機(jī)關(guān)檔案設(shè)備管理制度總則目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案設(shè)備的管理，確保檔案設(shè)備的正常運(yùn)行，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，保障檔案的安全與完整，特制定本制度。適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)內(nèi)所有檔案設(shè)備的管理，包括但不限于檔案庫(kù)房設(shè)施、檔案存儲(chǔ)設(shè)備、檔案整理加工設(shè)備、檔案檢索設(shè)備、檔案?jìng)鬏斣O(shè)備等?；驹瓌t1.統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)檔案設(shè)備由專門的部門或人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保設(shè)備的合理配置和有效使用。2.安全可靠原則：檔案設(shè)備的選型、采購(gòu)、安裝、使用、維護(hù)等環(huán)節(jié)應(yīng)充分考慮檔案安全的要求，確保設(shè)備運(yùn)行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全。3.科學(xué)合理原則：根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際需求，科學(xué)合理地配備檔案設(shè)備，提高設(shè)備的使用效率和效益。4.規(guī)范操作原則：制定檔案設(shè)備操作規(guī)程，操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和使用壽命。檔案設(shè)備的配置與采購(gòu)配置依據(jù)根據(jù)機(jī)關(guān)檔案管理的任務(wù)、規(guī)模、發(fā)展規(guī)劃以及檔案信息化建設(shè)的要求，結(jié)合實(shí)際工作需要，合理配置檔案設(shè)備。采購(gòu)流程1.需求調(diào)研：由檔案管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門對(duì)檔案設(shè)備的需求進(jìn)行調(diào)研，形成需求調(diào)研報(bào)告。2.預(yù)算編制：根據(jù)需求調(diào)研報(bào)告，編制檔案設(shè)備采購(gòu)預(yù)算，報(bào)機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)部門審核。3.采購(gòu)申請(qǐng)：預(yù)算審核通過(guò)后，由檔案管理部門填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交機(jī)關(guān)采購(gòu)部門。4.采購(gòu)實(shí)施：采購(gòu)部門按照相關(guān)規(guī)定和程序進(jìn)行采購(gòu)，選擇具有良好信譽(yù)和資質(zhì)的供應(yīng)商，確保采購(gòu)設(shè)備的質(zhì)量和性能符合要求。5.驗(yàn)收交付：設(shè)備到貨后，由檔案管理部門會(huì)同采購(gòu)部門、使用部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理交付手續(xù)。設(shè)備選型1.性能要求：檔案設(shè)備應(yīng)具備良好的性能，能夠滿足檔案管理工作的實(shí)際需求，如存儲(chǔ)容量大、處理速度快、穩(wěn)定性高、兼容性強(qiáng)等。2.安全要求：檔案設(shè)備應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、備份恢復(fù)等，確保檔案信息的安全。3.環(huán)保要求：優(yōu)先選擇環(huán)保型檔案設(shè)備，減少對(duì)環(huán)境的污染。4.技術(shù)支持：選擇具有良好技術(shù)支持和售后服務(wù)的供應(yīng)商，確保設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)得到維修和保養(yǎng)。檔案設(shè)備的使用與管理使用部門職責(zé)1.設(shè)備使用：負(fù)責(zé)檔案設(shè)備的日常使用，按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.設(shè)備維護(hù)：定期對(duì)檔案設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決設(shè)備故障，做好維護(hù)記錄。3.設(shè)備安全：負(fù)責(zé)檔案設(shè)備的安全管理，采取必要的安全措施，防止設(shè)備被盜、損壞、數(shù)據(jù)丟失等情況發(fā)生。4.人員培訓(xùn)：組織本部門人員參加檔案設(shè)備操作技能培訓(xùn)，提高人員的操作水平和業(yè)務(wù)能力。使用人員職責(zé)1.熟悉設(shè)備：熟悉所使用檔案設(shè)備的性能、操作規(guī)程、維護(hù)方法等，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。2.正確使用：在使用檔案設(shè)備過(guò)程中，應(yīng)注意觀察設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施。3.愛護(hù)設(shè)備：愛護(hù)檔案設(shè)備，保持設(shè)備清潔、整齊，不得隨意拆卸、改裝設(shè)備。4.記錄使用情況：認(rèn)真記錄設(shè)備的使用情況，包括開機(jī)時(shí)間、關(guān)機(jī)時(shí)間、操作內(nèi)容、運(yùn)行狀態(tài)等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并報(bào)告。設(shè)備操作規(guī)范1.開機(jī)與關(guān)機(jī)：按照設(shè)備操作規(guī)程的要求，正確進(jìn)行開機(jī)和關(guān)機(jī)操作，避免設(shè)備因突然斷電等原因造成損壞。2.數(shù)據(jù)錄入與處理：在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和處理時(shí)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，避免數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或丟失。3.存儲(chǔ)與檢索：按照檔案存儲(chǔ)和檢索的要求，正確使用檔案存儲(chǔ)設(shè)備和檢索設(shè)備，確保檔案信息的安全和便捷查詢。4.設(shè)備清潔與保養(yǎng)：定期對(duì)檔案設(shè)備進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，清除設(shè)備表面的灰塵、污垢等，檢查設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)更換磨損的部件。設(shè)備維護(hù)管理1.維護(hù)計(jì)劃：制定檔案設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)周期、維護(hù)人員等，確保設(shè)備得到及時(shí)、有效的維護(hù)。2.維護(hù)記錄：建立檔案設(shè)備維護(hù)記錄檔案，詳細(xì)記錄設(shè)備的維護(hù)情況，包括維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員、更換的部件等，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。3.故障維修：設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告設(shè)備管理部門，由專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)認(rèn)真填寫維修記錄，分析故障原因，提出改進(jìn)措施，防止類似故障再次發(fā)生。4.設(shè)備更新與升級(jí)：根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，及時(shí)對(duì)檔案設(shè)備進(jìn)行更新與升級(jí)，確保設(shè)備的性能和功能能夠滿足工作需要。設(shè)備安全管理1.安全制度：建立健全檔案設(shè)備安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全防范措施，確保設(shè)備和檔案信息的安全。2.訪問(wèn)控制：對(duì)檔案設(shè)備的訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格控制，設(shè)置用戶權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)設(shè)備和檔案信息。3.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.安全檢查：定期對(duì)檔案設(shè)備的安全情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改，確保設(shè)備的安全運(yùn)行。檔案設(shè)備的存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)環(huán)境要求1.溫度與濕度：檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.清潔衛(wèi)生：檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。3.防火防盜：檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的防火、防盜設(shè)施，如滅火器、防盜門、防盜窗等，確保檔案的安全。4.防蟲防鼠：檔案庫(kù)房應(yīng)采取防蟲防鼠措施，如放置防蟲藥、鼠夾等，防止害蟲和老鼠對(duì)檔案造成損害。存儲(chǔ)設(shè)備管理1.分類存放：檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.標(biāo)識(shí)清晰：在檔案存儲(chǔ)設(shè)備上應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于識(shí)別和管理。3.定期盤點(diǎn)：定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、種類、存儲(chǔ)位置等信息，確保檔案的安全與完整。4.存儲(chǔ)設(shè)備維護(hù)：定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，檢查設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)更換磨損的部件，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。檔案設(shè)備的報(bào)廢與處置報(bào)廢條件1.設(shè)備損壞：檔案設(shè)備因損壞無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過(guò)高，已無(wú)法正常使用的。2.技術(shù)淘汰：檔案設(shè)備因技術(shù)進(jìn)步等原因，已被新型設(shè)備所替代，繼續(xù)使用已無(wú)實(shí)際意義的。3.使用壽命到期：檔案設(shè)備的使用壽命已達(dá)到規(guī)定年限，且設(shè)備性能明顯下降，無(wú)法滿足工作需要的。報(bào)廢審批1.申請(qǐng)報(bào)廢：由設(shè)備使用部門填寫檔案設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備的報(bào)廢原因、購(gòu)置時(shí)間、使用情況等，提交設(shè)備管理部門。2.技術(shù)鑒定：設(shè)備管理部門組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)設(shè)備是否符合報(bào)廢條件。3.審批：經(jīng)技術(shù)鑒定符合報(bào)廢條件的設(shè)備，由設(shè)備管理部門填寫報(bào)廢審批表，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)部門備案。處置方式1.報(bào)廢處理：經(jīng)審批同意報(bào)廢的檔案設(shè)備，由設(shè)備管理部門按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理，如出售給廢品回收公司等。2.資產(chǎn)核銷：設(shè)備管理部門憑報(bào)廢審批表到機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)部門辦理資產(chǎn)核銷手續(xù)，確保資產(chǎn)賬目與實(shí)際情況相符。3.資料留存：對(duì)報(bào)廢的檔案設(shè)備，應(yīng)留存相關(guān)資料，如設(shè)備購(gòu)置發(fā)票、使用說(shuō)明書、維修記錄等，以備查閱。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.定期檢查：機(jī)關(guān)檔案管理部門定期對(duì)檔案設(shè)備的使用、維護(hù)、安全等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.不定期抽查：機(jī)關(guān)檔案管理部門不定期對(duì)檔案設(shè)備的使用情況進(jìn)行抽查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和檔案信息的安全。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案設(shè)備管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題?？己嗽u(píng)價(jià)1.考核指標(biāo)：制定檔案設(shè)備管理考核指標(biāo)體系，包括設(shè)備完好率、設(shè)備利用率、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)情況、設(shè)備安全情況等。2.考核方式：采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式，對(duì)檔案設(shè)備管理部門和使用部門進(jìn)行考核評(píng)