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村級(jí)檔案安全管理制度總則目的為加強(qiáng)村級(jí)檔案安全管理,確保檔案的完整與安全,充分發(fā)揮檔案在村級(jí)事務(wù)管理、決策參考、歷史研究等方面的作用,特制定本制度。適用范圍本制度適用于本村范圍內(nèi)各類檔案的收集、整理、保管、利用及安全管理工作。基本原則1.統(tǒng)一管理原則:村級(jí)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.安全保密原則:采取有效措施保障檔案安全,防止檔案信息泄露、損毀和丟失。3.方便利用原則:在確保安全保密的前提下,便于檔案的查閱和利用,提高檔案服務(wù)效能。檔案管理職責(zé)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以村黨支部書記為組長(zhǎng),村委會(huì)主任為副組長(zhǎng),各相關(guān)工作人員為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)村級(jí)檔案安全管理工作,研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)接收本村各部門、各崗位形成的各類文件材料,確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整。定期對(duì)本村各項(xiàng)工作進(jìn)行巡查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和收集重要活動(dòng)、重大事件等形成的檔案資料。2.檔案整理按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn),對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作,確保檔案整理規(guī)范有序。編制檔案檢索工具,如案卷目錄、文件目錄等,方便檔案的查找和利用。3.檔案保管負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理,保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生、通風(fēng)良好、溫濕度適宜,確保檔案存放安全。對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn),及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,如霉變、蟲蛀、破損等。嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還登記制度,對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.檔案利用根據(jù)工作需要,為村民、工作人員提供檔案查閱服務(wù),按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)。積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源,編寫檔案參考資料,為村級(jí)事務(wù)決策提供依據(jù)。5.檔案安全保密嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房,不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育,提高安全保密意識(shí),防止因工作失誤導(dǎo)致檔案安全事故。檔案收集與整理收集范圍1.黨群工作類:村黨支部會(huì)議記錄、黨員名冊(cè)、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、黨費(fèi)收繳記錄等。2.村務(wù)管理類:村委會(huì)會(huì)議記錄、村民代表會(huì)議記錄、村規(guī)民約、村務(wù)公開(kāi)資料、財(cái)務(wù)收支賬目、合同協(xié)議等。3.經(jīng)濟(jì)發(fā)展類:本村產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃、項(xiàng)目申報(bào)材料、招商引資資料、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)資料等。4.社會(huì)事務(wù)類:村民社會(huì)保障信息、民政救助資料、計(jì)劃生育檔案、醫(yī)療衛(wèi)生檔案、文化活動(dòng)記錄等。5.其他類:本村獲得的榮譽(yù)證書、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)工作的文件和記錄、反映本村歷史變遷和重要事件的照片、音像資料等。收集要求1.各部門、各崗位在工作中形成的文件材料應(yīng)及時(shí)整理,定期移交檔案管理人員。2.歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確,字跡清晰,簽字蓋章齊全。3.對(duì)于重要文件材料,應(yīng)同時(shí)收集電子文檔,確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。整理方法1.分類:按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì),將檔案分為黨群工作、村務(wù)管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)、其他等五大類,每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號(hào):為每一份檔案編制唯一的編號(hào),編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息,便于管理和查找。3.編目:編制檔案目錄,包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目,確保目錄清晰準(zhǔn)確。4.裝訂:對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂,去除金屬物,保持檔案整齊美觀。檔案保管檔案庫(kù)房建設(shè)1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房,庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的設(shè)施設(shè)備,如檔案架、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)與辦公區(qū)域相對(duì)獨(dú)立,確保檔案存放安全。檔案存放1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放,排列整齊,便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份,存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上,并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)于珍貴檔案和易損檔案,應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施,如專柜存放、復(fù)制備份等。檔案保管期限1.永久保管:反映本村歷史變遷、重大事件、重要決策等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值的檔案。2.定期保管:分為30年和10年兩種期限。保管期限屆滿后,經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案,可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。檔案檢查與清點(diǎn)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查,每月至少一次,重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化等情況。2.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn),確保檔案賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。檔案利用利用原則1.嚴(yán)格遵守檔案利用制度,按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案查閱、借閱等利用事宜。2.檔案利用應(yīng)遵循保密原則,不得泄露檔案內(nèi)容,確保檔案信息安全。3.優(yōu)先滿足本村工作需要,同時(shí)兼顧村民合理的利用需求。利用方式1.查閱:村民、工作人員因工作需要查閱檔案的,應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》,注明查閱內(nèi)容、目的、時(shí)間等信息,經(jīng)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)或其授權(quán)人批準(zhǔn)后,到檔案庫(kù)房查閱。查閱時(shí),檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督,不得讓查閱人員單獨(dú)接觸檔案。2.借閱:因特殊情況需要借閱檔案的,應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》,經(jīng)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)批準(zhǔn)后,辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日,如需延期,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案,不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案,按時(shí)歸還檔案。利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記,包括查閱(借閱)時(shí)間、查閱(借閱)人、查閱(借閱)內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息,確保檔案利用過(guò)程可追溯。檔案安全保密安全保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定,不得擅自擴(kuò)大檔案知悉范圍。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施,確保庫(kù)房安全。3.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案,應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。保密措施1.對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行保密標(biāo)識(shí),明確檔案的密級(jí)。2.檔案管理人員在工作中應(yīng)注意言行舉止,不得在公共場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容。3.對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸,防止信息泄露。4.定期對(duì)檔案安全保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)村級(jí)檔案管理的信息化,提高檔案管理效率和服務(wù)水平,方便檔案的查閱和利用。信息化管理系統(tǒng)1.建立村級(jí)檔案信息化管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理、安全保密等功能,滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。3.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí),確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。電子檔案管理1.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定,對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等管理工作。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔,確保兩者內(nèi)容一致。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理,采取數(shù)據(jù)備份、防病毒、防火墻等措施,防止電子檔案信息泄露、損毀和丟失。檔案鑒定與銷毀鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組,由檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng),檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員,負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、歷史查考價(jià)值等因素,綜合判斷檔案是否具有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案,應(yīng)提出銷毀意見(jiàn);對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案,應(yīng)延長(zhǎng)保管期限。銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核,編制《檔案銷毀清冊(cè)》,注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)批準(zhǔn)后,方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé),在指定地點(diǎn)進(jìn)行,采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀,并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)

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