做記錄6做好詳細(xì)會議記錄有時(shí)還需做錄音備份6七段秘書

發(fā)記錄7發(fā)給與會人員將會議記錄7八段秘書

定責(zé)任8將會議確定的任務(wù)，一一落實(shí)到責(zé)任人定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)向主管方向邁進(jìn)…九段秘書9把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會議”流程，形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系下一個(gè)行政主管就是你做流程你123456789結(jié)論基本完成出色完成超額完成新手成手高手注重內(nèi)容[過程]注重結(jié)果[績效]9只有可[復(fù)制]的結(jié)果才是[好]結(jié)果九段秘書，九種結(jié)果開會是商界中最昂貴的一種交流活動會議的成本時(shí)間成本（金錢成本）直接成本效率損失成本無效會議的表現(xiàn)開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。會議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。會議安排在即將就餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會。浪費(fèi)時(shí)間效果欠佳勞而無功原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確有效會議的管理技巧會前準(zhǔn)備會中控制會后評估1、會前準(zhǔn)備會議的目的是什么？有沒有必要通過開會來達(dá)到上述目的？AB會議的計(jì)劃是什么？D誰應(yīng)該參加會議？C有沒有開會的替代物存在？可能會有什么意想不到的問題發(fā)生？會議預(yù)期的結(jié)果是什么？被邀請參會者之間有什么關(guān)系？會前要問的問題

制定一個(gè)POP:目的、結(jié)果、計(jì)劃1目的應(yīng)該說明為什么開會：“會議的目的是為了……”2結(jié)果使會議有了中心議題，它預(yù)期會上將會共享哪些信息、將會做出什么決定以及采取什么行動。3計(jì)劃指實(shí)際的會議議程：領(lǐng)導(dǎo)人、會議內(nèi)容、共享信息、會議過程以及會議時(shí)間和地點(diǎn)。1.將演示和討論分開來。2.只有在演示過程中允許澄清問題。3.向與會者提出需要深入思考的問題：你同意/不同意哪些觀點(diǎn)如何改進(jìn)提議提出了哪些新問題1.解釋會議的重要性。2.給出足夠的準(zhǔn)備時(shí)間。3.給出清楚的指示（如閱讀、分析等）4.強(qiáng)調(diào)要在會前完成。5.只布置那些你確定會上要用到的任務(wù)。6.計(jì)劃好在會上運(yùn)用這些已完成任務(wù)的過程。會前任務(wù)基調(diào)簽到后的交流階段價(jià)值非凡，為整個(gè)會議奠定了……積極推動5分鐘非正式談話時(shí)間兩人一組討論預(yù)定議題所有與會者交流業(yè)務(wù)關(guān)注點(diǎn)和好消息所有人必須參加爭論應(yīng)對事不對人制定程序規(guī)定參會者在會上如何表現(xiàn)，使會議始終重點(diǎn)突出按時(shí)開始和結(jié)束一次只有一個(gè)話題保密性對會議進(jìn)行評估活頁掛圖使會議重點(diǎn)突出，保持會議過程的可視性和人情味！活頁掛圖滿足期望滿足期望如果可能，將參會者說的話都記下來。讓不同的人來充當(dāng)書記員。保持所有的信息都可視化（用掛圖）。當(dāng)加入自己的想法時(shí)，要與小組商量。詮釋別人想法時(shí)要征得人家同意。劃出并利用特定區(qū)域。用不同的顏色。打印出來的圖表要清晰。2、會中控制不同類型的會議，流程也不盡相同。會議流程提建議：“……怎么樣”幫助性行為建設(shè)性：“將張三的想法建立在……”尋找信息：“請描述……”尋求不同方案：“李四，你認(rèn)為怎么樣？”提供信息：“這是我的報(bào)告……”幫助性行為不同意見：“我不同意李四的意見，因?yàn)椤苯o出意見：“我認(rèn)為……”總結(jié)：“概括一下這個(gè)問題”嘗試?yán)斫猓骸拔衣牭侥阏f……”幫助性行為鼓勵(lì)：“說說關(guān)于這個(gè)問題的更多想法……”嘗試達(dá)成共識：“有多少人同意”協(xié)調(diào)：“我們同意什么”檢查表現(xiàn)：“我們團(tuán)結(jié)的程度如何”幫助性行為消除緊張：“之所以幽默是因?yàn)椤痹O(shè)定標(biāo)準(zhǔn)：“我們需要做出決定，通過……”詮釋：“我聽到你說的是……”常見問題短話長說獨(dú)占發(fā)言人身攻擊時(shí)間不足為反對而反對離題爭功諉過爭議抱怨常見問題處理糾紛1234承認(rèn)人的情感不可能被真正排除在會議之外，所以應(yīng)讓其公開表達(dá)。首先要理解別人，然后再尋求別人的理解。再次集中討論最初的主題或目標(biāo)保持中立，尊重人們表達(dá)情感的權(quán)利，并鼓勵(lì)他們表達(dá)出來。處理感情可以遵循的方式回到原先討論的議題或目標(biāo)上遵守沉默規(guī)則會間休息沉默的頭腦風(fēng)暴確認(rèn)有爭議的領(lǐng)域、共識以及消除分歧的辦法小組討論、互通信息充分交流彼此的關(guān)注點(diǎn)如何

對付違規(guī)行為問題出現(xiàn)以前就制定規(guī)則，并不時(shí)提到它們。對抗違規(guī)行為。認(rèn)同幫助性行為。對屢次違規(guī)的人進(jìn)行單獨(dú)談話。對違規(guī)行為有大家認(rèn)同的反對方式。希望所有參會者都對會議進(jìn)程負(fù)起責(zé)任。利用非語言交流手段。解決爭議的辦法認(rèn)識到爭議是團(tuán)隊(duì)工作中自然而然不可避免的一個(gè)方面相互同意決議是人們想看到的結(jié)果領(lǐng)會對方的觀點(diǎn)從認(rèn)識問題轉(zhuǎn)移到解決問題就一個(gè)問題提出幾個(gè)方案傾聽共識的達(dá)成共識=協(xié)議+支持共識就是對經(jīng)小組同意作出的決策或?qū)⒉扇〉男袆颖硎局С值囊环N心理狀態(tài)。達(dá)成共識的方法我已聽到并理解你的立場你已聽到并理解我的立場決定并沒有犧牲我的價(jià)值觀和道德我能支持