巧用Word對報刊進行編輯排版

筆者在單位負責一個內部雜志的編輯工作，由于僅供內部參考的刊物印刷數量比較少，就沒有再去專門安裝一個排版軟件了，而是直接采用了大家都非常熟悉的辦公軟件——Word2000來編輯，效果也不錯。一、分欄的操作雜志中的頁面通常都是分兩欄來排版的，對于這種版面，用Word的分欄功能就能輕易地實現。分欄的基本操作①執(zhí)行“格式→分欄”命令，打開“分欄”對話框（圖1）。

②在“預設”下面選中“兩欄”選項。③調整好“欄寬”或欄“間距”（由于二者是相互關聯的，故只需要調整一項就行了）；如果需要在欄間添加分隔線，請選中“分隔線”選項。④確定返回，文章即按兩欄顯示出來（圖2）

二、將表格和圖片插入到文檔中在文檔中插入表格和圖片，可以增強文章的可讀性。因此，將表格和圖片插入到文檔中，并進行準確的定位，也是我們編輯、排版的一項重要工作。（一）將表格插入到文檔中1.用菜單命令插入表格。將光標定在需要插入表格的行首處，執(zhí)行“表格→插入→表格”命令，打開“插入表格”對話框，根據表格的需要，設置好行、列數目后，確定返回，一個規(guī)范的表格便即刻插入到文檔中。2.用快捷按鈕插入表格。將光標定在需要插入表格的行首處，然后按“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕，在隨后出現的下拉列表中拖拉至需要的行、列數目后，松開鼠標，一個規(guī)范的表格即被快速插入到光標處。提示：如果表格是通欄顯示的，在進行分欄操作前，在表格將要插入的位置預留一個空行（或者先將表格直接插入到文檔中），然后再對表格的前、后文本單獨進行分欄操作。（二）將圖片插入到文檔中

③單擊“選項”按鈕，打開“域選項”對話框（圖6），切換到“樣式”標簽下，選中“名稱”下面的“標題3”選項，然后按“添加到域”按鈕，再按“確定”按鈕返回“域”對話框。

④按“確定”按鈕返回，欄目名稱即被提取到頁眉處（參見圖4）。⑤右擊中文輸入法狀態(tài)條上的小鍵盤按鈕，在隨后彈出的菜單中，選擇“標點符號”選項，打開“標點符號”軟鍵盤，將“間隔號（﹖）”插入到頁眉區(qū)中。⑥仿照上面③至⑤步的操作，將“標題1”域插入“間隔號”后面的頁眉區(qū)中，實現文章標題提取到頁眉中。⑦按“頁眉和頁腳”工具欄上的“關閉”按鈕，退出“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)。提示：建議在編輯時，每一篇文章都從新一頁開始（原文章結尾處留下的空白，可以用一些短小的文章、信息、照片等進行補白），這樣文章一開始，該頁的頁眉上就顯示出該文章的標題。（二）編輯頁腳我習慣將雜志的名稱、頁碼、期數等內容放在頁腳處（圖7），由于這些內容可以直接輸入，編輯起來就方便多了。

①在“頁眉”處雙擊鼠標，再次進入“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)。②按“頁眉和頁腳”工具欄上的“在頁眉和頁腳間切換”按鈕，切換到“頁腳”編輯區(qū)（或者直接在頁腳區(qū)雙擊，快速進入頁腳編輯區(qū)）。③將雜志名稱（如“建設工程監(jiān)督簡訊”）輸入到頁腳區(qū)中；按“頁眉和頁腳”工具欄上的“插入頁碼”按鈕，將頁碼插入到頁腳區(qū)中；將雜志的期數等（如“2003年2期（總第116期）”文本插入到頁腳區(qū)中。

④調整好上述文本及頁碼的顯示位置，退出“頁眉和頁腳”編輯狀態(tài)（效果參見圖8）。

提示：在頁眉和頁腳區(qū)不僅可以輸入文本、域等內容，而且可以將圖片（徽標等）插入到其中，讓它顯示在每一頁上（圖8）。四、復雜版面的編輯對于較為復雜的版面，我通常用文本框來編輯排版。（一）用文本框組成復雜的頁面對于由多個短稿件（如“信息”和“照片”等）組成的頁面，可以插入多個文本框，然后根據稿件的內容量，調整好文本框的大小，再將每一篇稿件內容分別輸入到一個文本框中（或者預留好照片的位置），最后將文本框設置為“四周型”版式，并進行移動定位（參見圖8），即可完成一些復雜頁面的編排工作。提示：如果不需要文本框的邊框，可以仿照上述的操作，將邊框設置為“無顏色線條”即可。如果需要文本框的邊框，還可以在“設置文本框格式”對話框的“顏色和線條”標簽中，更改“線條”的“虛實”，再調整好“線型”和“粗細”以更改邊框的樣式，達到活躍版面的目的。（二）用文本框實現文本的跳轉我們在編輯雜志時，常常會遇到這樣一種情況：一篇文章占了幾個整頁面后，余下的內容只占一個頁面的一小部分（如1/4版面），如果讓余下的部分接著原文從新一頁開始，而讓一篇新文章從其下面開始，顯然會影響版面的觀感質量。處理這種情況，通常的做法是，將余下的部分剪切、粘貼到其它文章后面的空白處。而此時，如果在定稿前需要對文章進行修改，則操作起來不僅非常麻煩，而且容易出現版面混亂。我對付這種情況的做法是，用文本框的鏈接來實現文章的跳轉。例如，某篇稿件估計要占16頁和17頁兩個頁面，外加18頁的1/4頁面，現在我準備將這1/4的頁面跳轉到9頁下面的空白處，具體的編輯過程如下：①執(zhí)行“插入→文本框→橫排”命令，在16頁和17頁各插入一個文本框，并將文本框的邊框線設置為“無顏色線條”格式，同時調整文本框，使之與頁面大小一致。②在9頁下面的空白處再插入一個文本框，同樣去掉邊框，并調整好文本框的大小。③選中16頁的文本框，右擊鼠標，在隨后彈出的快捷菜單中，選“創(chuàng)建文本框鏈接”選項（此時鼠標變成茶杯狀）；再將鼠標移至17頁的文本框中（此時鼠標成茶杯傾倒狀），單擊一下鼠標。④仿照上面的操作，將17頁的文本框與9頁下面的文本框鏈接起來。⑤然后從第一個文本框開始輸入文章的內容，當第一個、第二個文本框容納不下時，輸入的文字會自動流到第二個、第三個文本框中（此時如果要修改文章，則是非常方便的）。⑥文章定稿好，在17頁的文本框右下角外面（在前面調整文本框的大小時，預留好該位置）再插入一個小文本框，輸入“（下轉第9頁）”字樣，在9頁文本框的左上角外面也插入一個文本框，輸入“（上接第17頁）”字樣，并除去邊框。提示：文本框內的文本是不支持分欄的，如果想讓這樣的文章也分兩欄顯示出