完善物資采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司物資采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證物資質(zhì)量，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門物資采購活動，包括辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)原材料、零部件、固定資產(chǎn)等各類物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機會。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合公司要求。5.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制機制，防范采購風(fēng)險。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司成立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人等組成。采購決策委員會負責(zé)審議重大采購項目、采購預(yù)算、采購政策等事項，對采購活動進行決策和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部，作為采購活動的執(zhí)行部門。采購部負責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施，包括供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購計劃制定與執(zhí)行、采購合同簽訂與履行、采購物資驗收等工作。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負責(zé)提出物資采購需求，明確物資規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購物資的使用和驗收負責(zé)。2.財務(wù)部：負責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同付款條款，監(jiān)督采購資金的支付，對采購成本進行核算和分析。3.質(zhì)量部：負責(zé)對采購物資的質(zhì)量進行檢驗和驗收，確保所采購物資符合質(zhì)量標準。4.法務(wù)部：負責(zé)審查采購合同的合法性和合規(guī)性，提供法律支持和風(fēng)險防范建議。三、采購流程（一）采購需求提出1.各需求部門根據(jù)工作需要和業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，定期或不定期編制物資采購需求計劃，詳細列出所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息。2.采購需求計劃應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后提交給采購部。（二）采購計劃制定1.采購部收到采購需求計劃后，進行匯總整理和分析，結(jié)合庫存情況、采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報采購決策委員會審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況、信譽狀況等方面的審核。3.建立供應(yīng)商評估體系，定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為A、B、C三類，優(yōu)先選擇A類供應(yīng)商。4.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等條款。（四）采購實施1.采購部根據(jù)采購合同要求，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購物資的具體要求和交貨時間等信息。2.供應(yīng)商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時將發(fā)貨信息通知采購部。3.采購部跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（五）物資驗收1.物資到貨前，采購部通知質(zhì)量部、需求部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作。2.物資到貨后，由質(zhì)量部按照相關(guān)質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范進行檢驗，需求部門配合質(zhì)量部進行驗收。3.驗收合格的物資，由需求部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（六）采購付款1.采購物資驗收合格且發(fā)票收到后，采購部填寫付款申請單，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，報財務(wù)部審核。2.財務(wù)部按照公司財務(wù)管理制度和采購合同約定，對付款申請進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部辦理付款手續(xù)，支付采購款項。四、采購方式（一）招標采購對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭充分的物資采購項目，采用招標采購方式。招標采購應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進行，發(fā)布招標公告、編制招標文件、組織開標、評標、定標等工作。（二）詢價采購對于規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足、價格變化幅度小的物資采購項目，采用詢價采購方式。采購部向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，邀請供應(yīng)商報價，根據(jù)報價情況選擇合適的供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）競爭性談判采購對于招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的物資采購項目，以及技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的物資采購項目，采用競爭性談判采購方式。采購部與不少于三家供應(yīng)商進行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商并簽訂采購合同。（四）單一來源采購對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的物資，采用單一來源采購方式。采購部與供應(yīng)商進行協(xié)商，簽訂采購合同。五、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和物資采購需求計劃，編制年度采購預(yù)算草案，明確各項采購物資的預(yù)算金額。2.年度采購預(yù)算草案應(yīng)經(jīng)財務(wù)部審核、采購決策委員會審議通過后，報公司董事會批準。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部嚴格按照批準的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額等，經(jīng)財務(wù)部審核、采購決策委員會審議通過后，報公司董事會批準。（三）預(yù)算控制與分析1.財務(wù)部定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并提出改進措施。2.采購部應(yīng)配合財務(wù)部做好采購預(yù)算執(zhí)行情況的分析工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同簽訂前，采購部應(yīng)將合同草案提交法務(wù)部進行合法性審查，審查通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部與供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）合同履行1.采購部和供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定履行各自的義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。2.在合同履行過程中，如出現(xiàn)合同變更、解除等情況，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂相關(guān)補充協(xié)議或解除合同協(xié)議。（三）合同歸檔與保管1.采購合同簽訂后，采購部應(yīng)及時將合同副本歸檔保存，并存檔相關(guān)審批文件、往來信函、送貨單、驗收報告、發(fā)票等資料。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，便于查閱和追溯。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部定期對采購活動進行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，采購部應(yīng)加強供應(yīng)商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商，并在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償條款。2.對于質(zhì)量問題風(fēng)險，質(zhì)量部應(yīng)加強物資驗收工作，嚴格按照質(zhì)量標準進行檢驗，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。3.對于價格波動風(fēng)險，采購部應(yīng)關(guān)注市場價格動態(tài)，合理安排采購時間和采購數(shù)量，采取套期保值等措施規(guī)避價格風(fēng)險。4.對于法律風(fēng)險，法務(wù)部應(yīng)加強采購合同審查，確保合同合法合規(guī)，為采購活動提供法律支持和風(fēng)險防范建議。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.采購決策委員會對采購活動進行決策監(jiān)督，對重大采購項目進行審議和決策。（二）考核評價1.建立采購績效評價體系，對采購部及采購人員的工作績效進行考核評價?？己嗽u價指標包括采購成本控制、采購質(zhì)量、采購效率、供應(yīng)