行政機(jī)關(guān)公文格式及行文規(guī)則葉世發(fā)導(dǎo)語(yǔ)行政機(jī)關(guān)公文是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作。

國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文寫(xiě)作與處理的主要法規(guī)和制度1、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國(guó)發(fā)〔2000〕23號(hào)）2、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》3、《貴州省行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》（黔府發(fā)〔2003〕16號(hào)）主要內(nèi)容一行政機(jī)關(guān)公文格式及常見(jiàn)錯(cuò)誤二行政機(jī)關(guān)行文規(guī)則三行政機(jī)關(guān)公文概述行政機(jī)關(guān)公文概述公文的特點(diǎn)公文的種類(lèi)公文的定義行政機(jī)關(guān)公文概述

（一）定義行政機(jī)關(guān)公文是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。（二）特點(diǎn)鮮明的政策性法定的權(quán)威性嚴(yán)格的規(guī)范性較強(qiáng)的時(shí)效性命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要行政機(jī)關(guān)公文概述（三）種類(lèi)命令

適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。決定

適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。行政機(jī)關(guān)公文概述公告

適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告

適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。通知

適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。行政機(jī)關(guān)公文概述通報(bào)

適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。議案

適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。行政機(jī)關(guān)公文概述報(bào)告

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。請(qǐng)示

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)

適用于答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。行政機(jī)關(guān)公文概述意見(jiàn)

適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。函

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。行政機(jī)關(guān)公文概述行政機(jī)關(guān)公文格式及常見(jiàn)錯(cuò)誤公文的結(jié)構(gòu)公文的要素公文的版式（一）公文版式公文用紙及版面尺寸

A4紙型，210mm×297mm頁(yè)面設(shè)置上白邊：37±1mm

下白邊：35±1mm

左白邊：28±1mm

右白邊：26±1mm排版規(guī)格一般每頁(yè)22行，每行28字，正文用三號(hào)仿宋字。頁(yè)面版心210mm297mm下白邊：35±1mm上白邊：37±1mm切口：26±1mm訂口：28±1mm公文結(jié)構(gòu)文頭主體文尾眉首主體版記眉首（文頭）眉首由公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程序、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素組成。眉首與主體之間用一條紅色反線(xiàn)隔開(kāi)，寬度與版心相同。上行文機(jī)密★1年0000001畢節(jié)地區(qū)××局文件特急×××〔2011〕×號(hào)答發(fā)人：×××上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與紅色反線(xiàn)距離為35mm。機(jī)密★1年0000001畢節(jié)地區(qū)××局文件特急×××〔2011〕×號(hào)下行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣25mm。畢節(jié)地區(qū)××局×××〔2011〕×號(hào)平行文秘密特急三號(hào)仿宋字體三號(hào)楷體字√√發(fā)字號(hào)位置錯(cuò)誤發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)不規(guī)范沒(méi)有紅色反線(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距版心上邊緣不足80mm。？國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文紅色反線(xiàn)沒(méi)有五角星緊急程度位置錯(cuò)誤發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文字號(hào)的年份要用拉伯?dāng)?shù)字完整填寫(xiě)，不能把“1997”寫(xiě)成“97”；括號(hào)要用六角括號(hào)“〔〕”，而不是“（）”或“[]”；序號(hào)前不加“第”字，不加虛位。發(fā)文字號(hào)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布。如：畢路呈〔2011〕3號(hào)畢署辦通〔2011〕57號(hào)（一）發(fā)文字號(hào)用“（）”，序號(hào)前加“0”。用“[]”、“【】”用黑體字序號(hào)前加虛位與紅色反線(xiàn)距離過(guò)寬。與紅色反線(xiàn)距離過(guò)緊。簽發(fā)人（二）上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，發(fā)文字號(hào)左空1字，簽發(fā)人右空一字。簽發(fā)人用3號(hào)仿宋字體，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。簽發(fā)人應(yīng)為單位主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人。

畢節(jié)地區(qū)×××局畢節(jié)地區(qū)×××委文件畢節(jié)地區(qū)×××辦簽發(fā)人：××××××

畢地×呈〔2011〕號(hào)×××畢節(jié)地區(qū)×××局關(guān)于印發(fā)×××的通知

各縣市：有多個(gè)簽發(fā)人時(shí)眉首需注意的細(xì)節(jié):絕密和機(jī)密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。密級(jí)公文若不標(biāo)識(shí)保密期限，則絕密按30年保密，機(jī)密按20年保管，秘密按10年保管。主體公文標(biāo)題主送機(jī)關(guān)公文正文附件說(shuō)明成文時(shí)間印章附注主體（一）標(biāo)題公文的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由、文種組成。紅色反線(xiàn)下空2行，用小標(biāo)宋體字居中排布。標(biāo)題既要注重結(jié)構(gòu)完整，又要注重準(zhǔn)確精煉。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。沒(méi)有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，濫用書(shū)名號(hào)生造文種“總結(jié)”不是法定文種，應(yīng)以“通知”形式印發(fā)。文種混用標(biāo)題轉(zhuǎn)發(fā)層次太多，顯得繁瑣，不夠簡(jiǎn)潔。提示：在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時(shí)，要盡量把標(biāo)題寫(xiě)得簡(jiǎn)明些?？梢圆扇煞N辦法解決一是對(duì)各個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫(xiě)為一個(gè)新的“通知”，貫穿全部?jī)?nèi)容或主要精神。二是對(duì)非政策性文件，幾個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知又無(wú)新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。標(biāo)題不精煉，濫用書(shū)名號(hào)，字體字號(hào)不規(guī)范。與紅色反線(xiàn)靠得太近，不夠美觀。與紅色反線(xiàn)靠得太近，不夠美觀。如：畢節(jié)地區(qū)××局關(guān)于請(qǐng)求解決離退休干部每年一次性生活補(bǔ)助經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示提示：標(biāo)題需分行時(shí)，一個(gè)詞語(yǔ)或有機(jī)聯(lián)系在一起的一個(gè)詞組不能分開(kāi)。

主送機(jī)關(guān)標(biāo)注位置：在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋字體，加行時(shí)仍須頂格。如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多，導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，用主送或分送注明。（二）主送機(jī)關(guān)除領(lǐng)導(dǎo)特別要求外，公文一般不得主送領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人。請(qǐng)示性公文不能多頭主送。！注意主送領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人（三）正文正文在主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行，每自然段左空2字，回行頂格。內(nèi)容較多時(shí)，分層序碼的規(guī)范順序依次是：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”。把好四關(guān)第一第二第三第四把好政策關(guān)把好文字關(guān)把好體例關(guān)把好校核關(guān)（四）附件說(shuō)明附件在正文下空一行居左空2字用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)。附件序號(hào)用阿接伯?dāng)?shù)字。（如：附件：1.××××）附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（五）成文時(shí)間成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。行政機(jī)關(guān)公文成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫(xiě)為“〇”。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間居右空4字。行政機(jī)關(guān)公文成文時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字?！敛皇鸢l(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。（六）印章加蓋印章應(yīng)上距正文2mm—4mm，端正，居中，下壓成文日期，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，用下套。當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，有中套。印章相切隨意排布×

加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。○○當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。

（七）附注附注是對(duì)公文的有關(guān)內(nèi)容作補(bǔ)充說(shuō)明。常見(jiàn)的附注內(nèi)容是聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)和附件報(bào)送方式。請(qǐng)示件應(yīng)標(biāo)明聯(lián)系人和聯(lián)系電話(huà)附注在成文日期下空一行居左空2字加圓括號(hào)版記（文尾）主題詞抄送機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間

1、主題詞是經(jīng)過(guò)規(guī)范處理的用來(lái)標(biāo)引公文主題內(nèi)容的詞，主要作用是便于電腦存儲(chǔ)和文件檢索。按規(guī)定，一份文件主題詞不能超過(guò)5個(gè)。順序是先標(biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞。各主題詞之間空1格，不加標(biāo)點(diǎn)。另外，主題詞表中沒(méi)有的詞，叫“自由詞”，在必須標(biāo)注時(shí)，應(yīng)在該詞后加“△”符號(hào)。

2、附注主要用于說(shuō)明其他項(xiàng)目不便說(shuō)明的事項(xiàng)?？梢越忉屆~術(shù)語(yǔ)，可以說(shuō)明發(fā)至級(jí)別。請(qǐng)示應(yīng)注明聯(lián)系人姓名和電話(huà)。附注應(yīng)加括號(hào)，位置居左空2格，在成文時(shí)間下一行。TextTextTextText文尾部分主題詞應(yīng)在國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文主題詞表中標(biāo)引，確需生造的，應(yīng)加“△”注明。（一）主題詞（二）抄送抄送是將文件分發(fā)或報(bào)送給有必要知悉文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。注意：公文抄送中沒(méi)有抄報(bào)一詞，不論抄送上級(jí)、下級(jí)、平級(jí)機(jī)關(guān)，一律用抄送。公文一般不抄送領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人。（三）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間印發(fā)時(shí)間是公文付印的時(shí)間，與成文時(shí)間有時(shí)相同，有時(shí)不同。行文規(guī)則公文運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中常見(jiàn)的問(wèn)題：越級(jí)行文報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人多頭主送發(fā)文主體不規(guī)范（七）行文規(guī)則公文行文方向上行（請(qǐng)示、報(bào)告）泛行（通告、布告）平行（函）下行（通知、通報(bào)）越級(jí)行文存在問(wèn)題原因分析一、認(rèn)識(shí)不到位長(zhǎng)期以來(lái)，一些部門(mén)和單位領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，從事文秘工作的同志對(duì)公文規(guī)范化缺乏足夠認(rèn)識(shí)，存在重實(shí)體輕程序，重內(nèi)容輕格式的現(xiàn)象，只圖問(wèn)題得到解決，至于解決問(wèn)題的途徑、程序、方式方法則無(wú)關(guān)緊要，反映到公文處理工作中，就是錯(cuò)誤地認(rèn)為公文格式只不過(guò)是形式而已，是軟指標(biāo)，公文格式不規(guī)范、報(bào)送和辦理程序倒流、混亂、顛倒、隨意性大。

二、學(xué)風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公處理辦法》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》、《貴州省行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》、《畢節(jié)地區(qū)行政公署辦公室公文運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理的辦法》已經(jīng)施行了很多年，但一此地方和部門(mén)分管和從事文秘工作的同志對(duì)這些制度的內(nèi)容仍然不夠清楚，掌握不熟練，不能了熟于心，公文處理工作完全依照慣例、經(jīng)驗(yàn)和想當(dāng)然的進(jìn)行操作。究其原因，一是單位和部門(mén)對(duì)公文法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳和推行組織、監(jiān)督不力；二是從事公文處理的同志沒(méi)有主動(dòng)系統(tǒng)深入地鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，業(yè)務(wù)水平提高較慢。三、機(jī)制不健全個(gè)別縣（市、區(qū)）和地直單位的辦公室，沒(méi)有切實(shí)發(fā)揮對(duì)本機(jī)關(guān)及下級(jí)機(jī)關(guān)公文處理工作的管理、指導(dǎo)、監(jiān)督等職能，上報(bào)行署的文件，沒(méi)有經(jīng)過(guò)秘（文）書(shū)科（股）或辦公室對(duì)公文的格式、文種、要素、內(nèi)容等進(jìn)行復(fù)核把關(guān)，導(dǎo)致文件格式和內(nèi)容五花八門(mén)，個(gè)別縣（市、區(qū)）和部門(mén)經(jīng)過(guò)多次糾正后仍不能按要求報(bào)送，出現(xiàn)這些現(xiàn)象，是沒(méi)有制定出一套嚴(yán)格的公文審核把關(guān)制度或執(zhí)行制度不嚴(yán)格造成的。

四、其它原因一是部分文秘人員對(duì)公文處理的規(guī)則和規(guī)定掌握不全面；二是文稿校核不嚴(yán)謹(jǐn)，沒(méi)有對(duì)全部要素進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)或推敲；三是信息不對(duì)稱(chēng)，未能及時(shí)了解各方面的新情況、新動(dòng)態(tài)；四是缺乏責(zé)任心，尤其是多重校核時(shí)，存在依賴(lài)思想，認(rèn)為別人已經(jīng)把關(guān)或有人最后把關(guān)，自己可以偷個(gè)懶。

做好公文處理工作的幾點(diǎn)體會(huì)一、要領(lǐng)導(dǎo)高度重視行署辦公室和一些部門(mén)近年來(lái)制發(fā)公文和辦理公文的水平不斷提高，關(guān)鍵因素就是領(lǐng)導(dǎo)十分重視這項(xiàng)工作。2009年5月，行署專(zhuān)員辦公會(huì)專(zhuān)題研究了公文處理工作，要求行署各位領(lǐng)導(dǎo)和地直各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)都要重視和支持做好公文處理工作；行署張吉勇專(zhuān)員和吳勇常務(wù)副專(zhuān)員多次對(duì)公文處理工作作出批示和提出意見(jiàn)；行署秘書(shū)長(zhǎng)王開(kāi)俊同志親自過(guò)問(wèn)、親自研究部署，每月簽發(fā)一期《公文辦理情況通報(bào)》，幫助解決公文處理工作中存在的問(wèn)題；行署副秘書(shū)長(zhǎng)黃采軍同志定期調(diào)度公文處理工作，組織文秘科室負(fù)責(zé)人開(kāi)會(huì)討論研究和督導(dǎo)檢查；這次會(huì)議的召開(kāi)，就充分體現(xiàn)了行署辦公室領(lǐng)導(dǎo)和大方縣政府、政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文處理工作的重視和關(guān)心。二、要強(qiáng)