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文檔簡介

費用報銷管理制度為了貫徹和執(zhí)行總部財務(wù)制度,強化企業(yè)內(nèi)部控制,提升公司管理的規(guī)范化和制度化水平,對上海分公司員工差旅費、業(yè)務(wù)費等相關(guān)費用的報銷做如下規(guī)定:報銷審批流程:報銷人申請部門經(jīng)理(主管)審核會計審核財務(wù)經(jīng)理復(fù)核總經(jīng)理批準總部財務(wù)中心撥款出納付款報銷時間規(guī)定:1.報銷費用每月5日及20日各交票一次,請各報銷申請人于每月4日及19日前將要報銷的單據(jù)分類整理并填寫好對應(yīng)的報銷單據(jù)、粘貼整齊交部門經(jīng)理(主管)審批完畢。并由部門經(jīng)理于每月5日及20日晨會時交于財務(wù)經(jīng)理同時填寫《華冠建材連鎖財務(wù)報銷收票登記表》(見附件一),完成單據(jù)交接。當月的費用當月報銷,最遲不得超過下個月20日,上月1日之前的票據(jù),一律不予報銷。2.財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理每月10日前將當月5日收到的票據(jù)(25日前將20日收到的票據(jù))審核完畢,并在下周的《周資金撥款申請表》上申請員工報銷。3.總部財務(wù)中心依據(jù)《華冠建材連鎖員工報銷單據(jù)匯總表》核實結(jié)果,10日的匯總表在15日前(25日的匯總表在30日前)安排撥款,由財務(wù)經(jīng)理或出納告知報銷申請人報銷或沖借款。4.出差人員:出差人員的報銷需在出差回來后7個工作日內(nèi),將要報銷的單據(jù)分類整理、粘貼整齊,交部門經(jīng)理(或主管)審核完畢,并附上《出差申請單》(附件三)和《華冠建材連鎖員工出差總結(jié)報告》(附件四)交財務(wù)經(jīng)理復(fù)核,再交總經(jīng)理核準。長時間在外的出差人員,費用以自然月為周期進行清理,每月3日前將上月要報銷的單據(jù)分類整理好,粘貼整齊,并填寫《華冠建材連鎖財務(wù)報銷收票登記表》,以快遞形式寄回對應(yīng)的部門負責(zé)人。及時確認郵寄結(jié)果。按以上報銷流程進行審批、付款。各項費用票據(jù)要求1.住宿費:必須為合法有效的住宿發(fā)票(住宿標準按集團相關(guān)規(guī)定執(zhí)行),并在票據(jù)背面注明住宿人員姓名及住宿起止日期。2.交通費:以正規(guī)發(fā)票報銷;在發(fā)票背面注明乘車日期、起止地點、乘車人或事由。3.招待費:原則上要開具正規(guī)機打發(fā)票,如果不是機打發(fā)票,必須于招待當日或次日由陪同人及總經(jīng)理簽名;票據(jù)背面注明招待時間、客人主體、就餐人數(shù);如有本公司人員作陪,還需作陪人員在發(fā)票后面簽字證明。4.汽車費:加油費以機打發(fā)票為準,發(fā)票正面需有機打車牌號,加油日期;背面由司機填寫加油時的里程表讀數(shù);路橋費必須取得機打發(fā)票,明確起始站,日期;報銷時,需提供《出車匯總登記表》作為憑證附件;每次貼票時,先按車輛分類,再按日期為序粘貼。5.運輸費:公司簽訂協(xié)議的包月送貨車,涉及固定費用的按合同執(zhí)行;公司簽訂的包月送貨車,按件計費的,將《外聘車輛費用表》按送貨日期排序,粘貼整齊,每周與財務(wù)交票一次,按月結(jié)算;倉庫臨時外請的運輸費,必須憑《外聘車輛費用表》及收據(jù)結(jié)款,收據(jù)上要有實收運費金額,車牌號,司機電話及簽名;報銷時,所有費用項目必須提供合法發(fā)票,原則上先收發(fā)票后付款。6.購買物品:超過300元的物品,要取得銷售發(fā)票、小票或刷卡記錄;300元以下,50元以上的物品,盡量有發(fā)票或小票;如實在沒有發(fā)票,需提供購物店鋪、店主聯(lián)系電話;所有發(fā)票及收據(jù)要有購買物品的具體名稱、單價、數(shù)量,并標注用途。7.加工費:瓷磚加工費要求由分公司總經(jīng)理(或售后負責(zé)人)與加工廠簽訂加工協(xié)議,協(xié)議要對加工價格、運輸及付款方式以及收款人帳戶要標明;憑《月結(jié)對賬單》、店面開具的《華冠建材連鎖委托加工單》及加工廠開具的加工費發(fā)票或收據(jù)(收據(jù)必須加蓋加工廠印單,收款人及電話)辦理結(jié)算,經(jīng)辦人在發(fā)票上簽名。8.廣告費:按《物料制作清單》(需注明物料名稱、規(guī)格尺寸、單價、金額)結(jié)算;廣告公司的發(fā)票或收據(jù),需加蓋廣告公司印章;非協(xié)議廣告公司需提供廣告公司電話及收款人姓名;大型活動需提交審批后的《大型促銷活動費用預(yù)算申請表》。9.租賃費:租賃合同原件需在財務(wù)存檔,憑發(fā)票或收據(jù)報銷;首次付租或變動租金支付時,需將租賃合同復(fù)印一份作為附件粘貼報銷;水電費需提供正規(guī)的公司發(fā)票,并注明費用期間。10.裝修費:總裁審批后《裝修預(yù)算審批表》需在分公司財務(wù)備案;支付施工隊進度款,需提供《店面裝修款申請表》,及裝修隊合同簽訂人簽字的收據(jù);報銷自購材料,需提供購物發(fā)票或收據(jù)(或網(wǎng)上購物憑證),發(fā)票或收據(jù)需有材料名稱、數(shù)量、單價、金額,材料商印章及聯(lián)系方式;自購材料品類較多時,可提供購物清單進行說明(清單明細與發(fā)票必須對應(yīng))。票據(jù)填寫、粘貼規(guī)范1.整理報銷票據(jù)時,要分類整理、粘貼,比如:住宿票整理粘貼在一起、交通費票整理粘貼在一起。然后,同類票據(jù)要按時間順序排列。2.所有報銷單據(jù)嚴格按單據(jù)要求認真填寫,金額大小寫須完全一致,不得涂改。3.所有不符合《報銷票據(jù)規(guī)范要求》的票據(jù)一律按廢票處理,不予報銷;4.所有票據(jù)的取得需真實,依據(jù)事實情況,該連號的需連號,不該連號不能連號,特殊情況需在票據(jù)背面說明情況。5.所有超過規(guī)定限額及規(guī)定報銷期間的票據(jù),一律自行承擔(dān)。6.所有白條報銷單據(jù)原則上要有證明人,沒有證明人的一律不予報銷。各相關(guān)費用的具體規(guī)定業(yè)務(wù)招待費標準:在業(yè)務(wù)招待中,要本著“熱情、禮貌、節(jié)儉”的招待原則??偨?jīng)理、副總經(jīng)理,招待費用不得超過100元/人的標準;部門經(jīng)理級別的干部招待客人,不得超過80元/人的標準;業(yè)務(wù)人員等人員招待客人,需要提前報備總經(jīng)理,且招待費用不得超過60元/人的標準。以上費用標準均包含招待用煙、酒。報銷最高額度以總就餐人數(shù)*招待標準為限。除總經(jīng)理、副總經(jīng)理外,其他人員一律不準發(fā)生娛樂活動招待費用。公司內(nèi)部員工之間招待費用不允許報銷。交通費用標準:公司副總經(jīng)理以下級別人員需經(jīng)分公司總經(jīng)理同意后方可乘坐動車或高鐵。公司副總經(jīng)理以下級別人員在市區(qū)原則上乘坐公共汽車或地鐵,如因特殊工作需要乘坐出租車,在注明原因,并經(jīng)分公司總經(jīng)理審批后,按實際費用的70%報銷。公司人員到所轄縣、區(qū)、地市或省會出差,原則上乘坐汽車,不允許乘坐出租車。如因特殊工作需要乘坐出租車,在注明原因及事項,并經(jīng)總經(jīng)理審批后,按實際費用的60%報銷。財務(wù)部出納在因資金安全等特殊情況下,可乘坐出租車,在注明原因及事項,并經(jīng)總經(jīng)理批準后,給予實報實銷。所有出差人員要求代訂的火車票,費用由個人先支付,公司再報銷。也可自行訂票。出差餐費標準:出差餐費按照每人每天30元的標準報銷出差期間,如陪同從事招待工作,不得重復(fù)享受該餐餐費補貼。參加公司組織的各類活動(含培訓(xùn)、會議、參觀),如組織方提供用餐,不得重復(fù)享受餐費補貼。住宿費標準:所有人員出差按如下順序優(yōu)先選擇住宿:宿舍客房協(xié)議酒店(按價格從低到高依次優(yōu)先選擇)其他酒店。協(xié)議酒店參見附表五:《華冠建材連鎖協(xié)議酒店匯總表》選擇協(xié)議酒店入住的,公司按照《華冠建材連鎖協(xié)議酒店匯總表》(附件五)在標準內(nèi)實報實銷。實在因特殊原因不能選擇協(xié)議酒店的,需要在住宿票后說明原因,且報銷標準不能超過當?shù)爻鞘械膮f(xié)議酒店價格;理由說明不充分的,一律按照100元/晚的標準進行報銷。公司業(yè)務(wù)人員出差至所轄區(qū)縣、地市,原則上要求當天返回,如實在不能返回的,住宿標準以120元/晚為最高上限。兩人一同出差,不可以按照每人的標準累加報銷,應(yīng)按照合理房間數(shù),本著節(jié)儉原則報銷。員工在上班所在城市的住宿發(fā)票一律不準報銷。公關(guān)費用標準:所有公關(guān)費用,需執(zhí)行先申請再執(zhí)行的原則,參見(附件六)《公關(guān)費用申請表》1000元以下公關(guān)費用由執(zhí)行人申請,總經(jīng)理批準后實施。1000元以上且10000元以下的公關(guān)費用,由分公司總經(jīng)理申請,主管副總裁/總裁助理批準后實施。超過10000元的公關(guān)費用,由分公司總經(jīng)理申請,均需總裁批準后方可實施。所有公關(guān)費用,經(jīng)辦人先辦理借支手續(xù),經(jīng)報銷流程審批結(jié)束后進行沖賬。超過1000元以上的公關(guān)費用,原則上由分公司總經(jīng)理級別以上人員執(zhí)行。所有對外贈送的任何禮品,包括煙、酒、茶葉、飾品等,一律由分公司/總部的行政進行購買并登記,任何人均不得自行購買禮品直接送客戶;特殊禮品需要自行購買的必須事先請示總裁同意,否則財務(wù)不予以報銷。所有對外贈送禮品或紅包的,原則上必須有我公司第二人在現(xiàn)場,在報銷單或禮品領(lǐng)用單上簽字。(附件七)《禮品領(lǐng)用登記表》。因公借支:公司所有的因公借款都由經(jīng)辦人申請,并??顚S?。原則上采用項目管理方式。3000元以下的借支項目,按類別分開借款,如房租借支、水電費辦理等。需經(jīng)總經(jīng)理書面批準。3000元以上的項目需要事先填寫項目預(yù)算表,經(jīng)按相應(yīng)的權(quán)責(zé)審批后,憑審批后的表格辦理借支。原則上依據(jù)項目的事實進度,分批借款和付款,財務(wù)部可要求經(jīng)手人提供上次借支金額的付款憑證(或使用情況),再辦理下次借支;前款不清后款不借。所有項目的借款,由項目負責(zé)人統(tǒng)一借款,統(tǒng)一報賬。各項目的預(yù)算審批權(quán)責(zé)見相關(guān)項目制度或表格說明。員工因公借款,3000元以內(nèi)由總經(jīng)理書面審批;5000元以上(含)的借款,有總經(jīng)理書面初審,傳主管副總裁/總裁助理批準。定額備用金借款時間最長不得超過半年,財務(wù)部每年6月30日及12月30日進行清理。如需繼續(xù)借用,重新辦理審批手續(xù)。因人員調(diào)動或離職等原因造成備用金責(zé)任人更換的,必須辦理變更手續(xù),變更手續(xù)采用原責(zé)任人辦理還款手續(xù),新責(zé)任人辦理借款手續(xù)。所有因公借款項目,經(jīng)手人必須在事情完結(jié)之日起7個工作日內(nèi)將所有票據(jù)分類整理、粘貼整齊,進入報銷流程。店面裝修:店面裝修、改造前必須先將裝修預(yù)算申請表報總部設(shè)計中心總監(jiān)審核簽字;將設(shè)計中心審核后的裝修預(yù)算申請表傳回總部財務(wù)中心財務(wù)總監(jiān)審核簽字;總部財務(wù)中心負責(zé)將經(jīng)設(shè)計中心和財務(wù)中心審核過的裝修預(yù)算申請表報總裁最終審核簽字;總部財務(wù)中心負責(zé)將總裁最終核定的裝修預(yù)算申請表回傳分公司,通知分公司按預(yù)算執(zhí)行;在裝修過程中,總部財務(wù)的每一次撥款都必須核實審批后的裝修預(yù)算申請表上的費用預(yù)算項目;裝修預(yù)算中單個費用項目實際支出不得超過該單個費用項目預(yù)算的5%,超過5%部分必須單獨寫申請報總裁審批同意,否則總部財務(wù)和分公司財務(wù)均不得對該單個項目進行超預(yù)算支付結(jié)算;對于無預(yù)算項目需要支付的,由分公司單獨就此新增預(yù)算項目填寫裝修預(yù)算申請表,并按流程進行審批;新增預(yù)算部分不得超過原預(yù)算的5%;裝修完成后,分公司財務(wù)將裝修實際費用支出項目金額與預(yù)算申請項目核對,并將裝修費用決算表報總部財務(wù)中心。店面裝修審批附表詳見(附件八——附件十三)廣告投入及大型活動:廣告或物料制作,要求簽訂廣告發(fā)布合同或物料制作協(xié)議,單次金額在1萬元以上或月結(jié)客戶的,原則上要求總經(jīng)理與整合傳播負責(zé)人共同參與洽談。廣告物料安裝完畢,整合傳播人員需組織驗收,原則上由使用部門在《驗收登記表》上簽字(門店的由店長簽字確認,業(yè)務(wù)部門的由部門負責(zé)人簽字確認,無法界定使用部門的由總經(jīng)理簽字確認)。月結(jié)客戶的協(xié)議,需事前交財務(wù)部備案并檔;非月結(jié)客戶的,報銷時,需提供合同原件給財務(wù)作報銷憑證。廣告費、物料制作費付款時,應(yīng)先收票,后付款。即經(jīng)辦人需要求廣告公司先提供發(fā)票或收據(jù),并附上《大型活動費用預(yù)算申請單》及《驗收登記表》,經(jīng)財務(wù)復(fù)核,分公司總經(jīng)理審批后,再付款。如實在需先付款再取回發(fā)票的,經(jīng)辦人需在付款后的五個工作日內(nèi)取回廣告發(fā)票,特殊情況的,最晚當月月底前要回發(fā)票,否則,財務(wù)將此費用轉(zhuǎn)為經(jīng)辦人個人借支。臨促禮儀費用報銷,需注明聘請人數(shù)、聘請日期,有臨促禮儀獎金的,還需有獎金類別、計算依據(jù)等。臨促禮儀費用由經(jīng)辦人先辦借支,憑臨促、禮儀勞務(wù)費及獎金簽收表進行報銷后沖帳。大型活動費用報銷需提交審批后的《大型活動費用預(yù)算申請單》。附表詳見(附件十四——附件十五)房租水電費:所有租賃事項,必須在正式合同簽訂前,填寫《租賃費用審批表》,經(jīng)審批后簽訂租賃合同,《租賃費用審批表》、合同原件及補充協(xié)議留財務(wù)存檔,經(jīng)辦部門可留復(fù)印件存檔。店面租賃,由分公司總經(jīng)理申請,主管副總裁/總裁助理審核,財務(wù)總監(jiān)復(fù)核,總裁核準。倉庫、辦公室的租賃,由分公司總經(jīng)理申請,主管副總裁/總裁助理初審,總部主管行政倉儲的副總裁審核,財務(wù)總監(jiān)復(fù)核,總裁核準。員工宿舍的租賃,由分公司總經(jīng)理申請,主管副總裁/總裁助理初審,總裁辦主任審核,財務(wù)總監(jiān)復(fù)核,總裁核準。首次付租或變動租金首次支付時,需將租賃合同復(fù)印一份作為附件粘貼報銷;辦公室及員工宿舍房租費支付時,由行政人員按合同約定的金額填寫《資金支付申請審批單》并完成相關(guān)審批手續(xù),交財務(wù)辦理轉(zhuǎn)賬支付手續(xù);如必須用現(xiàn)金結(jié)算的客戶,由行政人員先辦借款支付,憑當月房東的發(fā)票或收據(jù)辦理報銷手續(xù)后沖帳;借款手續(xù)與房屋租金要相互對應(yīng),即一份借款手續(xù)對應(yīng)1-2處房屋租賃費用,借支金額不得超越租金;店面租金由店面負責(zé)人通知財務(wù)人員按合同約定的金額填寫《資金支付申請審批單》,總經(jīng)理審批后,出納轉(zhuǎn)帳支付給合同約定的收款人帳戶;倉庫租金,由倉庫主管按合同約定的金額填寫《資金支付申請審批單》,交財務(wù)辦理轉(zhuǎn)賬支付手續(xù);如必須用現(xiàn)金結(jié)算的客戶,由倉庫主管或行政人員先辦借款支付,憑當月憑房東的發(fā)票或收據(jù)辦理報銷手續(xù)后沖帳;借款手續(xù)與房屋租金要相互對應(yīng),即一份借款手續(xù)對應(yīng)1-2處房屋租賃費用,借支金額不得超越租金。水電費的交納,能轉(zhuǎn)賬支付的,由經(jīng)辦人填寫對應(yīng)的《資金支付申請審批單》,交財務(wù)辦理轉(zhuǎn)賬支付手續(xù);不能轉(zhuǎn)賬支付的,由經(jīng)辦人辦理借支(按每月用電量為依據(jù)),一周內(nèi)憑正規(guī)發(fā)票或收據(jù)來財務(wù)報銷沖賬;商場沖卡交納電費的,由各分公司財務(wù)部依據(jù)當?shù)厍闆r確定水電費報銷規(guī)定。在洽談租賃合同的時候,要盡量爭取直接與水務(wù)公司、供電局交納的水電費。日常使用過程中,要盡量節(jié)約用水、用電。所有轉(zhuǎn)賬支付的費用,由申請人負責(zé)在5個工作日內(nèi)取回發(fā)票或收據(jù)交財務(wù),否則,轉(zhuǎn)賬申請轉(zhuǎn)為個人借支。所有租賃費與水電費報銷,需注明費用期間。審批附表詳見(附件十六——附件十八)物流運輸費:全公司物流運輸費用原則上執(zhí)行月結(jié)制度,所有運輸合同必須在財務(wù)備案??偛堪l(fā)貨至分公司的物流運輸費用,統(tǒng)一由總部采購中心負責(zé)長途運費的結(jié)算,分公司負責(zé)市內(nèi)短途運費的結(jié)算。分公司之間調(diào)貨的運輸費用,由調(diào)出部門分公司物流主管(或倉庫主管)負責(zé)洽談,洽談結(jié)果需告之調(diào)入分公司倉庫主管并征得其同意,運輸費用統(tǒng)一由調(diào)入分公司物流主管(或倉庫主管)負責(zé)支付。分公司簽訂協(xié)議的包月送貨車,固定費用的按合同執(zhí)行,涉及油費及路橋費報銷的,按《公司車輛管理制度》的要求執(zhí)行粘票。分公司簽訂的包月送貨車,按件計費的,將《外聘車輛費用表》(附件十九)按送貨日期排序,粘貼整齊,每周與財務(wù)交票一次,按月結(jié)算。費用結(jié)算支付流程如下:司機申請、物流主管(或倉庫主管)初核、財務(wù)經(jīng)理復(fù)核、總經(jīng)理批準、出納付款。倉庫臨時外請的運輸費,必須憑《外聘車輛費用表》及收據(jù)結(jié)款,收據(jù)上要有實收運費金額,車牌號,司機電話及簽名。其他部門臨時外請車輛,原則上由倉庫統(tǒng)一安排,否則須提前請示分公司總經(jīng)理,報銷手續(xù)及要求同倉庫請車;市內(nèi)短途運費,由倉庫主管申請,于次月15日之前將支付申請單交財務(wù)審核;總部長途運費,由采購經(jīng)理申請,于次月20日之前將支付申請單交財務(wù)審核。涉及租賃車輛的固定費用及勞務(wù)報酬,一律按費用報銷途徑發(fā)放,嚴禁利用員工工資表途徑發(fā)放。外聘車輛均應(yīng)簽訂運輸協(xié)議,協(xié)議內(nèi)容包括但不限于:駕駛員及車輛的運輸資質(zhì),如駕駛證、營業(yè)性道路運輸經(jīng)營權(quán)證明、年檢合格證、有效的運輸證、行駛證等。以上證明需復(fù)印留檔。車輛的保險和費用,為車輛購買交強險、第三方責(zé)任險。車輛所有人必須支付駕駛員的報酬、福利以及為駕駛員購買意外保險。意外保險單的正本存放或復(fù)印留檔于我公司。運輸費的結(jié)算標準及方法。運輸貨物的交接及破損、丟失情況的處理。其他內(nèi)容。瓷磚加工費:瓷磚加工費要求由總經(jīng)理(或售后負責(zé)人)與加工廠簽訂加工協(xié)議,協(xié)議對加工價格、運輸及付款方式以及收款人帳戶要標明。所有加工協(xié)議需在財務(wù)備案。報銷時,憑《月結(jié)對賬單》(附件二十)及加工費發(fā)票或收據(jù)(收據(jù)必須加蓋加工廠印章,收款人及電話),經(jīng)辦人在發(fā)票上簽名。并以店面開具的《華冠建材連鎖委托加工單》作為附件,《月結(jié)對賬單》明細與委托加工單能相互對應(yīng)并核實。售后負責(zé)人定期報銷,費用款由財務(wù)直接匯到加工協(xié)議指定的收款人帳戶上。具體流程是加工廠申請、倉庫主管審核、財務(wù)經(jīng)理復(fù)核、分公司總經(jīng)理批準。其他未盡相關(guān)費用報銷事項,參照總部《財務(wù)制度手冊》(2014年第一版)執(zhí)行。該費用管理制度從2014年1月1日起執(zhí)行。二0一四年三月七日發(fā):華冠建材上海分公司各部門及下轄分公司報:總經(jīng)理\總裁助理內(nèi)部培訓(xùn) 發(fā)文部門:財務(wù)部簽批人:唐毅擬稿人:章先容附件一:華冠建材連鎖財務(wù)報銷收票登記表分公司:第頁總頁序號收票日期報銷人票據(jù)主要內(nèi)容摘要附件份數(shù)擬報銷金額合計說明:此收票登記表由交票人自己填寫,作為交票人與財務(wù)交票的依據(jù)。收票人只對票據(jù)的填寫數(shù)據(jù)核對,該數(shù)據(jù)不作為實際報銷依據(jù)。附件二:華冠建材連鎖員工報銷單據(jù)匯總表分公

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