1、1 1 / / 9 9蔡甸區(qū)中小學(xué)檔案整理指南（修訂版）一、收集材料按蔡甸區(qū)中小學(xué)校文件材料歸檔范圍、保管期限表中規(guī)定的范圍，對(duì)現(xiàn)存的文件材料進(jìn)行收集、取舍。二、整理分類1 1、對(duì)收集到的材料按不同的年度分類。2 2、對(duì)同一年度（先整理 20092009 年）按不同門(mén)類進(jìn)行分類（見(jiàn) 歸檔范圍、保管期限表），如文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)籍治理檔案、科技檔案等。3 3、按保管期限（20092009 年往常全部為永久、長(zhǎng)期、短期，20092009 年以后文書(shū)檔案按永久、3030 年、1010 年分保管期限）進(jìn)行分放。三、分類歸檔（一）文書(shū)檔案的歸檔方法1 1、對(duì)文書(shū)檔案的同一保管期限的材料

2、，按時(shí)刻的順序排列（元月 1 1 日排在最前，1212 月 3131 日放在最后）2 2、編件號(hào)：在每份文件的右上角蓋上歸檔章，再對(duì)每件材料分不編頁(yè)碼（右下角），填寫(xiě)歸檔章中的內(nèi)容?？罩w年度蓋件號(hào)（如 31）空著蓋保管期限（如 30 年）蓋頁(yè)數(shù)（如 12）3 3、分盒：按一定的厚度分盒（以裝盒后略顯豐滿為宜）2 2 / / 9 94 4、打印目錄（一式三份）：對(duì)已分好的盒逐件打印目錄（目 錄試樣附后）5 5、 填寫(xiě)備考表，如本卷共件，并填寫(xiě)整理人、檢查人和 時(shí)刻。6 6、 填寫(xiě)脊背：年度（如 20092009）保管期限（如永久）機(jī)構(gòu) （問(wèn)題）（如文書(shū)檔案）起止件號(hào)（如 1 1 3232）、盒

3、號(hào)（用鉛筆寫(xiě)）如 1212。7 7、上柜。（二）關(guān)于教學(xué)檔案、學(xué)籍治理檔案，按照市檔案局的最新要求，也采納單份文件存檔的方法， 其整理形式完全同于文書(shū)檔 案的歸檔方法，其目錄格式也相同（三）關(guān)于科技檔案：用科技檔案盒裝，按不同項(xiàng)目分不整理。對(duì)每份文件編號(hào)、打印目錄（一式三份）、入盒-備考表-脊背上蓋上保管期限，填寫(xiě)檔號(hào)，寫(xiě)上案卷題名。檔號(hào)填寫(xiě)示例：I I徐卷號(hào)設(shè)備儀器名稱-備類j j 基建類，1 1工程名稱，1 1案卷號(hào)。S S設(shè)備類，1 1 設(shè)備儀器名稱，1 1 案卷號(hào)（四）教師業(yè)務(wù)檔案（每人一盒）按時(shí)刻順序存放即可。脊背上寫(xiě)上教師姓名、盒號(hào)（五）聲像檔案：照片類有帶目錄的相集，也可用光盤(pán)保

4、存。 隨時(shí)發(fā)3 3 / / 9 9生隨時(shí)存檔，照片上應(yīng)注明時(shí)刻、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物方位 等。電子檔案同聲像檔案。 會(huì)計(jì)檔案（可按三類分不裝盒） 。（六）歸檔時(shí)刻：文書(shū)檔案、教學(xué)科研檔案和能按年度歸 檔的其他文件材料， 在次年的六月底往常歸檔； 科研類材料在科 研課題鑒定后歸檔。2教師業(yè)務(wù)類、 學(xué)籍治理類文件材料以及能按學(xué)年度歸檔的 文件材料，在次年的 1010 月份往常歸檔。3差不多建設(shè)類文件材料在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。4財(cái)會(huì)類文件材料隨時(shí)整理立卷， 在財(cái)會(huì)部門(mén)保管一年后向 綜合檔案室移交。5儀器設(shè)備類文件材料在開(kāi)箱后及時(shí)整理歸檔。6電子文件類、聲像檔案類、實(shí)物檔案類應(yīng)隨時(shí)整理、定期 歸檔。講明：一般中專、職業(yè)學(xué)校和幼兒園可參照?qǐng)?zhí)行。附件：各種目錄試樣。 （正式使用時(shí)，請(qǐng)將樣表上的斜體字去掉。 ）二一年八月三一日4 4 / / 9 9附件 1 文書(shū)檔案歸檔文件目錄歸檔文件目錄件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè) 數(shù)備注5 5 / / 9 9附件 2:教學(xué)檔案歸檔文件目錄教學(xué)檔案目錄件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè) 數(shù)備注6 6 / / 9 9附件 3:科技檔案目錄案卷及檔號(hào)卷內(nèi)文件目錄順序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者題名日期頁(yè)號(hào)備注7 7 / / 9 9附件 4:科技檔案案卷