--#-基本建設項目檔案的整理方法一、基本建設項目檔案的概念基本建設項目檔案是指從建設項目（工程）的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、立項、審批、勘察、設計、施工、生產(chǎn)準備到竣工投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的應歸檔保存的全套文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。二、基本建設項目文件的整理㈠、基本建設項目文件以下簡稱基建檔案的歸檔范圍和保管期限表（詳見附表）整理基建檔案注意的事項：應將反映基本建設職能活動中形成的全部文件材料、圖紙及其他載體作為歸檔范圍的主體：劃清科技資料與基本建設文件材料之間的界線，不要將科技資料列入基本建設文件材料范圍內(nèi)歸檔；基本建設文件材料的原件由建設單位歸檔，施工單位歸檔用復印件。㈡、歸檔時間：各施工單位應在項目建設完成三個月內(nèi)將項目文件向建設單位歸檔，有尾工的應在尾工完成后及時歸檔；大、中型項目建設，按階段歸檔。㈢、歸檔要求歸檔文件材料必須是準確反映基本建設及其管理活動的真實情況；歸檔文件材料必須齊全、完整；歸檔文件材料應選用優(yōu)質(zhì)的制成材料，紙張規(guī)格尺寸要統(tǒng)一，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙書寫，總之書寫材料應符合耐久性要求。㈣、整理的原則及分類要求：基建檔案整理的基本原則：遵循項目文件的自然形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件之間的有機聯(lián)系，分類科學、組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求?；n案材料的分類要求：⑴類目明確、層次清楚、簡明：類目明確、層次清楚、簡明即劃分的類和屬類有二至三個層次，達到眉目清楚，條理清晰就可以。比如：城市基建工程檔案，可先按不同性質(zhì)的建筑工程，如市政公用工程、民用建筑工程、工業(yè)建筑工程、交通運輸工程等劃分類；然后再在每種建筑工程類下，直接以工程項目（或單項工程）劃分為屬類。如果工程項目較多，也可以在每種建筑工程類下，先按地理區(qū)劃或建筑用途（如民用建筑中的賓館、影劇院、青少年宮、學校、機關辦公樓、住宅等）劃分為屬類，在屬類下再按工程項目（或單項工程）劃分為小類。類和屬類一般不益劃得過多。類和屬類的層次劃得過多、過繁主要是容易破壞歸檔文件材料的自然形成規(guī)律，割裂文件材料固有的內(nèi)在聯(lián)系，不便于保管和利用。⑵分類標準一致分類標準一致就是在對一種基建檔案劃分類或?qū)兕悤r，劃分的依據(jù)是相同的。只有分類標準一致，基建檔案劃分的類或?qū)兕惒艜哟吻宄?，條理明晰，有利于編目工作的進行，也方便保管和利用。比如基建檔案，可以按工程項目分類，也可以按專業(yè)來分類。如果按工程項目分類，就應當全部按工程項目分類，這就是分類標準一致。如果一部分按工程項目分類，另一部分按專業(yè)分類，這就是分類標準不一致。又如礦產(chǎn)的地質(zhì)勘探檔案，可以按地區(qū)（省、市、自治區(qū)）分類，也可以按礦種（金、銀、銅、鐵、煤等）分類，這叫做分類標準一致。如果一部分按地區(qū)分類，另一部分又按礦種分類，這就叫做分類標準不一致。在劃分類和屬類時，在同一層里同時使用兩個分類標準，勢必使檔案的整理發(fā)生混亂，不便于進行編目、保存和利用。⑶類與類之間不交叉、不重疊。類與類之間的歸檔材料，不能互相交叉。如城市基建工程檔案，市政公用工程類的燈飾、給排水材料等不能歸入民用建筑工程類；又如類與類之間的材料不能重復。制定分類方案或分類大綱分類方案或分類大綱是指導分類的綱領性文件，也可以叫做分類指南。是用文字或圖表的形式列舉基建檔案分類的類和屬類的系列，概括各個類和屬類所包括的基建檔案的歸檔范圍、保管期限、分類方法的類目表?；n案通常運用的分類方法有：⑴按工程項目分類按工程項目分類，就是按照基本建設工程項目（一個建設群或一個單項工程），如廠礦、機關、學?；蛩畮?、電站、橋梁等獨立工程項目的全部檔案為單位劃分類別，其特點是：同一個工程項目其設計或施工建設中形成的全部檔案集中在一起，反映一個工程項目的全貌，便于按工程項目查找和利用檔案，不屬于同一個工程項目的檔案要嚴格區(qū)分開。⑵按專業(yè)性質(zhì)分類按專業(yè)性質(zhì)分類，是指根據(jù)基建檔案內(nèi)容所反映的不同專業(yè)性質(zhì)來劃分基建檔案的類別。例如：基建工程設計檔案中的標準設計或通用設計檔案，其本身一般不是伴隨有具體對象的工程設計形成的，所以它更適合于按建筑、結構、給排水、電氣、照明等不同專業(yè)性質(zhì)劃分不同的類別。類以下還可以劃分屬類，象結構類下可以按磚混結構、框架結構等劃分不同屬類。按專業(yè)性質(zhì)分類的方法，其特點是：將同一專業(yè)性質(zhì)的基建檔案集中在一起，便于從專業(yè)角度查找和利用基建檔案。㈤、組卷的方法按項目組成案卷（即保管單位）如一項建筑工程，一般由大小不等的若干單項工程組成，如一個學校有教學樓、實驗樓、辦公樓、宿舍等單項工程。各個單項工程一般由基礎、底層和各層及各種不同用途的房間組成。這些單項工程及其不同部分的圖紙和文件，各自構成一組有機聯(lián)系的整體，可以根據(jù)數(shù)量多少分別組成一個或多個案卷（保管單位）。按專業(yè)性質(zhì)組成案卷（即保管單位），是指按照基建檔案的內(nèi)容反映的專業(yè)性質(zhì)來組成保管單位。如基建工程項目的設計圖紙，可以按土建、結構、電氣、照明等不同專業(yè)，分別組成一卷或數(shù)卷。以上兩種組卷方法均是將直接針對具體項目的管理性文件材料放入所針對的項目里組卷。卷內(nèi)文件材料的排列：⑴管理性文件，按問題重要程度、時間排列；⑵圖樣材料按階段或重要程度排列。即：方案一一初步設計——技術設計——施工圖設計——竣工圖；⑶按目錄或圖號排列；⑷無目錄或圖號采用專業(yè)順序先分后分，至下而上至上而下）；平面圖——立面圖——剖面圖——大樣圖⑸更改通知單連同附圖排列在更改圖后面；⑹施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列；⑺按文件形成先后順序排列，文字在前，圖樣在后。有譯文的外文在前，原文在后。卷內(nèi)文件材料的編寫⑴案卷內(nèi)基建文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。⑵單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。⑶成套圖樣或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其它文件材料組成一卷的，應排在卷內(nèi)文件材料最后，將作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。⑷卷內(nèi)目錄的填寫卷內(nèi)目錄（填寫式樣）序號文件編號責任者文件材料題名日期頁號備注1云國土[2003]號云陽縣■國土局關于同意XX用地的批復2003.4.51-33①序號：序號應用阿拉伯數(shù)字從起依次標注卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)的順序。卷與卷之間不連續(xù)編。②文件編號：文件編號應填寫科技文件材料的文號或圖樣的圖號、設備代號、項目代號等。③責任者：責任者應填寫科技文件材料的形成部門或主要責任者。④文件材料題名：文件材料題名應填寫科技文件材料的全稱。⑤日期：日期應填寫科技文件材料的形成日期。⑥頁號：頁號應填寫每件文件材料首尾頁上標注的頁號。⑦備注：有需要注明的事項填入此欄。⑧卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。⑸卷內(nèi)備考表的編寫卷內(nèi)備考表式樣說明立卷人：年月日檢查人：年月日①說明：說明包括案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。②立卷人：應由負責立卷人簽名。③立卷日期：立卷日期應填寫完成立卷的日期。④檢查人：檢查人應由案卷質(zhì)量審核者簽名。⑤檢查目期：檢查日期應填寫審核的日期。⑥卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。案卷的裝訂⑴案卷可以裝訂和不裝訂兩種形式。⑵案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料或圖紙均要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的要先修復。幅面采用型即：2的210mm)或1開型20冰185mm)。圖樣折疊時標題露在右下角。圖紙折疊成“手風琴式”，型尺寸。⑶案卷內(nèi)的金屬物裝訂前要拆除。⑷三孔一線裝訂。裝訂的案卷要結實、整齊，不要壓住字跡、不掉頁、不倒頁、無損壞文件、不妨礙閱讀。⑸不裝訂的案卷，應在每份科技文件材料的左上角加蓋檔號章。檔號序號⑹檔號填寫按照前面講的“案卷封面的編寫第點”填寫。⑺序號填寫應用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序。案卷封面的編寫(1)案卷封面印制在卷盒的正表面，案卷封面空白欄就是案卷題名欄，擬寫案卷題名一般由立卷人擬寫。案卷題名要求應簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結構、階段的名稱等。例：案卷題名=云陽中學辦公樓（對象名稱或工程項目）+電器照明（針對內(nèi)容或?qū)I(yè)）+施工圖（文件材料名稱）（2立）卷單位應填寫負責文件材料組卷的部門或項目負責部門。（3起）止日期應填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。（4保）管期限應根據(jù)有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。根據(jù)國檔發(fā)（198號8文）件4規(guī)定，基本建設項目檔案資料的保管期限分為：永久、長期、短期三種。同一卷內(nèi)，有不同期限的文件材料，堅持“就高不就低”的辦法。（5密）級應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級。（6檔）號應填寫全宗號、目錄號、分類號（項目代號）和案卷號（檔號的編制見后）。（7封）面填寫實例檔號 檔案館號 云陽縣檔案館綜合樓立項、征地、補償通知、批復、開工令及相關材料立卷單位云陽縣檔案局 起止日期 —— 保管期限 永久 密級

(1)案卷背脊上的保管期限應根據(jù)有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。(2)檔號填寫同“案卷封面的編寫(6)”。(3)案卷題名填寫同“案卷封面的編寫(1)”，應從右到左豎寫。三、案卷排列、編號和編目案卷組好后，還要進行排列、編號和編目，就是我們常說的案卷的排列、編制檔案號和案卷目錄。（一）案卷的排列案卷的排列就是按照一定的方法對組好的基建檔案案卷進行科學的排序。（二）案卷的編號基建檔案的編號主要指對基建檔案案卷進行編號。它是用來反映基建檔案分類層次和案卷排列順序的一組符號，是基建檔案分類號和案卷順序號的組合。它起著基建檔案案卷排列后的固定作用，便于檔案室（館）保管和查閱者查閱利用。編制檔案號（即：案卷編號）首先應確定檔案號的結構形式。檔案號的結構形式有兩種：一種是單純號碼制，即全部以數(shù)字進行編號：男一種是混合號碼制，即以代字和數(shù)字混合進行編號。采用哪一種結構形式，應根據(jù)檔案分類情況而定。檔案號的基本模式：檔案號=全宗號+目錄號+分類號（包括項目代號）+案卷順序單純號碼制實例：某單位基建檔案XX?XX?X?X?X——001f案卷順序號TOC\o"1-5"\h\zI I全 目宗 錄號 號7為縣檔案局檔案館綜合樓的項目檔案。 為全宗號，即單位代號；7為目錄號，即項目檔案代號（根據(jù)各單位實際情況確定）；1為分類號，即檔案館綜合樓代號；“檔”后的1、、34為案卷號。又如 、 、 、、 、 為縣檔案局檔案館綜合樓的項目檔案。如果一個單位只有一個項目，直接在目錄代號下編案卷號，如、 5 （三）基建檔案分類目錄的編制基建檔案分類目錄以案卷為對象著錄，按基建檔案實體整理順序排列組成。在用途上它既是一種庫藏目錄，也是一種檢索目錄。其作用是固定基建檔案分類排列次序，揭示基建檔案的內(nèi)容和成份，是直接按類別查找基建檔案的基本檢索工具。主要項目有：檔案號、案卷標題、責任者、編制時間、文字材料、蘭圖、歸檔時間、保管期限、密級、備注等。

附：建設項目文件歸檔范圍和保管期限表序號歸檔文件保管期限單位施位單位可行性研究、任務書項目建議書及批復永久長期可行性研究報告永久長期項目評估包括借貸承諾評估）論證永久長期環(huán)境預商量、調(diào)查報告、環(huán)境影響報告書和批復永久長期設計任務書、計劃任務書、可行性研5報告的批復永久永久項目地址選擇永久長期設計基礎資料地、一、告」靠噩一春」勘、.、驗地、說.W一、察石(霄、一地、土女永久永久地形董要設備安裝測量定位物觀測記永久長期水文、氣象、地震等其它設計基礎資料永久長期設計文件總體規(guī)劃設計永久永久

方案設計永久永久序號歸檔文件保管期限74”?幾M十2FLr.單位單位單位初步設計永久永久4術設計永久永久施工圖設計長期永久6術秘密材料、專利文件永久設計計算書長期長期關鍵技術試驗。永久永久設計評價、鑒定及審批永久永久項目管理文件征地、移民、文件征用土地申請、批準文件、紅線圖、坐標圖、行政區(qū)域圖永久征地移民拆遷、安置、補償協(xié)議書永久建設前原始地形、地貌、狀況圖、照片永久施工執(zhí)照永久計劃、投資、統(tǒng)計、管理文件

有關投資、進度、物資、工J議計劃、實施計劃和調(diào)整計二程量的建劃長期概算、預算管理、差價管理文件長期合同變更、索賠管理文件長期規(guī)程、規(guī)范、標準、規(guī)劃、方案、規(guī)定長期招標文件審查、技術設計審查、技術協(xié)議長期序號歸檔文件保管期7#,幾*十限單位單位單位投資、進度、質(zhì)量、安全、合同控制文件長期招標投標、承發(fā)包合同協(xié)議招標書、招標修改文件、招標補遺及答疑文件,n-L-4 ?匚二 E -UZ./LtY長期長期長期托授權書和投標澄清文件、-fT-L一-fT_L一I.人AtAr修正文件永久永久長期評、報售評標人員簽字表、評標記、長期

中標通知書長期長期長期合同談判紀要、合同審批文件、合同書、合同變更文件長期長期長期專項申請、批復文件環(huán)境保護、勞動安全衛(wèi)生、通訊、消防、規(guī)劃等文件永久水、暖、電、煤氣等供應協(xié)議書長期原料、材料、燃料供應來源文件長期施工文件建筑施工文件開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要長期長期施工組織設計、、施工方案、施工計劃、施工技術及安全措施、施工工藝、施工組織設計報審表長期長期原材料及構件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復驗薄長期長期建筑材料試驗報告長期長期

設計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批手續(xù)永久長期序號歸檔文件」保管期限、ft單位單，t施工定位測量、地質(zhì)勘探永久長期土.巖試驗報告、基礎處理、基礎工程施工圖永久長期施工日記、大事記長期隱蔽工程驗收記錄—I—工口、一f-=r.T7?KTrl、-U 、、Lr/X/ IK為永久長期工程記錄及測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄、事故處理報告永久長期工程質(zhì)量檢查、評定永久長期施工總結、技術總結長期交工驗收記錄證明永久長期竣工報告、竣工驗收報告永久長期

竣工圖永久長期設備及管線安裝施工文件開上報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要長期長期施工組織設計、施工方案、施工計劃、技術措施永久長期”續(xù)竽邪甯南住代,備、設處、祥—上乂口以零永久長期焊接試驗記錄、報告、旋工檢驗、探傷記錄永久長期隱蔽工程檢查驗收記錄永久長期強度、密閉性試驗報告長期長期設備、網(wǎng)絡調(diào)試記錄長期長期施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理品報告長期長期序號歸檔文件保管期限

翻單位單位系統(tǒng)調(diào)試試驗記錄長期長期管線清洗、通水、消毒記錄短期長期管線標高、位置、坡高測量記錄長期長期中間交工驗收記錄證明、工程質(zhì)量評定永久長期竣工報告、竣工驗收報告永久長期竣工圖永久長期電氣、儀表安裝施工文件開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要長期長期施工組織設計、施工方案、施工計劃、技術措施短期長期設計變更、、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批手續(xù)永久長期調(diào)試、整定記錄長期長期

性能測試、校核長期長期施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評定、事故處理報告永久長期操作、聯(lián)動試驗短期長期電氣裝置交接記錄短期長期中間交工驗收記錄、工程質(zhì)量評定永久長期竣工報告、竣工驗收報告永久長期竣工圖永久長期序號歸檔文件保管期限-7^in.*十in.r.單位單位單位監(jiān)理文件、資料單理監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理細則長期長期施工及設備器材供應單位資質(zhì)審核、長期長期

設備、材料報審千左TArt，口IA、1 千左丁十母十左T、1\-i施工組織設計、施工方案、施工計劃、3術措施審核，施工進度，延長工期、索賠及付款報審長期長期開停、復、返工令、許可證、中間驗收證明書長期長期設計變更、材料、零部件、設備代用審批長期長期協(xié)調(diào)會審紀要、監(jiān)理工程師指令、指示，來往函件長期長期工程材料監(jiān)理檢查、復檢、實驗記錄、報告長期長期監(jiān)理日志、監(jiān)理周月、季、年報，備忘錄夕TFi日?cP*田7Z行+2**《中 引77fH長期長期各項測控量成果及復核文件、外觀、質(zhì)量、文件等檢查、抽查記錄長期長期工程質(zhì)量事故、施工安全事故報告長期長期工程進度計劃、實施、分析統(tǒng)計文件長期長期變更價格審查、支付審批、索賠處理文件rVt-:丁工口+人-T7-rr丁~rrA缶：工 丁長期長期單元工程檢查及開工開倉簽證，工程分部分項質(zhì)量認證、評估長期長期主要材料及工程投資計劃、完財艮表長期長期監(jiān)理工作聲像文件長期長期

工藝設備文件工藝說明、規(guī)程、路線、試驗、技術總結長期序號歸檔文件」保管期限、單位單位單，位產(chǎn)品檢驗、包裝、工裝圖、檢測記錄長期設備、材料采購合同、出廠質(zhì)量合格證明長期長期設備、材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單長期設備圖紙、使用說明書、零部件目錄長期設備測繪、驗收記錄及索賠文件長期設備安裝調(diào)試、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定長期科研項目開題報告、任務書、