工程檔案整理與數(shù)字化第一頁，共55頁。工程建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔要求公路工程相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》

（交辦發(fā)〔2010〕382號）《浙江省公路工程竣工文件編制辦法》

（浙交〔2002〕138號）*如與《浙江省公路工程竣工文件編制辦法》不一致的，以交辦發(fā)〔2010〕382號要求為準(zhǔn)。*保管期限改變：由原來的“永久”、“長期”、“短期”，改為“永久”、“30年”、“10年”

1第二頁，共55頁。工程建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔要求水運(yùn)工程標(biāo)準(zhǔn)：《浙江省水運(yùn)工程竣工文件編制辦法》（2004年版）（浙交〔2004〕6號）1第三頁，共55頁。指揮部歸檔條目項(xiàng)目總體立項(xiàng)審批文件各段立項(xiàng)審批文件勘察設(shè)計初步設(shè)計施工圖變更設(shè)計各類合同各類會議紀(jì)要第四頁，共55頁。指揮部歸檔條目（續(xù)）工程通知單工程索賠土地征用許可土地勘測房屋拆遷調(diào)查拆遷補(bǔ)償協(xié)議書“三改工程”相關(guān)文件（改路、改河、改線）第五頁，共55頁。指揮部歸檔條目（續(xù)）招投標(biāo)（可分資格預(yù)審、招標(biāo)文件、招標(biāo)會議、投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書等）（可按分項(xiàng)、合同段設(shè)置條目）工程管理文件（按年設(shè)置計劃進(jìn)度、質(zhì)量管理、資金控制等條目）各單項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收*投標(biāo)文件中通過資格預(yù)審入圍單位或推薦中標(biāo)候選人但未中標(biāo)單位的標(biāo)書也要?dú)w檔，保管期限為短期（10年）。第六頁，共55頁。施工單位歸檔條目開工報告（含合同段和分項(xiàng)工程開工報告）施工組織設(shè)計、進(jìn)度計劃工程變更文件計量支付安全檢查施工日記質(zhì)量評定（按分項(xiàng)設(shè)置）原材料報驗(yàn)單第七頁，共55頁。施工單位歸檔條目（續(xù)）試驗(yàn)報告（按分項(xiàng)設(shè)置）中間交驗(yàn)審批（按分項(xiàng)設(shè)置）施工記錄沉降觀測竣工圖照片、錄音錄像第八頁，共55頁。監(jiān)理單位歸檔條目監(jiān)理規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則項(xiàng)目部人員審核、變更施工質(zhì)量檢查、通報等工程監(jiān)理報告單、通知單工地會議紀(jì)要索賠審批單、申請單水泥砼、砂漿抗壓強(qiáng)度監(jiān)理試驗(yàn)鋼筋試驗(yàn)第九頁，共55頁。監(jiān)理歸檔條目（續(xù)）粗集料試驗(yàn)、鑒定細(xì)集料試驗(yàn)、鑒定土工布、塑料排水板試驗(yàn)樁基檢測匯總合同段及其分項(xiàng)工程監(jiān)理質(zhì)量檢驗(yàn)評定匯總監(jiān)理工作報告照片、錄音錄像第十頁，共55頁。容易疏漏的問題編寫大事記：若已完工工程沒有及時記錄的，須補(bǔ)寫。工程變更一覽表

要把“變更令號”、“變更內(nèi)容”、“變更金額”、“相關(guān)文件檔號”、“竣工圖檔號”一一對應(yīng)填寫完整。第十一頁，共55頁。工程變更一覽表

項(xiàng)目名稱

施工單位名稱

序號變更令號變更內(nèi)容變更金額(元)本變更文件檔號相關(guān)竣工圖檔號增加金額減少金額電子表與紙質(zhì)表同時移交第十二頁，共55頁。檔號確定1.檔號示例：

J048－2.2.11－1.0001桐鄉(xiāng)市交通局全宗號工程代碼工程檔案分類號合同號案卷順序號（用四位數(shù)字）第十三頁，共55頁。檔號確定2.東宗線二期檔號：

GL9.1111.Ja1-案卷號科技大類（航運(yùn)）東宗線嘉興段案卷順序號（示例：1.0001）第十四頁，共55頁。正確填寫案卷目錄和卷內(nèi)目錄案卷目錄和卷內(nèi)目錄要用激光打印。第十五頁，共55頁。目錄統(tǒng)一使用excel電子表。卷內(nèi)目錄填寫：目錄標(biāo)題欄采用加粗的3號宋體，責(zé)任者等字段名稱用加粗的小3號仿宋體，其他用4號仿宋體。（excel打印的分別用16、15、14號）序號：以1件自然件或一組文件為一順序號。文件編號：完整的代字代號責(zé)任者：文件的形成者，單位全稱或規(guī)范化簡稱。日期：標(biāo)準(zhǔn)格式為，同一條目內(nèi)時間取文件最后形成時間；時間不明確的一般考證到年，無法考證月日的，用0代替，補(bǔ)足8位數(shù)。頁號：最后一條頁號要標(biāo)明起止頁第十六頁，共55頁。檔案案卷裝訂和編目使用原件：如果沒有原件的要在備考表中注明原件位置。案卷裝訂：裝訂整齊，按三孔一線標(biāo)準(zhǔn)裝訂，孔距統(tǒng)一不偏斜。編制頁號：將頁號編在文件正面的右下角，背面的左下角；成冊的文件不必另編頁碼。不得跳號，保持清晰無誤。如有遺漏，應(yīng)及時補(bǔ)敲頁碼；如張頁號已連續(xù)，那么以.1表示。卷內(nèi)備考表中立卷人、檢查人要填寫齊全，如實(shí)填寫。第十七頁，共55頁。案卷封面打印1.案卷號：檔號位置統(tǒng)一蓋檔號章（移交時不用蓋）2.工程名稱打在封面正中空白處居中打印3.案卷題名：由三部份組成：單位工程（分部分項(xiàng)工程）+結(jié)構(gòu)（樁號）+文件名稱，概括簡明、準(zhǔn)確。第十八頁，共55頁。卷內(nèi)備考表

說明：（1、卷內(nèi)文件數(shù)量）（2、分類、組卷及其他整理中需說明的情況）立卷人：年月日檢查人：年月日移交前一定要檢查備考表是否有缺，缺簽字的要補(bǔ)齊。第十九頁，共55頁。使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒選用工程檔案專用檔案盒，根據(jù)案卷厚度購買合適尺寸的盒子。盒面無破損、折皺、污跡。第二十頁，共55頁。使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒用鉛筆在盒子統(tǒng)一位置標(biāo)注案卷號檔案盒正面不用任何文字標(biāo)識。第二十一頁，共55頁。照片的整理與編目收集：1、反映工程進(jìn)度和工作成果的照片檔案；2、反映工程質(zhì)量的照片檔案；3、與工程有關(guān)的重要活動；4、記錄工程重大事故、自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的照片檔案；5、反映工程建設(shè)之前地區(qū)地理、古跡以及自然風(fēng)光和民間風(fēng)俗的照片檔案；6、與其他載體檔案有密切聯(lián)系的照片檔案；7、其他具有保存價值的照片檔案第二十二頁，共55頁。照片的整理與編目整理：照片號的編寫（一冊一個流水號）計量單位：自然張第二十三頁，共55頁。照片的整理與編目文字說明:事由：照片影像所反映事件，事物的情由時間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和拍攝時間地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)人物：照片影像上主要人物的姓名、身份背景：對揭示照片影像主題具有一定作用的背景攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人第二十四頁，共55頁。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求

1.掃描與不掃描范圍需要掃描的保管期限為：永久、長期（30年）的全部材料（包括圖紙）。不需要掃描的保管期限為：短期（10年）。特種載體檔案⑴照片檔案：無數(shù)碼的紙質(zhì)照片掃描。⑵實(shí)物（錦旗、獎狀、證書等）拍成照片后歸入照片檔案內(nèi)2第二十五頁，共55頁。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求2.掃描色彩模式一般應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。3.掃描格式

采用多頁TIFF格式存儲。存儲時的壓縮模式的選擇，應(yīng)以保證畫面清晰的前提下，盡量減小存儲容量為準(zhǔn)則，黑白圖像建議采用CCITT組4壓縮模式，灰度和彩色圖像建議選擇JPEG壓縮模式。單頁文件可用jpeg格式存儲*pdf格式不能作為標(biāo)準(zhǔn)格式存儲2第二十六頁，共55頁。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求4.做好掃描登記

：

掃描前，應(yīng)該根據(jù)前處理單，做好掃描登記單，登記本份文件的頁數(shù)，本份文件需要掃描和不掃描的張頁號，根據(jù)前處理時填寫的文件頁數(shù)，核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)。5.掃描過程：

按順序逐漸頁進(jìn)行掃描。如原文有字體不清、原件缺漏頁、原件破損等影響閱讀的，應(yīng)在此頁前加“原件缺頁、原件破損”等說明。拆除裝訂，在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

6.圖像的處理：

圖像處理主要指對掃描后的圖像進(jìn)行去黑、去污、糾偏、拼接、有漏掃的要補(bǔ)掃、排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整等。原稿破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。2第二十七頁，共55頁。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求7.掃描文件的命名：全宗號-分類號-案卷號-起頁號例：J048-2.2.11-1.0001-001“-”為半角字符或在英文輸入方式下錄入2第二十八頁，共55頁。檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)要求成果類型格式技術(shù)指標(biāo)備注掃描黑白掃描圖像TIFF建議掃描分辨率在100dpi以上（需OCR識別的建議200dpi以上）代替原件保存的推薦采用無損壓縮的TIFF格式。彩色掃描圖像TIFFJPEG建議150dpi以上（需OCR識別的建議200dpi以上）圖紙TIFFJPEG建議200dpi以上照片描圖像TIFFJPEG5英寸檔案照片建議600dpi，其他規(guī)格按如下公式換算：掃描分辨率=600dpi/N(其中N=待掃描照片的長度值/5英寸照片的長度值)第二十九頁，共55頁。成果類型格式技術(shù)指標(biāo)備注縮微膠片TIFFJPEG建議200dpi以上音頻WAVMP3音頻采集最低要求：采樣頻率:44.1kHz，量化級:16bit，單/雙聲道。WAV轉(zhuǎn)MP3時建議位速率在128Kbit/s以上。視頻AVIMPEG-2MPEG-4視頻采集最低要求：分辨率(像素):720*576，幀數(shù):25幀/秒，視頻數(shù)據(jù)速率:4Mbps，音頻位速率:224Kbps，音頻設(shè)定:立體聲，音頻采樣頻率:44.1kHz。AVI轉(zhuǎn)MPEG-2、MPEG-4格式時，推薦數(shù)據(jù)傳輸率>=4Mb/s，分辨率在352x288以上，幀速率>=24。檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)要求第三十頁，共55頁。檔案移交數(shù)據(jù)移交檔案數(shù)字化成果移交一般采用VCD、DVD光盤作為數(shù)據(jù)載體。光盤應(yīng)同時刻錄兩套，一套本單位保存，一套移交局檔案室。光盤組織結(jié)構(gòu)

在光盤根目錄下分別存放目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)文件夾和說明文件三項(xiàng)內(nèi)容。案卷目錄數(shù)據(jù)庫以AJML.xls命名，文件目錄以WJML.xls命名，全文數(shù)據(jù)文件夾以DATA命名，說明文件以SM.txt命名。說明文件為txt文本文件

填寫《桐鄉(xiāng)市備份數(shù)據(jù)移交、接收檢驗(yàn)表》

一式兩份，分別由移交、接收人員簽字。第三十一頁，共55頁。擋描件保存方式J048-2.2.11-1.0001-1J048-2.2.11-1.0001-4J048-2.2.11-1.0002-1J048-2.2.11-1.0002-3J048-2.2.11-1.0003-1電子文件原文J048-2.2.11-1.0002-1AJML.xlsWJML.xlsDATESM.txt全文數(shù)據(jù)文件夾檔案數(shù)字化實(shí)體數(shù)據(jù)光盤第三十二頁，共55頁。檔案移交說明文件內(nèi)容及格式如下：項(xiàng)目名稱項(xiàng)目標(biāo)號：起止目錄號：起止年度：案卷目錄數(shù)量：（）條文件目錄數(shù)量：（）條全文數(shù)量：（）件，（）頁文件類型：光盤號：光盤類型：刻錄時間：刻錄人：審核人：第三十三頁，共55頁。檔案移交光盤標(biāo)注格式

檔案存儲移交光盤封面格式第三十四頁，共55頁。數(shù)字化生產(chǎn)加工的相關(guān)文件標(biāo)準(zhǔn)1.桐鄉(xiāng)市綜合檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式（試行）（桐檔〔2011〕12號）2.桐鄉(xiāng)市紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范（試行）（桐檔〔2011〕13號）3.桐鄉(xiāng)市檔案登記備份工作簡要說明第三十五頁，共55頁。紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作方法介紹1.Word和Excel電子文檔通過雪瑩轉(zhuǎn)換Tiff格式的操作方法2.通過ACDSee相片管理器掃描的操作方法3.通過ACDSee相片管理器對圖像文件進(jìn)行壓縮、合并、拆分等操作方法4.拖把更名器在檔號修改中的操作方法3第三十六頁，共55頁。電子文件格式的轉(zhuǎn)化

對于原有電子文件，如word、excel文件要進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)tiff格式保存，以確保檔案的原始性。推薦使用“雪瑩轉(zhuǎn)換器”通過虛擬打印實(shí)現(xiàn)格式轉(zhuǎn)換

注：1.對于有多個電子表格的excel文件，不能一次完成轉(zhuǎn)換，必須逐個工作表轉(zhuǎn)換。

2.如果文件頁數(shù)過多，或排版為橫豎交替，雪瑩轉(zhuǎn)換器也無法正常識別。第三十七頁，共55頁。首先對雪瑩換器進(jìn)行屬性設(shè)置

選中文件，右鍵[雪瑩]——[屬性設(shè)置]第三十八頁，共55頁。在[保存選項(xiàng)]欄選擇保存方式，“自動保存”，保存格式為“TIFFfile”,選擇保存目錄后確定。為了防止出錯，原始文件不要自動覆蓋。第三十九頁，共55頁。最后選中要轉(zhuǎn)換文件后，右鍵[雪瑩]進(jìn)行轉(zhuǎn)化。可同時批量進(jìn)行轉(zhuǎn)化，一次轉(zhuǎn)