1、文秘時(shí)間管理與日程安排課件 時(shí)間管理的好壞直接決定時(shí)間管理的好壞直接決定著秘書的工作效率和工作著秘書的工作效率和工作前景，秘書應(yīng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的前景，秘書應(yīng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的時(shí)間管理理論，從而為自時(shí)間管理理論，從而為自己的個(gè)人發(fā)展奠定好良好己的個(gè)人發(fā)展奠定好良好的基礎(chǔ)。的基礎(chǔ)。周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速地開始逐一工作，周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速地開始逐一工作，搞的手忙腳亂，臨近下班時(shí)間，仍有部分工作沒有完成。搞的手忙腳亂，臨近下班時(shí)間，仍有部分工作沒有完成。1 1、給某客戶打、給某客戶打 ，與對(duì)方聯(lián)系你的上司下周四將與他約會(huì)的事宜；，與對(duì)方聯(lián)系你的上司下周四將與他約會(huì)的事宜；

2、2 2、為下午部門經(jīng)理會(huì)議所要討論的報(bào)告復(fù)印每人一份（、為下午部門經(jīng)理會(huì)議所要討論的報(bào)告復(fù)印每人一份（8 8人，每份人，每份1010頁）及頁）及會(huì)議日程表；會(huì)議日程表；3 3、向人力資源部門寫報(bào)告，申請(qǐng)今年的休假日；、向人力資源部門寫報(bào)告，申請(qǐng)今年的休假日；4 4、復(fù)印一份將給某客戶的答復(fù)信以備存，原件郵寄給對(duì)方；、復(fù)印一份將給某客戶的答復(fù)信以備存，原件郵寄給對(duì)方；5 5、拆封、分類和傳遞今天收到的郵件；、拆封、分類和傳遞今天收到的郵件；6 6、布置下午要使用的會(huì)議室，準(zhǔn)備茶水和咖啡；、布置下午要使用的會(huì)議室，準(zhǔn)備茶水和咖啡； 7 7、為上司預(yù)訂周末去天津的火車票（北京出發(fā)）；、為上司預(yù)訂周末

3、去天津的火車票（北京出發(fā)）；8 8、將財(cái)務(wù)部新發(fā)的辦公經(jīng)費(fèi)報(bào)銷規(guī)定復(fù)印一份備存，原件放置文件傳閱夾中、將財(cái)務(wù)部新發(fā)的辦公經(jīng)費(fèi)報(bào)銷規(guī)定復(fù)印一份備存，原件放置文件傳閱夾中個(gè)部門同事傳閱；個(gè)部門同事傳閱；9 9、在做這些事情的同時(shí)，她還接待了、在做這些事情的同時(shí)，她還接待了3 3位訪客、接應(yīng)位訪客、接應(yīng) 等事宜。等事宜。案例分析 一、時(shí)間管理時(shí)間管理 （一）時(shí)間管理的陷阱（一）時(shí)間管理的陷阱（二）跨越時(shí)間陷阱（二）跨越時(shí)間陷阱（三）（三）ABCABC時(shí)間管理法時(shí)間管理法 （一）時(shí)間管理的陷阱（一）時(shí)間管理的陷阱1 1、豬八戒踩西瓜皮、豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里2 2、不好意思拒絕別人

4、、不好意思拒絕別人 3 3、“反正時(shí)間還早反正時(shí)間還早”拖延拖延 4 4、文件滿桌病、文件滿桌病5 5、喋喋不休的、喋喋不休的“ 粥粥”6 6、源源不斷的信息、源源不斷的信息1.豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是滑到哪里是哪里哪里 v沒時(shí)間做計(jì)劃沒時(shí)間做計(jì)劃v工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計(jì)劃工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計(jì)劃v計(jì)劃常常被打斷計(jì)劃常常被打斷 v不喜歡被計(jì)劃束縛不喜歡被計(jì)劃束縛v“船到橋頭自然直船到橋頭自然直” 建立明確的目標(biāo)并排列好先后順序，制定出十建立明確的目標(biāo)并排列好先后順序，制定出十年以上的長(zhǎng)期目標(biāo)、五年時(shí)十年的中期目標(biāo)年以上的長(zhǎng)期目標(biāo)、五年時(shí)十年的中期目標(biāo)和

5、一至五年需實(shí)現(xiàn)的短期目標(biāo)。特別是每天和一至五年需實(shí)現(xiàn)的短期目標(biāo)。特別是每天抽出一定時(shí)間列出一天計(jì)劃。抽出一定時(shí)間列出一天計(jì)劃。 2. 不好意思拒絕別人 接受請(qǐng)托比拒絕更容易接受請(qǐng)托比拒絕更容易拒絕請(qǐng)托會(huì)觸怒請(qǐng)托者從而導(dǎo)致請(qǐng)托者報(bào)拒絕請(qǐng)托會(huì)觸怒請(qǐng)托者從而導(dǎo)致請(qǐng)托者報(bào)復(fù)復(fù)我想做一個(gè)廣受愛戴的人我想做一個(gè)廣受愛戴的人我不懂得如何拒絕我不懂得如何拒絕 3“反正時(shí)間還早”拖延 v帕金森定律帕金森定律v工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。v時(shí)間管理陷阱隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排時(shí)間管理陷阱隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過多的時(shí)間，如果你給自己安排了充裕的時(shí)過多的時(shí)間，如果你

6、給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以使用間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。掉所有分配的時(shí)間。 4文件滿桌病文件滿桌病 v安全感安全感v猶豫的個(gè)性猶豫的個(gè)性v半途而廢的工作習(xí)慣半途而廢的工作習(xí)慣v個(gè)人的喜好個(gè)人的喜好 5喋喋不休的喋喋不休的“ 粥粥”v不分優(yōu)先順序打不分優(yōu)先順序打 v沒有充分準(zhǔn)備就打重要沒有充分準(zhǔn)備就打重要 v 的談話離題的談話離題v與喜歡的人打與喜歡的人打 ，容易失去對(duì)時(shí)間的控制，容易失去對(duì)時(shí)間的控制6源源不斷的信息源源不斷的信息 v紙張的形式：郵件、紙張的形式：郵件、 、備忘錄、報(bào)紙、雜志、備忘錄、報(bào)紙、雜志、期刊、報(bào)告期刊、報(bào)告v電子

7、的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)v聲音的形式：面談、電視、廣播、聲音的形式：面談、電視、廣播、 （二）跨越時(shí)間陷阱（二）跨越時(shí)間陷阱（返回返回）1.1.要事第一要事第一 （ABCABC法則法則 ，大石頭理論），大石頭理論）2.2.以最終的結(jié)果來開始行動(dòng)（以終為始）以最終的結(jié)果來開始行動(dòng)（以終為始） 3.3.學(xué)會(huì)說學(xué)會(huì)說“NONO！” 4.4.辦公桌上的清理運(yùn)動(dòng)辦公桌上的清理運(yùn)動(dòng) 5.5.恰當(dāng)、有效地使用恰當(dāng)、有效地使用 6.6.篩選信息篩選信息把辦公室變成一個(gè)省時(shí)工作站。對(duì)于自己的辦把辦公室變成一個(gè)省時(shí)工作站。對(duì)于自己的辦公場(chǎng)所，要精心安排，尋找最佳布局和途徑。公場(chǎng)所，要精

8、心安排，尋找最佳布局和途徑。 （三）ABC時(shí)間管理分類法 （重點(diǎn)分類法）1 1、分類法的基本原理、分類法的基本原理事務(wù)事務(wù)80%80%的價(jià)值集中在的價(jià)值集中在20%20%的組成部分中，即表的組成部分中，即表現(xiàn)為現(xiàn)為“關(guān)鍵的少數(shù)、次要的多數(shù)關(guān)鍵的少數(shù)、次要的多數(shù)”把把80%80%的時(shí)間用于的時(shí)間用于20%20%的工作中（柏拉圖法則）的工作中（柏拉圖法則）2 2、列表分析、列表分析ABCABC時(shí)間管理分類時(shí)間管理分類 見表見表2-12-13 3、確定、確定ABCABC工作的先后順序工作的先后順序4 4、判斷工作的有效性、重要性、關(guān)鍵性、創(chuàng)造、判斷工作的有效性、重要性、關(guān)鍵性、創(chuàng)造性和迫切性性和迫切

9、性分分類類比例比例特征特征管理管理要點(diǎn)要點(diǎn)A A 重要又緊重要又緊迫迫（1 1）最重要，具有本質(zhì)上的重）最重要，具有本質(zhì)上的重要性要性（2 2）最迫切具有時(shí)間上的迫切）最迫切具有時(shí)間上的迫切性性（3 3）有后果）有后果B B重要不緊重要不緊迫迫（1 1）重要）重要（2 2）一般迫切）一般迫切（3 3）無大的后果）無大的后果C C不重要也不重要也不緊迫不緊迫（1 1）無關(guān)緊要）無關(guān)緊要（2 2）不迫切）不迫切（3 3）影響小或無后果）影響小或無后果不管不管理理可以可以忘掉忘掉5 5、實(shí)行、實(shí)行ABCABC時(shí)間管理方法的步驟時(shí)間管理方法的步驟A A 獨(dú)處。把應(yīng)做的工作列出清單獨(dú)處。把應(yīng)做的工作列出

10、清單B B 歸類歸類 把清單上的工作分為特殊工作和日常把清單上的工作分為特殊工作和日常工作工作C C 分析分析 三類三類D D 填寫分類表填寫分類表E E 實(shí)施實(shí)施 全力以赴投入全力以赴投入A A類，直到完成或預(yù)計(jì)類，直到完成或預(yù)計(jì)完成再轉(zhuǎn)入完成再轉(zhuǎn)入B B類。類。C C類可以忘掉，如果有人追類可以忘掉，如果有人追問，把其納入問，把其納入B B類。類。F F 每天堅(jiān)持如上步驟每天堅(jiān)持如上步驟 二、日程安排（一）（一）日程安排的內(nèi)容日程安排的內(nèi)容（二）（二）日程安排的基本要求日程安排的基本要求（三）（三）日程安排的形式日程安排的形式（四）（四）日程安排的注意事項(xiàng)日程安排的注意事項(xiàng)（五）（五）日志

11、系統(tǒng)日志系統(tǒng) 、各種接待、約會(huì)。、各種接待、約會(huì)。、商務(wù)旅行活動(dòng)。、商務(wù)旅行活動(dòng)。、參加各類會(huì)議。、參加各類會(huì)議。、到車間進(jìn)行實(shí)地檢查或指導(dǎo)。、到車間進(jìn)行實(shí)地檢查或指導(dǎo)。、組織的各類重大活動(dòng)的安排。、組織的各類重大活動(dòng)的安排。、領(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)的安排。、領(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)的安排。（一）日程安排的內(nèi)容（一）日程安排的內(nèi)容 （二）（二）日程安排的基本要求日程安排的基本要求1 1、統(tǒng)籌兼顧、統(tǒng)籌兼顧 2 2、安排規(guī)范、安排規(guī)范3 3、效率原則、效率原則 4 4、突出重點(diǎn)、突出重點(diǎn)(ABCD(ABCD法則法則)5 5、留有余地、留有余地 6 6、適當(dāng)保密、適當(dāng)保密7 7、事先同意、事先同意（三）日程安排的形式（

12、三）日程安排的形式1 1、年預(yù)定表、年預(yù)定表、2 2、月預(yù)定表、月預(yù)定表、3 3、周預(yù)定表、周預(yù)定表、4 4、日預(yù)定表（日程表）、日預(yù)定表（日程表） 年預(yù)定表 （未完） 一月一月 5日日(星期一星期一) 開工典禮開工典禮 8日日(星期四星期四) 董事長(zhǎng)視察董事長(zhǎng)視察 二月二月 2日日(星期二星期二) 常務(wù)董事會(huì)常務(wù)董事會(huì) 9日日(星期一星期一) 公司紀(jì)念日公司紀(jì)念日 25日日(星期三星期三) 成本會(huì)議成本會(huì)議 三月三月 2日日(星期一星期一) 常務(wù)董事會(huì)常務(wù)董事會(huì) 3日日(星期二星期二) 分行經(jīng)理會(huì)議分行經(jīng)理會(huì)議 25日日(星期三星期三) 成本會(huì)議成本會(huì)議月月 預(yù)預(yù) 定定 表表（未完）（未完）

13、1 1 一一 9 9：00009 9：3030林處長(zhǎng)來訪林處長(zhǎng)來訪1212：00001616：0000周會(huì)周會(huì)6 6六六 2 2 二二 9 9；00001212：00 00 董事董事會(huì)會(huì)7 7日日3 3 三三 15 15 ： 00 001616：0000上海起飛上海起飛南京南京8 8一一 9 9：00001717：0000分公司會(huì)議分公司會(huì)議4 4 四四 南京南京9 9二二 9 9：00001212：0000銷售會(huì)銷售會(huì)議議5 5 五五1 10 0三三 1515：0000貝爾公司古經(jīng)貝爾公司古經(jīng)理約見理約見 周預(yù)定表周預(yù)定表（未完）（未完） 22日日(一一) 28日日(日日)日日期期星星期期

14、上上 午午 下下 午午 備備 注注 22 22 一一 9 9：3030光大銀行光大銀行吳處長(zhǎng)來本公吳處長(zhǎng)來本公司司參加金茂參加金茂畫廊酒畫廊酒會(huì)會(huì)* *( (要與吳處長(zhǎng)聯(lián)要與吳處長(zhǎng)聯(lián)系系)(1)(12020光大光大銀行來信銀行來信) )2323二二 8 8：3030i0i0：3030人事科高科長(zhǎng)人事科高科長(zhǎng)面談，第一會(huì)面談，第一會(huì)議室議室華靈集團(tuán)華靈集團(tuán)李部長(zhǎng)李部長(zhǎng)洽談洽談* *1(1(要準(zhǔn)備好人要準(zhǔn)備好人事組織表事組織表) )* *2 2新產(chǎn)品介紹約新產(chǎn)品介紹約4545分鐘分鐘2424三三 8 8 ：0000早餐：與劉早餐：與劉 行長(zhǎng)行長(zhǎng)1010：0000惠普公司惠普公司林經(jīng)理訪問林經(jīng)理訪問

15、參觀參觀* *1313：3030從公司從公司出發(fā)；林處長(zhǎng)同出發(fā)；林處長(zhǎng)同行行（四）日程安排的注意事項(xiàng)（四）日程安排的注意事項(xiàng)以記敘、說明為主要表達(dá)方式。以記敘、說明為主要表達(dá)方式。編寫要留有余地。編寫要留有余地。 所有日程安排都要應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)的意思去辦。所有日程安排都要應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)的意思去辦?；顒?dòng)與活動(dòng)之間要有一定的間隙時(shí)間。活動(dòng)與活動(dòng)之間要有一定的間隙時(shí)間。要認(rèn)真核查日程表，以提高工作效率。要認(rèn)真核查日程表，以提高工作效率。是否已處理完工作，一般都應(yīng)注明結(jié)果。是否已處理完工作，一般都應(yīng)注明結(jié)果。（五）日志系統(tǒng)（五）日志系統(tǒng)1 1、日志概述、日志概述 日志是根據(jù)周計(jì)劃表寫出的一天時(shí)間內(nèi)組日志是根據(jù)周計(jì)

16、劃表寫出的一天時(shí)間內(nèi)組織領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)計(jì)劃?？楊I(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)計(jì)劃。 一般分為兩種類型：一般分為兩種類型： 縱縱以時(shí)間為線索以時(shí)間為線索; ; 橫橫以事務(wù)為線索以事務(wù)為線索 。 2 2、日志的方法、日志的方法 （1 1）手工填寫的工作日志）手工填寫的工作日志 （一本為上司用，另一本為自己用）一本為上司用，另一本為自己用） 工作日志通常兩本：上司使用；自己使用使用工作方法：使用工作方法：1 1、提前了解，當(dāng)日一早再次確定補(bǔ)充、提前了解，當(dāng)日一早再次確定補(bǔ)充2 2、在自己日志上標(biāo)明當(dāng)日應(yīng)完成的任務(wù)、在自己日志上標(biāo)明當(dāng)日應(yīng)完成的任務(wù)3 3、輸入信息，先用鉛筆，確認(rèn)后用水筆正式標(biāo)明，還可使、輸入信息，先用鉛筆，確認(rèn)

17、后用水筆正式標(biāo)明，還可使用不同色彩用不同色彩4 4、信息完整（時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)）、信息完整（時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)）5 5、當(dāng)日出現(xiàn)情況變化，立即更新日志，并告知上司出、當(dāng)日出現(xiàn)情況變化，立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化現(xiàn)的變化6 6、上司日志變化的同時(shí)，更改自己的日志，做好更變的善后、上司日志變化的同時(shí)，更改自己的日志，做好更變的善后工作工作7 7、自己的日志要標(biāo)明上司活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，逐項(xiàng)落實(shí)、自己的日志要標(biāo)明上司活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，逐項(xiàng)落實(shí)8 8、協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計(jì)劃、協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計(jì)劃注意事項(xiàng)v秘書日志比上司日志更為細(xì)、詳、準(zhǔn)、繁秘書日志比上司日志更為細(xì)、詳、準(zhǔn)、繁v若

18、有突發(fā)事件，立即更改，不得緩誤，并上傳下達(dá)若有突發(fā)事件，立即更改，不得緩誤，并上傳下達(dá)v預(yù)有足夠的時(shí)間來安排會(huì)議預(yù)有足夠的時(shí)間來安排會(huì)議3、上司工作日志的內(nèi)容（1 1）上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)（要記錄清楚時(shí)間、）上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)（要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容）地點(diǎn)、內(nèi)容）（2 2）內(nèi)部接待的來訪者（要記錄清楚姓名、單位詳情、）內(nèi)部接待的來訪者（要記錄清楚姓名、單位詳情、約會(huì)時(shí)間）約會(huì)時(shí)間）（3 3）單位外部參加會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)（要記錄清楚時(shí)間、）單位外部參加會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)（要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、細(xì)節(jié)、聯(lián)絡(luò)方式）地點(diǎn)、細(xì)節(jié)、聯(lián)絡(luò)方式）（4 4）個(gè)人的安排（看?。﹤€(gè)人的安排（看

19、?。? 5）私人的信息（親屬生日）私人的信息（親屬生日）時(shí)間時(shí)間活動(dòng)內(nèi)容活動(dòng)內(nèi)容地點(diǎn)地點(diǎn)參與人員參與人員備備注注8 8 ：3030部門經(jīng)理例會(huì)部門經(jīng)理例會(huì)公司會(huì)議室公司會(huì)議室各部門經(jīng)理（張紅、各部門經(jīng)理（張紅、李曉、彭麗）李曉、彭麗）9 9 ：000010 10 ：0000總經(jīng)理面試營(yíng)銷總監(jiān)總經(jīng)理面試營(yíng)銷總監(jiān)總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室面試人員（五位：面試人員（五位：ABCDEABCDE）11 11 ：000012 12 ：0000總經(jīng)理聽取培訓(xùn)經(jīng)理匯報(bào)總經(jīng)理聽取培訓(xùn)經(jīng)理匯報(bào)并共進(jìn)午餐并共進(jìn)午餐公司餐廳公司餐廳培訓(xùn)經(jīng)理培訓(xùn)經(jīng)理 許峰許峰13 13 ：000014 14 ：0000總經(jīng)理與法律顧問

20、會(huì)面總經(jīng)理與法律顧問會(huì)面總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室法律顧問鄭直）法律顧問鄭直）1515：00001616：0000JBJB項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人（項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人（F F、G G、H H、J J、K K）注意事項(xiàng)v所有日程安排，均由上司的意向決定，高級(jí)秘書的任務(wù)所有日程安排，均由上司的意向決定，高級(jí)秘書的任務(wù)是使其規(guī)范化、系統(tǒng)化表格化。是使其規(guī)范化、系統(tǒng)化表格化。v每周每日的工作活動(dòng)都不能排得太滿，要留出適當(dāng)?shù)目彰恐苊咳盏墓ぷ骰顒?dòng)都不能排得太滿，要留出適當(dāng)?shù)目障?，以便安排臨時(shí)性工作，同時(shí)要考慮上司的習(xí)慣，留隙，以便安排臨時(shí)性工作，同時(shí)要考慮上司的習(xí)慣，留出其處理日常公務(wù)的時(shí)間。出其

21、處理日常公務(wù)的時(shí)間。v兩項(xiàng)活動(dòng)之間要留出適當(dāng)?shù)拈g隔，尤其對(duì)外出的活動(dòng)，兩項(xiàng)活動(dòng)之間要留出適當(dāng)?shù)拈g隔，尤其對(duì)外出的活動(dòng)，一定要給上司留出足夠的路途上所需的時(shí)間。一定要給上司留出足夠的路途上所需的時(shí)間。4、秘書日志內(nèi)容v包含上司日志內(nèi)容包含上司日志內(nèi)容v上司各項(xiàng)工作活動(dòng)的準(zhǔn)備事宜上司各項(xiàng)工作活動(dòng)的準(zhǔn)備事宜v上司交辦的工作上司交辦的工作v自己職責(zé)中應(yīng)作的工作（撰寫總結(jié)、值班）自己職責(zé)中應(yīng)作的工作（撰寫總結(jié)、值班）工作日志總經(jīng)理秘書日志（表2-3）9月月28日（星期五），日（星期五），2001 時(shí)間時(shí)間 地點(diǎn)地點(diǎn) 活動(dòng)內(nèi)容活動(dòng)內(nèi)容 備注備注0909：00 00 辦公室辦公室 工作人員會(huì)議日工作人員會(huì)議

22、日程程0909：30 30 會(huì)議室會(huì)議室 會(huì)議開始進(jìn)行會(huì)議開始進(jìn)行 帶帶A A文件文件1010：30 30 辦公室辦公室 會(huì)議結(jié)束，整理會(huì)議結(jié)束，整理信函信函1010：45 45 辦公室辦公室 信函分類處理，信函分類處理，文件經(jīng)理簽字文件經(jīng)理簽字1111：00 00 辦公室辦公室 打字機(jī)維修工維打字機(jī)維修工維修打字機(jī)修打字機(jī)1111：30 30 辦公室辦公室 約會(huì)提醒：王總約會(huì)提醒：王總會(huì)見貝爾先生會(huì)見貝爾先生1212：00 00 銀行銀行 匯款：人民幣、匯款：人民幣、美元美元1414：30 30 辦公室辦公室 工作人員會(huì)議記工作人員會(huì)議記錄錄1515：00 00 區(qū)郵政局區(qū)郵政局 郵寄公司信

23、函郵寄公司信函1717：00 00 大森林酒店大森林酒店 18 18：0000開始的招開始的招待會(huì)，提醒總經(jīng)理待會(huì)，提醒總經(jīng)理5、日志的變更v原定結(jié)束時(shí)間延長(zhǎng)超時(shí)原定結(jié)束時(shí)間延長(zhǎng)超時(shí)v追加緊急的或新添的項(xiàng)目追加緊急的或新添的項(xiàng)目v項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更v項(xiàng)目的終止或取消項(xiàng)目的終止或取消v注：應(yīng)盡量想辦法將日程安排的變更限制在注：應(yīng)盡量想辦法將日程安排的變更限制在最小的范圍最小的范圍針對(duì)變更，秘書應(yīng)注意v1 1、安排活動(dòng)之間要留、安排活動(dòng)之間要留10-1510-15分鐘左右的時(shí)間分鐘左右的時(shí)間間隙間隙v2 2、項(xiàng)目調(diào)整，應(yīng)遵循先急重后輕緩的原則、項(xiàng)目調(diào)整，應(yīng)遵循先急重后輕緩的原

24、則v3 3、變更后，做好通知、說明原由，防止誤解、變更后，做好通知、說明原由，防止誤解v4 4、檢查變更后的日志，不要漏記和不作修改、檢查變更后的日志，不要漏記和不作修改注意事項(xiàng)v1 1、確保上司日志信息的保密，只給上司授權(quán)、確保上司日志信息的保密，只給上司授權(quán)的人查閱的人查閱v2 2、保持兩本工作日志的一致和準(zhǔn)確、保持兩本工作日志的一致和準(zhǔn)確v3 3、應(yīng)熟悉上司工作習(xí)慣和約會(huì)時(shí)間的長(zhǎng)短，、應(yīng)熟悉上司工作習(xí)慣和約會(huì)時(shí)間的長(zhǎng)短，每天最早和最晚可安排約會(huì)的時(shí)間，以便安每天最早和最晚可安排約會(huì)的時(shí)間，以便安排的約會(huì)符合要求排的約會(huì)符合要求v4 4、熟悉上司用餐和休息的時(shí)間，以便避開上、熟悉上司用餐和

25、休息的時(shí)間，以便避開上司的休息司的休息v秘書和上司的時(shí)間管理非常重要，秘書要學(xué)會(huì)判斷事情的重要程度并據(jù)此安排上司和自己的時(shí)間。本節(jié)小結(jié)技能訓(xùn)練v技能訓(xùn)練一v技能訓(xùn)練二v技能訓(xùn)練三v20062006年年6 6月月5 5 日（下周三）公司總部副總裁王明一行五人將來日（下周三）公司總部副總裁王明一行五人將來我公司視察。視察內(nèi)容包括：聽本公司領(lǐng)導(dǎo)敘職（上午我公司視察。視察內(nèi)容包括：聽本公司領(lǐng)導(dǎo)敘職（上午9 9：00-1100-11：0000在公司主樓第二會(huì)議室）中午在公司主樓第二會(huì)議室）中午1111：30-1230-12：3030在公在公司賓館餐廳海王星廳就餐，我公司陪同人員有我公司經(jīng)理、司賓館餐廳海

26、王星廳就餐，我公司陪同人員有我公司經(jīng)理、副總經(jīng)理（共二人）、辦公室主任、公關(guān)部部長(zhǎng)，經(jīng)理秘書副總經(jīng)理（共二人）、辦公室主任、公關(guān)部部長(zhǎng)，經(jīng)理秘書紀(jì)穎，共紀(jì)穎，共6 6人；出席本公司科技人員獲國(guó)家科技獎(jiǎng)表彰大會(huì)人；出席本公司科技人員獲國(guó)家科技獎(jiǎng)表彰大會(huì)（1515：20162016：2020在本公司禮堂舉行，下午在本公司禮堂舉行，下午1313：30153015：0000）；檢查實(shí)驗(yàn)大樓的建設(shè)情況（）；檢查實(shí)驗(yàn)大樓的建設(shè)情況（1515：20162016：2020在工地現(xiàn)在工地現(xiàn)場(chǎng)）；晚餐在場(chǎng)）；晚餐在1717：00190019：0000舉行（地點(diǎn)同中午）。請(qǐng)列出舉行（地點(diǎn)同中午）。請(qǐng)列出工作日志。工

27、作日志。技能訓(xùn)練技能訓(xùn)練 一一時(shí)間時(shí)間工工 作作 內(nèi)內(nèi) 容容9 9：0000部門會(huì)議，部門會(huì)議，4 4樓樓412412室，帶相關(guān)文件資料室，帶相關(guān)文件資料1010：00001111：0000確認(rèn)所訂的上司與客戶的午餐確認(rèn)所訂的上司與客戶的午餐1212：0000午餐前，將午餐前，將3 3位應(yīng)聘人的資料分關(guān)有關(guān)人員位應(yīng)聘人的資料分關(guān)有關(guān)人員1313：0000確認(rèn)面試地點(diǎn)在確認(rèn)面試地點(diǎn)在315315房，擺桌椅，準(zhǔn)備相關(guān)資料房，擺桌椅，準(zhǔn)備相關(guān)資料1414：00-1500-15：0000面試人員，每人用時(shí)面試人員，每人用時(shí)3030分鐘分鐘1616：0000面試小組討論面試小組討論1717：0000檢查

28、準(zhǔn)備上司第二天參加會(huì)議的資料檢查準(zhǔn)備上司第二天參加會(huì)議的資料工作日志工作日志 2005 2005年年4 4月月1515日日 星期三星期三v天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會(huì)議較多天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會(huì)議較多, ,v七月的前兩周要在上海開會(huì)七月的前兩周要在上海開會(huì); ;v八月的第二周要去香港參加八月的第二周要去香港參加5 5天會(huì)議天會(huì)議; ;v每月的最后一個(gè)星期五上午是銷售部固定的每月的最后一個(gè)星期五上午是銷售部固定的部門會(huì)議部門會(huì)議; ;v八月最后一個(gè)星期三要參加公司的辦公會(huì)議八月最后一個(gè)星期三要參加公司的辦公會(huì)議, ,v七月的第三周星期二要在公司開銷售會(huì)議七月的第三周星期二要在公司開銷售會(huì)議

29、, ,傳達(dá)上海會(huì)議精神傳達(dá)上海會(huì)議精神, ,v八月第一周的星期一還要面試三個(gè)營(yíng)銷員八月第一周的星期一還要面試三個(gè)營(yíng)銷員; ;v九月的前兩周希望安排休假九月的前兩周希望安排休假第二季度會(huì)議時(shí)間表（第二季度會(huì)議時(shí)間表（2005.79） 月份月份周次周次七七八八九九一一上海會(huì)議上海會(huì)議周一上午周一上午: :面面試試3 3位營(yíng)銷員位營(yíng)銷員( (小會(huì)議室小會(huì)議室) )休假休假二二上海會(huì)議上海會(huì)議香港會(huì)議香港會(huì)議休假休假三三周二：銷售會(huì)議周二：銷售會(huì)議, ,傳傳達(dá)上海會(huì)精神達(dá)上海會(huì)精神( (大會(huì)大會(huì)議室議室四四周五周五( (上午上午) )部門部門會(huì)議會(huì)議周三周三: :辦公會(huì)議辦公會(huì)議( (大會(huì)議室大會(huì)議室) )周五周五上午上午: :部門會(huì)議部門會(huì)議周五上周五上午午: :部門部門會(huì)議會(huì)議v你的上司明天要完成以下工作：上午八點(diǎn)半你的上司明天要完成以下工作：上午八點(diǎn)半?yún)⒓庸局袑右陨瞎芾砀刹繒?huì)議；從外地來參加公司中層以上管理干部會(huì)議；從外地來的老客戶朱先生要求與上司見面，并已經(jīng)訂的老客戶朱先生要求與上司見面，并已經(jīng)訂好明天下午好明天下午5點(diǎn)半回去的火車票，有幾份文件點(diǎn)半回去的火車票，有幾份文件需要他親自批閱，他的老上司明天將約幾位需要他親自批閱，他的老上司明天將約幾位老部下聚餐，地點(diǎn)是榮華富貴，其他還有一老部下聚餐，地點(diǎn)是榮華富貴，其他還有一些日常性的工作也需