)p失。3.對(duì)于違規(guī)行為嚴(yán)重，給單位造成