商貿(mào)公司釆購管理制度《商貿(mào)公司采購管理制度》總則一、目的為規(guī)范商貿(mào)公司的采購行為，加強采購管理，確保采購物資的質(zhì)量、價格合理，提高采購效率，降低采購成本，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于商貿(mào)公司所有采購活動，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資的采購。三、采購原則1.公開、公平、公正原則：采購活動應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，杜絕暗箱操作和不正當(dāng)交易。2.性價比最優(yōu)原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，應(yīng)選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商和采購方案，以降低采購成本。3.供應(yīng)商管理原則：建立和完善供應(yīng)商管理體系，對供應(yīng)商進行評估、選擇、合作和監(jiān)督，以確保供應(yīng)商的質(zhì)量和服務(wù)水平。4.合同管理原則：所有采購活動應(yīng)簽訂書面合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以保障公司的利益。四、采購組織與職責(zé)1.采購部門（1）負責(zé)公司采購計劃的制定、采購活動的組織和實施、供應(yīng)商的管理和評估等工作。（2）根據(jù)公司的需求和預(yù)算，編制采購計劃，并報相關(guān)部門審批。（3）負責(zé)組織采購招標、詢價、談判等活動，選擇合適的供應(yīng)商和采購方案。（4）簽訂采購合同，并負責(zé)合同的執(zhí)行和監(jiān)督。（5）負責(zé)采購物資的驗收、入庫和結(jié)算等工作。2.需求部門（1）負責(zé)提出物資需求計劃，并填寫《物資需求申請表》。（2）參與采購招標、詢價、談判等活動，提供相關(guān)技術(shù)支持和需求信息。（3）負責(zé)對采購物資的質(zhì)量進行驗收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時通知采購部門。3.財務(wù)部門（1）負責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同，確保采購活動的合法性和合規(guī)性。（2）負責(zé)采購款項的支付和結(jié)算，按照合同約定及時支付采購款項。（3）參與采購物資的驗收工作，對采購物資的價格進行審核。4.審計部門（1）負責(zé)對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購活動的合法性、合規(guī)性和公正性。（2）對采購合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（3）對供應(yīng)商的管理和評估工作進行監(jiān)督，確保供應(yīng)商的質(zhì)量和服務(wù)水平。五、采購流程1.需求提出需求部門根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出物資需求計劃，并填寫《物資需求申請表》。《物資需求申請表》應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、需求時間等信息。2.采購計劃編制采購部門根據(jù)需求部門提出的物資需求計劃，編制采購計劃，并報相關(guān)部門審批。采購計劃應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計到貨時間等信息。3.供應(yīng)商選擇（1）采購部門根據(jù)采購計劃，通過招標、詢價、談判等方式選擇合適的供應(yīng)商。（2）對于重要物資的采購，應(yīng)采用招標方式選擇供應(yīng)商；對于一般物資的采購，可采用詢價或談判方式選擇供應(yīng)商。（3）在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等因素。4.合同簽訂采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。5.物資驗收（1）物資到貨后，需求部門應(yīng)及時組織驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進行檢查驗收。（2）如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量不足、規(guī)格型號不符或質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商，要求其進行處理。（3）驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《物資驗收單》，并簽字確認。6.付款結(jié)算（1）采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，及時向供應(yīng)商支付采購款項。（2）財務(wù)部門應(yīng)審核采購合同和《物資驗收單》，確保付款金額的準確性和合法性。（3）付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同的約定進行，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式支付。采購計劃管理一、采購計劃的編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營計劃和物資需求計劃，編制年度、季度、月度采購計劃。2.采購計劃應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計到貨時間等信息。3.采購計劃應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審批后，方可實施。二、采購計劃的調(diào)整1.如因生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整或物資需求變化，需要調(diào)整采購計劃的，應(yīng)及時填寫《采購計劃調(diào)整申請表》，并經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審批后，方可實施。2.《采購計劃調(diào)整申請表》應(yīng)包括調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容、調(diào)整后的采購計劃等信息。三、采購計劃的執(zhí)行1.采購部門應(yīng)按照批準的采購計劃，組織實施采購活動。2.采購部門應(yīng)及時跟蹤采購物資的到貨情況，確保物資按時到貨。3.如因不可抗力等原因，導(dǎo)致采購計劃無法按時執(zhí)行的，應(yīng)及時向相關(guān)部門負責(zé)人報告，并采取相應(yīng)的措施。供應(yīng)商管理一、供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購物資的特點和需求，制定供應(yīng)商選擇標準。供應(yīng)商選擇標準應(yīng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等方面的要求。2.采購部門應(yīng)通過招標、詢價、談判等方式，選擇符合供應(yīng)商選擇標準的供應(yīng)商。3.對于重要物資的采購，應(yīng)采用招標方式選擇供應(yīng)商；對于一般物資的采購，可采用詢價或談判方式選擇供應(yīng)商。4.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、質(zhì)量評價等進行記錄和管理。二、供應(yīng)商的評估1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面的表現(xiàn)。2.供應(yīng)商評估可采用問卷調(diào)查、實地考察、供應(yīng)商評價等方式進行。3.根據(jù)供應(yīng)商的評估結(jié)果，采購部門應(yīng)將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，并建立供應(yīng)商等級評價體系。4.對于優(yōu)秀供應(yīng)商，應(yīng)給予優(yōu)先采購和合作的機會；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時取消其供應(yīng)商資格，并尋找新的供應(yīng)商。三、供應(yīng)商的合作1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同推動采購業(yè)務(wù)的發(fā)展。2.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及合作的方式和期限。3.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進行溝通和交流，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和需求，及時解決合作中出現(xiàn)的問題。采購合同管理一、合同的簽訂1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂書面采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購合同應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審核后，方可簽訂。二、合同的執(zhí)行1.采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時向供應(yīng)商支付采購款項。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定，按時交付采購物資。3.采購部門應(yīng)及時跟蹤采購物資的到貨情況，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未按時交付物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其盡快交付。4.如因不可抗力等原因，導(dǎo)致供應(yīng)商無法按時交付物資的，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施。三、合同的變更和解除1.如因生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整或物資需求變化，需要變更采購合同的，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。2.如因供應(yīng)商違約等原因，需要解除采購合同的，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面解除協(xié)議。3.合同變更和解除的程序應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進行。采購物資驗收管理一、驗收的準備1.需求部門應(yīng)在物資到貨前，通知采購部門和驗收人員做好驗收準備工作。2.驗收人員應(yīng)熟悉采購合同的約定和物資的驗收標準，準備好驗收所需的工具和設(shè)備。二、驗收的實施1.物資到貨后，驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進行檢查驗收。2.如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量不足、規(guī)格型號不符或質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商，要求其進行處理。3.驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《物資驗收單》，并簽字確認。《物資驗收單》應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、驗收日期、驗收人員等信息。三、驗收不合格的處理1.如發(fā)現(xiàn)物資驗收不合格，驗收人員應(yīng)及時填寫《物資驗收不合格通知單》，并通知采購部門和供應(yīng)商。2.采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其盡快處理不合格物資。3.如供應(yīng)商無法及時處理不合格物資，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，采取相應(yīng)的措施，如退貨、換貨等。采購付款結(jié)算管理一、付款的申請1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，及時向財務(wù)部門申請付款。2.申請付款時，應(yīng)提供采購合同、《物資驗收單》等相關(guān)資料。二、付款的審核1.財務(wù)部門應(yīng)審核采購合同、《物資驗收單》等相關(guān)資料，確保付款金額的準確性和