業(yè)務(wù)跟單說(shuō)明跟單員的定義：DocumentaryHandler

跟單員是指在企業(yè)運(yùn)作過(guò)程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務(wù)運(yùn)作流向的專職人員。圍繞著訂單去工作，對(duì)出貨交期負(fù)責(zé)的人。

PART1：合同評(píng)審

1、訂單確認(rèn)后，在平臺(tái)上進(jìn)行自評(píng)，繕制銷售合同，采購(gòu)合同，形式發(fā)票等客戶需要的文件資料；1）新合作的工廠必須做“供方調(diào)查工作”，成為“合格供方”后才可以做采購(gòu)合同；新合作的客戶必須錄入客戶資料才可以增加新自評(píng)。2）了解所有有關(guān)訂單的信息例如成交方式（CIF/CNF/FOB）、付款方式（L/CT/T）、數(shù)量、銷售價(jià)格、采購(gòu)價(jià)格、單據(jù)要求、包裝要求海運(yùn)費(fèi)、港雜費(fèi)、裝船嘜頭等等。（操作說(shuō)明）

2、隨后在平臺(tái)上提交自評(píng)，銷售合同(sellcontract)，采購(gòu)合同給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)評(píng)審；（業(yè)務(wù)經(jīng)理——財(cái)務(wù)部經(jīng)理——總經(jīng)理）

3、評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后將打印的自評(píng)表，銷售合同及采購(gòu)合同等紙質(zhì)文件交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后，及時(shí)傳真或掃描發(fā)郵件工廠及客戶；4、及時(shí)跟蹤合同回傳，并將已回傳的合同交綜合部相關(guān)人員繕制正副本，自評(píng)表及合同副本歸本部門(mén)歸檔；

標(biāo)準(zhǔn)1.拼箱：３個(gè)小時(shí)內(nèi)完成；2.普通訂單：２個(gè)小時(shí)內(nèi)完成；3.合同回簽：當(dāng)天完成，原則上不超過(guò)24小時(shí)．

4.

合同管理規(guī)定1）貨款在20萬(wàn)以上的必須要紅章正本合同；

2）貨款在5-20萬(wàn)之間的可以傳真回傳件，但要工廠必須設(shè)置好其傳真信息（工廠名稱、傳真號(hào)，傳真日期）；

3）貨款在5萬(wàn)以下的，由業(yè)務(wù)員自己來(lái)控制風(fēng)險(xiǎn)；

4）對(duì)樣品采購(gòu)，采購(gòu)金額在人民幣2萬(wàn)以上（含2萬(wàn)）的，均必須簽立采購(gòu)合同；

5）特殊情況須提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。

PART2：配運(yùn)

內(nèi)容

單據(jù)配運(yùn)交接：提供給船務(wù)部《單據(jù)/配運(yùn)交接跟蹤表》，注明該合同項(xiàng)下的要求及需注意的事項(xiàng)。L/C:配運(yùn)交接的制作以客戶的L/C為主，客戶的PO為輔！T/T和D/P:配運(yùn)交接的制作以客戶的PO為主，和客戶來(lái)往郵件內(nèi)容為輔?。ú僮髡f(shuō)明）

標(biāo)準(zhǔn)：老客戶：完成自評(píng)和合同后當(dāng)日完成，最多不超過(guò)24小時(shí)。其它客戶：收到預(yù)付款或者Ｌ／Ｃ后２４小時(shí)內(nèi)完成．如遇特殊情況，按照經(jīng)理指示．

這項(xiàng)工作非常重要，如果交接不清楚或是出錯(cuò)就會(huì)嚴(yán)重影響到船務(wù)部的配運(yùn)和單據(jù)制作工作?。。?！

注意事項(xiàng)：1、報(bào)關(guān)品名和增稅稅發(fā)票的開(kāi)票品名保持一致,否則影響退稅。(建議報(bào)關(guān)后才催票)；2、H.SCODE的準(zhǔn)確性,否則影響報(bào)關(guān)、退稅。3、重量、體積、件數(shù)的準(zhǔn)確性（尤其是針對(duì)非整箱合同）；尤其是危險(xiǎn)品報(bào)關(guān)的毛重必須與危包證保持一致，否則會(huì)影響報(bào)關(guān)。4、貨源地要與增值稅票的抬頭地區(qū)一致。5、單據(jù)要求要寫(xiě)清楚，尤其是T/T，D/P單據(jù)。6、如是危險(xiǎn)品，要提供危包證COPY給船務(wù)部定倉(cāng)，并保證正本在報(bào)關(guān)前提供給貨代報(bào)關(guān)；7、備注欄很重要，記錄配運(yùn)表里沒(méi)有的信息。例如是否做船前檢驗(yàn)、產(chǎn)裝、打托、客戶的特殊要求等。

PART3：貨物裝船前工作

1）驗(yàn)貨申請(qǐng)資料：提交合同的《貿(mào)易產(chǎn)品交貨跟蹤表》，《驗(yàn)貨申請(qǐng)書(shū)》并安排合同項(xiàng)下相關(guān)事宜，如嘜頭需另發(fā)郵件通知監(jiān)裝部，商檢等；這兩個(gè)表與船務(wù)發(fā)送的“驗(yàn)貨資料”是監(jiān)裝部門(mén)開(kāi)展監(jiān)裝工作的依據(jù)，非常重要！

（操作說(shuō)明）2）審核報(bào)關(guān)單據(jù)：將船務(wù)部提供的報(bào)關(guān)單據(jù)按“配運(yùn)表”要求審核無(wú)誤后簽字確認(rèn)交回船務(wù)部。嚴(yán)格審核報(bào)關(guān)單信息（品名、數(shù)量、金額、海關(guān)編碼、目的港等）否則會(huì)影響退稅。（報(bào)關(guān)單據(jù)的制作由船務(wù)部講解）3）催證：如果是L/C訂單，就要及時(shí)催客戶開(kāi)證。(必須收到客戶信用證后才能通知工廠發(fā)貨、付款給工廠）4）信用證審核：接到船務(wù)部交來(lái)的信用證COPY件和《審證記錄卡》，業(yè)務(wù)部主要對(duì)貨描部分正確與否，最晚裝船期是否能滿足進(jìn)行審核。審核完簽字確認(rèn)，在接到船務(wù)部初審件后當(dāng)天完成。

（信用證知識(shí)由船務(wù)部講解）

5））確確認(rèn)認(rèn)發(fā)發(fā)貨貨/到到貨貨情情況況：船期期前前一一周周向船船務(wù)務(wù)部部索索要要送送貨貨地地址址并并連連同同《《貿(mào)貿(mào)易易產(chǎn)產(chǎn)品品交交貨貨跟跟蹤蹤表表》》傳傳真真給給工工廠廠，，要要求求在在出出貨貨前前連連同同工工廠廠分分析析單單一一起起回回傳傳我我司司，，并并確確認(rèn)認(rèn)具具體體送送貨貨時(shí)時(shí)間間通通知知船船務(wù)務(wù)部部和和監(jiān)監(jiān)裝裝部部。。收收到到分分析析單單回回傳傳要要自自審審一一遍遍，，符符合合合合同同要要求求后后才才交交給給船船務(wù)務(wù)部部做做單單。。跟跟蹤蹤到到貨貨情情況況及及相相關(guān)關(guān)文文件件（（例例如如報(bào)報(bào)關(guān)關(guān)單單據(jù)據(jù)，，通通關(guān)關(guān)單單、、危危包包證證））寄寄送送情情況況。。6））監(jiān)裝裝過(guò)過(guò)程程跟跟蹤蹤：：及時(shí)時(shí)配配合合監(jiān)監(jiān)裝裝部部門(mén)門(mén)協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)和和處處理理監(jiān)監(jiān)裝裝過(guò)過(guò)程程出出現(xiàn)現(xiàn)的的突突發(fā)發(fā)情情況況。。7））查查看看監(jiān)監(jiān)裝裝報(bào)報(bào)告告：：監(jiān)裝裝部部門(mén)門(mén)會(huì)會(huì)在在裝裝柜柜當(dāng)當(dāng)天天或或第第二二天天上上傳傳監(jiān)監(jiān)裝裝報(bào)報(bào)告告，，結(jié)結(jié)合合監(jiān)監(jiān)裝裝人人員員提提供供的的(照照片片,反反饋饋信信息息)對(duì)對(duì)品品質(zhì)質(zhì)，，包包裝裝，，數(shù)數(shù)量量，，嘜嘜頭頭進(jìn)進(jìn)行行核核對(duì)對(duì).并并及及時(shí)時(shí)對(duì)對(duì)監(jiān)監(jiān)裝裝報(bào)報(bào)告告做做意意見(jiàn)見(jiàn)，，出出貨貨前前將將監(jiān)監(jiān)裝裝照照片片發(fā)發(fā)給給客客戶戶（（如如需需））。。業(yè)務(wù)部部船務(wù)部部監(jiān)裝辦辦供應(yīng)商商業(yè)務(wù)部部財(cái)務(wù)部部客戶戶①提交驗(yàn)貨貨申請(qǐng)①抄送驗(yàn)貨貨申請(qǐng)配合裝箱箱過(guò)程②傳真送貨貨地址\貿(mào)易跟跟蹤表,確認(rèn)到到貨時(shí)間間(現(xiàn)款款現(xiàn)貨的的合同安安排付款款)③提交貨代代及驗(yàn)貨貨資料⑤按時(shí)送貨貨⑦提供COA，貿(mào)貿(mào)易跟蹤蹤表給船船務(wù)部.⑥提供監(jiān)裝裝相片及及報(bào)告④提供COA，貿(mào)貿(mào)易跟跟蹤表,發(fā)票⑧提供裝裝船通知知⑦提供合格格發(fā)票⑨提供裝箱箱相片,shippingadvicePART3：：裝船后后工作1）發(fā)送裝裝船通知知：船期前一一天會(huì)收收到船務(wù)務(wù)部提供供的裝船船通知，，最遲于于裝船當(dāng)當(dāng)天以郵郵件/傳傳真形式式提供給給客戶；；（船務(wù)務(wù)部制作作）2）確認(rèn)認(rèn)運(yùn)費(fèi)確確認(rèn)函：：船務(wù)部會(huì)會(huì)在裝船船前一天天將貨代代的“運(yùn)運(yùn)費(fèi)船期期確認(rèn)函函”交給業(yè)務(wù)務(wù)部經(jīng)理理確認(rèn)，，跟單員員必須在在自評(píng)表表中登記記運(yùn)費(fèi)。。3）掃描描裝船單單據(jù)COPY：：原則上在在裝船日日后三天天內(nèi)由船船務(wù)提供供全套單單據(jù)COPY，跟跟單員必必須先審審核一遍遍后，再再以郵件件/傳真真形式當(dāng)當(dāng)天提供給客戶戶，并在在船務(wù)部部提供的的商業(yè)發(fā)發(fā)票上予予以確認(rèn)認(rèn)預(yù)計(jì)計(jì)收匯情情況。5）寄正正本裝船船單據(jù)：：原則上要要求船務(wù)務(wù)部需在在裝船日日起七個(gè)個(gè)工作日日內(nèi)交單單；；質(zhì)保部部交單到到財(cái)務(wù)部部前會(huì)發(fā)發(fā)郵件通通知業(yè)務(wù)務(wù)部，業(yè)業(yè)務(wù)部必必須要及及時(shí)對(duì)船務(wù)操作作員、、供應(yīng)應(yīng)商、貨貨代進(jìn)行行評(píng)價(jià)。。工6）交單：不同付匯匯方式的的交單處處理，請(qǐng)請(qǐng)見(jiàn)下表表：內(nèi)容交單給銀行，辦理T/T商貼。給銀行提供客戶訂單及客戶地址。ISO相相關(guān)關(guān)制制度度規(guī)規(guī)定定《貨貨物物監(jiān)監(jiān)裝裝流流程程》》《配配運(yùn)運(yùn)流流程程環(huán)環(huán)節(jié)節(jié)控控制制方方案案》》《單單據(jù)據(jù)流流程程環(huán)環(huán)節(jié)節(jié)控控制制方方案案》》PART4：：其其它它1、、付付貨貨款款：：根根據(jù)據(jù)合合同同要要求求按按排排付付款款時(shí)時(shí)間間。。每每周周一一統(tǒng)統(tǒng)一一申申請(qǐng)請(qǐng)““需需付付款款””，，注注意意超過(guò)過(guò)20萬(wàn)萬(wàn)元元的的付付款款要要提提前前一一個(gè)個(gè)星星期期申申請(qǐng)請(qǐng)，，超超過(guò)過(guò)30萬(wàn)萬(wàn)元元的的付付款款要要提提前前二二個(gè)個(gè)星星期期申申請(qǐng)請(qǐng)。。2．．增增值值稅稅發(fā)發(fā)票票催催收收及及交交票票（（代代理理合合同同不不開(kāi)開(kāi)票票））：：報(bào)報(bào)關(guān)關(guān)后后及及時(shí)時(shí)催催票票。。船船開(kāi)開(kāi)后后30天天內(nèi)內(nèi)必必須須收收到到，，最最晚晚不不能能超超過(guò)過(guò)45天天。。收收到到票票審審核核無(wú)無(wú)誤誤，，交交票票給給財(cái)財(cái)務(wù)務(wù)部部簽簽收收（（跟蹤蹤表表上上做做登登記記，，平平臺(tái)臺(tái)上上簽簽出出）；；3．．審審核核海海關(guān)關(guān)返返回回的的報(bào)報(bào)關(guān)關(guān)單單提提交交財(cái)財(cái)務(wù)務(wù)部部：：嚴(yán)嚴(yán)格格審審核核報(bào)報(bào)關(guān)關(guān)單單內(nèi)內(nèi)容容，，并并在在平平臺(tái)臺(tái)上上簽簽收收。。4．．代代理理方方式式合合同同：：需需財(cái)財(cái)務(wù)務(wù)部部辦辦理理未未退退稅稅證證明明與與海海關(guān)關(guān)退退回回的的報(bào)報(bào)關(guān)關(guān)單單、、核核銷銷單單一一起起寄寄給給工工廠廠辦辦理理退退稅稅（（附附上上回回執(zhí)執(zhí)）），，寄寄出出３３天天后后要要及及時(shí)時(shí)催催收收回回執(zhí)執(zhí)；；5．．跟跟蹤蹤收收匯匯情情況況：：按按付付款款方方式式及及時(shí)時(shí)跟跟蹤蹤，，尤尤其其是是T/TD/PO/A收收匯匯。。有有必必要要的的話話要要提提前前提提醒醒客客戶戶付付款款到到期期日日。。收收到到匯匯時(shí)時(shí)要要在在自自評(píng)評(píng)表表上上登登記記，，并并讓讓出出納納簽簽字字。。（（盡盡量量做做到到向向出出納納索索要要每每筆筆收收匯匯的的銀銀行行水水單單，，計(jì)計(jì)算算銀銀行行的的收收費(fèi)費(fèi)））6．運(yùn)費(fèi)付款款：將船務(wù)部部提供的需付付運(yùn)費(fèi)的“用用款申請(qǐng)書(shū)””與自評(píng)表核核實(shí)后一并交交部門(mén)經(jīng)理確確認(rèn)后返回船船務(wù)部。對(duì)于超預(yù)算２２０％的運(yùn)費(fèi)費(fèi)要說(shuō)明原因因。PART5：歸檔*合同執(zhí)行過(guò)程程中相關(guān)的ISO文件歸歸檔：合同的運(yùn)費(fèi)確確認(rèn)函(由部部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)認(rèn)后簽字交船船務(wù)歸檔，并在自評(píng)表上上做好記錄)供方提供的檢檢驗(yàn)報(bào)告(合合同的商檢證證明或合同的的分析單)(確認(rèn)后交船船務(wù)歸檔)合同的的貿(mào)易易產(chǎn)品品交貨貨跟蹤蹤表(交交船務(wù)務(wù)歸檔檔)合同的的監(jiān)裝裝報(bào)告告(船務(wù)務(wù)歸檔檔)合同(內(nèi)外外貿(mào))正本本(由合合同保保管員員直接接歸檔檔)監(jiān)測(cè)測(cè)評(píng)評(píng)審審記記錄錄表表(船船務(wù)務(wù)歸歸檔檔)審證證記記錄錄(確確認(rèn)認(rèn)簽簽字字交交船船務(wù)務(wù)歸歸檔檔)交單單記記