企業(yè)合同檔案管理辦法?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同檔案管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。

（二）適用范圍本辦法適用于公司各類合同檔案的管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。

（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由公司統(tǒng)一歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行過程中的各項(xiàng)內(nèi)容，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于合同檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。

二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合同檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中保管公司各類合同檔案，建立合同檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。4.負(fù)責(zé)合同檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用服務(wù)工作，并做好登記記錄。5.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的安全和完整。

（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理和初步歸檔。2.在合同簽訂生效后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)資料移交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好合同檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。

（三）合同審批部門職責(zé)1.對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、完整性進(jìn)行審核，并簽署審批意見。2.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案中涉及審批環(huán)節(jié)相關(guān)資料的歸檔和管理工作。

三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同文本：包括合同正本、副本及附件。2.合同審批文件：如合同審批表、審批意見、會(huì)議紀(jì)要等。3.合同履行過程中的相關(guān)資料：如補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、往來函件、交付憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算單據(jù)等。4.與合同有關(guān)的其他資料：如招投標(biāo)文件、談判記錄、意向書等。

（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)及時(shí)收集合同簽訂、履行過程中產(chǎn)生的各類資料，確保資料的齊全、完整。2.收集的合同資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文檔形式的合同資料，應(yīng)確保其真實(shí)、完整，并進(jìn)行有效的備份存儲(chǔ)。

（三）整理原則1.遵循合同的形成規(guī)律，保持合同文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，便于查找和管理。3.每份合同單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并編制頁碼，填寫卷內(nèi)目錄。

（四）整理方法1.合同文本及附件：按照合同編號(hào)順序排列，附件附在相應(yīng)合同文本之后。2.合同審批文件：按照審批流程的先后順序排列，與對(duì)應(yīng)的合同文本一并歸檔。3.合同履行資料：按照時(shí)間先后順序排列，與相關(guān)合同對(duì)應(yīng)歸檔。4.對(duì)于同一合同的多次變更或補(bǔ)充協(xié)議，應(yīng)按照時(shí)間順序依次排列，并在每份協(xié)議首頁注明與原合同的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

四、合同檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間合同承辦部門應(yīng)在合同履行完畢或終止后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的合同檔案移交檔案管理部門歸檔。對(duì)于需長期保存或有重要價(jià)值的合同檔案，應(yīng)提前歸檔。

（二）歸檔流程1.合同承辦部門填寫《合同檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交合同檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)移交的合同檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，檢查檔案的完整性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與合同承辦部門溝通解決。3.核對(duì)無誤后，檔案管理部門在《合同檔案移交清單》上簽字接收，并將合同檔案存入專用檔案柜或檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)。

五、合同檔案的保管（一）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，并建立檔案索引目錄；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份管理，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

（二）保管期限1.合同檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為[X]年，適用于一般性業(yè)務(wù)合同，如短期采購合同、服務(wù)合同等。中期保管期限為[X]年，適用于重要業(yè)務(wù)合同，如金額較大的銷售合同、租賃合同等。長期保管期限為[X]年以上，適用于涉及公司重大權(quán)益、長期資產(chǎn)或具有重要?dú)v史價(jià)值的合同，如長期投資合同、土地租賃合同等。2.對(duì)于保管期限屆滿但仍具有查考利用價(jià)值的合同檔案，應(yīng)繼續(xù)延長保管期限。

（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫《合同檔案清查登記表》，詳細(xì)記錄清查情況，并由清查人員簽字確認(rèn)。

六、合同檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司重大事項(xiàng)或機(jī)密合同檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司合同檔案的，應(yīng)提交單位介紹信、查閱申請(qǐng)函等相關(guān)證明材料，經(jīng)公司法律合規(guī)部門審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并做好記錄。

（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還合同檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。

（三）復(fù)印要求1.因工作需要復(fù)印合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)印手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行復(fù)印，并在復(fù)印件上加蓋"與原件核對(duì)無誤"章，注明復(fù)印日期、份數(shù)等信息。3.復(fù)印后的合同檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。

七、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立合同檔案鑒定小組，由檔案管理部門、法律合規(guī)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)保管期限屆滿的合同檔案進(jìn)行鑒定。

（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)合同檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的合同檔案，應(yīng)提出銷毀意見；對(duì)于仍具有一定保存價(jià)值但保管期限已滿的合同檔案，可適當(dāng)延長保管期限或進(jìn)行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。

（三）銷毀程序1.合同檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的合同檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告，提出銷毀意見。2.鑒定報(bào)告經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門編制《合同檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀合同檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案管理部門組織專人對(duì)擬銷毀的合同檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保與《合同檔案銷毀清單》一致。4.銷毀合同檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在《合同檔案銷毀清單》上簽