出納機(jī)具使用管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司出納機(jī)具的使用，確保出納工作的準(zhǔn)確性、高效性和安全性，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及出納機(jī)具使用的部門(mén)和人員。3.職責(zé)分工財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)出納機(jī)具的選型、采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、維護(hù)及報(bào)廢等工作。制定出納機(jī)具的操作規(guī)范和流程，并組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。監(jiān)督檢查出納機(jī)具的使用情況，及時(shí)處理使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。使用部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)出納機(jī)具的日常使用和保管，確保機(jī)具的正常運(yùn)行。按照操作規(guī)范和流程正確使用出納機(jī)具，不得違規(guī)操作。發(fā)現(xiàn)機(jī)具故障或異常情況及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部。信息部門(mén)負(fù)責(zé)為出納機(jī)具提供必要的技術(shù)支持，保障網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)等的正常運(yùn)行。協(xié)助財(cái)務(wù)部處理出納機(jī)具在使用過(guò)程中涉及的技術(shù)問(wèn)題。二、出納機(jī)具的購(gòu)置與驗(yàn)收1.購(gòu)置原則根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實(shí)際工作情況，合理選型出納機(jī)具，確保機(jī)具的性能、質(zhì)量和適用性。優(yōu)先選擇具有良好口碑、技術(shù)先進(jìn)、售后服務(wù)完善的品牌和產(chǎn)品。2.購(gòu)置流程需求申請(qǐng)：使用部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《出納機(jī)具購(gòu)置申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明購(gòu)置機(jī)具的名稱、型號(hào)、數(shù)量、用途及預(yù)算等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交財(cái)務(wù)部。選型評(píng)估：財(cái)務(wù)部對(duì)使用部門(mén)提交的申請(qǐng)進(jìn)行審核，并結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行選型評(píng)估。必要時(shí)，組織相關(guān)人員對(duì)不同品牌和型號(hào)的機(jī)具進(jìn)行調(diào)研、比較，選擇最優(yōu)方案。采購(gòu)審批：選型評(píng)估通過(guò)后，財(cái)務(wù)部編制采購(gòu)預(yù)算，按照公司采購(gòu)管理制度的規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)審批。審批通過(guò)后，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)組織采購(gòu)。采購(gòu)實(shí)施：采購(gòu)部門(mén)按照采購(gòu)合同的要求，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。3.驗(yàn)收要求出納機(jī)具到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部、使用部門(mén)等相關(guān)人員共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括機(jī)具的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、配置、功能等是否與采購(gòu)合同一致，隨機(jī)附件、資料是否齊全。對(duì)驗(yàn)收合格的出納機(jī)具，填寫(xiě)《出納機(jī)具驗(yàn)收單》，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期更換或處理。三、出納機(jī)具的保管與維護(hù)1.保管要求出納機(jī)具應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的專(zhuān)用保管場(chǎng)所，避免受潮、受熱、受損。設(shè)立專(zhuān)門(mén)的出納機(jī)具保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄機(jī)具的名稱、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置日期、啟用日期、保管地點(diǎn)、使用狀態(tài)等信息。出納機(jī)具應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和使用。對(duì)貴重的出納機(jī)具，應(yīng)采取必要的防盜措施。嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員擅自接觸和使用出納機(jī)具。2.維護(hù)計(jì)劃財(cái)務(wù)部應(yīng)制定出納機(jī)具的年度維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)周期、維護(hù)責(zé)任人等信息。維護(hù)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)機(jī)具的使用情況、技術(shù)要求和廠家建議進(jìn)行制定，確保機(jī)具始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。3.日常維護(hù)使用人員在每日工作結(jié)束后，應(yīng)對(duì)出納機(jī)具進(jìn)行清潔、檢查，確保機(jī)具表面無(wú)灰塵、污漬，各部件連接牢固，運(yùn)行正常。定期對(duì)出納機(jī)具進(jìn)行通電測(cè)試，檢查機(jī)具的性能和功能是否正常。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部，并做好記錄。按照維護(hù)計(jì)劃的要求，定期對(duì)出納機(jī)具進(jìn)行保養(yǎng)和維修。保養(yǎng)和維修工作應(yīng)由專(zhuān)業(yè)人員或廠家指定的售后服務(wù)人員進(jìn)行，確保維護(hù)質(zhì)量。4.故障處理當(dāng)出納機(jī)具出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)判斷故障原因，能夠自行處理的，應(yīng)立即組織人員進(jìn)行維修；無(wú)法自行處理的，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系廠家售后服務(wù)人員或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修。在故障排除前，應(yīng)采取必要的應(yīng)急措施，如啟用備用機(jī)具等，確保出納工作的正常進(jìn)行。對(duì)故障原因、處理過(guò)程及結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，并存檔備查。四、出納機(jī)具的使用規(guī)范1.操作流程出納人員在使用出納機(jī)具前，應(yīng)熟悉機(jī)具的操作方法和流程，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。開(kāi)機(jī)前，應(yīng)檢查機(jī)具的電源、連接等是否正常，確保機(jī)具處于安全狀態(tài)。操作過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)輸入的信息，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)更正。操作完成后，應(yīng)及時(shí)退出系統(tǒng)，關(guān)閉電源，妥善保管好相關(guān)資料和物品。2.密碼管理出納機(jī)具應(yīng)設(shè)置專(zhuān)人專(zhuān)用的操作密碼，密碼應(yīng)妥善保管，不得泄露給他人。定期更換操作密碼，密碼長(zhǎng)度應(yīng)符合系統(tǒng)要求，且包含字母、數(shù)字和特殊字符，以提高密碼的安全性。在使用公共場(chǎng)合的出納機(jī)具時(shí)，應(yīng)注意遮擋密碼輸入界面，防止他人窺視。3.數(shù)據(jù)備份出納人員應(yīng)定期對(duì)出納機(jī)具中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。備份周期應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)量和數(shù)據(jù)重要性確定，一般每周至少備份一次。在進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)操作前，應(yīng)先對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性檢查，確?；謴?fù)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。4.安全注意事項(xiàng)嚴(yán)禁在出納機(jī)具上安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件或插件，以免影響機(jī)具的正常運(yùn)行或?qū)е掳踩L(fēng)險(xiǎn)。注意防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染，定期更新殺毒軟件和防火墻，避免在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用出納機(jī)具。如遇緊急情況，如火災(zāi)、地震等，應(yīng)立即切斷電源，保護(hù)好出納機(jī)具和相關(guān)資料，并按照公司應(yīng)急預(yù)案的要求進(jìn)行處理。五、出納機(jī)具的盤(pán)點(diǎn)與清查1.盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃財(cái)務(wù)部應(yīng)制定出納機(jī)具的年度盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、范圍、人員、方法等信息。盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)在每年年末前制定，并報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。2.盤(pán)點(diǎn)實(shí)施按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃的要求，組織相關(guān)人員對(duì)出納機(jī)具進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)機(jī)具的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、狀態(tài)等信息，確保賬實(shí)相符。對(duì)盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如盤(pán)盈、盤(pán)虧、損壞等，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)《出納機(jī)具盤(pán)點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄問(wèn)題情況。3.清查處理根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，編制《出納機(jī)具清查報(bào)告》，分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，提出處理建議。對(duì)盤(pán)盈的出納機(jī)具，應(yīng)及時(shí)查明來(lái)源，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理；對(duì)盤(pán)虧或損壞的出納機(jī)具，應(yīng)查明責(zé)任，屬于人為原因造成的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償；屬于正常損耗的，按照公司規(guī)定進(jìn)行核銷(xiāo)。將清查結(jié)果及處理情況及時(shí)上報(bào)公司管理層，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。六、出納機(jī)具的報(bào)廢與處置1.報(bào)廢條件出納機(jī)具符合下列條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過(guò)規(guī)定使用年限，且技術(shù)性能落后，無(wú)法滿足工作需要的。因損壞嚴(yán)重，無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過(guò)高的。因技術(shù)進(jìn)步，現(xiàn)有型號(hào)已被淘汰，且無(wú)使用價(jià)值的。其他原因?qū)е聼o(wú)法繼續(xù)使用的。2.報(bào)廢申請(qǐng)使用部門(mén)或保管人員發(fā)現(xiàn)出納機(jī)具符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《出納機(jī)具報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、機(jī)具名稱、型號(hào)、購(gòu)置日期、使用情況等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，必要時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。3.報(bào)廢審批審核通過(guò)的報(bào)廢申請(qǐng)，按照公司資產(chǎn)報(bào)廢審批制度的規(guī)定進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行報(bào)廢處置。4.處置方式對(duì)批準(zhǔn)報(bào)廢的出納機(jī)具，應(yīng)按照公司資產(chǎn)處置的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。處置方式包括出售、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷(xiāo)毀等。在處置過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，確保資產(chǎn)處置的合規(guī)性和安全性。對(duì)有價(jià)值的廢舊零部件，應(yīng)進(jìn)行妥善保管，以備后續(xù)維修或其他用途。七、監(jiān)督與檢查1.定期檢查財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)出納機(jī)具的使用、保管、維護(hù)等情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括機(jī)具的運(yùn)行狀況、操作規(guī)范執(zhí)行情況、密碼管理、數(shù)據(jù)備份等。定期檢查的周期為每季度一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，并報(bào)送公司管理層。2.不定期抽查公司管理層或內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)出納機(jī)具的使用情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查操作規(guī)范執(zhí)行情況、安全管理等方面。對(duì)抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。3.違規(guī)處理