湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1長沙德軒科技有限公司簡介 長沙德軒科技有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計1長沙德軒科技有限公司簡介長沙德軒科技有限公司成立于2016年4月，注冊地為長沙市雨花區(qū)進蓮路124號，注冊資金為200萬元，經(jīng)營范圍包括新媒體營銷、小程序搭建與維護、電商平臺管理等。公司自成立以來，本著以“科技為先、服務(wù)大眾、方便快捷”的發(fā)展宗旨，始終堅持以“誠信為本，顧客至上”的服務(wù)理念，專注于新媒體信息技術(shù)的發(fā)展，旨在通過先進理念和技術(shù)創(chuàng)新成為行業(yè)先驅(qū)企業(yè)。目前，公司已經(jīng)擁有一支專業(yè)、年輕，富有創(chuàng)造力的團隊，取得了一定的成績。長沙德軒科技有限公司現(xiàn)有員工34人，其中領(lǐng)導(dǎo)班子為總經(jīng)理、副總經(jīng)理、技術(shù)總結(jié)、財務(wù)總監(jiān)。公司設(shè)有行政部、技術(shù)部、營銷部、策劃部、維護部、財務(wù)部等6個部門。具體組織架構(gòu)如圖1所示。圖1長沙德軒科技有限公司組織架構(gòu)2長沙德軒科技有限公司借支管理現(xiàn)狀長沙德軒科技有限公司是一家創(chuàng)業(yè)型小微企業(yè)，十分注重業(yè)績和口碑的提升，然而在企業(yè)內(nèi)部管理方面經(jīng)驗不足，各方面的管理制度存在不完善的情況。公司作為一家專注于新媒體運營的企業(yè)，需要經(jīng)常外出與各商家進行商務(wù)洽談，邀請商家搭建新媒體運營平臺，進行線上推廣。公司業(yè)務(wù)人員在外出洽談業(yè)務(wù)過程中，因出差辦理業(yè)務(wù)或問題公關(guān)需要發(fā)生費用。根據(jù)公司借支管理制度，員工因業(yè)務(wù)需要進行墊付的，可以向公司申請借支，要求員工提供紙質(zhì)借支申請，說明借支金額、用途以及歸還時間，經(jīng)總經(jīng)理親自審批并簽字同意后，由財務(wù)部進行借支。創(chuàng)業(yè)初期，借支管理制度運作良好，員工不需要墊付即可完成公費支出，事后將報銷款歸還財務(wù)即可，提高了公司的費用管理效率。圖2長沙德軒科技有限公司借支管理流程然而，隨著長沙德軒科技有限公司迅速發(fā)展，人員規(guī)模和業(yè)務(wù)量不斷擴大，員工對于借支需求量也逐漸增多。公司借支審批單越來越多，總經(jīng)理難以對所有借支事由、用途進行逐個核實，出現(xiàn)審批不嚴(yán)格、效率低下等情況。同時，部分員工在獲得借支款并支付費用后，不及時進行業(yè)務(wù)報銷，以至于長時間不歸還借支款，導(dǎo)致大量的公司資金被占用，甚至出現(xiàn)員工惡意侵吞借支款不歸還的情況。綜上來看，長沙德軒科技有限公司現(xiàn)行的借支管理制度存在諸多不完善的地方，亟需進行優(yōu)化改善。3長沙德軒科技有限公司借支管理制度存在的問題3.1借支用途范圍不明確長沙德軒科技有限公司作為創(chuàng)業(yè)型小微企業(yè)，總經(jīng)理對于員工較為包容，因此也相對照顧，對于員工的因公或因私借支申請，原則上只要事由真實、合理就會審批，進而財務(wù)在核實總經(jīng)理簽字的真實性后就會借支現(xiàn)金給員工。然而，隨著員工規(guī)模的增加，越來越多的個人因私用途的借支申請，總經(jīng)理也無沒時間、沒精力逐個去核實真實的情況，本著與人為善、救人危難的心態(tài)默認(rèn)同意審批，因此公司的借支總額越來越大，導(dǎo)致了大量的資金被占用，公司資金運轉(zhuǎn)受到了一定的影響。3.2借支額度沒有限制長沙德軒科技有限公司目前對于員工的借支申請，以員工的實際需求為主，只要員工實際需要發(fā)生，總經(jīng)理就會審批通過。然而，公司部分業(yè)務(wù)人員在借支申請時，故意申請超出實際需求的金額。例如，業(yè)務(wù)部李某要去外地出差3天，按以往的開銷標(biāo)準(zhǔn)住宿、交通以及餐飲總花費預(yù)計在1000元左右，李某卻以出差期間的業(yè)務(wù)招待備用為理由，申請借支2000元。此外，員工還以其他理由多次申請借支，實際用于自己的資金周轉(zhuǎn)。由于員工在借支方面沒有額度和次數(shù)限制，導(dǎo)致了員工借支的隨意性，徒增了審批人員和財務(wù)的工作量，不利于公司的內(nèi)部管理。3.3借支審批流程不合理長沙德軒科技有限公司目前的審批流程是由員工填寫借支說明，提交紙質(zhì)版申請說明經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后找財務(wù)領(lǐng)取借支款。由于公司成立初期，員工人數(shù)較少，公司領(lǐng)導(dǎo)與員工之間無明顯職級劃分，由總經(jīng)理直接對接員工，原審批流程較為合理。然而，目前公司已初具規(guī)模，所有員工直接找總經(jīng)理審批顯然已不再合理，將嚴(yán)重干擾總經(jīng)理的日常工作，也沒有發(fā)揮中層領(lǐng)導(dǎo)的作用，使得審批責(zé)任壓在總經(jīng)理一人身上，也嚴(yán)重影響到借支審批的效率。3.4借支歸還制度不完善長沙德軒科技有限公司借支歸還制度方面，沒有規(guī)定借款歸還的時間，只是由財務(wù)進行了簡單的借支登記，但沒有人對借支款的歸還進行催還。正因為如此，員工在借支審批通過，取得借支款后，對于歸還借支款事宜沒有放在心上，甚至不少員工也逐漸忘掉了向公司借過款的事。表12020年度借支明細(xì)表（單位：元）序號借支日期借支人員借支金額歸還狀態(tài)歸還日期12020/1/4李A(yù)800已歸還2020/2/822020/1/8王B1630已歸還2020/3/232020/3/4劉C2250--42020/5/9李A(yù)1840已歸還2020/7/552020/5/25王D600--62020/7/8陳E5840已歸還2020/7/2572020/7/16劉C3570已歸還2020/9/382020/8/20謝F2540已歸還2020/11/292020/9/13徐G1530--102020/9/29陳E1860--112020/11/5馬H580已歸還2020/11/30122020/12/5趙I460已歸還2020/12/20合計23500--如上表2020年度借支明細(xì)表所示，根據(jù)財務(wù)部統(tǒng)計，公司員工全年度借支12次，累計借支款23500元，截至目前尚有4筆借支款尚未歸還，未歸還借支款合計6240元，其中最長借支未歸還時間已有1年。4長沙德軒科技有限公司借支管理制度優(yōu)化設(shè)計4.1明確員工借支范圍及用途長沙德軒科技有限公司在借支范圍及用途方面，應(yīng)進行規(guī)范化管理，避免不合理的借支申請。根據(jù)員工工作實際情況，公司用途可分為因公借支、因私借支。因公借支包括備用金、差旅費、業(yè)務(wù)招待費以及采購臨時借支等類型，其中備用金作為臨時備用款項適用于經(jīng)常性付款部門；差旅費和業(yè)務(wù)招待費須由員工差旅、業(yè)務(wù)招待審批通過后，方可按審批單中的金額發(fā)起借支流程；采購臨時借支則適用于經(jīng)常性對外采購物料的部門備用。因私借支原則上只允許個人或家庭遭遇重大變故的情況下，方可進行借支申請。重大變故包括直系親屬發(fā)生意外、重疾、離世等情況。除此之外，原則上不允許員工因其他事由向公司提起借支申請。此外，為避免新入職或無能力償還的員工進行借支，對于員工借支條件進行限制。原則上提交借支申請的員工須入職3個月及以上、無重大違規(guī)和違紀(jì)情況。表2員工借支權(quán)限一覽表借支用途借支范圍借支權(quán)限部門借支條件因公借支備用金行政部、財務(wù)部（1）入職已滿3個月；（2）無重大違規(guī)和違紀(jì)；（3）無未歸還借支。差旅費所有部門業(yè)務(wù)招待費所有部門采購臨時借支行政部、營銷部因私借支家庭重大變故所有部門4.2嚴(yán)控借支限額長沙德軒科技有限公司在借支額度方面，應(yīng)對借支標(biāo)準(zhǔn)和額度進行完善。借支標(biāo)準(zhǔn)方面，分為因公借支和因私借支。其中，因公借支包括備用金和報銷類借支。備用金主要是用于財務(wù)部、行政部日常臨時使用，根據(jù)實際使用情況，財務(wù)部備用金為3000元、行政部備用金為2000元。報銷類借支分為差旅費和業(yè)務(wù)招待費，規(guī)定員工費用報銷標(biāo)準(zhǔn)，借支標(biāo)準(zhǔn)不得高于報銷標(biāo)準(zhǔn)，超額部分由員工自行墊付。具有采購臨時借支需求的部門，設(shè)置借支額度為1000元。因私借支方面，僅限員工家庭發(fā)生重大變故特殊情況辦理，金額一般不得超過2個月基本工資，或提交相關(guān)證明資料進行特殊情況審批。通過在借支額度方面進行限制，能夠有效約束員工借支額度，避免隨意借支的情況。具體借支標(biāo)準(zhǔn)如表3所示。表3員工借支標(biāo)準(zhǔn)一覽表借支用途借支范圍權(quán)限部門借支限額因公借支備用金行政部2000元財務(wù)部3000元差旅費（按出差預(yù)計天數(shù)）所有部門領(lǐng)導(dǎo)班子500元/天部門負(fù)責(zé)人400元/天普通員工300元/天業(yè)務(wù)招待費（按接待人數(shù)）所有部門領(lǐng)導(dǎo)班子200元/人部門負(fù)責(zé)人100元/人普通員工0元采購臨時借支行政部、營銷部2000元/次因私借支家庭重大變故所有部門不高于員工2個月基本工資或提交相關(guān)資料進行特殊情況審批4.3完善借支審批流程長沙德軒科技有限公司在借支審批流程方面，應(yīng)進行多級審批，避免將所有審批責(zé)任都?xì)w結(jié)在總經(jīng)理身上，各級管理人員應(yīng)各司其職、各盡其責(zé)，參與到流程審批中來，提高審批規(guī)范性和效率。為此，公司的借支審批流程應(yīng)由原來的二級審批調(diào)整為四級審批。員工滿足借支條件的情況下，填寫借支申請單，寫明借支事由、用途、金額以及相關(guān)憑證，經(jīng)部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批通過后，提交財務(wù)部領(lǐng)取借支款。優(yōu)化后的審批流程，可以有效進行借支審批放權(quán)，將借支申請的真實性、規(guī)范性審核職責(zé)下放給部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)，總經(jīng)理只是進行流程性審批，而財務(wù)部則需對票據(jù)和憑證進行復(fù)核。具體借支審批流程如圖3所示。圖3長沙德軒科技有限公司借支審批流程4.4明確員工借支還款期限為改善長沙德軒科技有限公司員工借支歸還難、無人敦促的現(xiàn)狀情況，應(yīng)對員工借支還款期限進行限制。原則上，對于員工因公借支的款項，須于借支流程審批通過后，即日起30天內(nèi)歸還；對于員工因私借支的款項，須于借支流程審批通過后，即日起60天內(nèi)歸還。對于未按時歸還的借款員工，由財務(wù)部溝通確認(rèn)未按時緣由，因遺忘或工作繁忙耽誤則督促其2個工作日內(nèi)歸還；若無力償還或其他原因不歸還，則從逾期日起按日息0.5%進行罰息，最高罰息30天后從當(dāng)月工資抵扣借支款。此外，為保障借支款不出現(xiàn)爛賬、壞賬的情況，還應(yīng)明確借支人員的職責(zé)以及定期對借支歸還情況進行梳理。定期梳理方面，由財務(wù)部每季度末對借支賬單進行匯總，統(tǒng)計已借支、已歸還、未歸還等數(shù)據(jù)，將逾期未歸還人員名單提報給該部門經(jīng)理進行相應(yīng)的處罰。借支人員職責(zé)方面，對于借支款預(yù)期不歸還的員工，一律視為挪用公款，情節(jié)嚴(yán)重者將移送公安機關(guān)處理。對于部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)將承擔(dān)連帶審批責(zé)任，由部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)在借支款歸還時限逾期前敦促盡快歸還，若出現(xiàn)壞賬情況，則由部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)分別承擔(dān)壞賬損失的10%、15%。5小結(jié)長沙德軒科技有限公司近年來發(fā)展迅速，人員規(guī)模和業(yè)務(wù)量都得到了快速增長，原有的借支管理制度已經(jīng)難以滿足現(xiàn)有的借支需求，出現(xiàn)了借支申請事由隨意、審批流程積壓、審批效率較低，甚至出現(xiàn)壞賬、爛賬的情況。通過對公司員工借支管理進行優(yōu)化設(shè)計，規(guī)范了借支范圍、用途、借支條件以及限額，從源頭規(guī)避了不合理的借支申請，同時完善了借支審批流程，將審批權(quán)限下放，提高了審批效率，此外還明確了借支還款期限和審批人員的催款職責(zé)，降低了公司在借支壞賬、爛賬方面的財務(wù)損失。長沙德軒科技有限公司通過實施借支管理制度，有效提高了借支管理的規(guī)范性、合理性，提高了借支管理的審批效率，規(guī)避司在借支方面的壞賬、爛賬風(fēng)險，降低公司的財產(chǎn)損失。

參考資料