辦公室檔案管理辦法6篇辦公室檔案管理辦法(1)為加強校研究生會辦公室檔案的科學(xué)管理，保證檔案資料的系統(tǒng)性與完整性，現(xiàn)結(jié)合實際情況，特制定本制度。一、立卷、歸檔第一條各部門平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務(wù)，必須認真做好。第二條各類文件材料由辦公室負責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對各部門文件立卷工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔范圍。第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價值，便于保管和利用。第五條立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。5、保管期限分為永久、長期、短期三種。(1)永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文等)有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。(2)長期保存。凡是在相當(dāng)長時間內(nèi)部門需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為20xx年至50年。(3)短期保存。凡是在較短時間內(nèi)部門需要查考的各種文件，劃為短期保存。短期保存為20xx年以下。第六條文件的組合。組合的基本作法如下：1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。2、會議文件應(yīng)單獨組合。3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。4、工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按部門或社團名稱組合。5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進行組合。第七條檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。第八條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。第九條歸檔時間。部門應(yīng)于活動后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。第十條歸檔文件案卷的要求。部門移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：1、歸檔文件齊全、完整。2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室,電網(wǎng)檔案盒。二、檔案的管理和利用第十二條辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。第十三條經(jīng)鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準后，按程序進行檔案銷毀。第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復(fù)制，保護檔案的安全與完整。第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時歸還。第十六條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查,檔案盒，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時向分管主席報告，按有關(guān)規(guī)定處理。第十七條辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。第十八條平時匯集，按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應(yīng)及時請求補發(fā)或取得復(fù)印件,干部檔案盒，以便存檔和查閱。第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。辦公室檔案管理辦法(2)第一條為了加強標準檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和有關(guān)標準管理的規(guī)定，制定本辦法。第二條標準檔案系指在制定、修訂標準過程中，直接形成的具有保存價值的各種文件、材料(包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等)。標準檔案是國家檔案的重要組成部分。第三條標準的制定部門和單位應(yīng)當(dāng)建立健全標準檔案管理工作制度，達到標準檔案完整、準確、安全和有效利用的要求。有計劃地采用先進技術(shù)，實現(xiàn)標準檔案管理的現(xiàn)代化。第四條標準檔案按保管期限，分為永久的和長期的兩種。下列文件材料需要永久保管：(一)上級下達任務(wù)的文件;(二)標準報批稿;(三)標準編制說明及其附件;(四)意見匯總處理表;(五)標準審查會議紀要或函審結(jié)論;(六)標準報批公文;(七)標準申報單;(八)標準發(fā)布本;(九)標準正式出版本;(十)標準修改通知單及其附件;(十一)標準作廢通知單。下列文件材料需要長期保管：(一)論證報告;(二)調(diào)研報告;(三)試驗驗證報告;(四)標準征求意見稿(最后一稿);(五)標準送審稿;(六)等同、等效采用的國際標準或國外先進標準原文或譯文，主要參考資料(只歸難得的，一般的只列目錄和出處);(七)標樣。第五條永久保管的，按國家檔案管理部門的規(guī)定辦理;長期保管的，應(yīng)當(dāng)是現(xiàn)行的和最近兩次修訂的標準的檔案。屬長期保管的廢止標準檔案，繼續(xù)保管十年。標樣在保管期限內(nèi)已經(jīng)失效的，按保管到期的規(guī)定處理。第六條國務(wù)院標準化行政主管部門負責(zé)管理國家標準檔案。工程建設(shè)、藥品、食品衛(wèi)生、獸藥和環(huán)境保護國家標準檔案，分別由國務(wù)院工程建設(shè)主管部門、衛(wèi)生主管部門、農(nóng)業(yè)主管部門、環(huán)境保護主管部門負責(zé)管理。國務(wù)院行業(yè)標準歸口部門負責(zé)管理其主管范圍內(nèi)的行業(yè)標準檔案。省、自治區(qū)、直轄市標準化行政主管部門負責(zé)管理本行政區(qū)域內(nèi)的地方標準檔案。企業(yè)單位負責(zé)管理本單位的企業(yè)標準檔案。第七條本辦法所列部門和單位的檔案管理機構(gòu)或人員，具體負責(zé)標準檔案管理工作。其職責(zé)：(一)收集、整理、立卷、歸檔、統(tǒng)計、保管和提供利用標準檔案;(二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料;(三)負責(zé)組織和承擔(dān)標準檔案的鑒定和銷毀;(四)監(jiān)督檢查標準檔案的修改、補充和復(fù)制;(五)按檔案行政管理部門的要求，辦理永久的標準檔案的移交手續(xù);(六)認真執(zhí)行檔案管理制度。第八條標準檔案由標準起草單位負責(zé)收集有關(guān)材料并加以整理，向相應(yīng)的標準檔案管理部門或單位負責(zé)提供。第九條標準起草單位、標準化技術(shù)委員會秘書單位或標準化技術(shù)歸口單位以及參與制定、修訂標準的其他單位，在制定、修訂標準工作中所積累的標準文件材料，交本單位檔案管理機構(gòu)按長期保管的要求管理。第十條標準檔案的文件材料，除標準正式文本外，在標準審批、發(fā)布后三個月內(nèi)，由審批部門或單位的主辦人員按規(guī)定向檔案管理機構(gòu)一次歸檔。標準正式文本出版后，及時補充歸檔。第十一條標準檔案的文件材料，由審批部門或單位的主辦人員負責(zé)整理，標準檔案管理人員負責(zé)立卷、登記、上架。標準文件材料歸檔時，標準檔案管理人員應(yīng)當(dāng)檢查、核對;對不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補充、更正。第十二條標準更改或廢止后，由審批部門或單位的主辦人員負責(zé)將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時歸檔。第十三條標準文件材料的立卷、歸檔，按“GB/T11182-89科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求”執(zhí)行，并應(yīng)當(dāng)符合下列要求：(一)各類標準文件材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報告、標準草案各稿、正式版本以及意見匯總處理表可以歸檔兩份。(二)歸檔的標準文件材料是原稿或打印稿、復(fù)印稿。(三)永久保管和長期保管的標準檔案分別裝訂立卷。(四)標準文件材料的幅面大于A4(210×297mm)的，按A4幅面折疊;小于A4的，粘貼在A4幅面的紙上，并留出裝訂線。第十四條保管標準檔案，應(yīng)當(dāng)有檔案柜和庫房，并有防火、防潮、防曬、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。第十五條保管標準檔案，要建立定期檢查制度一般每兩年檢查一次，如有破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時修補或復(fù)制。第十六條管理標準檔案的機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立健全標準檔案借閱制度。標準檔案一般不外借。特殊情況需要外借時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并限期歸還。第十七條任何個人不得將標準檔案占為私有，凡損壞、隱匿、丟失或泄密的，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)人員的責(zé)任。第十八條對標準檔案的保存價值，應(yīng)當(dāng)定期進行鑒定。鑒定工作在有單位主管領(lǐng)導(dǎo)、標準化人員和標準檔案管理人員參加下進行。對已經(jīng)超過保管期、失去保存價值的標準檔案，應(yīng)當(dāng)編造清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后銷毀，并注明銷毀時間和處所，由監(jiān)銷人員簽字后，將清冊歸檔。第十九條對標準檔案工作做出顯著成績的人員，應(yīng)當(dāng)給予獎勵，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條規(guī)定執(zhí)行。違反有關(guān)檔案管理規(guī)定，給標準檔案工作造成損失的，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規(guī)定處理。第二十條本辦法由國家技術(shù)監(jiān)督局負責(zé)解釋。第二十一條本辦法自發(fā)布之日起施行。辦公室檔案管理辦法(3)會計檔案包括:會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業(yè)資料。會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證明，也是國家檔案的組成部分，更是單位重要檔案之一。為加強會計檔案管理工作，明確責(zé)任，使會計檔案管理有章可循，特制定如下管理制度。一、會計檔案的立卷、歸卷制度公司所屬會計人員必須對本單位的各種會計憑證、帳簿、報表、計劃、預(yù)算合同等會計資料定期收集，審查核對，整理立卷，編制目錄，裝訂成冊，并指定專人保管，防止丟失、損壞。二、會計檔案的調(diào)閱制度調(diào)閱會計檔案，要嚴格辦理手續(xù)，本單位人員調(diào)閱會計檔案，要經(jīng)過會計主管人員同意;外單位人員調(diào)閱要有正式介紹信，經(jīng)會計主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)批準，并詳細登記調(diào)閱檔案名稱、日期、調(diào)閱人姓名、工作單位、調(diào)閱理由和歸還日期。調(diào)閱人員一般不得將會計檔案攜帶外出，需要復(fù)制應(yīng)征得單位同意。三、會計檔案的銷毀制度會計檔案的保管期一般為20xx年，對保管期滿的會計檔案，按照<檔案法>的規(guī)定由財會部門和檔案部門共同鑒定，報經(jīng)批準后進行處理。對需要銷毀的會計檔案，要填寫“會計檔案銷毀清冊”，銷毀時由單位領(lǐng)導(dǎo)指定檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名蓋章，“會計檔案銷毀清冊”要長期保存。四、會計檔案的交接制度1、會計人員工作調(diào)動或因故離職，必須與接替人員辦理交接手續(xù)，沒有辦理交接手續(xù)的，不得離職。離職前，必須將本人經(jīng)管的會計工作在規(guī)定期限內(nèi)全部交接清楚，接替人員應(yīng)認真接管移交工作，并繼續(xù)辦理移交未了事項。移交后，如發(fā)現(xiàn)原經(jīng)管的會計業(yè)務(wù)有違反財務(wù)制度和法律規(guī)定等問題，由原移交人負責(zé)。2、合并、撤銷單位的會計檔案，應(yīng)根據(jù)不同情況分別移交給并入單位，由上級主管部門或主管部門指定的其他單位接收代管，并由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋章。辦公室檔案管理辦法(4)第一條為加強和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細則。第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責(zé)管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧有姓块T保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。第四條人事檔案管理員的職責(zé)(一)、保管員工檔案;(二)、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;(三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù);(四)、登記員工工作、工資、獎懲情況;(五)、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況;(六)、做好員工檔案的安全、保密、保護工作;(七)、定期向檔案室等部門移交檔案;(八)、辦理其它有關(guān)事項。第五條人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔(一)、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表;(二)、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、成長歷史等自傳材料;(三)、本人自我鑒定，組織鑒定材料;對員工的考察、考核、評價材料;(四)、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料;(五)、員工參入黨、團材料;(六)、獎勵(包括科技和業(yè)務(wù))及各種先進事跡材料;(七)、入伍、退伍、辭退職、出國等材料;(八)、處分、取消處分的材料;(九)、任免、工資、職稱等材料;(十)、學(xué)歷和評定的技能等材料;(十一)、其它有較大價值的可供參考的材料。第六條人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。第七條人事檔案的收集、保管和銷毀一、調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報到一個月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。二、對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并編制銷毀清冊。六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。七、人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。八、檔案應(yīng)分類編號后存放，編號應(yīng)與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。第八條人事檔案的利用和傳遞一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應(yīng)由部門出具證明，由人力資源部負責(zé)人批準后方可查閱。三、公司級領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)提交報告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準，嚴格履行登記手續(xù)。六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個月內(nèi)移交其檔案。九、員工調(diào)動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準郵寄或交本人自帶。十一、對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計算機內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時，應(yīng)從計算機內(nèi)注銷員工基本檔案情況。第十條本細則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。第十一條本管理細則由公司人力資源部負責(zé)解釋。辦公室檔案管理辦法(5)第一條為了規(guī)范人事檔案的管理和利用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù)，特制訂本制度。第二條集團公司員工檔案實行分級管理由集團公司人力資源中心引進的員工的檔案一律由集團人力資源中心統(tǒng)一管理。(一)原始檔案：員工入司時隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料，員工轉(zhuǎn)正后調(diào)入公司管理。(二)新建檔案：員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料。(三)電子檔案：員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶籍所在地、畢業(yè)學(xué)校、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、工作經(jīng)歷、崗位、職務(wù)、合同期限等情況通過電子信息系統(tǒng)的形式所形成的記錄。經(jīng)集團人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司引進的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。第三條人事檔案由各公司、部門總經(jīng)理分管或指導(dǎo)，該公司、部門人事負責(zé)人具體負責(zé)操作和管理，并對檔案的完整性、真實性和準確性負責(zé)。集團公司人力資源中心全權(quán)負責(zé)對各公司、部門人事檔案的監(jiān)督考核。二、人事檔案的建立第四條新建人事檔案收集范圍由人力資源部門直接形成的材料：(一)各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經(jīng)歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括：報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復(fù)印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單(要求員工在進公司之前須到公司指定的醫(yī)院進行體檢，且出具的體檢證明須真實有效)等材料。(二)職務(wù)任免申請表、行政職務(wù)任免材料、晉升技術(shù)職稱(學(xué)位等)審批材料。(三)工資調(diào)整審批表。(四)鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料。(五)考核、考勤或其它類材料。(六)有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)歷及成績、學(xué)歷情況等材料。(七)各種處分、處罰材料和通報批評等材料。(八)有關(guān)接收、調(diào)配、解聘等情況記錄材料。(九)各種重要的個人申請、承諾、聘用合同(協(xié)議)、保險等材料。(十)各種崗位責(zé)任書、競聘、施政方案等。通過其它渠道形成的材料：(一)各類組織成員或代表以及各種先進模范或受獎勵材料。(二)參加各級人大或各類協(xié)會代表大會材料。(三)業(yè)務(wù)考績材料、技術(shù)方面的貢獻材料及各項論文著作篇目等。(四)出國審批表及在外期間鑒定材料。(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。(六)在原工作單位形成的有關(guān)檔案材料。(七)在部隊或?qū)W校等機關(guān)單位形成的有關(guān)檔案材料。(八)重要的社會關(guān)系、親屬關(guān)系的記錄材料。(九)對違紀、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。第五條人事檔案歸檔材料要求歸檔材料應(yīng)具備的條件：(一)必須是已經(jīng)處理完畢，而不是懸而未決或沒有最后審定和處理意見的文件。(二)材料必須以個人為對象。對反映多人有關(guān)情況的材料，應(yīng)當(dāng)分別制成以個人為單位或反映本人情況的材料，方可歸入個人檔案。(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標記，如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等;對屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料，應(yīng)先將手續(xù)補齊，并在辦理完備后再行歸檔。(四)檔案內(nèi)容必須實事求是，不能帶有虛構(gòu)、想象、夸張的成份;人物傳記、寫人物事跡的報告文學(xué)、個人回憶錄都不得歸檔。(五)檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整，對頭尾不清、來源時間不明的材料，要盡可能查清注明;涉及個人重大問題的材料，如需查清，應(yīng)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理后，方能歸檔。確定材料能否歸檔時，應(yīng)針對具體問題具體分析，不能一概而論;同時，還應(yīng)對檔案中應(yīng)當(dāng)具備而缺少的材料予以登記，并有計劃地進行收集補充。應(yīng)妥善處理不應(yīng)歸檔的材料：(一)經(jīng)過鑒別，凡應(yīng)轉(zhuǎn)往有關(guān)單位保存或處理的材料，應(yīng)填制《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。(二)接收單位清點核對后，應(yīng)按程序辦理接收手續(xù)。(三)凡屬退還本人的材料、證章等，應(yīng)開列詳細清單，證明材料(物品)名稱及份(件)數(shù)，經(jīng)批準后退還本人，并由本人在接收人處簽字或加蓋個人印章。(四)對不直接退還本人的材料，可經(jīng)批準后給予銷毀，并應(yīng)對其本人說明。(五)銷毀人事檔案履行一定審批手續(xù)，任何個人都不得擅自銷毀。第六條人事檔案的整理要求：(一)應(yīng)遵循完整、真實、精練、實用的原則。(二)應(yīng)做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應(yīng)相一致。(四)材料增減時應(yīng)進行重新整理。(五)人事檔案原件作為正本，對于機密性較高的人事檔案，可根據(jù)工作需要和人員管理情況建立副本。第七條人事檔案的建立(一)集團公司總部新進員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料，并對于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時予以補充完善。(二)集團公司人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求，經(jīng)該公司人事負責(zé)人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團人力資源中心。(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎(chǔ)檔案，并對員工在職期間相關(guān)個人信息資料(身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學(xué)歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報集團人力資源中心。第八條人事檔案的編號(一)人事檔案編號構(gòu)成：檔案代碼+四位數(shù)字，按順序編號。(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母(大寫)，如采購管理中心，其人事檔案編號為CGG。(三)員工辭職后的檔案編號繼續(xù)保留，不重復(fù)使用。(四)同一部門員工的檔案要求放在一起，每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內(nèi)，調(diào)動或辭職抽出后不添加新的員工檔案，若檔案袋中員工檔案已抽完，此空檔案袋繼續(xù)保留。抽出檔案后應(yīng)該在檔案袋上予以標明。第九條人事檔案建立的具體程序(一)集團人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。(二)按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體順序。(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關(guān)的內(nèi)容。(四)將新的材料存入檔案。第十條員工在職期間形成的培訓(xùn)、獎懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。(一)大學(xué)生、聘用人員、科級(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料，由所在公司、部門每半年整理一次，后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次，統(tǒng)一交集團公司人力資源中心存檔。(二)其他員工在職期間所形成的培訓(xùn)、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理，并要求歸檔。三、人事檔案的轉(zhuǎn)遞第十一條人事檔案轉(zhuǎn)遞的具體程序(一)人事負責(zé)人依據(jù)人力資源調(diào)配通知單或調(diào)令取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的員工檔案材料。(二)在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時間、原因(調(diào)動、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉(zhuǎn)入地點。(三)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。(四)將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》放入員工檔案一起，并將檔案袋密封后轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。(五)收檔公司、部門在收到檔案，核對無誤后，必須在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章，且及時反饋到轉(zhuǎn)出公司、部門。第十二條人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中要嚴格執(zhí)行保密制度，按要求裝袋密封交接，并在封口處加蓋公章，且不能由員工本人帶走，攜帶人員嚴禁私自拆封偷閱檔案。第十三條員工晉升科級(含)以上級別，轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)由所在公司、部門按轉(zhuǎn)檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心;科級管理干部被免職后，其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉(zhuǎn)檔程序和要求轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。第十四條員工離職后由其所在公司、部門一月之內(nèi)將其檔案抽出，裝訂成冊存檔，并妥善保管二年。銷毀時須填寫《檔案銷毀申請單》，經(jīng)集團公司人力資源中心核準后予以銷毀。四、人事檔案的查詢、借閱第十五條檔案查詢和借閱應(yīng)按程序辦理(一)檔案的查詢應(yīng)先申請，說明查詢的對象、理由和范圍，所在公司、部門人事負責(zé)人批準后，方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。(二)外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門總經(jīng)理批準，并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長，需辦理續(xù)借手續(xù)。(三)各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料，由所在公司、部門開具介紹信，說明理由，再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。(四)人力資源中心或各公司、部門內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應(yīng)按照程序進行。五、人事檔案的保管第十六條人事檔案保管必須嚴格遵守保密的原則。第十七條人事檔案管理必須由專人負責(zé)，定期檢查核對，確保檔案完整、準確。第十八條人事檔案存放必須配備專門設(shè)備，不得與其它檔案混放一起。第十九條人事檔案存放應(yīng)做到安全、保密、防火、防潮、防盜。第二十條任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。六、考核辦法第二十一條凡出現(xiàn)以下情況，將根據(jù)情節(jié)輕重分別扣除所在公司、部門人事負責(zé)人績效獎金20-50元/次：(一)人事檔案不全的。(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。(三)不遵守人事檔案保密制度的。(四)不履行正當(dāng)手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場所的。(五)不按規(guī)定銷毀人事檔案的。公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度一、目的為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密;同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。二、檔案管理內(nèi)容1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關(guān)系，死亡等情形。三、檔案相關(guān)規(guī)定1、基礎(chǔ)管理1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動時(如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等)，應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。1.6對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。2、檔案的查、借閱2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。2.4所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記。3、查、借閱檔案注意事項3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。4、檔案的銷毀4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。四、制定、修訂、廢除與實施本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。辦公室檔案管理辦法(6)第一條為了加強公司人事檔案管理，使之逐步實現(xiàn)科學(xué)化、制度化、系統(tǒng)化的要求，參照國家和上級主管部門有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，特制定本規(guī)則。第二條檔案管理的種類;根據(jù)國家的規(guī)定要求和勞動人事管理的特點，將勞動人事工作形成的諸多材料整理分成三大類：職工個人檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、文書資料檔案。第三條職工個人檔案主要由記載個人在歷史各個時期表現(xiàn)情況的原始資料，各項工作能力素質(zhì)狀況和有關(guān)背景材料等構(gòu)成。它主要包括職工履歷、社會關(guān)系、職務(wù)、學(xué)歷、工資變動情況、獎懲記錄等以及各個時期的表現(xiàn)鑒定。第四條專業(yè)技術(shù)人員(包括工人技師)檔案主要由記載其技術(shù)狀況的原始材料和考核評聘等有關(guān)的材料構(gòu)成，它主要包括專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)職稱(職務(wù))評聘申請表、工作總結(jié)、所在單位鑒定、評審委員會評審結(jié)果記錄、聘任或解聘書、高、中、初等級變化記錄和評聘工作的有關(guān)資料。第五條文書資料檔案主要由記載公司勞動人事管理活動的主要過程原始材料、各項重要而且常用的勞動人事政策規(guī)定的目錄或摘要、勞動人事系統(tǒng)各崗位在工作中產(chǎn)生的各類正式文書、各種勞動人事統(tǒng)計報表和有關(guān)信息資料構(gòu)成。第六條檔案管理的內(nèi)容一、檔案的建立1.職工個人檔案，凡是新進公司的職工，勞動人事部門應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容為其建立個人檔案，并按公司檔案管理規(guī)范統(tǒng)一整理分類、編號。2.專業(yè)技術(shù)人員檔案，對專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))評聘管理部門或崗位提供的職稱(職務(wù))評聘的有關(guān)資料，按規(guī)定要求進行分類、整理、編號、歸檔。3.文書資料檔案。對文書管理提供的各類文書資料，按設(shè)計要求進行分類、整理、匯編成冊、編號歸檔。二、檔案的日常維護：檔案的日常維護主要包括整理、分類、編號、裝訂、編目錄、內(nèi)容增刪、訂正、輸入電腦等項內(nèi)容，重點是增刪、訂正、更新。三、檔案的查詢、借閱：檔案查詢、借閱管理的內(nèi)容主要根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定或公司的管理需要制定查詢、借閱檔案規(guī)定，對檔案的