公文管理制度

第一章總則

第一條為了實(shí)現(xiàn)公司公文處理作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化,

提高公文處理的質(zhì)量和效率，保證公文的嚴(yán)肅性，根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)

關(guān)公文處理辦法》的原則，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。

第二條公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范，必須嚴(yán)格

執(zhí)行有關(guān)保密法規(guī)，確保公司商業(yè)秘密的安全。

第三條公司各部門應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，遵守本制度

并加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。養(yǎng)成實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工

作作風(fēng)，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。

第二章公司綜合部是公文處理的歸口管理部門，主管公司并指導(dǎo)

各部門公文處理工作.負(fù)責(zé)公司公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳

遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。

第三章凡以公司名義行文的一切書(shū)面文件（含電子文件），均適

用本制度。

第四章公文種類

（一）公司常用公文種類主要包括：

（二）決定：用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和安排。

（三）意見(jiàn)：用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

（四）通知：用于任免干部，傳達(dá)上級(jí)指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸

屬有關(guān)單位的公文，發(fā)布要求各部門辦理和有關(guān)單位需要周知或者

共同執(zhí)行的事項(xiàng)。

（五）通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)吳、傳達(dá)重要精神、交流重

要情況。

（六）報(bào)告：用于向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)有

關(guān)單位的詢問(wèn)。

（七）請(qǐng)示：用于向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

（八）批復(fù)：用于公司回復(fù)有關(guān)單位的請(qǐng)示。

（九）制度（辦法）：用于發(fā)布公司的規(guī)范經(jīng)營(yíng)管理等行為的規(guī)

章制度，用于對(duì)特定范圍內(nèi)工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。

第四條函：用于公司與其他不相隸屬的單位之間商洽工作、詢

問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向與公司無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)

相關(guān)事項(xiàng)等。

會(huì)議紀(jì)要：用于記載和傳達(dá)公司內(nèi)各有關(guān)重要會(huì)議主要精神和

議定的事項(xiàng)。

公文按照行文方向分為：

上行文：指下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，如請(qǐng)示、報(bào)告。

第五章平行文：指平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的發(fā)文，主要

是函，也包括一些紀(jì)要。

第六章下行文：指上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，如決定、通

知、通報(bào)、批復(fù)等。

第七章公文格式

第八條規(guī)范的公文一般由發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、緩急程度、秘密等

級(jí)、主送單位/部門、正文、附件、印章、成文時(shí)間、主題詞、抄送

單位/部門、印發(fā)單位/部門等部分組成。

涉及公司商業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密汲。其中，“絕密”、“機(jī)密”

級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。

公文按機(jī)密程度可分為以下幾類：

1.絕密：指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄露內(nèi)容的公文。

2.機(jī)密：指次為重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員

透露的公文。

（一）3.秘密：指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的公文。

（二）4.普通：指非秘密公文。如附有其他調(diào)查問(wèn)卷之類的

重要東西，則另當(dāng)別論。

（三）5.傳閱：指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的公文。

（四）緊急文件應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。

（五）發(fā)文亙位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱

加“文件”二字，用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上部。

（六）發(fā)文字號(hào)應(yīng)包括公司代字、年份、序號(hào)組成。

（七）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中“請(qǐng)示”應(yīng)

當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（八）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明

公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加

書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題用2號(hào)方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體字居中排

布。

（九）正文是公文的主體部分。用3號(hào)仿宋體字。

（十）主送些位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)

范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

（十一）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他

單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

（十二）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文時(shí)間之前注明

附件序號(hào)和名稱。應(yīng)在正文下空一行左空2字的位置用3號(hào)仿宋體字

標(biāo)識(shí)。

（十三）成文日期，會(huì)議通過(guò)的決定、決議等以會(huì)議通過(guò)日期為

準(zhǔn)；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；一般信函、傳真，以發(fā)出

日期為準(zhǔn)。

（十四）內(nèi)容不宜對(duì)外公開(kāi)的，應(yīng)當(dāng)在文件首頁(yè)右上角適當(dāng)位

置注明“內(nèi)部文件”。

第五條公文除會(huì)議紀(jì)要以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

第八章公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)單位的要求標(biāo)注主

題詞。“主題詞”用3號(hào)黑體字，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目用3號(hào)

黑體字，詞目為三個(gè)能反應(yīng)文章內(nèi)容的詞組，詞目之間空1

字。

第九章公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mniX297mni）,左側(cè)

裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。

第十章行文規(guī)則

第六條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

第七條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得

越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。

第八條上報(bào)的公文，應(yīng)當(dāng)在首頁(yè)注明簽發(fā)人姓名。

第H■一章公司內(nèi)設(shè)部門機(jī)構(gòu)原則上不得對(duì)外正式行文，只就一般事

務(wù)性函行文。

第十二章“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位，如需同

時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)單

位?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

第十三章文件編號(hào)

每份文件都必須設(shè)置編號(hào)，不得重復(fù)或遺漏。

（一）紅頭文件

紅頭文件的編號(hào)按國(guó)家公文編號(hào)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

（例：連誠(chéng)[2017]1號(hào)，表示為“河南連誠(chéng)建筑安裝工程有限公

司2017年第1號(hào)紅頭文件”）

（二）會(huì)議紀(jì)要

按年度順序編“連誠(chéng)字L20XX]X號(hào)”。

（三）其他類型的文件

第十四章公司其他文件，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理的需要，另行確定。

第十五章發(fā)文辦理

第九條發(fā)文辦理包括擬稿、核稿、簽發(fā)、校對(duì)、用印、登記、

分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

擬稿：公文由相關(guān)部門負(fù)責(zé)擬稿，初稿形成后，經(jīng)相關(guān)部門會(huì)

簽；擬稿部門針對(duì)會(huì)簽意見(jiàn)修訂，形成正式文稿。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:

（一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。

（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚,

直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。

（三）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，

第三層為"1.”第四層為"（1）”。

（四）引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。

第十條（五）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注

明簡(jiǎn)稱。

（六）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、

詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使

用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

核稿：正式文稿經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，交辦公室主任復(fù)核。

核稿把關(guān)的重點(diǎn)是：

（一）是否需要行文；

（二）是否符合國(guó)家的法律法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定；

（三）涉及多個(gè)部門的文件是否已會(huì)簽；

（四）提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行；

（五）文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本適度的有

關(guān)規(guī)定。

第十一條印制。對(duì)文件打印清樣進(jìn)行全面校對(duì)無(wú)誤后方可

印制；印件要格式正確、整潔、美觀、份數(shù)準(zhǔn)確。綜合部負(fù)責(zé)紅頭文

件的印制和裝訂。

第十六章收文管理

第十二條綜合部負(fù)責(zé)公司外來(lái)文件以及各部門報(bào)送公司領(lǐng)

導(dǎo)的文件的處理。各部門負(fù)責(zé)本部門外來(lái)文件以及公司下發(fā)文件的處

理。

第十三條收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批

辦、承辦、督辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第十四條簽收：收到文件應(yīng)以簽字或蓋章的方式給發(fā)文單位

以憑據(jù)。

第十五條登記：對(duì)收文的特征和辦理要求進(jìn)行記載，如

標(biāo)題、發(fā)文單位、緩急度等。

第十六條擬辦：各部門收到的外來(lái)文件，對(duì)指名或親啟件

原則上直接送收件人；不能明確收件人或重要來(lái)件應(yīng)先匯總至公司綜

合部，由綜合部拆開(kāi)后據(jù)情填寫(xiě)《收文處理簽》提出辦理意見(jiàn)，送上

級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批閱。

第十七條分發(fā)：綜合部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，對(duì)來(lái)文進(jìn)行跟進(jìn)辦

理，對(duì)需要公告的事項(xiàng)，通過(guò)會(huì)議、公告欄等方式負(fù)責(zé)傳達(dá)；對(duì)需要

傳閱的文件送達(dá)給相關(guān)責(zé)任人，并做傳閱登記。

第十七章承辦：各責(zé)任部門（責(zé)任人）對(duì)需要辦理的事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)進(jìn)

行辦理。凡屬承辦部門職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，承辦部

門應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文單位；凡涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍的事項(xiàng),

承辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商辦理；凡須報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)

審批的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)提出欠理意見(jiàn)并代擬文稿，一并

送請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。承辦情況與出門或個(gè)人績(jī)效考核結(jié)合。

第十八章督辦：綜合部有權(quán)對(duì)承辦情況進(jìn)行督促檢查。督辦貫穿于

簽批事項(xiàng)處理的各個(gè)環(huán)節(jié)，根據(jù)事項(xiàng)的緊急程度隨時(shí)或者定

期向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。

第十九章時(shí)間控制：各事項(xiàng)在擬辦、承辦、督辦等每一階段，均要

求辦理的時(shí)效性；其中，普通件辦理控制在48小時(shí)內(nèi)，急件

辦理控制在24小時(shí)內(nèi)，特急件應(yīng)立即辦理。各責(zé)任人應(yīng)在相

應(yīng)時(shí)間范圍內(nèi)向公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合曾反饋辦理情況。公文辦理

時(shí)效納入部門或個(gè)人績(jī)效考核。

第二十章附則

本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋，并修訂完善。

本制度自公布之日尾施行

附件：

公文模板目錄

一、A4型公文紙頁(yè)邊及版心尺寸

二、紅頭文件紙

四、請(qǐng)示

五、報(bào)告

六、部門間工作聯(lián)系單

七、決定

八、通知

九、批復(fù)

十、通告

十一、會(huì)議紀(jì)要

十二、傳閱單

十三、文件簽收單

1

1，

\J

(7mm±1mm夭頭

------------>

28mm±1mm訂口

-

E

C

A4型公文紙頁(yè)邊及版心尺寸

7mm

1

丁

—1—

'156mm*

<------------210mm-------------------------A

連誠(chéng)公司文件

XX字（20XX）XX號(hào)（仿宋三號(hào)居中）（紅色反線距此

4mm）

標(biāo)題（宋體小二號(hào)居中）

主送單位（仿宋三號(hào)左側(cè)頂格）：

自然段（左空2字）XXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

附件：LXXXX（仿宋三號(hào)左空2字）

2.XXXXXXX

（蓋章生效）

二。一年月日（右空4字）

主題詞（黑體三號(hào)居左頂格）：詞目（宋體小三號(hào)）

抄送（仿宋三號(hào)左空1字）：XXX、XXX

印發(fā)機(jī)關(guān)（仿宋三號(hào)左空1字）201年月日印發(fā)

連誠(chéng)內(nèi)部請(qǐng)示秘密

XX請(qǐng)字（）號(hào)特急

總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人批示：

主管副總經(jīng)理意見(jiàn)：

標(biāo)題：

內(nèi)容摘要：

附件：1.

2.

呈文部門：

簽報(bào)人：

經(jīng)辦人：

聯(lián)系電話：

年月日

聯(lián)系電話：

注：辦公室負(fù)責(zé)審核格式以及模板的正確使用；會(huì)簽頁(yè)及正文附后。

會(huì)簽頁(yè)

文件名及

字號(hào)：會(huì)簽內(nèi)容

會(huì)簽單位

會(huì)簽意見(jiàn)（需根據(jù)呈文部門所申請(qǐng)審核內(nèi)容明確會(huì)簽意見(jiàn)）：

負(fù)責(zé)人簽字：簽字時(shí)間：年月日

負(fù)責(zé)人簽字：簽字時(shí)間：年月日

會(huì)簽意見(jiàn)（需根據(jù)呈文部門所申請(qǐng)審核內(nèi)容明確會(huì)簽意見(jiàn)）：

負(fù)責(zé)人簽字：簽字時(shí)間：年月日

負(fù)責(zé)人簽字：簽字時(shí)間：年月日

會(huì)簽意見(jiàn)（需根據(jù)呈文部門所申請(qǐng)審核內(nèi)容明確會(huì)簽意見(jiàn)）：

負(fù)責(zé)人簽字：簽字時(shí)間：年月日

負(fù)責(zé)人簽字：簽字時(shí)間：年月日

會(huì)簽意見(jiàn)（需根據(jù)呈文部門所申請(qǐng)審核內(nèi)容明確會(huì)簽意見(jiàn)）：

負(fù)責(zé)人簽字:簽字時(shí)間:年月日

負(fù)責(zé)人簽字:簽字時(shí)間:年月日

原件存檔部門復(fù)印件存檔部門

關(guān)于XXX問(wèn)題的請(qǐng)示

（標(biāo)題二號(hào)宋體字加粗居中）

Xxx：（主送機(jī)關(guān)和正文:仿宋3號(hào)）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXX

2.xxxxxxxxxxxxxxxx

（呈文單位）

二。一年月日

連誠(chéng)內(nèi)部報(bào)告秘密

XX報(bào)字（）號(hào)特急

總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人批示：

主管副總經(jīng)理意見(jiàn):

標(biāo)題：

內(nèi)容摘要:

附件：1.

2.

簽報(bào)人：呈文部門：

經(jīng)辦人：

年月日聯(lián)系電話：

聯(lián)系電話：

原件存檔部門復(fù)印件存檔部門

注：辦公室負(fù)責(zé)審核格式以及模板的正確使用；會(huì)簽頁(yè)及正文附后。

關(guān)于XXX問(wèn)題的報(bào)告

（標(biāo)題二號(hào)宋體字加粗居中）

XXX：（主送機(jī)關(guān)和正文：仿宋3號(hào)）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

附件：1.xxxxxxxxxxxxxxxx

2.xxxxxxxxxxxxxxxx

（呈文單位）

-OO年月日

工作聯(lián)系單

日期：

編號(hào)：

題目

收件部門收件人

具

體

內(nèi)

容

發(fā)文部門部門負(fù)責(zé)人

辦理期限

對(duì)方簽收

備注

關(guān)于XXX的決定（標(biāo)題二號(hào)宋體字加粗居中）

XX決字（）號(hào)

正文（仿宋3號(hào)）

為此，特決定如下:

發(fā)文單位/部門（蓋章）

二。。八年X月X日

主題詞：（黑體小三）XXXX決定（宋體小三）

主送：XXX部——

抄送：XXX部________________________________________

份數(shù)：共印X份存X份發(fā)X

份

發(fā)文單位/部門20XX年X月X日印

關(guān)于XXX的通知（標(biāo)題二號(hào)宋體字加粗居中）

主送單位：（主送機(jī)關(guān)和正文：仿宋3號(hào)）

為了XXXXXXXX,經(jīng)XXXXXXXX研究決定：

、XXXX；

二、xxxx；

三、XXXXo

特此通知。

發(fā)文單位/部門（蓋章）

二OO八年X月X日

主題詞：（黑體小三）XXXX通3知（宋體小三）

主送：XXX部一

抄送：XXX部___________________________________________

份數(shù)：共印X份存X份發(fā)X

份

發(fā)文單位/部門20XX年X月X日印

關(guān)于XXX請(qǐng)示的批復(fù)（標(biāo)題二號(hào)宋體字加粗居中）

XX批字（）號(hào)

XX單位/部門：（主送機(jī)關(guān)和正文：仿宋3號(hào)）

你公司XX字[2017]1號(hào)