合同及協(xié)議書(shū)分類歸檔

一、分類原則1.按業(yè)務(wù)類型分類將合同及協(xié)議書(shū)按照公司涉及的不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行劃分，例如銷售業(yè)務(wù)合同、采購(gòu)業(yè)務(wù)合同、工程建設(shè)合同、技術(shù)合作合同、租賃合同等。每個(gè)業(yè)務(wù)類型下再細(xì)分具體類別，如銷售業(yè)務(wù)合同可分為國(guó)內(nèi)銷售合同、國(guó)際銷售合同；采購(gòu)業(yè)務(wù)合同可分為原材料采購(gòu)合同、設(shè)備采購(gòu)合同等。2.按合同主體分類以合同簽訂的主體為依據(jù)進(jìn)行分類，包括與供應(yīng)商簽訂的合同、與客戶簽訂的合同、與合作伙伴（如戰(zhàn)略合作伙伴、合資合作方）簽訂的協(xié)議書(shū)等。對(duì)于頻繁合作的主體，可單獨(dú)設(shè)立文件夾存放與其相關(guān)的所有合同及協(xié)議。3.按時(shí)間順序分類在上述分類基礎(chǔ)上，將同一類別下的合同及協(xié)議書(shū)按照簽訂時(shí)間先后順序排列，方便查找特定時(shí)間段內(nèi)的業(yè)務(wù)文件。可以按照年份或季度為單位進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分，如“2023年銷售合同”“2022年四季度采購(gòu)合同”等。二、歸檔流程1.收集各業(yè)務(wù)部門在合同及協(xié)議書(shū)簽訂完成后，應(yīng)及時(shí)將原件或清晰的電子掃描件提交給檔案管理部門。提交時(shí)需填寫《合同及協(xié)議書(shū)移交清單》，注明合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、業(yè)務(wù)部門、合同主體等關(guān)鍵信息。2.初步整理檔案管理部門收到移交的合同及協(xié)議書(shū)后，首先檢查文件的完整性，包括合同文本、附件（如補(bǔ)充協(xié)議、授權(quán)書(shū)、資質(zhì)證明等）是否齊全。然后按照既定的分類原則，對(duì)合同及協(xié)議書(shū)進(jìn)行初步分類，將其歸入相應(yīng)的業(yè)務(wù)類型、合同主體或時(shí)間類別文件夾中。3.詳細(xì)編目對(duì)每份合同及協(xié)議書(shū)進(jìn)行詳細(xì)編目，錄入檔案管理系統(tǒng)。編目信息應(yīng)包含合同編號(hào)、名稱、簽訂時(shí)間、有效期、合同主體、業(yè)務(wù)類型、合同金額、主要條款摘要等內(nèi)容。同時(shí)，為每份文件生成唯一的電子檔案編號(hào)，便于快速檢索。4.存儲(chǔ)對(duì)于紙質(zhì)合同及協(xié)議書(shū)，應(yīng)進(jìn)行裝訂（如有必要），裝入檔案盒，并在檔案盒外部標(biāo)明類別、年份、起止編號(hào)等信息，存放于專門的檔案存儲(chǔ)區(qū)域。電子文件則按照分類結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)在公司的電子檔案管理系統(tǒng)或服務(wù)器指定文件夾中，確保文件的存儲(chǔ)安全和可訪問(wèn)性。三、檢索與利用1.檢索方式建立多種檢索途徑，方便公司內(nèi)部人員快速查找所需合同及協(xié)議書(shū)。支持按照合同編號(hào)、名稱、簽訂時(shí)間、合同主體、業(yè)務(wù)類型等關(guān)鍵詞進(jìn)行單一條件或組合條件檢索。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備模糊查詢功能，以提高檢索效率。2.利用流程公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同及協(xié)議書(shū)時(shí)，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、所需文件名稱或編號(hào)、預(yù)計(jì)查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交給檔案管理部門。檔案管理部門核實(shí)申請(qǐng)信息后，為查閱人員提供相應(yīng)文件，并做好查閱登記工作，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。如需復(fù)印或摘錄合同內(nèi)容，需另行申請(qǐng)并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。四、維護(hù)與更新1.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同及協(xié)議書(shū)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、存儲(chǔ)狀況（紙質(zhì)檔案有無(wú)破損、受潮，電子檔案有無(wú)丟失、損壞等）、編目信息的準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或更正。2.更新與補(bǔ)充當(dāng)合同及協(xié)議書(shū)發(fā)生變更（如補(bǔ)充協(xié)議簽訂、條款修訂等）或有新的相關(guān)文件產(chǎn)生時(shí)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)更新檔案信息，并將變更文件