Z/TFZG201003-2013第頁共8頁重工制造有限公司編制審核會議管理制度批準頁碼共8頁生效日期2013年10月12日1目的為規(guī)范公司會議管理，建立、完善內部溝通渠道，提高會議效率和效果，嚴肅會議紀律，特制定本制度。2范圍適用于泰富重工制造有限公司（以下簡稱公司）各種例會及專題會議。3職責綜合管理部負責本制度制定與實施。4會議分類與組織4.1經常性會議4.1.1總經理辦公會議：由總經理召集，各分管副總、總監(jiān)、總工程師、部門負責人參加或根據(jù)工作需要確定參會人員，由綜合管理部負責組織。4.1.2公司辦公例會：由綜合管理部負責組織，各分管副總、總監(jiān)、總工程師、部門負責人參加。4.1.3月度生產計劃會議：由營運管理部負責組織，各部門負責人、室主任參加，分管領導指定的其他有關人員列席的會議。4.1.4專業(yè)（專題）會議：分管領導召集，有關專業(yè)工作人員參加，相關人員列席的會議。由相關職能部門負責組織。4.1.5車間班前會：由車間班組長負責組織，車間全體員工參加會議。4.2非經常性會議4.2.1公司上級主管部門或外單位在公司召開的會議（如現(xiàn)場會、報告會、主題會、辦公會等）由綜合管理部受理并負責組織、安排其它相關部門協(xié)作。5會議審批5.1外部會議5.1.1由國家部委、省、市、開發(fā)區(qū)政府及有關廳局召集的會議，有關部門接到會議通知后，應將會議通知交綜合管理部，由綜合管理部統(tǒng)一負責辦理審批手續(xù)并根據(jù)公司領導批復通知參會人員。5.1.2由政府組織的會議由總經理審批并指定人員參加。5.1.3經營、業(yè)務類會議由分管總監(jiān)審批并指定人員參加。5.1.4其他會議分別由主管負責人審批、安排人員參加。5.2內部會議5.2.1全體員工會議由總經理審批。5.2.2部門經理辦公會議由分管領導審批。5.2.3相關專業(yè)會議由歸口主管領導審批。5.2.4其他會議由相關負責人審批。6會議安排與規(guī)范6.1公司辦公例會：公司周例會于每周一下午召開，月度例會于每月2日召開，如遇節(jié)假日或特殊情況由綜合管理部另行通知會議時間。6.2總經理辦公會議：根據(jù)工作情況可臨時召集召開。6.3月度生產計劃會議：每月27日定期召開，如遇節(jié)假日或特殊情況由營運管理部另行通知會議時間。6.4專業(yè)（專題）會議：根據(jù)相關專業(yè)工作進度或工作需要由對口業(yè)務部門確定。6.5全體員工會議：每年年初召開的總結、表彰會議或公司宣布重大決定等，可由總經理臨時召集。6.6車間班前會議：每天上班前召開班前會，下班后召開班后會，并將每天的會議總結提交行政管理部。6.7同時召集多個部門人員參加的會議必須提前報經總經理或主管領導批準后方可召開。6.8業(yè)務會議（需支出費用）應提前由牽頭部門負責編制《會議立項申請單》，經總經理審批同意后方可立項籌辦，大型業(yè)務會議還必須編寫出詳細的策劃安排《報告》與之配套。6.8.1《會議立項申請單》主要內容包括：a)會議基本情況：會議名稱、會議主題、會議地點、參會人數(shù)及人員組成、會議主要日程安排等。b)會議費概算：會議單項費用概算、概算說明及其他有關財務說明等。6.9部門會議安排如與總經理辦公會議、全體員工會議相沖突，應遵循小會服從大會、局部服從整體的原則。6.10會議精神需下達的，與會部門負責人應及時傳達給各自部門，負責會議精神貫徹的組織、監(jiān)督和實施，督察部門負責督察公司各部門對會議精神的貫徹實施情況。6.11各部門應建立報告制度，部門負責人在辦公例會上向公司領導報告部門運行情況，以作為公司領導進行決策的依據(jù)。6.12會議室使用與管理請參照附件一《會議室使用管理辦法（暫行）》。7會前通知及準備7.1會議召集部門應提前一天以口頭或書面形式通知相關人員。7.2例會時間固定，不需另行通知。如出現(xiàn)會議時間調整，由綜合管理部提前通知。7.3會議通知須明確會議時間、地點、參會人員、會議議題、需準備的事項等。7.4綜合管理部負責會場安排、設備準備及參會人員的簽到工作。7.5會議召集部門就議題準備充分資料、信息，確定好會議紀錄人員。8會中紀律8.1參會人員須按照會議時間提前5分鐘到達會場，會議期間不得隨意遲到、早退。如因特殊情況不能參會者，應事先報總經理或會議組織者批準。無故或沒有經批準而遲到、早退者，給予30元/次的經濟處罰。擅自缺席者，一律按曠工處理。8.2會議期間，與會人員須將手機關閉或設為靜音狀態(tài)；不準交頭接耳、大聲喧嘩；不能在會場內隨意走動，未經允許不得擅自離開。8.3進入會場后，不能吸煙、嚼檳榔。9會后紀要及落實9.1公司例會由綜合管理部負責記錄，專題會議由指定人員記錄。會后整理會議紀要，并于會后兩個工作日內，發(fā)各參會部門（復印件或電子文檔），原件交綜合管理部存檔。部門負責人會議紀要須報公司領導層，并在綜合管理部備案。9.2公司例會紀要報總經理審核簽字，專題會議紀要須由參會主要人員簽字確認，由綜合管理部分發(fā)各與會人員。9.3會議上必須明確各事項責任人及時間節(jié)點。會議中有意見須及時提出，會議后與會人員須堅決執(zhí)行會議精神，及時落實工作情況，以書面、郵件、電話形式向相關領導匯報。由綜合管理部負責督辦會議各項決議。10保密事項10.1會議涉及的保密事項，各與會人員必須嚴格遵守保密規(guī)定，不得私自外傳會議內容。10.2會議紀要屬公司內部重要文件，未經批準不得外傳。11附則11.1本制度最終解釋權歸綜合管理部。11.2本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。12附件附件一：《會議室使用管理辦法（暫行）》附件二：《會議立項申請單》附件三：《會議室使用申請單》附件四：《會議簽到表》附件五：《會議紀要》附件一:會議室使用管理辦法1目的規(guī)范會議室的使用和管理，提高會議室使用效率，維護和保持會議室的環(huán)境。2范圍適用于公司所有會議室、接待室管理。3職責綜合管理部負責本辦法的制定與實施，部門所屬會議室、接待室應按照此辦法執(zhí)行。4會議室使用程序4.1各部門需使用會議室，應提前二至三小時填寫《會議室使用申請單》，由本部門負責人簽字后，提交接待部門。《會議室使用單》上應詳細說明到會人數(shù)、需準備的接待物品、需要綜合管理部協(xié)助工作及其他有關項目。在所有會議室已滿時，接待部門應及時向申請部門反饋信息。4.2接待部門按接待要求安排好會議室并通知申請部門，《會議室使用申請單》由接待部門負責保管、留存并做記錄。4.3緊急會議應至少提前三十分鐘將《會議室使用申請單》提交并通知接待部門，以便及時調整安排會議室。4.4各部門應按預定時間準時使用會議室，如需提前或延長使用時間，應及時通知接待部門。4.5會議室使用完畢，使用部門應關閉室內電器電源開關，將桌椅擺放整齊，及時通知接待部門整理會場，關閉會議室。4.6使用接待室無須進行申請，各部門可在該室會客、接待。5會議室管理5.1公司對各會議室進行統(tǒng)一編號，接待部門根據(jù)需要合理安排會議室使用。5.2公司會議室日常管理工作由綜合管理部負責，劃歸各部門使用的會議室自行負責其日常管理。5.3會議室的室內清潔衛(wèi)生工作由綜合管理部門負責。會議結束后，接待部門應立即通知綜合管理部門有關人員按時保質完成清掃工作。5.4各部門使用會議室時應注意保持室內環(huán)境整潔，愛護室內公用設施。5.5依據(jù)公司《關于禁止在公共場所吸煙的規(guī)定》，除接待室外，各會議室內工作時間一律禁止吸煙。附件二：《會議立項申請單》a)會議基本情況：會議名稱、會議主題、會議地點、參會人數(shù)及人員組成、會議主要日程安排等。b)會議費概算：會議單項費用概算、概算說明及其他有關財務說明等。申請人申請部門部門負責人參加名稱會議主題參會人數(shù)會議主要日程安排會議單項費用概算概算說明分管領導審核總經理批準附件三：《會議室使用申請單》申請日期：年月日申請人申請部門部門負責人會議主題會議內容參加人數(shù)會議室要求□投影儀□電腦□茶水□音響□會議資料□其它需要提供。綜合管理部負責人批準會議管理專員對應會議室安排附件四：《會議簽到表》會議簽到表會議名稱：會議地點：會議時間：序號