單位辦公采購管理制度總則目的為規(guī)范單位辦公采購行為，加強采購管理，提高資金使用效益，確保采購活動公開、公平、公正，滿足單位日常辦公需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門因辦公需要進行的各類物資、服務(wù)采購活動?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益性原則：在滿足辦公需求的前提下，追求采購成本最小化，提高資金使用效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開，接受內(nèi)部監(jiān)督，確保公平競爭。4.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商一視同仁，不偏袒、不歧視，保證采購結(jié)果公正合理。采購組織與職責(zé)采購決策機構(gòu)成立單位采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員及相關(guān)部門負責(zé)人組成。負責(zé)審議采購預(yù)算、采購計劃、采購方式、采購合同等重大采購事項，對采購工作進行決策和指導(dǎo)。采購執(zhí)行部門設(shè)立專門的采購部門或指定相關(guān)部門負責(zé)采購的具體執(zhí)行工作。其職責(zé)包括：1.根據(jù)各部門需求，編制采購計劃，組織采購活動的實施。2.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進行評估和管理。3.負責(zé)采購項目的詢價、比價、議價、招標(biāo)、談判等工作，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。4.簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)處理合同履行過程中的問題。5.整理采購文件和資料，建立采購檔案，妥善保管。需求部門各部門為采購需求的提出者，負責(zé)根據(jù)本部門辦公實際需要，準(zhǔn)確填寫采購申請單，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途等信息，并提交給采購執(zhí)行部門。同時，負責(zé)參與采購項目的驗收工作。監(jiān)督部門單位內(nèi)部審計部門或其他指定的監(jiān)督部門負責(zé)對采購活動進行全程監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購行為是否公正、采購結(jié)果是否合理等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并追究相關(guān)人員責(zé)任。采購預(yù)算管理預(yù)算編制1.采購執(zhí)行部門應(yīng)會同財務(wù)部門及各需求部門，根據(jù)單位年度工作計劃和實際辦公需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目、采購金額、資金來源等內(nèi)容。2.采購預(yù)算應(yīng)細化到具體的采購品目和數(shù)量，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和可執(zhí)行性。對于金額較大或重要的采購項目，應(yīng)進行專項預(yù)算編制。3.采購預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮市場價格波動因素，預(yù)留一定的彈性空間，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的價格變化。預(yù)算審批1.采購預(yù)算編制完成后，應(yīng)按照單位內(nèi)部審批流程進行審批。一般先由采購執(zhí)行部門負責(zé)人審核，再報財務(wù)部門審核，最后提交單位采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.經(jīng)審批后的采購預(yù)算應(yīng)嚴格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照原審批程序進行申報和審批。采購計劃管理計劃制定1.各需求部門應(yīng)于每月末或每季度末，根據(jù)本部門下階段辦公需求，填寫采購申請單，提交給采購執(zhí)行部門。2.采購執(zhí)行部門匯總各需求部門的采購申請單，結(jié)合庫存情況和采購預(yù)算，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目、采購時間、采購數(shù)量、采購方式等內(nèi)容。3.對于緊急采購需求，需求部門應(yīng)及時填寫緊急采購申請單，說明緊急原因和預(yù)計采購時間，采購執(zhí)行部門應(yīng)優(yōu)先安排處理。計劃審批1.采購計劃編制完成后，應(yīng)報采購執(zhí)行部門負責(zé)人審批。對于金額較大或重要的采購項目，還需報單位采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.經(jīng)審批后的采購計劃應(yīng)嚴格執(zhí)行，采購執(zhí)行部門應(yīng)按照計劃組織采購活動，確保采購任務(wù)按時完成。采購方式集中采購1.對于通用性強、需求量大的辦公物資，如辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具等，實行集中采購。2.集中采購由采購執(zhí)行部門統(tǒng)一組織實施，通過招標(biāo)、詢價、競爭性談判等方式，選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同，集中采購的物資由采購執(zhí)行部門統(tǒng)一分配或發(fā)放給各需求部門。分散采購1.對于有特殊要求、個性化較強的辦公物資或服務(wù)，經(jīng)采購執(zhí)行部門批準(zhǔn)后，可由各需求部門自行組織采購。2.分散采購的需求部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的采購程序進行操作，確保采購過程合規(guī)、公正。采購?fù)瓿珊螅瑧?yīng)將采購結(jié)果報采購執(zhí)行部門備案。緊急采購1.因突發(fā)情況或緊急工作需要，無法按照正常采購程序進行采購的，可進行緊急采購。2.緊急采購由需求部門填寫緊急采購申請單，說明緊急原因和預(yù)計采購金額，經(jīng)采購執(zhí)行部門負責(zé)人審核后，報單位采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。3.緊急采購應(yīng)盡量選擇信譽良好、供貨及時的供應(yīng)商，確保采購物資或服務(wù)能夠盡快滿足需求。緊急采購?fù)瓿珊?，需求部門應(yīng)及時補辦相關(guān)采購手續(xù)。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.采購執(zhí)行部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)根據(jù)采購項目的要求和特點，從供應(yīng)商庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商進行詢價、比價、議價等采購活動。對于新的供應(yīng)商，應(yīng)進行實地考察或資質(zhì)審核，確保其具備良好的信譽和供應(yīng)能力。3.選擇供應(yīng)商應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。供應(yīng)商評估1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合同履行情況等方面。2.評估方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。3.建立供應(yīng)商信用檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作情況等內(nèi)容，為供應(yīng)商管理提供依據(jù)。供應(yīng)商合作1.采購執(zhí)行部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.在合同履行過程中，采購執(zhí)行部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解采購項目進展情況，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定按時、按質(zhì)、按量提供物資或服務(wù)。3.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的合同履行情況進行檢查和評估，對于違反合同約定的供應(yīng)商，應(yīng)按照合同條款追究其違約責(zé)任。采購流程采購申請1.各需求部門根據(jù)本部門辦公需要，填寫采購申請單，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途等信息，并由部門負責(zé)人簽字確認。2.采購申請單應(yīng)提交給采購執(zhí)行部門，采購執(zhí)行部門對采購申請的合理性、必要性進行審核。對于不符合要求的采購申請，應(yīng)退回需求部門并說明原因。采購審批1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購申請單的內(nèi)容和采購金額大小，按照單位內(nèi)部審批流程進行審批。2.對于金額較小的采購項目，可由采購執(zhí)行部門負責(zé)人直接審批；對于金額較大或重要的采購項目，需報單位采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購實施1.采購執(zhí)行部門根據(jù)審批后的采購申請單，按照確定的采購方式組織采購活動。2.對于招標(biāo)采購項目，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和單位內(nèi)部招標(biāo)管理規(guī)定，發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。3.對于詢價、比價、議價等采購項目，應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函或邀請報價，收集報價信息，進行比較分析，確定成交供應(yīng)商。4.對于競爭性談判采購項目，應(yīng)組織談判小組與供應(yīng)商進行談判，通過多輪談判，確定成交供應(yīng)商。5.在采購過程中，采購執(zhí)行部門應(yīng)做好記錄工作，包括采購項目名稱、采購方式、供應(yīng)商名稱、報價情況、談判過程等信息，確保采購過程可追溯。合同簽訂1.采購項目確定成交供應(yīng)商后，采購執(zhí)行部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)報單位法律部門或相關(guān)專業(yè)人員進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。審核通過后，由采購執(zhí)行部門負責(zé)人簽字并加蓋單位公章。驗收付款1.采購物資或服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)及時組織驗收。驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行檢查，確保符合要求。2.驗收合格后，需求部門應(yīng)填寫驗收單，并由驗收人員簽字確認。驗收單應(yīng)提交給采購執(zhí)行部門和財務(wù)部門。3.財務(wù)部門根據(jù)驗收單和采購合同，辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照合同約定執(zhí)行，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付。對于不符合驗收要求的采購項目，財務(wù)部門應(yīng)拒絕付款，并通知采購執(zhí)行部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、資金風(fēng)險等。2.對于識別出的風(fēng)險因素，應(yīng)進行詳細記錄和分析，評估其發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險評估1.根據(jù)風(fēng)險識別的結(jié)果，對風(fēng)險因素進行評估，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險等級可分為高、中、低三個級別。2.對于高風(fēng)險因素，應(yīng)制定專門的應(yīng)對措施，重點監(jiān)控和管理；對于中風(fēng)險因素，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)目刂拼胧档惋L(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度；對于低風(fēng)險因素，可進行一般關(guān)注和管理。風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同的風(fēng)險因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。例如，對于市場風(fēng)險，可通過建立市場價格監(jiān)測機制、簽訂價格調(diào)整條款等方式進行應(yīng)對；對于供應(yīng)商風(fēng)險，可加強供應(yīng)商管理、增加供應(yīng)商選擇數(shù)量、簽訂風(fēng)險分擔(dān)條款等方式進行應(yīng)對；對于合同風(fēng)險，可加強合同審核、規(guī)范合同簽訂流程、建立合同履行跟蹤機制等方式進行應(yīng)對；對于質(zhì)量風(fēng)險，可加強驗收環(huán)節(jié)管理、要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證措施、約定質(zhì)量違約責(zé)任等方式進行應(yīng)對；對于資金風(fēng)險，可合理安排資金預(yù)算、優(yōu)化付款方式、加強資金監(jiān)控等方式進行應(yīng)對。2.在采購活動中，應(yīng)嚴格執(zhí)行風(fēng)險應(yīng)對措施，確保采購風(fēng)險得到有效控制。同時，應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行效果進行評估和調(diào)整，不斷完善風(fēng)險管理體系。采購檔案管理檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購項目的相關(guān)文件和資料，主要有：采購申請單、采購計劃、采購審批文件、采購方式確定文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、詢價函、報價單、談判記錄、采購合同、驗收單、付款憑證等。檔案整理采購執(zhí)行部門應(yīng)及時對采購檔案進行整理，按照采購項目的類別和時間順序進行分類歸檔，確保檔案資料完整、有序。檔案保管采購檔案應(yīng)妥善保管，指定專人負責(zé)檔案管理工作。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和單位內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，一般不得少于[X]年。對于重要的采購檔案，應(yīng)進行長期保管。檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)采購執(zhí)行部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.單位內(nèi)部審計部門或其他指定的監(jiān)督部門應(yīng)定期對采購活動進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購程序是否合規(guī)、采購行為是否公正、采購結(jié)果是否合理、采購檔案是否完整等方面。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。考核評價1.建立采購工作考核評價機制，對采購執(zhí)行部門和相關(guān)人員的采購工作進行