規(guī)范各類合同管理制度?一、總則1.目的為加強公司各類合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，簽訂合同。公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益。誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同義務(wù)。二、合同管理部門及職責1.合同管理部門法務(wù)部門：負責合同的法律審查、風險評估，提供法律意見和建議，處理合同糾紛等法律事務(wù)。業(yè)務(wù)部門：負責合同的談判、起草、簽訂、履行等具體業(yè)務(wù)操作，對合同的真實性、可行性負責。財務(wù)部門：負責審核合同的財務(wù)條款，監(jiān)督合同款項的收付，參與合同糾紛的財務(wù)處理。行政部門：負責合同的編號、歸檔、保管等日常管理工作。2.各部門職責法務(wù)部門職責參與重大合同的談判，從法律角度提供專業(yè)意見。對合同文本進行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。識別合同風險，提出風險防范措施和建議。處理合同糾紛，提供法律支持和解決方案。定期對合同管理情況進行法律合規(guī)檢查。業(yè)務(wù)部門職責根據(jù)業(yè)務(wù)需要，發(fā)起合同簽訂流程，負責與合同對方進行談判。起草合同文本，確保合同條款準確反映業(yè)務(wù)需求和雙方約定。組織合同的簽訂、履行，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對合同履行情況進行跟蹤和反饋，配合相關(guān)部門處理合同糾紛。財務(wù)部門職責審核合同中的財務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等。監(jiān)督合同款項的收付，確保資金安全和準確入賬。對合同執(zhí)行情況進行財務(wù)分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。參與合同糾紛的財務(wù)處理，協(xié)助制定合理的解決方案。行政部門職責負責合同的編號、登記，建立合同臺賬。保管合同原件及相關(guān)資料，確保合同檔案的完整性和安全性。按照規(guī)定的流程和要求，辦理合同的借閱、查閱等手續(xù)。定期對合同管理情況進行統(tǒng)計和報告。三、合同簽訂管理1.合同談判業(yè)務(wù)部門負責合同談判工作，談判人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和談判技巧。在談判前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分了解對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等信息，收集相關(guān)資料，制定談判策略。談判過程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，對合同條款進行充分協(xié)商，達成一致意見。涉及重大利益或復(fù)雜條款的合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審。2.合同起草合同一般由業(yè)務(wù)部門負責起草，合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和模板。合同內(nèi)容應(yīng)明確、具體、完整，包括合同雙方的基本信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等條款。對于格式合同或?qū)Ψ教峁┑暮贤谋荆瑯I(yè)務(wù)部門應(yīng)認真審查，提出修改意見，確保合同條款符合公司利益和要求。3.合同審核合同起草完成后，應(yīng)按照規(guī)定的流程進行審核。一般合同先由業(yè)務(wù)部門負責人審核，再提交法務(wù)部門進行法律審查，最后報分管領(lǐng)導審批。重大合同或涉及多個部門的合同，還應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審。法務(wù)部門應(yīng)重點審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性，對合同條款進行法律風險評估，提出修改意見和建議。財務(wù)部門應(yīng)審核合同的財務(wù)條款，確保合同款項的收付符合公司財務(wù)規(guī)定和資金安全要求。審核意見應(yīng)明確、具體，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善，直至審核通過。4.合同簽訂合同經(jīng)審核通過后，由業(yè)務(wù)部門負責與合同對方簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并按照規(guī)定的審批權(quán)限履行簽字手續(xù)。簽訂合同時，雙方應(yīng)仔細核對合同條款，確保合同內(nèi)容與協(xié)商一致的結(jié)果相符。如有修改或補充，應(yīng)在合同文本上注明，并由雙方簽字確認。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同原件交行政部門歸檔保管，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。四、合同履行管理1.履行計劃合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)制定詳細的合同履行計劃，明確合同履行的各個環(huán)節(jié)、時間節(jié)點和責任人。履行計劃應(yīng)報分管領(lǐng)導審批，并抄送法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。2.履行跟蹤業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履行計劃對合同履行情況進行跟蹤，及時掌握合同履行進度，協(xié)調(diào)解決履行過程中出現(xiàn)的問題。定期向分管領(lǐng)導匯報合同履行情況，遇有重大問題或風險應(yīng)及時報告，并提出應(yīng)對措施。3.變更管理合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審核流程進行審核和審批，確保變更后的合同合法有效。行政部門應(yīng)及時對合同臺賬和檔案進行更新，反映合同變更情況。4.糾紛處理合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集證據(jù)，分析糾紛原因，提出解決方案，并及時報告分管領(lǐng)導。法務(wù)部門應(yīng)參與糾紛處理，提供法律支持和建議，協(xié)助制定合理的解決方案。必要時，可委托律師代理訴訟或仲裁。財務(wù)部門應(yīng)配合做好糾紛處理過程中的財務(wù)工作，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和資料。糾紛處理結(jié)果應(yīng)及時向公司領(lǐng)導匯報，并對糾紛處理情況進行總結(jié)分析，提出改進措施，避免類似糾紛再次發(fā)生。五、合同終止管理1.終止條件合同期滿或雙方協(xié)商一致同意終止合同的，合同終止。因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行的，合同終止。一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同的，合同終止。2.終止程序合同終止時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同對方，并辦理相關(guān)終止手續(xù)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)清理合同履行情況，核對合同款項的收付，確保雙方權(quán)利義務(wù)結(jié)清。行政部門應(yīng)按照規(guī)定對終止的合同進行歸檔保管，并在合同臺賬上注明終止日期。六、合同檔案管理1.檔案建立行政部門負責建立合同檔案，對合同簽訂、履行、變更、終止等全過程的相關(guān)資料進行收集、整理、歸檔。合同檔案應(yīng)包括合同文本、談判記錄、審核意見、履行記錄、變更協(xié)議、糾紛處理文件等。2.檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、保密的場所，防止丟失、損壞和泄露。合同檔案應(yīng)按照類別、年度等進行分類存放，便于查閱和管理。定期對合同檔案進行檢查和清理，確保檔案的完整性和準確性。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱合同檔案，不得擅自復(fù)印、拍照、帶出檔案原件。如需復(fù)印相關(guān)資料，應(yīng)經(jīng)行政部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。查閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露合同檔案中的商業(yè)秘密和敏感信息。七、合同印章管理1.印章保管公司合同專用章由行政部門指定專人保管，保管人員應(yīng)嚴格遵守印章管理制度，確保印章安全。印章應(yīng)存放在保險柜等安全設(shè)施內(nèi)，實行雙人保管、雙人開鎖制度。2.印章使用使用合同專用章應(yīng)填寫《合同專用章使用申請表》，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人、法務(wù)部門負責人、分管領(lǐng)導審批后，方可使用。印章使用時，保管人員應(yīng)嚴格按照審批意見進行蓋章操作，確保蓋章位置準確、清晰。蓋章后的合同文本應(yīng)進行登記，記錄合同名稱、編號、蓋章日期、蓋章人等信息。3.印章交接印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章的，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)，填寫《合同專用章交接清單》，由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認。交接清單應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，行政部門存檔一份。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司建立合同管理內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對合同管理情況進行檢查和評估。法務(wù)部門負責對合同的合法性、合規(guī)性進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正合同管理中的問題。財務(wù)部門負責對合同款項的收付情況進行監(jiān)督檢查，確保資金安全和財務(wù)規(guī)范。行政部門負責對合同檔案管理情況進行監(jiān)督檢查，保證合同檔案的