贊助會議現(xiàn)場管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范贊助會議現(xiàn)場的各項管理工作，確保會議的順利進行，提高會議的質(zhì)量和效果，維護贊助商及參會各方的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于由本公司組織或承辦的、接受外部贊助的各類會議現(xiàn)場的管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保會議現(xiàn)場管理活動合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和標準，實現(xiàn)管理工作的規(guī)范化、標準化。3.公平公正原則：對待所有贊助商一視同仁，按照約定的條款和條件提供服務(wù)，保障各方權(quán)益。4.服務(wù)至上原則：以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)滿足贊助商及參會人員的需求，提升會議的整體形象和滿意度。二、會議籌備階段管理（一）會議策劃與溝通1.成立會議籌備小組，負責與贊助商進行前期溝通，了解其贊助需求和期望，確定會議主題、規(guī)模、議程等關(guān)鍵要素。2.根據(jù)贊助商的要求，在會議策劃中合理安排贊助商的宣傳展示區(qū)域、發(fā)言機會等權(quán)益，并在會議相關(guān)資料中明確體現(xiàn)。3.與贊助商簽訂詳細的贊助協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括贊助金額、服務(wù)內(nèi)容、宣傳方式、保密條款等，確保協(xié)議內(nèi)容合法有效、清晰明確。（二）現(xiàn)場布置規(guī)劃1.結(jié)合會議主題和贊助商特點，設(shè)計合理的現(xiàn)場布置方案，突出贊助商品牌形象。2.為贊助商提供專門的展示區(qū)域，根據(jù)贊助級別和需求，確定展示區(qū)域的大小、位置和形式，如展位、展板、廣告位等。3.在展示區(qū)域設(shè)置明顯的贊助商標識和宣傳資料擺放位置，確保贊助商的宣傳資料能夠整齊、有序地展示。4.合理規(guī)劃會議現(xiàn)場的其他區(qū)域，如簽到區(qū)、休息區(qū)、餐飲區(qū)等，確保各區(qū)域功能明確、布局合理，避免對贊助商的宣傳展示造成干擾。（三）物資準備1.根據(jù)會議現(xiàn)場布置方案，準備所需的物資設(shè)備，包括展示架、桌椅、燈光、音響、投影儀等，確保設(shè)備完好、運行正常。2.為贊助商提供必要的物資支持，如宣傳資料制作材料、贈品等，按照贊助協(xié)議的約定及時、準確地提供。3.對所有物資設(shè)備進行詳細的清單登記和管理，明確責任人，確保物資設(shè)備的采購、運輸、安裝、調(diào)試等環(huán)節(jié)有序進行。（四）人員培訓1.組織會議籌備小組成員及相關(guān)工作人員進行培訓，使其熟悉會議流程、贊助商權(quán)益及現(xiàn)場管理要求。2.針對與贊助商直接接觸的工作人員，進行專項培訓，強調(diào)服務(wù)意識和溝通技巧，確保能夠為贊助商提供優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的服務(wù)。3.培訓內(nèi)容包括會議基本信息、贊助商權(quán)益解讀、現(xiàn)場應(yīng)急處理等，使工作人員能夠準確、有效地回答贊助商的問題，解決可能出現(xiàn)的問題。三、會議簽到與入場管理（一）簽到管理1.在會議入口處設(shè)置專門的簽到區(qū)域，安排工作人員負責簽到工作。2.為贊助商提供簽到表或電子簽到設(shè)備，方便其記錄參會人員信息。3.工作人員引導參會人員簽到，同時發(fā)放會議資料和相關(guān)證件，確保簽到過程有序、高效。4.對于重要嘉賓和贊助商代表，可安排專人引導其快速簽到，并提供特殊接待服務(wù)。（二）入場管理1.在會議入口處設(shè)置門禁系統(tǒng)或安排安保人員，對參會人員進行身份驗證，確保只有持有有效證件的人員能夠進入會議現(xiàn)場。2.工作人員在入口處檢查參會人員的證件和會議資料，提醒其遵守會議紀律和相關(guān)規(guī)定。3.對于贊助商的工作人員和嘉賓，給予優(yōu)先入場待遇，并引導其前往指定區(qū)域就座或進行相關(guān)活動。四、會議期間管理（一）現(xiàn)場服務(wù)1.在會議現(xiàn)場設(shè)置咨詢服務(wù)臺，安排專人負責解答贊助商及參會人員的疑問，提供必要的幫助和支持。2.為贊助商提供現(xiàn)場協(xié)助，如展示區(qū)域的布置調(diào)整、宣傳資料的分發(fā)等，確保贊助商的宣傳展示工作順利進行。3.關(guān)注會議現(xiàn)場的秩序和安全情況，及時處理各類突發(fā)事件，保障會議的正常進行。（二）宣傳展示管理1.監(jiān)督贊助商在規(guī)定的展示區(qū)域內(nèi)進行宣傳展示活動，確保其展示內(nèi)容符合會議主題和相關(guān)規(guī)定，不得出現(xiàn)違規(guī)、違法或不良信息。2.提醒贊助商及時更新和維護宣傳資料，保持展示區(qū)域的整潔和美觀。3.對于贊助商的現(xiàn)場宣傳活動，如產(chǎn)品演示、演講等，進行協(xié)調(diào)和安排，確?；顒禹樌M行，不影響會議的整體進程。（三）會議秩序維護1.加強會議現(xiàn)場的巡邏和監(jiān)督，維護良好的會議秩序，確保參會人員遵守會議紀律，不得在會議現(xiàn)場大聲喧嘩、隨意走動或進行其他干擾會議的行為。2.對違反會議秩序的行為進行及時制止和糾正，情節(jié)嚴重的可請其離開會議現(xiàn)場。3.與安保部門密切配合，做好會議現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，防范各類安全事故的發(fā)生。（四）信息溝通與協(xié)調(diào)1.建立與贊助商的定期溝通機制，及時了解其需求和意見，協(xié)調(diào)解決會議期間出現(xiàn)的問題。2.對于贊助商提出的合理要求，在不影響會議整體安排的前提下，盡可能予以滿足，并及時反饋處理結(jié)果。3.保持與會議主辦方、參會人員及其他相關(guān)方的信息暢通，確保各方之間的溝通協(xié)調(diào)順暢。五、會議餐飲與休息區(qū)管理（一）餐飲管理1.根據(jù)會議規(guī)模和贊助商需求，合理安排餐飲服務(wù)，提供多樣化的餐飲選擇，確保餐飲質(zhì)量和衛(wèi)生。2.在餐飲區(qū)域設(shè)置明顯的標識，引導參會人員有序就餐。3.為贊助商提供特殊的餐飲服務(wù)安排，如單獨的用餐區(qū)域、定制的餐飲套餐等，按照贊助協(xié)議的約定執(zhí)行。4.加強對餐飲服務(wù)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，確保餐飲供應(yīng)及時、準確，避免出現(xiàn)餐飲短缺或質(zhì)量問題。（二）休息區(qū)管理1.在會議現(xiàn)場設(shè)置舒適、整潔的休息區(qū)，為參會人員提供休息和交流的場所。2.在休息區(qū)內(nèi)擺放贊助商的宣傳資料，適當展示贊助商的品牌形象。3.安排專人負責休息區(qū)的管理，保持休息區(qū)的秩序和衛(wèi)生，及時清理垃圾和雜物。4.根據(jù)贊助商的要求，在休息區(qū)內(nèi)提供特定的服務(wù)或設(shè)施，如咖啡、茶點、充電設(shè)備等。六、會議結(jié)束后管理（一）現(xiàn)場清理1.會議結(jié)束后，組織工作人員對會議現(xiàn)場進行清理，拆除贊助商的展示設(shè)施，清理宣傳資料和垃圾，恢復現(xiàn)場原狀。2.對會議現(xiàn)場的物資設(shè)備進行清點和整理，確保物資設(shè)備完好無損，并及時歸還或妥善保管。3.檢查會議現(xiàn)場的水電設(shè)施、門窗等是否關(guān)閉，確保安全無隱患。（二）資料回收與整理1.回收會議期間發(fā)放的各類資料，包括贊助商的宣傳資料、會議文件等，進行分類整理和歸檔。2.對贊助商提供的宣傳資料和贈品進行統(tǒng)計和整理，按照贊助協(xié)議的約定進行處理。3.將會議相關(guān)資料和數(shù)據(jù)進行備份，以便日后查閱和總結(jié)經(jīng)驗。（三）反饋與總結(jié)1.會議結(jié)束后，及時收集贊助商及參會人員的反饋意見，了解他們對會議的滿意度和改進建議。2.對會議進行全面總結(jié)，分析會議籌備和組織過程中的優(yōu)點和不足，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后的類似會議提供參考。3.根據(jù)反饋意見和總結(jié)結(jié)果，對贊助會議現(xiàn)場管理制度進行評估和完善，不斷提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量。（四）費用結(jié)算1.按照贊助協(xié)議的約定，與贊助商進行費用結(jié)算，核對贊助金額、服務(wù)內(nèi)容等相關(guān)事項，確保結(jié)算準確無誤。2.向贊助商提供費用結(jié)算清單和發(fā)票，辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。3.對費用結(jié)算情況進行記錄和存檔，以備審計和查詢。七、保密管理（一）保密范圍1.涉及贊助商的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等各類敏感信息。2.會議籌備和組織過程中涉及的內(nèi)部信息、策劃方案、參會人員名單等。3.會議現(xiàn)場的布置方案、宣傳資料內(nèi)容等可能影響贊助商權(quán)益和會議效果的信息。（二）保密措施1.與所有參與會議籌備和組織的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。2.對涉及保密信息的文件、資料、電子數(shù)據(jù)等進行嚴格的管理，采取加密存儲、限制訪問等措施，防止信息泄露。3.在會議現(xiàn)場，對涉及保密信息的區(qū)域進行隔離和管控，限制無關(guān)人員進入。4.要求工作人員在會議期間嚴格遵守保密規(guī)定，不得隨意談?wù)摶蛐孤侗Ｃ苄畔ⅰ?.加強對會議現(xiàn)場的安保措施，防止外部人員通過不正當手段獲取保密信息。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期對保密制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密規(guī)定的行為進行嚴肅處理，追究相關(guān)人員的責任。3.根據(jù)實際情況，不斷完善保密制度和措施，確保保密工作的有效性。八、應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預案制定1.針對會議現(xiàn)場可能出現(xiàn)的各類突發(fā)事件，如火災(zāi)、地震、突發(fā)疾病、網(wǎng)絡(luò)故障等，制定詳細的應(yīng)急預案。2.應(yīng)急預案應(yīng)包括應(yīng)急組織機構(gòu)、職責分工、應(yīng)急響應(yīng)流程、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地進行應(yīng)對。（二）應(yīng)急培訓與演練1.組織相關(guān)工作人員進行應(yīng)急培訓，使其熟悉應(yīng)急預案的內(nèi)容和應(yīng)急處理流程，掌握必要的應(yīng)急技能和知識。2.定期開展應(yīng)急演練，檢驗應(yīng)急預案的可行性和有效性，提高工作人員的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。（三）應(yīng)急響應(yīng)與處理1.突發(fā)事件發(fā)生時，現(xiàn)場工作人員應(yīng)立即啟動應(yīng)急預案，按照職責分工進行應(yīng)急處置。2.及時向上級領(lǐng)導和相關(guān)部門報告事