辦公設(shè)備分級(jí)管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公設(shè)備的管理，合理配置辦公資源，提高辦公設(shè)備的使用效率，延長(zhǎng)辦公設(shè)備的使用壽命，特制定本分級(jí)管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公設(shè)備，包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀、辦公桌椅、文件柜等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公設(shè)備由行政部門統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)設(shè)備的采購(gòu)、調(diào)配、維修、報(bào)廢等工作。2.分級(jí)使用原則：根據(jù)辦公設(shè)備的性能、用途、價(jià)格等因素，將辦公設(shè)備分為不同級(jí)別，按照級(jí)別分配給相應(yīng)的部門或人員使用。3.定期維護(hù)原則：定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。4.節(jié)約使用原則：鼓勵(lì)員工節(jié)約使用辦公設(shè)備，避免浪費(fèi)，降低辦公成本。二、辦公設(shè)備分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（一）一級(jí)設(shè)備1.價(jià)值較高，使用頻率高，對(duì)公司業(yè)務(wù)開展具有重要影響的設(shè)備，如服務(wù)器、核心交換機(jī)、高端打印機(jī)等。2.涉及公司機(jī)密信息處理的設(shè)備，如加密機(jī)、涉密電腦等。（二）二級(jí)設(shè)備1.價(jià)值適中，使用頻率較高，用于日常辦公的設(shè)備，如普通辦公電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。2.支持部門業(yè)務(wù)開展的關(guān)鍵設(shè)備，如部門專用的繪圖儀、測(cè)試儀等。（三）三級(jí)設(shè)備1.價(jià)值較低，使用頻率相對(duì)較低，滿足基本辦公需求的設(shè)備，如辦公桌椅、文件柜、普通掃描儀等。2.個(gè)人辦公常用的小型設(shè)備，如計(jì)算器、訂書機(jī)、碎紙機(jī)等。三、辦公設(shè)備采購(gòu)管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至行政部門。行政部門根據(jù)公司實(shí)際情況和設(shè)備分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估和審核。（二）采購(gòu)審批1.行政部門審核通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，按照公司審批流程提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.一級(jí)設(shè)備的采購(gòu)申請(qǐng)需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批；二級(jí)設(shè)備的采購(gòu)申請(qǐng)需經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)和行政部門負(fù)責(zé)人審批；三級(jí)設(shè)備的采購(gòu)申請(qǐng)由行政部門負(fù)責(zé)人審批。（三）采購(gòu)實(shí)施1.經(jīng)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，由行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)審批要求，選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作，確保采購(gòu)設(shè)備的質(zhì)量、價(jià)格和售后服務(wù)符合公司要求。2.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)設(shè)備到貨情況，確保設(shè)備按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。（四）驗(yàn)收與入庫(kù)1.設(shè)備到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、性能等。對(duì)于一級(jí)設(shè)備和涉及公司機(jī)密信息處理的設(shè)備，應(yīng)邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的設(shè)備，由行政部門辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫《辦公設(shè)備入庫(kù)登記表》。入庫(kù)后的設(shè)備由行政部門統(tǒng)一管理。四、辦公設(shè)備分級(jí)使用管理（一）一級(jí)設(shè)備使用管理1.一級(jí)設(shè)備由公司指定的專業(yè)部門或人員使用，其他部門或人員如需使用，需提前向行政部門申請(qǐng)，并經(jīng)設(shè)備使用部門或人員同意。2.使用一級(jí)設(shè)備的部門或人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保設(shè)備安全、正常運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，填寫《設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄》。3.涉及公司機(jī)密信息處理的一級(jí)設(shè)備，使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，采取必要的安全措施，防止信息泄露。（二）二級(jí)設(shè)備使用管理1.二級(jí)設(shè)備由各部門根據(jù)工作需要自行分配使用，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)合理安排設(shè)備使用人員，并做好設(shè)備使用登記工作，填寫《辦公設(shè)備使用登記表》。2.使用二級(jí)設(shè)備的人員應(yīng)正確使用設(shè)備，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知行政部門進(jìn)行維修，并填寫《設(shè)備維修申請(qǐng)表》。3.各部門應(yīng)定期對(duì)二級(jí)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。行政部門將不定期對(duì)二級(jí)設(shè)備的使用情況進(jìn)行檢查。（三）三級(jí)設(shè)備使用管理1.三級(jí)設(shè)備由員工個(gè)人根據(jù)工作需要自行使用，員工應(yīng)妥善保管好個(gè)人使用的三級(jí)設(shè)備，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。2.對(duì)于個(gè)人辦公常用的小型三級(jí)設(shè)備，如計(jì)算器、訂書機(jī)、碎紙機(jī)等，員工可根據(jù)實(shí)際情況自行購(gòu)買，公司給予一定的費(fèi)用補(bǔ)貼。補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。五、辦公設(shè)備維護(hù)與維修管理（一）維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃1.行政部門應(yīng)根據(jù)辦公設(shè)備的使用情況和性能特點(diǎn)，制定年度辦公設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃。維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃應(yīng)包括設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容、時(shí)間安排、責(zé)任人等信息。2.對(duì)于一級(jí)設(shè)備和關(guān)鍵的二級(jí)設(shè)備，行政部門應(yīng)委托專業(yè)的維修服務(wù)提供商進(jìn)行定期維護(hù)保養(yǎng)，并簽訂維護(hù)保養(yǎng)合同。（二）日常維護(hù)1.使用人員在日常使用辦公設(shè)備過(guò)程中，應(yīng)做好設(shè)備的清潔、保養(yǎng)工作，如定期擦拭設(shè)備表面、清理設(shè)備內(nèi)部灰塵等。2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，使用人員應(yīng)及時(shí)停止使用，并通知行政部門進(jìn)行維修。在維修人員到達(dá)之前，使用人員應(yīng)盡量避免對(duì)設(shè)備進(jìn)行不必要的操作，以免造成故障擴(kuò)大。（三）維修申請(qǐng)與審批1.使用人員填寫《設(shè)備維修申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備故障情況、維修要求等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至行政部門。行政部門根據(jù)設(shè)備故障情況和維修難度，安排維修人員進(jìn)行維修。對(duì)于一級(jí)設(shè)備和涉及公司機(jī)密信息處理的設(shè)備，維修申請(qǐng)需經(jīng)設(shè)備使用部門或人員同意后，再由行政部門安排維修。（四）維修實(shí)施1.維修人員接到維修任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)與使用人員溝通，了解設(shè)備故障情況，并攜帶必要的維修工具和配件前往維修現(xiàn)場(chǎng)。2.維修人員在維修過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保維修質(zhì)量。維修完成后，維修人員應(yīng)填寫《設(shè)備維修記錄》，詳細(xì)記錄維修情況、更換的配件等信息，并由使用人員簽字確認(rèn)。（五）維修費(fèi)用管理1.辦公設(shè)備的維修費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一核算和管理。對(duì)于一級(jí)設(shè)備和關(guān)鍵的二級(jí)設(shè)備，維修費(fèi)用按照維護(hù)保養(yǎng)合同執(zhí)行；對(duì)于其他設(shè)備的維修費(fèi)用，行政部門應(yīng)根據(jù)維修實(shí)際情況進(jìn)行審核和報(bào)銷。2.維修費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，維修人員應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票和維修清單，并按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審批和報(bào)銷。六、辦公設(shè)備報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.已超過(guò)使用年限，且設(shè)備性能嚴(yán)重下降，無(wú)法正常使用的辦公設(shè)備。2.因技術(shù)進(jìn)步、設(shè)備更新等原因，已被淘汰的辦公設(shè)備。3.因自然災(zāi)害、意外事故等原因，造成設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)的辦公設(shè)備。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.使用部門或人員發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備名稱、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至行政部門。行政部門組織相關(guān)人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的設(shè)備進(jìn)行鑒定和評(píng)估，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。（三）報(bào)廢審批1.經(jīng)行政部門鑒定和評(píng)估符合報(bào)廢條件的辦公設(shè)備，按照公司審批流程提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.一級(jí)設(shè)備的報(bào)廢申請(qǐng)需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批；二級(jí)設(shè)備的報(bào)廢申請(qǐng)需經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)和行政部門負(fù)責(zé)人審批；三級(jí)設(shè)備的報(bào)廢申請(qǐng)由行政部門負(fù)責(zé)人審批。（四）報(bào)廢處理1.經(jīng)審批通過(guò)的報(bào)廢設(shè)備，由行政部門統(tǒng)一安排處理。對(duì)于可回收利用的設(shè)備，行政部門應(yīng)聯(lián)系專業(yè)的回收公司進(jìn)行回收處理；對(duì)于不可回收利用的設(shè)備，行政部門應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如委托有資質(zhì)的單位進(jìn)行銷毀等。2.報(bào)廢設(shè)備處理完成后，行政部門應(yīng)填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢處理記錄》，記錄報(bào)廢設(shè)備的處理情況。七、辦公設(shè)備盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.行政部門應(yīng)定期組織辦公設(shè)備盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)周期為每年一次。盤點(diǎn)工作應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間安排、人員分工等信息。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各部門，要求各部門做好準(zhǔn)備工作，確保盤點(diǎn)工作順利進(jìn)行。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、使用狀態(tài)等信息，并填寫《辦公設(shè)備盤點(diǎn)表》。2.在盤點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，盤點(diǎn)人員應(yīng)及時(shí)查明原因，并記錄在《辦公設(shè)備盤點(diǎn)表》中。（三）盤點(diǎn)報(bào)告1.盤點(diǎn)工作結(jié)束后，行政部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制《辦公設(shè)備盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明盤點(diǎn)情況、賬實(shí)不符原因及處理建議等信息。2.《辦公設(shè)備盤點(diǎn)報(bào)告》經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保辦公設(shè)備賬實(shí)相符。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公設(shè)備的采購(gòu)、使用、維護(hù)、維修、報(bào)廢等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保辦公設(shè)備管理制度的有效執(zhí)行。2.行政部門可定期或不定期對(duì)各部門辦公設(shè)備的使用情況進(jìn)行抽查，檢查內(nèi)容包括設(shè)備使用登記、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備完好率等。（二）考核評(píng)價(jià)1.將辦公設(shè)備管理情況納入部門和員