公司外部存貨管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司外部存貨管理，確保存貨安全、完整，提高存貨運(yùn)營效率，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及外部存貨的采購、存儲(chǔ)、發(fā)出、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的管理。外部存貨包括公司向供應(yīng)商采購的原材料、零部件、商品等，以及委托外部單位加工的物資、寄存于外單位的存貨等。3.基本原則合法性原則：外部存貨管理活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。準(zhǔn)確性原則：存貨信息記錄準(zhǔn)確、及時(shí)，保證賬實(shí)相符。安全性原則：采取有效措施確保外部存貨的安全，防止存貨被盜、毀損、變質(zhì)等情況發(fā)生。效益性原則：優(yōu)化存貨管理流程，降低存貨成本，提高存貨周轉(zhuǎn)率，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益最大化。職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，編制合理的采購計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量采購到所需存貨。負(fù)責(zé)采購發(fā)票的審核、入賬等工作。2.倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)外部存貨的驗(yàn)收入庫、存儲(chǔ)保管、發(fā)出等工作。建立健全存貨保管賬，定期對(duì)存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。做好存貨的安全防護(hù)措施，防止存貨損壞、丟失等情況發(fā)生。配合采購部門、生產(chǎn)部門等做好存貨的出入庫協(xié)調(diào)工作。3.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，合理安排存貨的領(lǐng)用，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行。及時(shí)反饋生產(chǎn)過程中存貨的短缺、剩余等情況，以便及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃和生產(chǎn)安排。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)制定存貨核算方法，進(jìn)行存貨賬務(wù)處理，定期與倉儲(chǔ)部門核對(duì)賬目。審核存貨采購、存儲(chǔ)、發(fā)出等環(huán)節(jié)的相關(guān)費(fèi)用，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。參與存貨盤點(diǎn)工作，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，提出改進(jìn)建議。5.品質(zhì)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)采購的外部存貨進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保存貨符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)檢驗(yàn)不合格的存貨提出處理意見，跟蹤處理結(jié)果。采購管理1.采購計(jì)劃采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、銷售預(yù)測(cè)、庫存狀況等因素，定期編制季度、月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。在編制采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮市場(chǎng)供應(yīng)情況、價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)等因素，合理安排采購數(shù)量和采購時(shí)間，避免盲目采購和過度儲(chǔ)備。采購計(jì)劃需經(jīng)相關(guān)部門審核，如生產(chǎn)部門確認(rèn)生產(chǎn)需求、倉儲(chǔ)部門評(píng)估庫存水平、財(cái)務(wù)部門審核資金預(yù)算等，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商選擇與管理采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平等進(jìn)行綜合評(píng)估。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核內(nèi)容包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、售后服務(wù)質(zhì)量等。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不合格供應(yīng)商及時(shí)淘汰。與選定的供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.采購訂單執(zhí)行采購部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交付貨物。對(duì)于采購過程中出現(xiàn)的變更事項(xiàng)，如采購數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議或變更合同，同時(shí)通知相關(guān)部門做好相應(yīng)調(diào)整。采購貨物到達(dá)公司后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知倉儲(chǔ)部門、品質(zhì)管理部門等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收入庫管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備倉儲(chǔ)部門在收到采購部門的到貨通知后，應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好驗(yàn)收?qǐng)龅亍⒐ぞ吆腿藛T。品質(zhì)管理部門應(yīng)安排檢驗(yàn)人員，熟悉采購貨物的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法，準(zhǔn)備好檢驗(yàn)所需的儀器設(shè)備和工具。2.數(shù)量驗(yàn)收倉儲(chǔ)部門會(huì)同采購部門對(duì)到貨貨物的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保實(shí)際到貨數(shù)量與采購合同一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，查明原因，并做好記錄。對(duì)于短缺的貨物，要求供應(yīng)商補(bǔ)足或按合同約定處理。3.質(zhì)量驗(yàn)收品質(zhì)管理部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀、規(guī)格、性能、材質(zhì)等方面。對(duì)于抽檢或全檢不合格的貨物，品質(zhì)管理部門應(yīng)出具檢驗(yàn)報(bào)告，明確不合格項(xiàng)目和處理意見。采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨或補(bǔ)貨等事宜。4.入庫手續(xù)辦理經(jīng)數(shù)量和質(zhì)量驗(yàn)收合格的貨物，倉儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)。填寫入庫單，注明貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。入庫單一式多聯(lián)，分別送交采購部門、財(cái)務(wù)部門、倉儲(chǔ)部門等留存。倉儲(chǔ)部門根據(jù)入庫單將貨物存放至指定倉庫，并更新存貨保管賬。存儲(chǔ)保管管理1.倉庫規(guī)劃與布局根據(jù)存貨的類別、特性、用途等因素，合理規(guī)劃倉庫布局，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如原材料區(qū)、零部件區(qū)、成品區(qū)等。對(duì)不同類型的存貨，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明存貨名稱、規(guī)格、批次、入庫時(shí)間等信息，便于識(shí)別和管理。2.存貨存儲(chǔ)條件根據(jù)存貨的特性，提供適宜的存儲(chǔ)條件，如溫度、濕度、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的存貨，應(yīng)采取專門的防護(hù)措施。定期檢查倉庫的存儲(chǔ)環(huán)境，確保存儲(chǔ)條件符合要求。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，避免存貨因存儲(chǔ)條件不當(dāng)而損壞變質(zhì)。3.存貨保管措施建立健全存貨保管制度，明確存貨保管人員的職責(zé)。存貨保管人員應(yīng)定期對(duì)存貨進(jìn)行巡查，檢查存貨的數(shù)量、質(zhì)量、存儲(chǔ)狀態(tài)等情況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)告并處理。對(duì)貴重存貨、危險(xiǎn)存貨等應(yīng)實(shí)行重點(diǎn)保管，采取額外的安全防護(hù)措施，如單獨(dú)存放、專人保管、設(shè)置監(jiān)控等。做好倉庫的安全保衛(wèi)工作，防止無關(guān)人員進(jìn)入倉庫，確保存貨安全。發(fā)出管理1.領(lǐng)料申請(qǐng)與審批生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃填寫領(lǐng)料單，注明所需存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。領(lǐng)料單需經(jīng)生產(chǎn)部門主管、倉儲(chǔ)部門主管等審核簽字，確保領(lǐng)料需求合理合規(guī)。對(duì)于超計(jì)劃領(lǐng)料或非生產(chǎn)性領(lǐng)料，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特別審批。2.發(fā)料操作倉儲(chǔ)部門根據(jù)審批后的領(lǐng)料單進(jìn)行發(fā)料。發(fā)料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)領(lǐng)料單信息與存貨保管賬，確保發(fā)出存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量準(zhǔn)確無誤。發(fā)料人員應(yīng)在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)，并及時(shí)更新存貨保管賬。發(fā)料完成后，將領(lǐng)料單送交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。3.退料管理對(duì)于生產(chǎn)過程中剩余的存貨或不再使用的存貨，生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)辦理退料手續(xù)，填寫退料單，注明退料原因、存貨名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。退料單經(jīng)生產(chǎn)部門主管、倉儲(chǔ)部門主管等審核簽字后，倉儲(chǔ)部門予以接收，并辦理入庫手續(xù)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)退料單調(diào)整相應(yīng)的存貨成本。盤點(diǎn)管理1.盤點(diǎn)計(jì)劃制定財(cái)務(wù)部門會(huì)同倉儲(chǔ)部門定期制定存貨盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)方法等內(nèi)容。盤點(diǎn)計(jì)劃需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。盤點(diǎn)范圍應(yīng)涵蓋公司所有的外部存貨，包括在庫、在途、委托加工等狀態(tài)的存貨。盤點(diǎn)時(shí)間應(yīng)選擇在財(cái)務(wù)決算前或業(yè)務(wù)相對(duì)清淡時(shí)期，以確保盤點(diǎn)結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.盤點(diǎn)實(shí)施按照盤點(diǎn)計(jì)劃組織盤點(diǎn)人員進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)存貨的數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行詳細(xì)記錄。對(duì)于盤盈、盤虧的存貨，應(yīng)分別編制盤盈盤虧報(bào)告表。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)將盤點(diǎn)結(jié)果與存貨保管賬進(jìn)行核對(duì)，編制盤點(diǎn)差異匯總表。財(cái)務(wù)部門根據(jù)盤點(diǎn)差異匯總表進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤盈的存貨，應(yīng)查明原因，經(jīng)審批后沖減當(dāng)期成本費(fèi)用；對(duì)于盤虧的存貨，應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行處理，如屬于正常損耗的，經(jīng)審批后計(jì)入當(dāng)期成本費(fèi)用；屬于責(zé)任人賠償?shù)?，由?zé)任人賠償；屬于意外損失的，經(jīng)審批后計(jì)入營業(yè)外支出等。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)外部存貨管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)出、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范，制度是否有效執(zhí)行。對(duì)審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.日常檢查采購部門、倉儲(chǔ)部門