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文檔簡介
營業(yè)門店報銷管理制度?一、總則(一)目的為加強公司營業(yè)門店財務(wù)管理,規(guī)范費用報銷流程,合理控制費用支出,確保公司各項業(yè)務(wù)活動的順利開展,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司旗下所有營業(yè)門店及其員工。(三)基本原則1.真實性原則:報銷費用必須真實發(fā)生,所提供的票據(jù)必須合法、有效,能夠真實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容和金額。2.合理性原則:費用報銷應(yīng)符合公司的經(jīng)營活動需要,具有合理性和必要性,嚴禁鋪張浪費。3.合規(guī)性原則:報銷行為必須符合國家法律法規(guī)以及公司相關(guān)制度的規(guī)定。4.及時性原則:員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù),確保財務(wù)數(shù)據(jù)的及時性和準確性。二、費用報銷種類及標準(一)差旅費1.定義:指員工因工作需要前往異地出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.交通費用飛機票:根據(jù)出差的實際需要,經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準后,可乘坐經(jīng)濟艙。如因特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙,需提前向公司報備并獲得批準?;疖嚻保涸瓌t上乘坐火車硬座,如路程較遠或因工作需要可乘坐硬臥。如需乘坐軟臥,需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)特批。長途汽車票:根據(jù)實際情況選擇合適的車次,按照票價實報實銷。市內(nèi)交通費:在出差地市內(nèi)乘坐公共交通、出租車等所發(fā)生的費用,憑有效票據(jù)實報實銷。一般情況下,市內(nèi)交通費每天報銷標準為[x]元,如因特殊情況超出標準,需注明原因并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準。3.住宿費用根據(jù)出差目的地的不同,分為不同等級的住宿標準。一線城市及經(jīng)濟發(fā)達地區(qū),住宿標準為[x]元/天;二線城市住宿標準為[x]元/天;三線及以下城市住宿標準為[x]元/天。實際報銷金額不得超過相應(yīng)標準,如有特殊情況超出標準,需詳細說明原因并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審核批準。4.餐飲補貼按照出差自然(日歷)天數(shù)計算,每人每天補貼標準為[x]元。補貼包含早餐、午餐和晚餐,如有特殊情況需額外支出餐飲費用,需提供詳細的用餐清單和說明,經(jīng)審批后可另行報銷。(二)業(yè)務(wù)招待費1.定義:指公司為開展業(yè)務(wù)活動,招待客戶、合作伙伴等所發(fā)生的餐飲、住宿、禮品等費用。2.審批流程業(yè)務(wù)招待費報銷前需填寫《業(yè)務(wù)招待費申請表》,詳細注明招待對象、事由、預(yù)計金額等信息,經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。單次業(yè)務(wù)招待費超過[x]元的,需提前向公司總經(jīng)理報備并獲得批準。3.報銷標準餐飲費用:應(yīng)根據(jù)實際招待情況合理控制金額,單次招待人均費用一般不得超過[x]元。特殊情況需提高標準的,需說明原因并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準。住宿費用:如需安排招待對象住宿,應(yīng)按照公司住宿標準執(zhí)行,并憑有效發(fā)票報銷。禮品費用:贈送禮品應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)需要,每次禮品費用原則上不得超過[x]元。如因業(yè)務(wù)需要超出標準,需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。禮品采購應(yīng)保留相關(guān)憑證,包括發(fā)票、采購清單等,以備查驗。(三)辦公費1.定義:指營業(yè)門店日常辦公所需的文具、紙張、電腦耗材、水電費、通訊費等費用。2.文具及紙張由門店行政人員根據(jù)日常辦公需求,統(tǒng)一采購并建立庫存臺賬。各部門員工領(lǐng)用文具及紙張時,需在臺賬上簽字確認。單次采購金額超過[x]元的,需填寫《辦公用品采購申請表》,經(jīng)部門負責(zé)人審核后報門店經(jīng)理批準。報銷時需提供發(fā)票及詳細的采購清單,清單應(yīng)注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等信息。3.電腦耗材包括打印機墨盒、硒鼓、打印紙、U盤等。電腦耗材的采購由門店技術(shù)人員根據(jù)實際使用情況提出申請,經(jīng)部門負責(zé)人審核后報門店經(jīng)理批準。采購時應(yīng)選擇正規(guī)渠道,確保產(chǎn)品質(zhì)量。報銷時需提供發(fā)票及采購明細。4.水電費營業(yè)門店水電費由公司統(tǒng)一支付,各門店應(yīng)做好日常水電使用記錄,定期與物業(yè)公司或供電供水部門核對賬單。水電費發(fā)票由公司財務(wù)部門統(tǒng)一收取、報銷,各門店應(yīng)配合提供相關(guān)用水用電明細等資料。5.通訊費員工因工作需要使用個人手機產(chǎn)生的通訊費用,可根據(jù)公司規(guī)定申請報銷。報銷標準按照員工的職位等級分為不同檔次。部門經(jīng)理及以上人員每月報銷限額為[x]元;主管級人員每月報銷限額為[x]元;普通員工每月報銷限額為[x]元。員工需提供正規(guī)的通訊費發(fā)票,發(fā)票抬頭應(yīng)為公司名稱或員工本人姓名。報銷時需在發(fā)票背面注明手機號碼及使用月份,以便財務(wù)核實。(四)差旅費1.定義:員工因工作需要前往異地出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.交通費用飛機票:根據(jù)出差的實際需要,經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準后,可乘坐經(jīng)濟艙。如因特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙,需提前向公司報備并獲得批準?;疖嚻保涸瓌t上乘坐火車硬座,如路程較遠或因工作需要可乘坐硬臥。如需乘坐軟臥,需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)特批。長途汽車票:根據(jù)實際情況選擇合適的車次,按照票價實報實銷。市內(nèi)交通費:在出差地市內(nèi)乘坐公共交通、出租車等所發(fā)生的費用,憑有效票據(jù)實報實銷。一般情況下,市內(nèi)交通費每天報銷標準為[x]元,如因特殊情況超出標準,需注明原因并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準。3.住宿費用根據(jù)出差目的地的不同,分為不同等級的住宿標準。一線城市及經(jīng)濟發(fā)達地區(qū),住宿標準為[x]元/天;二線城市住宿標準為[x]元/天;三線及以下城市住宿標準為[x]元/天。實際報銷金額不得超過相應(yīng)標準,如有特殊情況超出標準,需詳細說明原因并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審核批準。4.餐飲補貼按照出差自然(日歷)天數(shù)計算,每人每天補貼標準為[x]元。補貼包含早餐、午餐和晚餐,如有特殊情況需額外支出餐飲費用,需提供詳細的用餐清單和說明,經(jīng)審批后可另行報銷。三、報銷流程(一)費用申請1.員工因工作需要發(fā)生費用支出前,應(yīng)根據(jù)費用類型填寫相應(yīng)的費用申請表。如《差旅費申請表》、《業(yè)務(wù)招待費申請表》、《辦公用品采購申請表》等。2.申請表應(yīng)詳細注明費用發(fā)生的事由、預(yù)計金額、時間、地點等信息,并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字。對于涉及到預(yù)算控制的費用項目,還需提前獲得相關(guān)預(yù)算審批。(二)費用發(fā)生及票據(jù)取得1.員工按照申請的內(nèi)容進行費用支出,并妥善保存相關(guān)票據(jù)。票據(jù)應(yīng)具備以下要素:發(fā)票必須是由稅務(wù)部門統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票,發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符,包括發(fā)票抬頭、日期、貨物或服務(wù)名稱、數(shù)量、單價、金額、開票單位等信息,并加蓋發(fā)票專用章。對于一些特殊行業(yè)或業(yè)務(wù),如火車票、飛機票等,可使用專用票據(jù)代替發(fā)票,但票據(jù)上應(yīng)包含足夠的信息以證明業(yè)務(wù)的真實性和費用的合理性。除發(fā)票外,如有其他相關(guān)證明材料,如合同、協(xié)議、審批文件等,也應(yīng)一并附上,作為費用報銷的輔助依據(jù)。2.員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時整理票據(jù),確保票據(jù)的完整性和真實性。對于不符合要求的票據(jù),應(yīng)及時與開票單位聯(lián)系更換。(三)報銷審批1.員工將填寫完整的費用報銷單及相關(guān)票據(jù)提交至部門負責(zé)人。部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司制度和實際情況,對費用的真實性、合理性進行審核,并簽署審核意見。審核內(nèi)容包括:費用是否符合公司規(guī)定的報銷范圍和標準。申請事由是否真實合理,與業(yè)務(wù)工作相關(guān)。票據(jù)是否合法有效,內(nèi)容是否完整。審批流程是否符合要求。2.部門負責(zé)人審核通過后,將報銷單及票據(jù)提交至門店經(jīng)理。門店經(jīng)理對報銷事項進行全面審查,重點關(guān)注費用的必要性和對門店業(yè)務(wù)的影響,并簽署審批意見。3.對于金額較大或特殊的費用報銷,如超過一定金額的業(yè)務(wù)招待費、差旅費等,需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理審批。分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理將根據(jù)公司戰(zhàn)略、財務(wù)狀況等因素進行綜合考量,做出最終審批決定。(四)報銷支付1.經(jīng)各級審批通過的報銷單,由員工提交至公司財務(wù)部門。財務(wù)人員對報銷單及票據(jù)進行再次審核,重點審核票據(jù)的合法性、報銷金額的準確性、審批流程的完整性等。2.財務(wù)審核無誤后,按照公司的資金支付流程進行報銷款項的支付。對于符合銀行轉(zhuǎn)賬條件的報銷,原則上采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付至員工個人銀行賬戶;對于確需支付現(xiàn)金的報銷,應(yīng)嚴格按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定執(zhí)行,并辦理相關(guān)簽收手續(xù)。3.財務(wù)部門應(yīng)建立報銷臺賬,對每一筆報銷業(yè)務(wù)進行詳細記錄,包括報銷日期、員工姓名、部門、費用類型、金額、審批情況等信息,以便日后查詢和統(tǒng)計分析。四、報銷憑證要求(一)發(fā)票要求1.發(fā)票必須是由稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一印制、發(fā)放的正規(guī)發(fā)票,發(fā)票應(yīng)加蓋開票單位的發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰、完整,包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等。2.發(fā)票抬頭必須與公司名稱一致,如為個人抬頭的發(fā)票,除特殊規(guī)定外(如通訊費發(fā)票),一律不予報銷。3.發(fā)票不得涂改、挖補,如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤,應(yīng)及時退回開票單位重新開具。(二)其他憑證要求1.除發(fā)票外,與費用報銷相關(guān)的其他憑證,如車票、機票、住宿發(fā)票、合同協(xié)議、審批文件等,也應(yīng)真實、有效、完整。憑證上的信息應(yīng)與費用報銷單及實際業(yè)務(wù)相符,能夠證明費用發(fā)生的真實性和合理性。2.對于一些無法取得發(fā)票的特殊情況,如支付給個人的小額勞務(wù)報酬等,應(yīng)提供收款人的收款收據(jù),并注明身份證號碼、聯(lián)系方式等信息。同時,還需附上相關(guān)的業(yè)務(wù)證明材料,如勞務(wù)合同、任務(wù)完成證明等,經(jīng)審批后可作為報銷憑證。3.所有報銷憑證應(yīng)按照費用報銷單上的順序整齊粘貼,不得隨意折疊或粘貼不規(guī)范。粘貼時應(yīng)確保憑證的正面朝上,便于審核和查閱。對于紙張較大的憑證,可進行裁剪后粘貼,但應(yīng)保持憑證內(nèi)容的完整性。五、報銷時間規(guī)定(一)日常費用報銷員工應(yīng)在費用發(fā)生后的[x]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。如因特殊原因未能及時報銷,需向部門負責(zé)人說明情況并獲得批準,但最長報銷時間不得超過費用發(fā)生后的[x]個月。逾期未報銷的,原則上財務(wù)部門不予受理,特殊情況經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后方可報銷。(二)差旅費報銷員工出差歸來后,應(yīng)在[x]個工作日內(nèi)整理好差旅費報銷憑證,并填寫報銷單提交審批。審批通過后,及時提交至財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。(三)月度結(jié)賬前報銷要求每月[x]日前,各營業(yè)門店應(yīng)將當(dāng)月所有已發(fā)生并符合報銷規(guī)定的費用報銷單提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門在月度結(jié)賬前集中進行審核和支付,確保當(dāng)月費用能夠準確、及時入賬。對于未能在規(guī)定時間內(nèi)提交的報銷單,將順延至下月處理。六、監(jiān)督與檢查(一)內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對營業(yè)門店的費用報銷情況進行審計檢查,重點審查報銷業(yè)務(wù)的真實性、合法性、合規(guī)性以及報銷流程的執(zhí)行情況。審計部門有權(quán)調(diào)閱相關(guān)的報銷憑證、審批文件、財務(wù)賬目等資料,各部門和員工應(yīng)積極配合。(二)財務(wù)部門監(jiān)督財務(wù)部門在日常報銷審核過程中,應(yīng)嚴格按照公司制度對報銷憑證和報銷金額進行審核。對于發(fā)現(xiàn)的問題及時與報銷員工和相關(guān)部門溝通,要求其補充資料或做出解釋。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)報銷行為,應(yīng)拒絕報銷,并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。(三)違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的報銷行為,如虛報、假報費用,未按規(guī)定流程審批等,公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對于虛報、假報費用的員工,除追回已報銷的款項外,公司將給予警告、罰款等處分;情節(jié)嚴重的,將解除勞動合同,并依法追究其法律責(zé)任。
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