1、關(guān)于協(xié)同辦公系統(tǒng)試運(yùn)行的通知集團(tuán)公司各單位： 集團(tuán)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)經(jīng)過培訓(xùn)、安裝和測(cè)試，已基本具備試運(yùn)行條件。根據(jù)項(xiàng)目總體計(jì)劃的要求，決定2008年5月21日起在集團(tuán)公司范圍內(nèi)試運(yùn)行，請(qǐng)各單位接到通知后即刻進(jìn)行系統(tǒng)檢查，完成上線前的準(zhǔn)備工作，確保按照中國(guó)一拖集團(tuán)有限公司協(xié)同辦公系統(tǒng)試運(yùn)行方案的要求落實(shí)各個(gè)環(huán)節(jié)， 保證此項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。附件：中國(guó)一拖集團(tuán)有限公司協(xié)同辦公系統(tǒng)試運(yùn)行方案 二八年五月十四日附件：中國(guó)一拖集團(tuán)有限公司協(xié)同辦公系統(tǒng)試運(yùn)行方案一、試運(yùn)行目的、范圍與內(nèi)容、時(shí)間（一）目的：鞏固系統(tǒng)培訓(xùn)效果，促進(jìn)辦公人員熟練掌握系統(tǒng)操作，通過實(shí)際辦公業(yè)務(wù)進(jìn)一步測(cè)試和檢驗(yàn)系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司總

2、部與所屬二級(jí)單位公文和一般性通知的網(wǎng)上傳遞、電子收發(fā)與管理，提高各部門、各層級(jí)之間的辦公協(xié)同性，加快實(shí)現(xiàn)職能部門傳統(tǒng)辦公模式向電子化辦公模式的轉(zhuǎn)變。（二）范圍與內(nèi)容1、范圍：集團(tuán)公司總部，各二級(jí)單位黨政辦公室。2、集團(tuán)公司總部試運(yùn)行內(nèi)容：已部署的所有功能模塊，重點(diǎn)是公文管理（公文處理、檔案管理）、信息發(fā)布（新聞中心、通知公告）和知識(shí)管理（知識(shí)中心）。3、二級(jí)單位試運(yùn)行內(nèi)容：與集團(tuán)公司公文的收發(fā)傳遞，包括集團(tuán)公司、股份公司及職能部門、事業(yè)部下發(fā)到各二級(jí)單位的公文、二級(jí)單位上報(bào)集團(tuán)公司及職能部門的公文。4、協(xié)同辦公系統(tǒng)的日程安排、電子郵件、會(huì)議管理、等其它功能，由各單位根據(jù)本單位實(shí)際情況推進(jìn)并組織

3、應(yīng)用。（三）時(shí)間：2008年5月21日至6月30日。二、試運(yùn)行工作要求( 一) 協(xié)同辦公系統(tǒng)試運(yùn)行期間，電子公文和紙質(zhì)公文雙軌運(yùn)行。試運(yùn)行結(jié)束后，以電子公文為主，紙質(zhì)公文適時(shí)停發(fā)。需要集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或?qū)徟奈募约堎|(zhì)公文為主，電子公文同步處理。集團(tuán)公司總部與二級(jí)單位之間的文件收發(fā)通過協(xié)同辦公系統(tǒng)辦理。各類公文的擬稿審批通過協(xié)同辦公系統(tǒng)完成。（二）協(xié)同辦公系統(tǒng)試運(yùn)行前，各單位要按以下要求進(jìn)行系統(tǒng)檢查。1、系統(tǒng)管理員要認(rèn)真檢查相關(guān)人員帳號(hào)是否齊全、角色配置是否正確、權(quán)限設(shè)置是否適當(dāng)，如有不全或不當(dāng)設(shè)置，應(yīng)及時(shí)按相關(guān)程序申請(qǐng)補(bǔ)充或進(jìn)行調(diào)整。2、各單位文書管理員要認(rèn)真檢查本單位各類紙質(zhì)公文當(dāng)前收、發(fā)

4、文編號(hào)、文件代字，并在協(xié)同辦公系統(tǒng)中將收、發(fā)文編號(hào)調(diào)整到合適的序號(hào)，保持編號(hào)的連續(xù)、有效。3、各單位系統(tǒng)管理員要檢查和測(cè)試相關(guān)流程的完整性和可用性，包括各類表單、公文紅頭使用等。4、協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶檢查個(gè)人在系統(tǒng)中的信息是否完整、有效，修改本人登錄系統(tǒng)的密碼。（三）集團(tuán)公司總部試運(yùn)行期間出現(xiàn)的問題由信息技術(shù)中心負(fù)責(zé)解決，二級(jí)單位的問題由本單位系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)解決，信息技術(shù)中心提供技術(shù)支持。（四）各單位在配合集團(tuán)公司系統(tǒng)協(xié)同應(yīng)用的同時(shí)，要積極開展單位內(nèi)部的系統(tǒng)實(shí)施和應(yīng)用。 要設(shè)置內(nèi)部公文處理流程，普及文件傳閱、知識(shí)中心等功能的應(yīng)用，完善網(wǎng)絡(luò)管理、安全保密管理制度，保障辦公網(wǎng)絡(luò)信息安全，建立本單位的

5、協(xié)同辦公管理平臺(tái)。（五）試運(yùn)行期間，項(xiàng)目組將對(duì)各單位協(xié)同辦公系統(tǒng)使用情況進(jìn)行檢查，不定期通報(bào)使用情況，并根據(jù)關(guān)于集團(tuán)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)上線運(yùn)行方案的通知進(jìn)行考核。三、試運(yùn)行期間有關(guān)事項(xiàng)說明（一）系統(tǒng)登陸登陸地址：集團(tuán)公司內(nèi)網(wǎng)中的用戶直接登陸并使用系統(tǒng)（二）用戶權(quán)限1、各單位的領(lǐng)導(dǎo)、工作人員（統(tǒng)稱為用戶）均在系統(tǒng)中分配了唯一實(shí)名帳戶。用戶根據(jù)系統(tǒng)中管理權(quán)限的不同，分為系統(tǒng)管理員、流程管理員、欄目管理員、文件管理員、普通用戶等。各類用戶在設(shè)定的權(quán)限范圍內(nèi)使用OA系統(tǒng)。2、用戶權(quán)限由系統(tǒng)管理員按要求設(shè)定，信息技術(shù)中心對(duì)各單位系統(tǒng)管理員授權(quán)，各單位系統(tǒng)管理員對(duì)本單位用戶進(jìn)行授權(quán)。用戶權(quán)限變更，填寫用戶權(quán)

6、限變更表，系統(tǒng)管理員進(jìn)行權(quán)限變更。3、各單位系統(tǒng)用戶名單報(bào)信息技術(shù)中心備案。4、新增用戶或人員流動(dòng)時(shí)，填寫新增(變更)用戶表，單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后，人事部門確認(rèn)（并在金蝶人力資源系統(tǒng)中完成組織崗位調(diào)整、人員移動(dòng)操作），提供相關(guān)信息（按用戶信息模板），由項(xiàng)目組完成用戶創(chuàng)建。（三）辦公業(yè)務(wù)處理1、集團(tuán)公司外來的非涉密行政公文，由公司辦文書掃描輸入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)，登記后以電子文檔形式進(jìn)入收文流程處理，涉密文件按原有手工辦公流程處理。對(duì)外發(fā)文的報(bào)送仍采用紙質(zhì)形式，但擬稿審批過程需通過協(xié)同辦公系統(tǒng)完成。2、公文若帶有不方便進(jìn)行電子化處理的附件(如書籍、圖紙等)，可只將公文正文以電子公文形式進(jìn)行處理，附件暫按紙質(zhì)

7、公文方式進(jìn)行處理。3、公文流轉(zhuǎn)過程中，每一環(huán)節(jié)的辦理人使用系統(tǒng)提供的功能完成各自應(yīng)該處理的工作，并在公文表單上留下辦理痕跡；處理完事務(wù)后，根據(jù)公文的內(nèi)容和集團(tuán)公司公文管理規(guī)定，確定正確的發(fā)送對(duì)象進(jìn)行發(fā)送；接受方收到后應(yīng)及時(shí)辦理，如根據(jù)公文內(nèi)容判斷不屬于自己的處理范圍，可退回流程的上一人。電子文件發(fā)送后，應(yīng)根據(jù)公文的緩急程度對(duì)所發(fā)公文的接收情況進(jìn)行檢查，催辦、督辦，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與有關(guān)人員聯(lián)系。4、為保證公文處理的及時(shí)、有效，有關(guān)人員應(yīng)定時(shí)進(jìn)入系統(tǒng)查看有無需要自己處理的事宜。如本人出差，應(yīng)在系統(tǒng)中執(zhí)行“工作授權(quán)”，以免耽誤公文處理。5、知識(shí)中心的應(yīng)用。各單位內(nèi)部的文件、業(yè)務(wù)資料、規(guī)章制度、電子刊物

8、、工作總結(jié)、經(jīng)營(yíng)月報(bào)等，在知識(shí)中心按區(qū)域、部門、內(nèi)容進(jìn)行分類管理。知識(shí)中心各欄目發(fā)布范圍由各單位欄目管理員根據(jù)工作需要設(shè)定。6、通知公告用于各單位發(fā)布活動(dòng)預(yù)告、會(huì)議通知、值班安排等公共信息。通知公告由各單位欄目管理員發(fā)布、管理。7、新聞中心用于集團(tuán)公司各方面的新聞發(fā)布，在集團(tuán)公司內(nèi)網(wǎng)上發(fā)布的新聞應(yīng)同時(shí)在協(xié)同辦公系統(tǒng)中相應(yīng)的新聞欄目中發(fā)布。新聞中心的設(shè)置中有很大的靈活性，可實(shí)現(xiàn)不同的部門管理新聞的不同欄目，由各單位欄目管理員負(fù)責(zé)管理。（四）系統(tǒng)安全管理1、信息技術(shù)中心指定管理員專門負(fù)責(zé)協(xié)同辦公系統(tǒng)維護(hù)，工作時(shí)間內(nèi)始終保持協(xié)同辦公系統(tǒng)處于正常的運(yùn)行狀態(tài)，系統(tǒng)補(bǔ)丁等維護(hù)性操作在非工作時(shí)間進(jìn)行。建立服務(wù)器的運(yùn)行日志，并保存30天以上。定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行殺毒，建立防火墻，防止黑客侵入，確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。2、密級(jí)的文件不入OA系統(tǒng)，按照現(xiàn)有公文流轉(zhuǎn)方式處理；電子文件嚴(yán)格按發(fā)文范圍發(fā)送，發(fā)文范圍的審批按集團(tuán)公司公文管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、公司制度、報(bào)告