Office2007產(chǎn)品應(yīng)用場(chǎng)景與技巧

MicrosoftOfficeWord2007使用技巧Tips1：更直觀地比較文檔內(nèi)容在進(jìn)行文檔的修訂時(shí)，專門難區(qū)分修訂前的內(nèi)容和修訂后的內(nèi)容，OfficeWord2007增強(qiáng)的“比較”文檔功能，能夠更加直觀的掃瞄文檔修訂前、后的不同。第一，單擊功能區(qū)中的“批閱”標(biāo)簽，然后單擊“比較”選項(xiàng)組中的“比較”按鈕，并在其下拉菜單中執(zhí)行“比較”命令，打開“比較文檔”對(duì)話框。選擇所要比較的“原文檔”和“修訂的文檔”。圖1選擇比較的文檔稍后，即可看到修訂的具體內(nèi)容，同時(shí)，比較的文檔、原文檔和修訂的文檔也將顯現(xiàn)在比較結(jié)果文檔中。

圖2比較文檔的結(jié)果Tips2：輕松解決語(yǔ)言障礙在OfficeWord2007中提供了強(qiáng)大的語(yǔ)言支持功能，能夠更有效的關(guān)心用戶無(wú)障礙地閱讀文檔。例如：當(dāng)我們遇到不熟悉的單詞或短語(yǔ)時(shí)，能夠在該文檔內(nèi)容上單擊鼠標(biāo)右鍵，執(zhí)行“翻譯”命令，打開相應(yīng)的翻譯屏幕提示。

圖3執(zhí)行“翻譯”命令將鼠標(biāo)移動(dòng)的單詞或短語(yǔ)的上方，就能夠即時(shí)看到翻譯的結(jié)果。

圖4將英文翻譯成中文提示：此功能也能夠在Excel、PowerPoint、Outlook等應(yīng)用程序中使用。MicrosoftOfficeExcel2007使用技巧Tips1：自動(dòng)添加表格字段標(biāo)題在進(jìn)行表格數(shù)據(jù)的輸入時(shí)，只要在表格右側(cè)的空白單元格里輸入數(shù)據(jù)，Excel2007將會(huì)為您新添加字段標(biāo)題，并自動(dòng)辨不和套用適當(dāng)?shù)拿Q與格式。例如：在下圖的工作表中差不多填寫了“七月”的數(shù)據(jù)，再在工作表右側(cè)空白處連續(xù)輸入北京地區(qū)的數(shù)據(jù)時(shí)，通過(guò)默認(rèn)的自動(dòng)填充或自定義列表的功能特性，Excel2007趕忙貼心并聰慧地為您完成新字段“八月”的標(biāo)題文字與格式設(shè)定。讓您只需用心后續(xù)重要數(shù)據(jù)的輸入，而不必花費(fèi)任何心思在表格的格式設(shè)定與外觀的操作上。

圖5自動(dòng)添加字段標(biāo)題Tips2：更智能的自動(dòng)完成輸入表格最要緊的優(yōu)勢(shì)之一便是具備自動(dòng)識(shí)不表格起點(diǎn)與終點(diǎn)的能力。例如：“自動(dòng)完成輸入”在各版本的Excel中是一個(gè)專門小的功能，能夠協(xié)助您快速完成重復(fù)資料的輸入。但您必須在同一字段里輸入數(shù)據(jù)時(shí)，才會(huì)自動(dòng)完成輸入。例如下圖左側(cè)的范例所示，在訂單的經(jīng)手人字段中，當(dāng)需要第二次輸入“蘇國(guó)慶”時(shí)，只要鍵入第一個(gè)字“蘇”，Excel便會(huì)自動(dòng)為您加上“國(guó)慶”二字，完成數(shù)據(jù)的輸入。然而，關(guān)于不連續(xù)的數(shù)據(jù)格式（例如：下圖右側(cè)的范例，訂單編號(hào)字段與經(jīng)手人字段之間又隔著日期字段時(shí)），自動(dòng)完成輸入功能就不起作用了！然而，Excel2007的自動(dòng)完成輸入功能是專門智能的，您輸入的數(shù)據(jù)只要是在表格中，Excel將會(huì)評(píng)估整個(gè)表格所有字段的數(shù)據(jù)，以決定自動(dòng)完成輸入的正確信息。

圖6自動(dòng)完成輸入MicrosoftOfficePowerPoint2007使用技巧Tips1：將列表式文字變成動(dòng)人的圖形在幻燈片的制作過(guò)程中，需要逐一列表式描述的文字，經(jīng)常會(huì)以點(diǎn)符列表來(lái)進(jìn)行格式化?，F(xiàn)在，關(guān)于這些往日的作品與文件，您只要透過(guò)OfficePowerPoint2007全新的自動(dòng)化轉(zhuǎn)換工具，即可將文字瞬時(shí)變成動(dòng)人的圖形。您有兩種操作方式能夠?qū)l列式文字變成動(dòng)人的圖形。例如：只要單擊幻燈片上既有的點(diǎn)符列表文本框后，在畫面上方功能區(qū)里的“段落”選項(xiàng)組中，單擊“轉(zhuǎn)換為SmartArt圖形”按鈕（），即可從其下拉清單中選擇所要套用的圖形。

圖7套用樣式現(xiàn)在，原本平凡的列表式文字輸入，通過(guò)“轉(zhuǎn)換為SmartArt圖形”就能夠輕易地將文字轉(zhuǎn)換成豐富的圖形。甚至，只要將鼠標(biāo)指針停在上面便可趕忙預(yù)覽其成效。

圖8預(yù)覽圖形成效此外，若以鼠標(biāo)右鍵直截了當(dāng)單擊幻燈片上已有的點(diǎn)符列表文本框，也能夠從展開的快捷菜單中執(zhí)行“轉(zhuǎn)換為SmartArt圖形”命令，打開智能圖形列表，從中選擇所要轉(zhuǎn)換并套用的圖形。

圖9選擇要套用的圖形或者，單擊快捷菜單上的“其他SmartArt圖形”命令，打開“選擇SmartArt圖形”對(duì)話框，從更多、更豐富的圖形中選擇所要套用的圖形。

圖10“選擇SmartArt圖形”對(duì)話框在選定智能圖形的樣式后，也能夠通過(guò)文字編輯窗口進(jìn)行文字的新增與編輯。

圖11新增文字Tips2：自定義專用的版式之前PowerPoint所提供的幻燈片版式是不承諾用戶自行定義的，現(xiàn)在，PowerPoint2007差不多能夠讓您為所欲為的自定義專用的幻燈片版式了。若要添加新的自定義幻燈片版式，必須先切換到幻燈片母版視圖，添加一個(gè)新的幻燈片版式后，附加您所需要的對(duì)象，然后另存為模板文件即可。第一，單擊功能區(qū)中的“視圖”標(biāo)簽，然后單擊“演示文稿視圖”選項(xiàng)組中的“幻燈片母版”按鈕。

圖12選擇幻燈片母版進(jìn)入幻燈片母版視圖后，畫面左側(cè)窗格即可看到默認(rèn)的幻燈片母版與版式的縮略圖，單擊所要添加版式的縮略圖，然后單擊“編輯母版”選項(xiàng)組中的“插入版式”按鈕。

圖13單擊“插入版式”按鈕添加一張新幻燈片后，即可在此幻燈片上設(shè)置您所要添加的各種組件，快速產(chǎn)生嶄新的自定義幻燈片版式。單擊“母版版式”選項(xiàng)組中的“插入占位符”按鈕。

圖14單擊“插入占位符”按鈕提示：在“母版版式”選項(xiàng)組中有“標(biāo)題”和“頁(yè)腳”兩個(gè)復(fù)選框選項(xiàng)，您能夠按照需要選擇是否在幻燈片版式上顯示或去除幻燈片標(biāo)題文字，頁(yè)腳中的日期、頁(yè)碼等信息。接著，從下拉菜單中選擇所要采納的配置對(duì)象后，直截了當(dāng)在幻燈片的版式上用鼠標(biāo)拖曳出所需的占位符。

圖15在空白幻燈片上新增圖表和圖片組件最后，將其另存為“PowerPoint模板”（.potx）就大功告成了。以后只要使用該演示文稿模板創(chuàng)建的新幻燈片，便能夠套用自定義的幻燈片版式了。

圖16利用自定義模板創(chuàng)建幻燈片MicrosoftOfficeOutlook2007使用技巧Tips1：智能化的郵件附件預(yù)覽當(dāng)我們接收到帶有Office文檔內(nèi)容的附件時(shí)，OfficeOutlook2007提供的附件預(yù)覽功能，能夠在Outlook2007郵件閱讀窗口或郵件預(yù)覽窗口中，直截了當(dāng)預(yù)覽文檔的內(nèi)容，并保持文檔格式不變。

圖17預(yù)覽PowerPoint演示文稿并保持文檔中的動(dòng)畫成效

圖18預(yù)覽Word文檔

圖19預(yù)覽Excel工作表如果期望連續(xù)掃瞄郵件內(nèi)容時(shí)，可在郵件閱讀窗口或郵件預(yù)覽窗口中，單擊“郵件”按鈕，即可返回到郵件正文。MicrosoftOfficeAccess2007使用技巧Tips1：新增數(shù)據(jù)表與定義字段更加直觀若要建立新數(shù)據(jù)表，能夠在開啟數(shù)據(jù)庫(kù)后，直截了當(dāng)單擊“創(chuàng)建”標(biāo)簽，在“表”選項(xiàng)組中單擊“表”按鈕，即可新增一個(gè)空表，而且當(dāng)我們新增或開啟已有的數(shù)據(jù)表時(shí)，每一個(gè)表都會(huì)以“數(shù)據(jù)表”標(biāo)簽的形式顯示出來(lái)，方便用戶的切換和處理。

圖22標(biāo)簽的切換架構(gòu)提供了更方便的切換在定義數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)字段時(shí)，您會(huì)發(fā)覺(jué)，Access2007的操作更簡(jiǎn)便也更可視化，使用者并不需要切換到設(shè)計(jì)視圖畫面，即可直觀式的進(jìn)行字段的添加。例如：在新數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)視圖畫面中，能夠直截了當(dāng)輸入一筆數(shù)據(jù)記錄的內(nèi)容，也能夠直截了當(dāng)單擊最右側(cè)的“添加新字段”，輸入自定義的新域名“業(yè)務(wù)電話”字段。

圖23新增數(shù)據(jù)字段Tips2：附件字段如果數(shù)據(jù)表的記錄中必須包含圖像或文件，則能夠新增一個(gè)“附件”數(shù)據(jù)類型