芻議檔案管理信息化〔作者:___________單位:___________:___________〕

隨著信息化的開展，特別是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，檔案管理現(xiàn)狀已不能適應(yīng)檔案事業(yè)的開展需要，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子商務(wù)的加快推進，使檔案根底業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移。這是信息時代的必然趨勢，只有改變傳統(tǒng)的檔案保管、利用、檢索方式，建立健全適合檔案的現(xiàn)代化管理模式，才能防止檔案管理工作脫離社會，防止檔案機構(gòu)變成純粹博物館式的收藏組織，才能有效地保護館藏歷史檔案，對節(jié)約人力、物力、財力，提高檔案管理工作效率，創(chuàng)造更好的經(jīng)濟效益等方面都具有重要的意義。

一、檔案管理信息化的內(nèi)涵

〔一〕檔案管理信息化的定義

檔案管理信息化是指在檔案管理過程中，將檔案資料通過加工處理，應(yīng)用數(shù)字化原理和計算機網(wǎng)絡(luò)，對檔案資源進行科學(xué)合理的配置、開發(fā)和利用，以實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。對檔案資料進行數(shù)字化加工，就要求根據(jù)不同專業(yè)、不同行業(yè)的具體特點，按照不同的標(biāo)志進行檢索、分類、歸納和匯總，以實現(xiàn)信息化管理。其特征如下：①檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；②檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；③檔案信息利用的共享化；④檔案信息效勞的社會化。

〔二〕檔案管理信息化的主要內(nèi)容

檔案管理信息化內(nèi)容包括：①信息化的根底設(shè)施建設(shè)。軟件根底設(shè)施是信息化建設(shè)不可缺少的根本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的根底，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。②檔案信息資源建設(shè)。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會開展的戰(zhàn)略資源之一，其開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)的實效所在。③檔案的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要根底之一，主要包括電子文件的歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用，逐步形成檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)體系。④檔案信息化的應(yīng)用體系建設(shè)。它是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。⑤信息化人才隊伍建設(shè)。這是檔案信息化的成功之本，對其他各個要素的開展起著決定性作用。

二、檔案管理信息化開展的制約因素

〔一〕檔案信息化管理根底工作不牢

主要表現(xiàn)在硬件設(shè)施和軟件環(huán)境兩個方面。硬件設(shè)施的問題是指實施信息化管理的工具缺乏，硬件設(shè)施主要是相關(guān)的一系列必要的工具器材，如計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、光盤刻錄機、縮微設(shè)備、復(fù)印機以及光盤、磁盤等等，由于這些設(shè)備的配備都需要較大的經(jīng)費投入作保障，而且設(shè)備的后期維護本錢也較高，資金缺乏往往就會導(dǎo)致設(shè)備配置緊張。缺乏了必要硬件設(shè)備，紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換、加工處理、整理分析工作也會受到影響，快捷高效的信息化管理便無從談起。軟件環(huán)境是指檔案信息管理各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)。比方在把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成電子文檔這個階段，缺乏詳細(xì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來要求什么樣的紙質(zhì)檔案應(yīng)該采用何種轉(zhuǎn)換格式，導(dǎo)致相同類型的紙質(zhì)檔案經(jīng)過不同的部門和人員處理就有不同電子格式，增加了信息化管理的工作量和工作難度。還有一些電子表格，同一種表格不同部門或人員填制的格式互不相同，也增加了檔案整理、歸檔的難度。如各類表格，其填寫往往缺乏完整性，備注欄填寫各式各樣等情況大量存在。同時，在電子檔案的保管、傳遞、調(diào)閱、使用等環(huán)節(jié)都沒有統(tǒng)一的剛性的要求，存在很多人為主觀因素。

(二)檔案信息的保密平安性差

檔案信息需要共享，這是由檔案信息資源自身的特點決定的，檔案信息共享也是檔案信息化建設(shè)的一個根本目標(biāo)。而信息共享具有限制性，即在一個特定范圍內(nèi)共享；檔案信息又在一定程度上具有保密性。但是，在信息化管理中，由于網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險不斷增加，除了常見的網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客對管理計算機的入侵，工作人員無意泄露等情況外，電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外，由于信息化管理下檔案信息與載體是可以相互別離的，泄密具有很強的隱蔽性，幾乎無法判斷檔案信息是否被非法復(fù)制，而且檔案信息在泄露后可借助網(wǎng)絡(luò)快速傳播，很難實現(xiàn)泄密后的補救控制。因此，檔案信息共享與平安保密形成了矛盾。

〔三〕可利用的檔案信息資源少

檔案館承當(dāng)著檔案保管和檔案利用的職能，但是，長期以來，檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集，并且始終未能擺脫“重藏輕用〞的局面。即重視檔案館內(nèi)部組織管理，輕視研究和預(yù)測社會對館藏信息的需求；重視館藏效勞方式，輕視深層次的信息效勞；重視館藏檔案信息的政治性和保密性，輕視館藏檔案信息的社會性和文化性；重視以實體為中心的“保管模式〞，無視以信息整合為中心的“后保管模式〞。瀏覽網(wǎng)上檔案館就會感覺到可利用的檔案信息資源實在是太少了，讀者不愿光臨。

〔四〕檔案管理人員素質(zhì)偏低

作為一名合格的檔案信息化管理工作者，不僅要掌握計算機理論知識和運用技能，熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，而且還應(yīng)具備對檔案信息的加工、提煉能力，把有價值的檔案信息有效的傳遞給檔案利用者。這就對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求，因此，只有那些既諳熟檔案管理又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才才能勝任這項工作，但是，囿于我國傳統(tǒng)的用人體制，再加上現(xiàn)階段檔案部門對檔案管理人力資源投入資金有限，這就使得現(xiàn)有工作人員接受培訓(xùn)時機渺茫，優(yōu)秀人才又難以被吸納進來，直接導(dǎo)致檔案隊伍綜合素質(zhì)普遍不高，嚴(yán)重制約了先進技術(shù)和先進管理在檔案管理信息化建設(shè)中的推廣和應(yīng)用。

三、實現(xiàn)檔案管理信息化的對策

〔一〕夯實檔案信息化管理的根底

首先是要加強硬件設(shè)備的配置。由于檔案工作向來不受單位的重視，檔案部門必須正確認(rèn)識自身所處的地位，多方面爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，并將檔案信息化管理納入整個單位信息化管理體系當(dāng)中，才能更好的獲得支持，從而改善設(shè)備條件。需要充分配備的硬件有計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機等。設(shè)備配備要把握一個原那么：既滿足工作需要，又節(jié)約本錢。對于這些設(shè)備，檔案部門要指派專人對檔案信息化管理的電子設(shè)備進行維護，保證設(shè)備的正常工作，不影響信息化管理的工作效率。

其次要加強標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。電子文件從形成到歸檔，涉及到的崗位和人員眾多。要確保收集到的檔案信息的真實性、完整性和有效性，就必須在電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、直到歸檔的各個環(huán)節(jié)，實行標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的管理，確保同一類型的檔案在不同的部門和人員之間產(chǎn)生的電子文檔格式、大小、樣式一致，方便對檔案實行信息化管理。如文本檔案要采取Txt記事本格式還是Excel格式，必填的工程該如何填寫，選填工程可否有填寫者自行刪掉，填寫后由誰保管，保管多長時間，保管人要負(fù)什么責(zé)任，調(diào)閱的方式和辦理程序等等，都要有統(tǒng)一的要求。在此根底上，嚴(yán)格電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括生成、加工、還有保管、借閱的程序，做到歸檔統(tǒng)一、保管平安、使用有序，使制度變成歸檔人員的自覺行動并及時做好軟硬件設(shè)備的更新維護。

〔二〕保護檔案信息的平安

網(wǎng)絡(luò)化檔案信息開發(fā)利用的正常運行，要依賴于計算機網(wǎng)絡(luò)的平安。對信息利用平安，要建立層次清楚、角色明確的信息利用機制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程；對信息保管平安，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管平安；在系統(tǒng)平安管理上，通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不平安隱患，確保檔案信息資源的平安、有效以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運行平安；同時，還必須重視培養(yǎng)電腦技術(shù)開發(fā)人才，解決技術(shù)上的障礙；此外，要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉(zhuǎn)流暢、平安可靠；最后，還要加強對信息工作人員的管理，由于信息時代，檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息，因此，加強對信息工作人員的管理，建設(shè)一支高度自覺、遵紀(jì)守法的檔案人員隊伍，非常現(xiàn)實和必要。

〔三〕加強檔案信息化資源建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)核心的重要要素。一是要從豐富館藏入手，狠抓信息的儲藏，開展廣泛的收集、廣攬社會信息、改善館藏結(jié)構(gòu)，增加檔案門類。二是要在進行數(shù)字化的時候，不僅是把現(xiàn)成的檔案數(shù)字化，還要對分散的檔案信息進行整合、加工，把經(jīng)過二次加工的信息同時進行數(shù)字化，才能真正擴充信息資源，提高信息資源的質(zhì)量和利用率。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常遇到過分強調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種無視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的觀念極其有害。曾有過高層政府機關(guān)，采用僅憑經(jīng)驗管理檔案的方法，連續(xù)數(shù)十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無法實現(xiàn)必要的共享。采用標(biāo)準(zhǔn)意味著系統(tǒng)性的進步，對信息系統(tǒng)的長遠開展有不可估量的推動作用。因此，必須大力推進共同標(biāo)準(zhǔn)的制定和應(yīng)用。對消耗巨大的局部標(biāo)準(zhǔn)，例如電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，不斷推進。同時，相關(guān)的立法工作也應(yīng)及時跟上步伐，這是檔案管理信息化建設(shè)健康開展的重要保證。由于檔案館是一個信息社會的重要組成局部，在該領(lǐng)域中會遇到國內(nèi)外各種各樣的法律問題，必須認(rèn)真研究計算機和網(wǎng)絡(luò)的法律法規(guī)，以保證信息化建設(shè)的正常進展。

〔四〕加強檔案信息管理人才的培養(yǎng)

檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。作為應(yīng)用性很強的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案管理人才，必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足檔案管理信息化的需要。檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心就是計算機技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計算機管理。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會利用現(xiàn)代化檔案管理手段———檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否那么難以勝任計算機時代的檔案管理工作。檔案工作人員必須能熟練運用電子計算機以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備進行電子文件的制作、使用和維護。因此，必須對現(xiàn)有檔案工作者進行根底知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強的開拓創(chuàng)新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調(diào)整檔案信息管理人員的知識結(jié)構(gòu)。

參考文獻

[1]沈運青．提高檔案意識開