高校財(cái)務(wù)管理模式的思考升達(dá)學(xué)院財(cái)務(wù)管理模式及思考

洪志學(xué)院是由臺(tái)灣教育家王光亞博士領(lǐng)導(dǎo)的一所私立大學(xué)，并與蘇州大學(xué)合作創(chuàng)辦的一所私立大學(xué)。其全稱為:鄭州大學(xué)升達(dá)經(jīng)貿(mào)管理學(xué)院。升達(dá)學(xué)院于1993年3月由河南省政府批準(zhǔn)籌建,1993年10月破土動(dòng)工,1994年6月,經(jīng)國家教委正式批準(zhǔn)成立,當(dāng)年9月份開始招生。升達(dá)學(xué)院在不到一年的時(shí)間里完成了征地、建設(shè)和當(dāng)年招生工作,創(chuàng)造了高校建設(shè)的奇跡。目前升達(dá)學(xué)院已擁有土地1000余畝,建筑面積16萬平方米,資產(chǎn)兩億多元,在校學(xué)生7000人,教職工490人。她是一所設(shè)施齊全,環(huán)境優(yōu)美,治學(xué)有方,管理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊凰y得的高等學(xué)府。升達(dá)學(xué)院在管理的各個(gè)方面有一整套成熟的經(jīng)驗(yàn),在不少方面有自己的獨(dú)到之處,尤其在財(cái)務(wù)管理方面,值得我們?nèi)W(xué)習(xí)、研討。筆者就升達(dá)學(xué)院財(cái)務(wù)管理的模式作一些介紹,供各位同行參考。由會(huì)計(jì)室和發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的現(xiàn)實(shí)需要,則主要考升達(dá)學(xué)院設(shè)有會(huì)計(jì)和出納室,會(huì)計(jì)室和出納室是學(xué)院的兩個(gè)部門,會(huì)計(jì)室在院長領(lǐng)導(dǎo)下工作,會(huì)計(jì)室主任對(duì)院長負(fù)責(zé)。出納室隸屬于總務(wù)處。會(huì)計(jì)室對(duì)出納室沒有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,會(huì)計(jì)室主任對(duì)出納室負(fù)責(zé)人只有工作建議權(quán),沒有任用和工作調(diào)配權(quán)力,出納室負(fù)責(zé)人在對(duì)總務(wù)處長負(fù)責(zé)的同時(shí),又直接對(duì)院長負(fù)責(zé)。會(huì)計(jì)室與出納室在會(huì)計(jì)憑證的傳遞上采用交接登記方式。出納室對(duì)1000元以內(nèi)的開支,或有約定的開支可直接使用現(xiàn)金支付,1000元以上的開支一律通過轉(zhuǎn)帳支付。出納室只保管印鑒公章,而印鑒私章分別由會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)人和院長本人掌管,這就是說凡使用轉(zhuǎn)帳支票支付千元以上的大額開支,出納員都必須經(jīng)過會(huì)計(jì)室主任和院長本人共同簽發(fā)。這種管理體制,筆者認(rèn)為是一種一分為二式的相互制約、相互牽制的機(jī)制,這種機(jī)制有別于目前高校財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的相互牽制機(jī)制。這里既有會(huì)計(jì)室對(duì)出納室辦理大額支付的牽制,也有出納室對(duì)會(huì)計(jì)室的牽制,這兩種牽制的目的都是對(duì)院長的負(fù)責(zé),對(duì)于院長親自簽發(fā)轉(zhuǎn)帳支票的管理形式值得我們研究和思考,但有一點(diǎn)很明確,那就是院長對(duì)學(xué)院的每一項(xiàng)千元以上的經(jīng)濟(jì)開支都會(huì)心中有數(shù),能夠了解和掌握學(xué)院重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程,有利于經(jīng)濟(jì)決策。升達(dá)的行政倫理“簽呈”是升達(dá)學(xué)院各部門主管人員向院領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示工作、匯報(bào)工作,請(qǐng)購大型設(shè)備、購買大批量物資,辦理較大經(jīng)濟(jì)支出事項(xiàng)或要求院內(nèi)同級(jí)或有關(guān)部門協(xié)辦,會(huì)簽?zāi)稠?xiàng)事宜而使用的一種專用文書。它有固定的格式,其內(nèi)容包括:時(shí)間、編號(hào),主旨、合辦單位擬定或擬辦的具體意見,院領(lǐng)導(dǎo)的批示等,“簽呈”要以文件的形式長期保存。也可以說,“簽呈”是升達(dá)學(xué)院在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策(或其它決策)過程中,記載各自決策責(zé)任的經(jīng)濟(jì)責(zé)任書。升達(dá)的“簽呈”相當(dāng)于我們平時(shí)所說的工作請(qǐng)示、匯報(bào),工作建議或申請(qǐng)?！昂灣省痹谏_(dá)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中使用得最多。升達(dá)學(xué)院在購置一般辦公用品,一般物品時(shí),使用存根式的“請(qǐng)購(修)單”來代替簽呈。購買大型、貴重物品、大批量物品或辦理大項(xiàng)經(jīng)濟(jì)支出時(shí),必須進(jìn)行“簽呈”,并要求主辦人員在“簽呈”上說明請(qǐng)購之物品的規(guī)格、型號(hào)、用途及簡短之管理辦法,辦理“簽呈”必須依據(jù)升達(dá)學(xué)院組織程序進(jìn)行簽辦。升達(dá)學(xué)院的組織程序,在財(cái)務(wù)開支方面具體包括:“請(qǐng)購程序”、“發(fā)包及采購程序”、“驗(yàn)收程序”及“報(bào)帳程序”。升達(dá)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都是嚴(yán)格按這些規(guī)定的程序進(jìn)行。升達(dá)把執(zhí)行“組織程序”的理論基礎(chǔ)概括為“行政倫理”,其核心是一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé),各盡其職,各負(fù)其責(zé),對(duì)本職工作必須負(fù)責(zé),對(duì)職權(quán)以外的事或拿不準(zhǔn)的事項(xiàng)必須向上級(jí)請(qǐng)示、反映。但請(qǐng)示反映工作原則上不得越級(jí),這就是升達(dá)的行政倫理觀。它要求升達(dá)的每一個(gè)職員,每一個(gè)管理者都必須各負(fù)其責(zé),各盡其職。在升達(dá)的辦公大樓上和校園內(nèi)有這樣幾句話:“不為自己的失敗找理由,要為升達(dá)發(fā)展想辦法”;“成功感謝別人,失敗反省自己”;“自己的痛苦自己知道,自己的問題自己解決”;“今日能為之事勿待明日,自己可為之事勿求他人”。這就是升達(dá)人行政倫理的思想基礎(chǔ)。層層負(fù)責(zé)就是說在自己職責(zé)范圍內(nèi)的事情自己要把它辦好,把自己職權(quán)范圍內(nèi)的事交到上一級(jí),一是說明自己沒有盡到責(zé)任或不負(fù)責(zé)任,二是說明自己不能滿足這個(gè)崗位的需要,或者說不適應(yīng)這個(gè)崗位。升達(dá)提倡的行政倫理正是要求每一個(gè)崗位都應(yīng)該是職責(zé)分明、職權(quán)分明,該由自己做的工作不要求別人,要盡職,該由上一級(jí)決定的事情,必須向上一級(jí)反映,不能越權(quán),升達(dá)落實(shí)行政倫理的體現(xiàn),就是每一件事情的“簽呈”過程,以及對(duì)簽呈文件的不折不扣的執(zhí)行。以下以購買一般批量品為例,其請(qǐng)購程序如下:支出決策程序:使用單位、使用人填“請(qǐng)購(修)單”(一式兩聯(lián)、編號(hào))→單位主管簽署意見→總務(wù)處保管室、簽署會(huì)辦意見→送總務(wù)長依需要核簽→會(huì)計(jì)室核簽→院領(lǐng)導(dǎo)裁示→會(huì)計(jì)室制傳票→出納室辦理預(yù)支。報(bào)帳程序:物品交保管員驗(yàn)質(zhì)驗(yàn)量→保管員粘貼發(fā)票于支出憑證簿,同時(shí)填制“甲類財(cái)產(chǎn)登記卡”(或乙類、丙類物品增加表)→交事務(wù)科長簽章(并在送件簿上登記)→送總務(wù)長簽章→送交會(huì)計(jì)室審核簽章→呈院領(lǐng)導(dǎo)裁示→會(huì)計(jì)室制傳票→轉(zhuǎn)出納室辦理、報(bào)帳支付→事物科長在“送件簿”上予以核銷。從以上購物的決策程序和報(bào)帳程序上有一個(gè)很重要的特征,即院領(lǐng)導(dǎo)在決策前或報(bào)帳前,都有了相關(guān)部門的具體擬辦意見,在院領(lǐng)導(dǎo)決策前的最后一關(guān)是會(huì)計(jì)室,在報(bào)帳程序中院領(lǐng)導(dǎo)審批報(bào)帳前的最后一關(guān)仍是會(huì)計(jì)室。這從操作上保證了會(huì)計(jì)室業(yè)務(wù)職能的發(fā)揮,從責(zé)任上也能很清楚地劃分出每個(gè)職能部門的職責(zé),從這一特征,我們可以聯(lián)想到我們目前有些高校的一些決策和報(bào)帳程序,相當(dāng)一部分屬于領(lǐng)導(dǎo)決策后財(cái)務(wù)人員在被動(dòng)或?yàn)殡y中執(zhí)行,決策前沒能使財(cái)會(huì)部門發(fā)揮應(yīng)有的職能及職責(zé),是財(cái)會(huì)人員應(yīng)有功能的退化、萎縮。當(dāng)然財(cái)會(huì)人員報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)的決策是天經(jīng)地義的,問題是如何在決策前、在決策程序上、在決策過程中使財(cái)會(huì)部門真正能夠發(fā)揮管理作用。這一點(diǎn)很重要。從表面上看是要求財(cái)務(wù)部門行使職權(quán),實(shí)質(zhì)上是使財(cái)會(huì)部門承擔(dān)了相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任,這是落實(shí)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制發(fā)揮職能部門作用的重要一環(huán)。從以上決策程序和報(bào)帳程序中,可以看出升達(dá)學(xué)院對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的管理都是“封閉型”的管理,從環(huán)節(jié)上沒有漏洞。凡經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)決策的開支,在事畢報(bào)帳前,也必須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批示,如果說院領(lǐng)導(dǎo)事前的簽批是事前決策的話,那么事畢后的簽批就是對(duì)某件事辦理情況的事后反饋和情況掌握,這是封閉管理所必不可少的環(huán)節(jié)。升達(dá)的事事簽呈制度,似乎手續(xù)繁瑣,復(fù)雜,影響工作效率。為了解決這個(gè)事事既能以文書形式記載經(jīng)濟(jì)責(zé)任,使每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的決策和執(zhí)行情況都能有案可查,又能提高辦事效率,升達(dá)學(xué)院為簽呈的傳遞及過程規(guī)定了嚴(yán)格的時(shí)間。要求緊急事件,用“紅簽”(用紅色印制),要求必須當(dāng)日簽署意見,當(dāng)日辦完,不能過夜,任何人不準(zhǔn)積壓急件;一般事件用“白簽”(用白紙印制),最近三日內(nèi)必須簽出;涉及到如人事方面等重大機(jī)密事件,可用“黃簽”(用黃紙印制),經(jīng)辦人可直接送交學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)。正是由于時(shí)效性的要求,使升達(dá)學(xué)院反應(yīng)敏捷,辦事迅速,效益非常高,工作有條不紊,緊張而有秩序。辦公消耗品進(jìn)入升達(dá)大學(xué)工作,不論是院長還是一般職員,保管員都為每人設(shè)立了3張卡(以卡代帳),第一張卡為“甲類財(cái)產(chǎn)領(lǐng)用記錄卡”主要登記:辦公桌等固定資產(chǎn),每個(gè)領(lǐng)用人都有編號(hào)。該卡記錄內(nèi)容有服務(wù)單位、姓名、到職時(shí)間、離(調(diào))職時(shí)間等詳細(xì)記錄。第二張卡為“乙類物品領(lǐng)用記錄卡”主要登記:能保存實(shí)物形態(tài)的物品,如復(fù)寫筆等,這一類大體相當(dāng)于我們所說的低值易耗品。升達(dá)學(xué)院對(duì)低耗品的管理重心很低,只要能列為使用后仍有實(shí)物存在的,都要列入此類進(jìn)行管理。第三張卡為“物品領(lǐng)用卡”,這張卡是登記除甲類、乙類外的其它所有領(lǐng)用的辦公消耗品,該卡上印有一段說明:1.本卡按領(lǐng)用人每人記立一卡,記載領(lǐng)用物品名稱數(shù)量。2.本卡存保管室以備學(xué)年終了時(shí)呈校長審閱,作行政人員領(lǐng)用有無浪費(fèi)之查考。3.本卡每學(xué)年度由保管員換置新卡一次。對(duì)于一些公用物品,如辦公室的空調(diào)等,按部門設(shè)卡,凡能落實(shí)到人的均按人設(shè)卡,保管責(zé)任落實(shí)到人。從以上可以看出,進(jìn)入升達(dá)工作的人,領(lǐng)用的大小物品,小到一支鉛筆都有記錄在案,尤其是小物品,消耗性物品還要在“學(xué)年終了時(shí)”作“領(lǐng)用人員有無浪費(fèi)之查考”,由此可以看出升達(dá)的一分錢要當(dāng)一分錢用,把浪費(fèi)減少到最低。按照大多數(shù)高校目前的管理看,能把低值品、消耗品建帳(卡)落實(shí)到責(zé)任人的可能很少很少。一般認(rèn)為也不必這么細(xì),而升達(dá)就是這樣做的。而且是一直堅(jiān)持著。在臺(tái)北,也有不少高校到升達(dá)的姊妹學(xué)?！坝_(dá)”去學(xué)習(xí)過,也都感覺不好做到,而升達(dá)人為什么能做到,而且能一貫堅(jiān)持,并且做的很好,這是為什么?這就是升達(dá)人辦事的認(rèn)真精神、對(duì)事業(yè)的追求精神和工作的責(zé)任心。正像升達(dá)創(chuàng)辦人王廣亞先生的作風(fēng)一樣,從不高談闊論,不說辦不到的話,一件事只要說了,就一定要做到,并且做徹底。從升達(dá)學(xué)院的財(cái)務(wù)管理體制,到升達(dá)學(xué)院的經(jīng)濟(jì)決策程序、報(bào)帳程序、簽呈制度、財(cái)產(chǎn)管理的“三卡制度”等方面可以看出升達(dá)在這些方面有不少優(yōu)秀的管理文化值得我們?nèi)パ凶x、去吸納。以