公司文件儲(chǔ)存管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件儲(chǔ)存管理，確保公司文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高文件利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類文件的儲(chǔ)存管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負(fù)責(zé)文件的收集、整理、歸檔和保管。2.分類管理原則：根據(jù)文件的性質(zhì)、來源、用途等進(jìn)行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保文件的安全，防止文件泄露、丟失和損壞，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件要嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的文件檢索系統(tǒng)，方便員工查閱和使用文件。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各項(xiàng)規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示等。2.人事文件：如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。3.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算資料、報(bào)銷憑證、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、訂單、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)記錄等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則行政文件：以“XZ”開頭，后面依次為年份、月份、文件序號(hào)，如“XZ202305001”。人事文件：以“RS”開頭，編號(hào)方式同行政文件，如“RS202306002”。財(cái)務(wù)文件：以“CW”開頭，編號(hào)方式同行政文件，如“CW202307003”。業(yè)務(wù)文件：根據(jù)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行細(xì)分編號(hào)，例如銷售業(yè)務(wù)文件以“XS”開頭，技術(shù)業(yè)務(wù)文件以“JS”開頭等，后面依次為年份、月份、文件序號(hào)，如“XS202308004”。其他文件：以“QT”開頭，編號(hào)方式同行政文件，如“QT202309005”。2.編號(hào)說明年份為文件形成年份的后兩位數(shù)字。月份為文件形成月份的兩位數(shù)字表示。文件序號(hào)為該類文件在當(dāng)月的流水號(hào)，從001開始依次遞增。三、文件收集與整理（一）文件收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的收集工作，確保文件無遺漏。2.員工在工作過程中形成的文件應(yīng)及時(shí)交至本部門文件收集責(zé)任人。3.對(duì)于外來文件，如上級(jí)部門下發(fā)的文件、合作單位提供的文件等，由相關(guān)接收部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)傳遞給文件管理部門。（二）文件整理1.文件收集責(zé)任人對(duì)收集到的文件進(jìn)行初步整理，去除無關(guān)的附件、重復(fù)的文件等。2.根據(jù)文件分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件進(jìn)行分類。3.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，并在文件首頁右上角加蓋編號(hào)章。4.按照文件的形成時(shí)間順序，對(duì)同一類文件進(jìn)行排序。四、文件歸檔（一）歸檔時(shí)間1.一般文件應(yīng)在次年的第一季度內(nèi)完成歸檔。2.重要文件、緊急文件應(yīng)及時(shí)歸檔，不得延誤。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、月份等信息。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，并一式兩份，一份隨檔案盒存放，一份單獨(dú)成冊(cè)保存。五、文件保管（一）保管部門公司設(shè)立專門的文件檔案室，負(fù)責(zé)公司文件的集中保管。檔案室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保文件的安全保管。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、重要?dú)v史資料、長(zhǎng)期有效的規(guī)章制度等文件。2.定期保管：30年保管期限：重要的業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表等。10年保管期限：一般性的業(yè)務(wù)文件、行政文件等。5年保管期限：臨時(shí)性的文件、短期的項(xiàng)目文檔等。（三）保管措施1.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合文件保管要求。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)文件有損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е挛募G失。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案室，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)辦理登記手續(xù)。六、文件查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要可查閱與其工作相關(guān)的文件。2.部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門及下屬部門的文件。3.公司高層管理人員可查閱公司所有文件。（二）查閱流程1.查閱人填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人的工作需要進(jìn)行審批。3.審批通過后，查閱人持申請(qǐng)表到文件檔案室查閱文件。檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的文件，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱文件名稱、編號(hào)、查閱時(shí)間等內(nèi)容。（三）借閱權(quán)限1.涉及公司機(jī)密的文件原則上不得借閱，確因工作需要借閱的，需經(jīng)公司高層管理人員批準(zhǔn)。2.其他文件的借閱需經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）借閱流程1.借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.將申請(qǐng)表提交至文件管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，借閱人持申請(qǐng)表到文件檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案室工作人員將文件交予借閱人，并要求借閱人簽字確認(rèn)。同時(shí)，在檔案目錄上注明借閱情況。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）歸還要求1.借閱人歸還文件時(shí)，應(yīng)確保文件完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。2.檔案室工作人員對(duì)歸還的文件進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后，在檔案目錄上注明歸還情況，并將文件歸還原位。七、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的文件。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)不需要保存的文件。（二）銷毀審批1.文件銷毀前，由文件管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可進(jìn)行文件銷毀。（三）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保文件信息無法恢復(fù)。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理破壞，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。（四）銷毀記錄文件銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀方式、操作人員等信息。記錄應(yīng)保存至少[X]年。八、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息的文件。2.公司尚未公開的重大決策、業(yè)務(wù)計(jì)劃、市場(chǎng)策略等文件。（二）保密措施1.對(duì)保密文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明“機(jī)密”“秘密”等字樣。2.嚴(yán)格限制保密文件的接觸范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和使用。3.在文件的傳遞、存儲(chǔ)過程中，應(yīng)采取加密、密封等措施，防止文件泄露。4.對(duì)涉及保密文件的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期更換密碼。5.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密責(zé)任。九、文件管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立文件管理監(jiān)督小組，由公司辦公室、人力資源部、審計(jì)部等相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司文件儲(chǔ)存管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.文件收集、整理、歸檔情況是否及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件保管措施是否落實(shí)到位，文件是否安全無損。3.文件查閱、借閱手續(xù)是否齊全，是否在規(guī)定期限內(nèi)歸還。4.文件保密管理是否符合要求，有無文件泄露情況。（三）檢查頻率1.定期檢查：每季度進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行抽查。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整