商業(yè)公司發(fā)票管理制度一、總則（一）目的為了加強公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、保管及使用行為，防范稅務風險，保障公司合法權益，根據《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實施細則等相關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在與公司經營活動相關的發(fā)票管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，確保發(fā)票管理工作合法、合規(guī)。2.準確及時原則：發(fā)票開具、取得、記錄等信息應準確無誤，并及時處理，保證財務核算的及時性和準確性。3.責任明確原則：明確各部門及人員在發(fā)票管理中的職責，做到責任清晰，便于監(jiān)督和考核。4.安全保密原則：妥善保管發(fā)票及相關資料，防止發(fā)票丟失、被盜、泄露等情況發(fā)生，確保公司財務信息安全。二、發(fā)票管理職責分工（一）財務部1.負責制定和完善公司發(fā)票管理制度，并組織實施和監(jiān)督。2.負責發(fā)票的購買、保管、開具、核銷等日常管理工作。3.負責審核各類發(fā)票的真實性、合法性、完整性，對不符合規(guī)定的發(fā)票予以退回，并要求相關人員重新開具或補充合法有效的憑證。4.負責定期對公司發(fā)票使用情況進行統(tǒng)計、分析和報告，及時發(fā)現和解決發(fā)票管理中存在的問題。5.配合稅務機關的檢查和審計工作，提供相關發(fā)票資料。（二）業(yè)務部門1.負責在業(yè)務活動中按照規(guī)定取得合法有效的發(fā)票，并及時傳遞給財務部。2.對取得的發(fā)票進行初步審核，確保發(fā)票內容與業(yè)務實際相符，發(fā)票開具方信息真實、準確。3.負責向客戶準確提供公司開票信息，配合財務部做好發(fā)票開具工作。4.負責本部門發(fā)票的登記、保管工作，不得擅自損毀、丟失發(fā)票。（三）行政部門1.負責公司辦公場所發(fā)票存放設施的配備和維護，確保發(fā)票存放安全。2.協(xié)助財務部做好發(fā)票管理相關的后勤保障工作。（四）其他部門及員工1.嚴格按照本制度規(guī)定使用發(fā)票，不得虛開發(fā)票、開具與實際經營業(yè)務不符的發(fā)票。2.對取得的發(fā)票應及時進行整理、粘貼，并按照規(guī)定流程提交給財務部。3.發(fā)現發(fā)票丟失、被盜等異常情況，應立即向本部門負責人和財務部報告，并采取相應措施防止損失擴大。三、發(fā)票的購買與保管（一）發(fā)票購買1.財務部指定專人負責發(fā)票購買工作。2.根據公司業(yè)務需要，提前向稅務機關申請購買發(fā)票種類、數量，并按照規(guī)定辦理購票手續(xù)。3.購票人員應妥善保管發(fā)票領購簿，不得轉借、涂改。（二）發(fā)票保管1.財務部應設置專門的發(fā)票存放場所，配備必要的保險柜等安全設施，確保發(fā)票存放安全。2.發(fā)票存放場所應保持干燥、通風，防止發(fā)票受潮、霉變、蟲蛀等。3.發(fā)票應按照種類、號碼順序存放，建立發(fā)票臺賬，詳細記錄發(fā)票的購買、開具、使用、結存等情況。4.發(fā)票保管人員應定期對發(fā)票進行盤點，確保賬實相符。發(fā)現賬實不符時，應及時查明原因，并報告財務部負責人。5.禁止將發(fā)票與其他物品混放，嚴禁無關人員進入發(fā)票存放場所。6.因工作需要攜帶發(fā)票外出時，必須由兩人以上同行，并采取必要的安全防護措施，確保發(fā)票安全。四、發(fā)票的開具（一）開具范圍1.公司銷售商品、提供勞務及服務等應按規(guī)定向購買方開具發(fā)票。2.不得為他人、為自己開具與實際經營業(yè)務情況不符的發(fā)票，不得介紹他人開具與實際經營業(yè)務情況不符的發(fā)票。（二）開具要求1.發(fā)票開具應在發(fā)生經營業(yè)務確認營業(yè)收入時，按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。2.開具發(fā)票應當使用中文。民族自治地方可以同時使用當地通用的一種民族文字。有實際需要的，也可以同時使用中外兩種文字。3.填寫發(fā)票項目應齊全，內容真實，字跡清楚，不得壓線、錯格。發(fā)票金額、稅額應準確無誤，大小寫金額必須一致。4.開具發(fā)票時應根據實際銷售情況如實開具商品或服務名稱，不得籠統(tǒng)開具“辦公用品”“食品”等名稱。如購買的商品種類較多，可匯總開具發(fā)票，但必須同時提供加蓋銷售方發(fā)票專用章的《銷售貨物或者提供應稅勞務清單》。（三）開具流程1.業(yè)務部門在與客戶簽訂合同或達成交易意向時，應明確發(fā)票開具要求，包括發(fā)票類型、開票信息等，并及時通知財務部。2.財務部根據業(yè)務部門提供的開票信息，核對無誤后開具發(fā)票。3.發(fā)票開具人員應在發(fā)票開具后，及時將發(fā)票聯(lián)交付給客戶，并做好發(fā)票交付記錄。發(fā)票記賬聯(lián)應及時傳遞給財務部進行賬務處理。4.如因客戶信息變更等原因需要重新開具發(fā)票的，業(yè)務部門應及時通知財務部，財務部按照規(guī)定辦理發(fā)票沖紅、重開手續(xù)。五、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司在購買商品、接受勞務及服務時，應向銷售方索取合法有效的發(fā)票。2.取得的發(fā)票應具備以下內容：發(fā)票聯(lián)或抵扣聯(lián)應加蓋銷售方發(fā)票專用章；發(fā)票內容應填寫完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、商品或服務名稱、規(guī)格型號、數量、單價、金額、稅額等；發(fā)票字跡應清晰，不得有涂改、挖補等痕跡。3.不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務報銷憑證，任何部門和個人有權拒收。（二）取得流程1.業(yè)務部門在辦理業(yè)務過程中，應主動向銷售方索取發(fā)票，并對發(fā)票的真實性、合法性、完整性進行初步審核。2.取得發(fā)票后，業(yè)務部門應及時將發(fā)票傳遞給財務部。傳遞過程中應做好交接記錄，確保發(fā)票安全、完整。3.財務部收到業(yè)務部門傳遞的發(fā)票后，應進行再次審核。審核無誤的發(fā)票，按照規(guī)定進行賬務處理；審核發(fā)現問題的發(fā)票，應及時退回業(yè)務部門，并要求銷售方重新開具或補充合法有效的憑證。六、發(fā)票的使用與核銷（一）發(fā)票使用1.公司應按照規(guī)定的用途使用發(fā)票，不得轉借、轉讓、代開發(fā)票，不得拆本使用發(fā)票。2.已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應當保存五年。保存期滿，報經稅務機關查驗后銷毀。3.發(fā)票使用過程中如發(fā)生作廢情況，應在發(fā)票各聯(lián)次上加蓋“作廢”戳記，并全聯(lián)次留存。作廢發(fā)票應與已開具發(fā)票存根聯(lián)一同保存，不得擅自銷毀。（二）發(fā)票核銷1.財務部應定期對已開具發(fā)票進行核銷，確保發(fā)票開具金額與實際業(yè)務收入相符。2.發(fā)票核銷時，應核對發(fā)票存根聯(lián)與記賬聯(lián)的金額、稅額、開票日期、發(fā)票號碼等信息是否一致。如發(fā)現不一致情況，應及時查明原因，并進行相應處理。3.核銷后的發(fā)票存根聯(lián)應按照規(guī)定的期限妥善保管，以備稅務機關檢查。七、發(fā)票的檢查與監(jiān)督（一）內部檢查1.財務部應定期對公司發(fā)票管理情況進行自查，檢查內容包括發(fā)票購買、保管、開具、取得、使用、核銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.自查過程中發(fā)現的問題，應及時進行整改，并形成自查報告。自查報告應包括問題描述、原因分析、整改措施及整改結果等內容。3.公司內部審計部門應定期對發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，檢查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現違規(guī)行為應及時提出審計意見，并督促相關部門進行整改。（二）稅務檢查配合1.公司應積極配合稅務機關的發(fā)票檢查工作，如實提供發(fā)票相關資料，不得拒絕、隱瞞。2.對于稅務機關檢查發(fā)現的問題，財務部應及時進行整改，并按照規(guī)定補繳稅款、滯納金及罰款。3.財務部應將稅務檢查情況及時反饋給公司管理層，并對發(fā)票管理工作進行總結和改進，防止類似問題再次發(fā)生。八、罰則（一）對違反發(fā)票管理制度行為的界定1.未按照規(guī)定開具發(fā)票，如未加蓋發(fā)票專用章、開具與實際經營業(yè)務不符的發(fā)票等。2.未按照規(guī)定取得發(fā)票，如取得不符合規(guī)定的發(fā)票、未索取發(fā)票等。3.未按照規(guī)定保管發(fā)票，如發(fā)票丟失、被盜、擅自損毀發(fā)票等。4.虛開發(fā)票、代開發(fā)票、轉借發(fā)票等違法行為。5.其他違反發(fā)票管理制度的行為。（二）處罰措施1.對于首次違反發(fā)票管理制度且情節(jié)較輕的員工，給予批評教育，并責令其立即改正。2.對于多次違反發(fā)票管理制度或情節(jié)嚴重的員工，視情節(jié)輕重給予警告