超前采購管理制度規(guī)定?一、總則（一）目的為規(guī)范公司超前采購行為，加強超前采購管理，提高資金使用效率，降低采購成本，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及超前采購的所有活動，包括但不限于原材料、零部件、設備、辦公用品等各類物資的采購。（三）基本原則1.計劃性原則：超前采購應基于公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和需求預測，確保采購物資與公司業(yè)務發(fā)展相匹配，避免盲目采購。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量和滿足業(yè)務需求的前提下，充分考慮采購成本、資金占用成本等因素，追求采購效益的最大化。3.風險可控原則：對超前采購過程中可能面臨的市場價格波動、供應商違約、物資積壓等風險進行評估和控制，采取有效的防范措施。4.責任明確原則：明確各部門在超前采購中的職責和權(quán)限，確保采購活動各環(huán)節(jié)責任落實到人。二、超前采購的定義與范圍（一）定義超前采購是指在公司實際生產(chǎn)經(jīng)營需求時間之前進行的物資采購行為。（二）范圍1.為應對市場價格波動可能上漲而提前采購的物資：如大宗商品價格出現(xiàn)明顯上漲趨勢，預計短期內(nèi)價格將持續(xù)攀升，且公司生產(chǎn)經(jīng)營有穩(wěn)定需求的物資。2.基于生產(chǎn)經(jīng)營計劃提前儲備的物資：根據(jù)公司年度、季度生產(chǎn)計劃，預計未來一段時間內(nèi)將大量使用的原材料、零部件等，為保證生產(chǎn)連續(xù)性而提前采購。3.因供應商生產(chǎn)周期較長需要提前預訂的物資：某些關(guān)鍵設備、定制化零部件等，供應商生產(chǎn)周期較長，為確保按時到貨滿足生產(chǎn)需求，需提前簽訂采購合同進行預訂。三、超前采購的流程（一）需求預測與計劃制定1.各部門職責生產(chǎn)部門：根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃，結(jié)合本部門生產(chǎn)任務安排，預測未來一段時間內(nèi)所需原材料、零部件等物資的種類、數(shù)量和需求時間，并制定詳細的生產(chǎn)用料計劃。銷售部門：根據(jù)市場銷售預測和訂單情況，預估未來市場需求變化，向采購部門提供有關(guān)產(chǎn)品銷售趨勢及可能影響采購需求的信息，協(xié)助采購部門進行超前采購需求分析。其他部門：如設備管理部門根據(jù)設備維護保養(yǎng)計劃和設備更新需求，提出所需設備、備品備件等采購需求；行政部門根據(jù)公司辦公需求，預測辦公用品等物資的采購需求，并提交相應的采購計劃。2.需求預測方法定量預測法：運用歷史數(shù)據(jù)和統(tǒng)計分析方法，如時間序列分析、回歸分析等，對物資需求進行預測。定性預測法：組織相關(guān)人員，如生產(chǎn)專家、銷售人員、采購人員等，根據(jù)市場動態(tài)、行業(yè)趨勢、經(jīng)驗判斷等因素，對物資需求進行主觀預測。綜合預測法：結(jié)合定量預測法和定性預測法的結(jié)果，綜合考慮各種因素，得出較為準確的物資需求預測值。3.超前采購計劃制定采購部門根據(jù)各部門提交的需求預測和采購計劃，匯總分析后，結(jié)合公司庫存狀況、資金狀況等因素，制定超前采購計劃。超前采購計劃應明確采購物資的種類、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間、采購預算等內(nèi)容，并提交公司管理層審批。（二）供應商選擇與評估1.供應商篩選采購部門根據(jù)超前采購計劃中物資的特點和要求，通過多種渠道收集潛在供應商信息，如供應商名錄、行業(yè)展會、網(wǎng)絡搜索、供應商推薦等。對收集到的供應商進行初步篩選，剔除不符合基本資質(zhì)要求或信譽不佳的供應商，確定入圍供應商名單。2.供應商評估資質(zhì)評估：審核供應商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、稅務登記證等相關(guān)資質(zhì)文件，確保供應商具備合法經(jīng)營資格和生產(chǎn)供應能力。業(yè)績評估：查閱供應商過往的業(yè)績記錄，包括供應產(chǎn)品的質(zhì)量、交貨期、售后服務等方面的表現(xiàn)，了解其在行業(yè)內(nèi)的口碑和信譽。生產(chǎn)能力評估：實地考察或通過供應商提供的資料，評估供應商的生產(chǎn)設備、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)規(guī)模等生產(chǎn)能力情況，確保其能夠滿足公司超前采購的數(shù)量和質(zhì)量要求。價格評估：要求供應商提供報價，對比分析不同供應商的價格水平，在保證物資質(zhì)量的前提下，選擇價格合理的供應商。財務狀況評估：了解供應商的財務狀況，評估其資金實力和償債能力，以降低因供應商財務問題導致的采購風險。3.供應商確定采購部門根據(jù)供應商評估結(jié)果，選定合適的供應商，并與其簽訂采購框架協(xié)議或合作意向書，明確雙方的權(quán)利和義務、采購物資的規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。（三）采購合同簽訂1.合同起草采購部門根據(jù)與供應商確定的采購條款，起草采購合同。采購合同應符合國家法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務，確保合同條款清晰、準確、完整。合同內(nèi)容應包括但不限于物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。2.合同審核采購合同起草完成后，提交公司法務部門和財務部門進行審核。法務部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性，確保合同不存在法律風險；財務部門主要審核合同的付款條款、價格條款等，確保合同符合公司財務政策和成本控制要求。審核部門應提出修改意見，采購部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善。3.合同簽訂采購合同經(jīng)審核無誤后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應商簽訂合同。簽訂后的采購合同應加蓋公司合同專用章，并妥善保管合同副本。（四）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購訂單下達采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息，并確保訂單內(nèi)容與采購合同一致。2.采購進度跟蹤采購部門安排專人負責采購進度跟蹤，及時掌握供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等信息。定期與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量供應。如發(fā)現(xiàn)供應商存在可能影響交貨期的問題，應及時采取措施，要求供應商采取補救措施或調(diào)整交貨計劃，并向公司相關(guān)部門匯報。3.到貨驗收采購物資到貨前，采購部門應通知質(zhì)量檢驗部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作。物資到貨后，由質(zhì)量檢驗部門按照合同約定的質(zhì)量標準進行檢驗，檢驗合格后方可辦理入庫手續(xù)；如檢驗不合格，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取換貨、補貨、退貨等處理措施，并做好相關(guān)記錄。（五）付款管理1.付款申請采購物資驗收合格并辦理入庫手續(xù)后，采購部門應根據(jù)采購合同約定的付款方式和付款時間，填寫付款申請單，附上采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證，提交財務部門審核。2.付款審核財務部門對采購部門提交的付款申請單及相關(guān)憑證進行審核，主要審核付款金額是否準確、付款方式是否符合合同約定、發(fā)票是否合規(guī)等。審核無誤后，提交公司管理層審批。3.付款執(zhí)行公司管理層審批通過后，財務部門按照審批意見辦理付款手續(xù)。付款方式可根據(jù)合同約定選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等方式進行支付。財務部門應及時記錄付款情況，并定期與供應商核對賬目，確保付款準確無誤。四、超前采購的風險管理（一）市場價格波動風險1.風險評估采購部門定期對市場價格波動情況進行監(jiān)測和分析，評估超前采購物資價格波動的可能性和幅度。關(guān)注市場動態(tài)、行業(yè)信息、政策變化等因素對物資價格的影響，及時發(fā)現(xiàn)價格波動風險。2.風險應對措施價格鎖定：與供應商協(xié)商簽訂價格鎖定條款，在一定期限內(nèi)固定采購價格，避免價格上漲帶來的成本增加。套期保值：對于部分價格波動較大的大宗商品，可通過期貨市場等金融工具進行套期保值操作，降低價格波動風險。采購時機選擇：根據(jù)市場價格走勢分析，合理選擇超前采購的時機，盡量在價格低谷期進行采購。（二）供應商違約風險1.風險評估對供應商的信譽、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、財務狀況等進行持續(xù)跟蹤評估，及時發(fā)現(xiàn)供應商可能存在的違約風險。關(guān)注供應商的合同履行情況，如交貨期是否按時、產(chǎn)品質(zhì)量是否符合要求等。2.風險應對措施供應商管理：加強對供應商的日常管理和監(jiān)督，定期對供應商進行考核評價，確保供應商嚴格履行合同義務。合同約束：在采購合同中明確違約責任條款，加大對供應商違約行為的懲罰力度，提高供應商的違約成本。備用供應商選擇：對于關(guān)鍵物資的供應商，選擇至少兩家備用供應商，在主供應商出現(xiàn)違約情況時，能夠及時切換到備用供應商，保證物資供應的連續(xù)性。（三）物資積壓風險1.風險評估根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和需求預測的準確性，以及超前采購物資的數(shù)量和時間安排，評估物資積壓的可能性。關(guān)注市場需求變化、產(chǎn)品更新?lián)Q代等因素對物資使用的影響。2.風險應對措施需求預測優(yōu)化：加強各部門之間的溝通協(xié)作，提高需求預測的準確性，避免因需求預測偏差導致物資積壓。庫存管理：建立科學合理的庫存管理制度，定期對庫存物資進行盤點和清理，及時處理積壓物資。合理控制超前采購物資的庫存水平，確保庫存數(shù)量與實際需求相匹配。采購計劃調(diào)整：根據(jù)市場需求變化和公司實際生產(chǎn)經(jīng)營情況，及時調(diào)整超前采購計劃，避免過度采購導致物資積壓。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對超前采購業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務監(jiān)督財務部門負責對超前采購資金的使用情況進行監(jiān)督，確保資金支付合規(guī)、準確。審核采購發(fā)票的真實性、合法性和完整性，對不符合規(guī)定的發(fā)票不予報銷付款。定期對超前采購的財務數(shù)據(jù)進行分析，為公司管理層提供決策支持。3.采購部門自查采購部門應建立內(nèi)部自查機制，定期對超前采購業(yè)務進行自查自糾。檢查采購過程中的各個環(huán)節(jié)是否符合公司制度和流程要求，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核辦法1.考核指標設定采購成本控制：考核超前采購物資的實際采購成本與預算成本的差異率，評估采購部門在控制成本方面的工作成效。交貨期準確率：統(tǒng)計超前采購物資按時交貨的訂單數(shù)量占總訂單數(shù)量的比例，考核供應商交貨期的執(zhí)行情況以及采購部門的跟蹤協(xié)調(diào)能力。物資質(zhì)量合格率：計算超前采購物資檢驗合格的數(shù)量占總采購數(shù)量的比例，考核采購物資的質(zhì)量狀況。庫存周轉(zhuǎn)率：衡量超前采購物資庫存的周轉(zhuǎn)速度，通過庫存周轉(zhuǎn)率指標考核庫存管理水平和物資積壓情況。2.考核周期與方式考