中心發(fā)函管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范中心發(fā)函的管理，確保發(fā)函工作的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和規(guī)范性，提高溝通效率，維護(hù)中心的正常運(yùn)營秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于中心內(nèi)部各部門之間、中心與外部單位及個(gè)人之間的各類發(fā)函往來。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：發(fā)函內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)意圖，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。2.及時(shí)性原則：根據(jù)事項(xiàng)的緊急程度，及時(shí)起草、審核、發(fā)送和處理發(fā)函，確保信息傳遞的時(shí)效性。3.規(guī)范性原則：發(fā)函格式、編號(hào)、審批流程等應(yīng)符合本制度及相關(guān)規(guī)定要求。二、發(fā)函分類及定義（一）公函1.定義：中心以單位名義向外部單位或個(gè)人發(fā)出的正式信函，用于公務(wù)往來、業(yè)務(wù)溝通、合作洽談、信息告知等。2.適用場景：如與合作單位簽訂合作協(xié)議、向政府部門報(bào)送項(xiàng)目申報(bào)材料、回復(fù)客戶咨詢等。（二）便函1.定義：中心內(nèi)部各部門之間用于日常工作溝通、協(xié)調(diào)事項(xiàng)、傳達(dá)信息等的非正式信函。2.適用場景：如部門間工作安排的通知、會(huì)議紀(jì)要的傳達(dá)、工作進(jìn)展情況的匯報(bào)等。（三）電子郵件1.定義：通過電子信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)送的信件，具有便捷、快速的特點(diǎn)，可作為正式公函或便函的一種補(bǔ)充形式。2.適用場景：在一些時(shí)效性要求較高、信息內(nèi)容相對簡單的情況下，可采用電子郵件進(jìn)行溝通，但重要事項(xiàng)仍應(yīng)以正式公函形式發(fā)送。三、發(fā)函流程（一）發(fā)函起草1.明確發(fā)函目的：發(fā)函人應(yīng)首先清晰確定發(fā)函的目的，如告知事項(xiàng)、請求支持、協(xié)商合作等，以便準(zhǔn)確組織語言和內(nèi)容。2.收集相關(guān)信息：圍繞發(fā)函目的，收集必要的背景資料、數(shù)據(jù)、事實(shí)依據(jù)等，確保發(fā)函內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.起草發(fā)函內(nèi)容：公函：應(yīng)按照正式公文格式起草，包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款等部分。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括發(fā)函主題；正文應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)密，詳細(xì)闡述發(fā)函事項(xiàng)及相關(guān)要求；附件如有應(yīng)注明名稱和份數(shù)；落款應(yīng)加蓋中心公章，并注明發(fā)函日期。便函：格式相對靈活，但應(yīng)包含標(biāo)題、稱呼、正文、落款等基本要素。標(biāo)題可簡潔明了地概括便函主題；正文直接說明事項(xiàng)；落款注明部門名稱和日期。電子郵件：郵件主題應(yīng)明確反映郵件核心內(nèi)容，郵件正文應(yīng)簡潔清晰，必要時(shí)可添加附件。（二）發(fā)函審核1.部門內(nèi)部審核：公函：起草完成后，由發(fā)函部門負(fù)責(zé)人對發(fā)函內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)函目的是否明確、內(nèi)容是否準(zhǔn)確合規(guī)、格式是否符合要求等。審核通過后，在發(fā)函審批表上簽字確認(rèn)。便函：便函一般由起草人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保內(nèi)容無誤、不涉及敏感信息。電子郵件：重要郵件在發(fā)送前，應(yīng)由發(fā)函人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核把關(guān)。2.跨部門審核（如需）：涉及多個(gè)部門的發(fā)函，在部門內(nèi)部審核通過后，需提交相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽審核。會(huì)簽部門應(yīng)從自身業(yè)務(wù)角度對發(fā)函內(nèi)容進(jìn)行審查，提出意見和建議。例如，涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的發(fā)函，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核；涉及法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)函，需經(jīng)法務(wù)部門審核等。審核通過后，各會(huì)簽部門在發(fā)函審批表上簽字。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)發(fā)函事項(xiàng)的重要程度和涉及范圍，按照中心規(guī)定的審批權(quán)限，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重要事項(xiàng)或涉及重大決策的發(fā)函，需經(jīng)中心主要領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，在發(fā)函審批表上簽署意見并簽字。（三）發(fā)函編號(hào)1.公函應(yīng)進(jìn)行編號(hào)管理，編號(hào)規(guī)則為：[年份][部門簡稱][序號(hào)]。例如，2023年行政部發(fā)出的第5號(hào)公函，編號(hào)為2023XZ05。2.便函和電子郵件可不進(jìn)行專門編號(hào)，但為便于查詢和管理，可由發(fā)函部門自行建立登記臺(tái)賬，記錄發(fā)函日期、主題、收件人、發(fā)函內(nèi)容等信息。（四）發(fā)函發(fā)送1.公函：審核及審批通過后，由專人負(fù)責(zé)按照規(guī)定的格式打印公函，并加蓋中心公章。通過郵政特快專遞（EMS）、掛號(hào)信等方式寄發(fā)，確保公函能夠安全、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人，并保留寄件憑證。同時(shí)，將電子掃描件發(fā)送至收件人指定的電子郵箱，以便對方及時(shí)查閱。2.便函：審核通過后，可采用內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送、專人送達(dá)、傳真等方式進(jìn)行傳遞。如采用內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送，應(yīng)確保收件人能夠及時(shí)收到便函信息；專人送達(dá)時(shí)，送件人應(yīng)與收件人做好交接簽收記錄；傳真發(fā)送后，應(yīng)及時(shí)電話確認(rèn)收件人是否收到清晰完整的便函。3.電子郵件：按照設(shè)定的收件人、抄送人和密送人信息，準(zhǔn)確無誤地發(fā)送電子郵件。重要郵件發(fā)送后，可通過電話等方式提醒收件人及時(shí)查收。（五）發(fā)函跟蹤與反饋1.跟蹤：發(fā)函后，發(fā)函人應(yīng)及時(shí)跟蹤發(fā)函的送達(dá)情況和處理進(jìn)度。對于重要公函，可通過EMS官網(wǎng)查詢物流信息，了解公函是否已被收件人簽收；對于便函和電子郵件，可與收件人或相關(guān)部門進(jìn)行溝通，確認(rèn)對方是否收到及知曉發(fā)函內(nèi)容。2.反饋：如收到對方針對發(fā)函的回復(fù)或處理結(jié)果，發(fā)函人應(yīng)及時(shí)將相關(guān)信息反饋給本部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)人員。對于需要進(jìn)一步跟進(jìn)處理的事項(xiàng)，應(yīng)按照中心相關(guān)流程和要求，協(xié)調(diào)各方資源，推動(dòng)事項(xiàng)順利解決，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況。四、發(fā)函格式規(guī)范（一）公函格式1.一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送單位：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。3.正文：公文首頁必須顯示正文。一般用三號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件：如有附件，在正文下空一行左空二字編排"附件"二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如"附件：1.[附件名稱1]"）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件與正文一起裝訂時(shí)，附件頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。5.落款：在正文右下方（距頁面右邊距28mm處）署名，一般寫全稱，并加蓋中心公章。署名下方標(biāo)注成文日期，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），成文日期右空四字編排。（二）便函格式1.一般用三號(hào)黑體字，居中編排，簡潔明了地概括便函主題。2.稱呼：頂格寫收件人姓名或部門名稱，后加冒號(hào)。3.正文：用四號(hào)仿宋體字，首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，段落間距適中，表達(dá)清晰流暢。4.落款：在正文右下方注明發(fā)函部門名稱和日期，部門名稱應(yīng)寫全稱，日期用阿拉伯?dāng)?shù)字。（三）電子郵件格式1.主題：應(yīng)準(zhǔn)確概括郵件核心內(nèi)容，避免使用模糊或易引起歧義的表述，一般用三號(hào)宋體字加粗顯示。2.正文：內(nèi)容簡潔明了，條理清晰，可根據(jù)需要分段表述。字體一般用四號(hào)宋體字，顏色統(tǒng)一，避免使用過于花哨或難以辨認(rèn)的字體和顏色。3.附件：如有附件，應(yīng)在郵件正文中明確說明附件名稱，并在合適位置添加附件圖標(biāo)鏈接。附件命名應(yīng)規(guī)范，便于識(shí)別和查找，一般采用"[發(fā)函主題][附件內(nèi)容簡介][日期].[文件格式]"的格式。五、發(fā)函歸檔管理（一）歸檔范圍1.各類公函、便函的紙質(zhì)原件及電子掃描件。2.發(fā)函過程中涉及的審批表、寄件憑證、簽收記錄、對方回復(fù)函件等相關(guān)資料。3.電子郵件的原始記錄（包括郵件正文、附件、發(fā)送及接收時(shí)間等信息）。（二）歸檔流程1.發(fā)函事項(xiàng)處理完畢后，發(fā)函人應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料收集整理。2.對于紙質(zhì)文件，按照中心檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)，編制目錄清單，移交至中心檔案室統(tǒng)一保管。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)路徑和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，確保文件的安全性和完整性。同時(shí)，將電子文件的相關(guān)元數(shù)據(jù)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，便于查詢和檢索。（三）查閱與借閱1.中心內(nèi)部人員因工作需要查閱發(fā)函檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.如需借閱發(fā)函檔案，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱期限、借閱用途等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.檔案室管理人員應(yīng)對查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）時(shí)間、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，確保檔案的安全和可追溯性。4.查閱和借閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借他人，確保檔案的完整和安全。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案；借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、發(fā)函保密管理（一）保密責(zé)任1.所有參與發(fā)函起草、審核、發(fā)送、接收及處理過程的人員，均負(fù)有保密責(zé)任，應(yīng)嚴(yán)格遵守中心的保密制度，確保發(fā)函內(nèi)容不被泄露。2.發(fā)函部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門人員的保密教育，督促其履行保密義務(wù)。（二）保密措施1.涉及敏感信息的發(fā)函，應(yīng)按照中心保密規(guī)定進(jìn)行密級標(biāo)識(shí)和處理，如標(biāo)注"機(jī)密""秘密"等字樣，并采取相應(yīng)的保密傳輸和存儲(chǔ)方式。2.在發(fā)函過程中，應(yīng)盡量減少知密范圍，嚴(yán)格控制發(fā)函的抄送對象，避免無關(guān)人員知悉發(fā)函內(nèi)容。3.對于通過電子郵件發(fā)送的涉及保密信息的函件，應(yīng)采用加密郵件系統(tǒng)或?qū)Ω郊M(jìn)行加密處理，并要求收件人采取相應(yīng)的保密措施。4.紙質(zhì)發(fā)函文件應(yīng)存放在安全保密的場所，防止丟失或被盜。廢棄的發(fā)函文件應(yīng)按照中心規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，避免信息泄露。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)發(fā)函過程中存在違反保密規(guī)定的行為，中心將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等處理。2.因違反保密規(guī)定給中心造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.中心辦公室負(fù)責(zé)對發(fā)函管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，確保各部門嚴(yán)格按照制度要求開展發(fā)函工作。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括發(fā)函流程的規(guī)范性、發(fā)函格式的準(zhǔn)確性、發(fā)函跟蹤與反饋的及時(shí)性、發(fā)函歸檔管理的完整性等方面。（二）考核指標(biāo)1.發(fā)函及時(shí)率：統(tǒng)計(jì)按時(shí)發(fā)出的發(fā)函數(shù)量占應(yīng)發(fā)函數(shù)量的比例，考核發(fā)函的及時(shí)性。2.發(fā)函準(zhǔn)確率：對發(fā)函內(nèi)容進(jìn)行抽查，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容準(zhǔn)確無誤的發(fā)函數(shù)量占發(fā)函總數(shù)的比例，考核發(fā)函內(nèi)容的質(zhì)量。3.發(fā)函歸檔完整率：檢查發(fā)函歸檔資料的完整性，統(tǒng)計(jì)歸檔資料齊全的發(fā)函數(shù)量占發(fā)函總數(shù)的比例，考核發(fā)函歸檔管理工作。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.將發(fā)函工作的考核結(jié)果