1、會議室管理及會議服務(wù)工作規(guī)程1       目的        規(guī)范公司會議服務(wù)操作，確保樹立公司良好形象。2       適用范圍        適用于會議室控制管理及對內(nèi)、對外會議服務(wù)工作的管理工作。3       職責(zé)31    辦公室主任負(fù)責(zé)

2、對會議室及會議服務(wù)工作的監(jiān)督管理。32    辦公室負(fù)責(zé)會議室全面管理和受理會議使用部門及顧客的各類會議要求，并負(fù)責(zé)會場布置，安排會議服務(wù)人員。33   設(shè)備部負(fù)責(zé)會議室照明、空調(diào)、音響等設(shè)備、設(shè)施的運(yùn)行、維護(hù)工作。34    業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)會議室開、關(guān)門、供水、茶葉、茶杯的供應(yīng)，協(xié)助辦公室布置會場和會議室保潔工作。35    工程部負(fù)責(zé)會議室墻面、門窗、鎖具等設(shè)施的維修、維護(hù)工作。4       工作程序41 

3、0; 會議室管理411 使用會議室業(yè)務(wù)受理A     辦公室人員接到用戶的會議申報單后，根據(jù)會議申報單的要求（申報部門、申報時間、會議名稱、會議室擬用時段、擬開會地點(diǎn)及會議室、參會人數(shù)、會議安排意見等）填寫會議受理服務(wù)單。B     根據(jù)會議申報單內(nèi)容，辦公室人員應(yīng)立即電話聯(lián)系會議申報部門及顧客，詳細(xì)了解會議使用情況及其他要求。C     辦公室以會議申報單和電話聯(lián)系的會議使用情況為準(zhǔn)，填寫會議受理服務(wù)單，詳細(xì)寫明會議使用部門、 聯(lián)系人、電話、會議事由、注意事項、是否需要會議

4、服務(wù)、受理部門、受理時間、經(jīng)辦人、送會議服務(wù)單時間、執(zhí)行部門音響、設(shè)備的運(yùn)行是否需要監(jiān)護(hù)等內(nèi)容后，立即將會議受理服務(wù)單送至業(yè)務(wù)部、設(shè)備部。D     業(yè)務(wù)部針對會議受理服務(wù)單的內(nèi)容在會議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準(zhǔn)備工作。E     設(shè)備部針對會議受理服務(wù)單的內(nèi)容在會議召開前做好照明、空調(diào)、音響等準(zhǔn)備工作。412 會場布置及安排A     接用戶會議室會場布置要求后，辦公室立即聯(lián)系相關(guān)單位、部門，按顧客要求布置會議桌椅；檢查會議室清潔、供水是否完備；照明、空調(diào)、音響是

5、否能正常運(yùn)行；及顧客所需的準(zhǔn)備會標(biāo)、座次牌、簽到臺、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會議所需物品。B     辦公室負(fù)責(zé)在會議召開前將會場布置完畢，并通知使用會議室的顧客查看會場，按用戶要求對會場作出調(diào)整以便滿足用戶要求。42    會議室服務(wù)工作421 會議服務(wù)  大會議室應(yīng)提前開門，會議開始前20分鐘再次確認(rèn)；小會議室提前30分鐘開門，會議開始前10分鐘再次確認(rèn)。422 設(shè)備部人員必須提前30分鐘到達(dá)大會議室，開啟音響、空調(diào)、并保證其正常運(yùn)行。423 會議服務(wù)人員必須著裝整齊、在會議召開前20分鐘到達(dá)現(xiàn)場；在會議使用中，必須每15分鐘倒1次茶水，大會議室召開會議，會務(wù)人員不能擅自離開，對會議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應(yīng)處理，并及時向辦公室負(fù)責(zé)人匯報。424 會議使用完畢后，會議服務(wù)人員應(yīng)電話通知業(yè)務(wù)部、設(shè)備部負(fù)責(zé)人對會議室進(jìn)行清理，并向辦公室匯報會議室使用情況，重要會議應(yīng)向總經(jīng)理室通報。43    辦公室負(fù)責(zé)隨時做好會議服務(wù)回單的收集、整理工作，檢查會議室使用是否正常，如有異常，及時更改、整頓，以利于為業(yè)主提供更加完善的服務(wù)。5