外貿業(yè)務流程詢盤報盤打樣試單大貨量產商檢訂艙報關結匯核銷退稅客戶開發(fā)一、 客戶開發(fā)從目前情況來看，做外貿，主要有兩種：一是跟單； 二是開發(fā)。為了更好的開發(fā)市場，新進外貿業(yè)務人員首先必須：l 掌握基本的英語知識l 熟悉國際貿易知識（尤其是貿易術語、國際物流知識及付款方式的綜合運用）l 公司及產品相關知識，如產品性能、 參數、 測試、 加工工藝、 生產流程、 設備、 人力、 產能、 包裝、競爭對手、 客戶群等等。詳見附件 1.l 了解動態(tài)的國內、國際形勢（政治環(huán)境、文化背景、消費習慣、匯率政策、退稅政策、自然災害等等）。l 樹立國際貿易風險防范意識。如信用風險、匯率風險、運輸風險等。1. 開發(fā)客戶的途徑：l 展會（展會應注意的問題，見附件）l 付費B2Bl 免費B2Bl 搜索引擎l 海關數據等2. 開發(fā)信l 內容簡潔l 主題明確l 多用被動語態(tài)l 少用特殊字體、顏色、粗體等l 少用附件和圖片l 少用URL鏈接老外的建議：Dear C,As you mentioned last time, how to write a right email, pls find my reply as follows:1) short2) short3) short again4) delete all extra words5) make everything clear6) thats ok, order comes, ahHave a nice day!N參考范例：見附件 強調：1. 所有客人必須長時期的跟進；據統(tǒng)計，一般成交的客人，均來自第11次的跟進。2. 跟進的方式，可以是：新產品上市，價格更新、節(jié)日問候、公司信息更新等， 也可結合客人網站最新信息，有針對的跟進等等。3. 跟進的頻率，可根據與客人的溝通進度來判斷。一般為1周一次，或2周一次為宜。4. 所有與客人往來的郵件，均須按客戶別進行整理保存、歸類管理，并定期刻盤留底。（具體的操作見附件）二、詢盤1. 須通過搜索引擎、B2B平臺、黃頁、IP地址、客戶網站等多種途徑查詢，了解客戶的真實性、公司規(guī)模、企業(yè)背景等。2、 客人的詢盤，所有詢盤均要回復，且須在客人發(fā)出的24小時內給予回復；如有不確定信息而造成不能及時給予全面回復的，也須答復客人，說明可以回復的時間，以表示對客人的尊重。3、須根據詢盤內容的針對性，分重點的回復和后續(xù)跟進。三、報盤在掌握客戶相關背景等信息后，結合以下信息，有針對性的、全面的回復客人。1. 產品的最新成本（特別是原材料價格波動比較大的行業(yè)，也可參照期貨市場走勢預期來調整成本）。2. 最新匯率（考慮人民幣匯率為浮動匯率機制，建議在當前匯率的基礎上，再提高1-3%來規(guī)避匯率風險）。3. 如報CIF、CNF價格，須與至少3家貨代聯(lián)系，咨詢最新海運/空運價格； 另外，CIF價格，須向保險公司咨詢一切險（All risks）或客人特指的保險險別的保費費率等（一般情況下，一切險的費率為1.5-3）。4. 根據產品的客戶市場行情，實行有差別化的報價方式。5. 如果客戶信用指數不高，可辦理出口信用險；并將出口信用險的費用（費率為7）加進報價中，以規(guī)避信用風險。6. 如何計價FOB=工廠成本+國內費用（報關費，貨代操作費，商檢費，港雜費，內陸運費，銀行費用等等）+利潤CNF=FOB+海運費/空運費CIF=CNF+保險費（貨物總值x1.1x保費費率）7. 為了避免日后發(fā)生無謂的爭議，報價單須體現以下幾個方面的重要信息：l 產品名稱l 產品重要參數/特征l 單價l 交易方式l 付款方式l 最小訂購量 MOQl 報價日期及有效期l 包裝方式l 裝箱/柜情況l 客戶信息8. 為了掌握報價和談判的主動權，可綜合運用貿易術語、物流知識、付款方式及產品參數等條件，進行動態(tài)調整。附：A. 付款方式，安全系數從高到低排列：l 100% T/T (prepaid) + CIF/FOBl 30% T/T (prepaid) + 70% L/C + CIF/FOBl 100% L/C + CIF/FOBl D/Pl D/AB. 付款地域，安全系數從高到低排列：l 北歐四國l 德國、日本、新加波l 以色列、西歐、北美、澳洲l 東歐、中東、東南亞l 俄羅斯、印巴、拉美、非洲C. 如果是L/C付款的，須嚴格審證，主要包括：l 開證行的資信（建議”保兌”）l 信用證的真實性l L/C條款 （文件要求，時間與地點等；尤其是軟條款 / 陷阱條款）注：1. 信用證是獨立性的文件。客戶開立的任何保函均屬無效文件。 2. 信用證是單據買賣，要保證單證相符，單單相符。3. 交單必須及時、準確。4. 有任何依賴買方的文件條款，須全部刪除。5. 交單時間，須以賣方的時間為準。6. 防止客戶與船公司、銀行串通，實行欺詐。9. 如何促成交易對業(yè)務人員來講，最重要的就兩個方面：一是怎么找到客戶，二是怎么成交。第一個問題就是跟開發(fā)信有關，第二個問題往往和價格有關，什么東西都談攏了，就差價格了。價格是業(yè)務人員永遠繞不開的話題，也是比較棘手的問題。價格是很重要，但不是影響成交的關鍵因素。怎么讓客人在價格高于預期的情況下買你的產品？迂回策略是個可選擇的好方法之一，根據客人的目標價量身定做。打個比方，賣一個LED燈，客人很喜歡，外型材料亮度都覺得不錯，但是3.5美元的價格他覺得太貴了，他希望2.5美元左右，他能接受。這個時候我會告訴客人，這個價格相當困難，外殼塑料要用PP代替ABS，還要摻50%以上的recycled material(回料)，另外LED用差一點的，亮度從12000MCD改成5000MCD，另外節(jié)省一切材料，把東西做輕做薄，彩盒包裝改成白盒，而且是一層紙的最軟的那種。外箱同樣用比較爛的。就可以達到目標價了。這個時候就是談判的關鍵，你把上述條件全部列出來，然后告訴客人，這就是基于您的目標價，我們能給出的方案。我明白，價格盡管達到了，但是品質肯定離您的要求比較遠，那么這樣，我再給出第三套方案，在一和二里面折中一下，把價格控制在3.5和2.5之間，比如3美元或者2.98美元，讓客人比較容易接受。參考范例：見附件 四、打樣1. 樣品是檢驗一個公司的開發(fā)及生產能力的依據。無論是ODM(orginal design manufacturer)，還是OEM(orginal equipment manufacturer), 客人都是要確認樣品的；特別是OEM。2. 要非常明確了解客人的需求細節(jié)（圖紙、手工樣、色號、材料、規(guī)格、印刷品等），還須與客人了解樣品費和快遞費等事宜。3. 樣品費和快遞費，依國際慣例和做法，一般情況下：a. 樣品貨值不高的，樣品免費，客人承擔運費。b. 樣品貨值比較高的，客人支付一定的樣品費，同時承擔運費。c. OEM，結合公司規(guī)定及客人的實際情況另議。d. 如果客人下單意向很高的，須送樣進行檢測/認證的，可承擔運費和樣品費。樣品費一般用TT或西聯(lián)匯款。使用西聯(lián)匯款時應注意需要客戶提供準確的信息，詳見公司資料2收款賬號。4. 在明確客人需求信息并收到樣品費后，填寫樣品需求單，經部門主管/經理審核簽字后，交總經理核準，然后給工廠生產。生產完成后，仔細核對樣品與客戶要求是否相符，確認正確無誤后，快遞給客人。5. 自己須留存樣品（樣品附在客戶的樣品需求單后面，如樣品較大較多時，可在樣品上做好客戶標識放在客戶樣品儲存柜，如客戶沒有特殊要求時可用PPT文檔附在樣品單后面）以便后續(xù)生產時，有據可查。同時保存好樣品需求單，并復印給相關部門，以便工廠生產和財務核算成本利潤等。6. 樣品快遞后，及時跟進各方面的進度；最終無論質量好與壞，下單與否，都必須得到客人的評價，并反映在周報表及月報表上。五、試單及大貨量產1. 客人確認樣品后，客人一般會下一個或多個小批量試單，待小批量試單完成后，才會下大貨訂單。2. 無論是試單，還是大貨量產，先根據客人的指示及要求，結合最初的報價單，制作PI（proforma invoice），并跟催貨款。一般情況下，國外訂單我們可以要求客戶一次性付款，收到全款后才安排生產。3. PI要注意：a. 核對當初與客人的報價，確保PI所包含的內容需報價單一致；b. 須注意質量標準，尤其是OEM；c. 須提供公司銀行資料，以便客人付款；d. .須仔細核對訂單數量及金額（注意大小寫）；4. 填寫生產任務單，待部門主管/經理審核簽字后，交總經理核準，然后給工廠安排生產。自己須保存好文件，以便后續(xù)核查； 并復印給相關部門，以便公司財務結算。5. 生產過程中，須持續(xù)跟進生產進度及產品質量（確保質量與樣品質量或合同約定一致），同時與客人保持信息的及時溝通，以便客人掌握進度。尤其是發(fā)生了與交期有沖突的時候， 更是如此，否則影響客人的市場推廣而丟失訂單，或導致索賠，甚至丟失客戶。6. 當生產完成80%左右時，核對與客人的付款約定，如果與客人的付款方式是出貨前付清余款的，須將產品拍照給客人，跟催貨物余款。跟催時，須附上當初的PI，以更好的推進業(yè)務的發(fā)展。7. 所有文件，均需保存留底備查（包括貨運單）。六、聯(lián)系貨代安排運輸1、 多找?guī)准邑洿容^價格2、 選好貨代公司并確定好付款方式（爭取月結或者至少在客戶收到貨物后才付款）3、 提供貨運公司需提供的資料（如：品名，HS編碼，數量，包裝重量，包裝尺寸，目的港，交易方式）。4、 安排運輸后及時取得運單并盡快提供給客戶，以便客戶查詢，每天跟蹤貨運信息直到客戶收到貨物。5、 客戶收到貨物后要及時跟客戶確認收到的貨物是否與訂單相符。6、 跟蹤客戶對產品及公司的滿意度并反映在周報月報中。七、商檢 （按HS編碼查詢，為法檢商品則需要辦理）1. 根據出口產品的海關編碼，屬于法檢范圍內的產品，須向當地商品檢驗檢疫局申報檢驗。如果企業(yè)沒有報檢員，須委托具有報檢員資格的機構進行申報。2. 商檢的材料：合同、發(fā)票、裝箱單、廠檢單、包裝性能檢驗結果單、報檢委托書；特殊行業(yè)的，須依據行業(yè)要求，另提供行業(yè)相關資料。3. 一般在生產完成了80%的時候，即可辦理商檢，以節(jié)省/縮短時間。4. 無論是否是法檢產品，有部分客人，需要自己的分公司驗貨，或委托第三方來驗貨，同樣按以上方式處理。5. 無論是自己報檢，還是委托報檢，均需要跟進進度，預約商檢局來廠檢驗。6. 商檢完成后，及時付款、領取出口貨物換證憑單，此單須在出口口岸商檢局更換商檢單。7. 如果有客人需要辦理Form A 原產地證的，我們也須及時提供相關資料，前往商檢局辦理。8. 如果客人只需辦理普通的產地證，且客人沒有具體要求的情況下，可在商檢局或貿促會辦理。9. 辦證所需資料： 營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、批準證書/備案登記表、原材料增值稅發(fā)票、INOVICE、PL、產品工藝流程、加蓋中英文印章。10. 單證出來后，須復印留底備查。八、租船、訂艙1. 找?guī)准页墒斓?、服務態(tài)度好、有行業(yè)知名度、價格有優(yōu)勢的貨代，咨詢運費，港雜費、內陸運費（整柜拖柜）、貨代操作費、船期、航程時間等等；并建立貨代信息。2. 比對報價時的運費差異，確定貨代，并安排訂艙（傳真或郵件一份托書）。一般情況下，可與報檢同步進行。3. 如果是FOB交易方式的， 也須第一時間與客戶指定貨代取得聯(lián)系，確認相關費用、船期等相關信息。4. 訂艙須提供產品名稱、HS編碼、重量、體積、港口信息、交易方式，保險等提單信息給貨代。待貨代安排好艙位后，會得到一個進倉編號和進倉地址及時間。然后，按要求將貨物送到指定地址。5. 通常情況下，在出具正本提單前，貨代會根據我們提供的訂艙信息出具提單確認件和放單方式（書面提單或電放提單；電放的須提供電放保函）。業(yè)務須仔細核對所有細項內容，特別是L/C交易的，要特別謹慎，以免因小差錯，而導致客人拒付。6. 貨物進倉后，須跟進報關狀態(tài)及準確船期等相關信息。 一般情況下，船期后兩天，船公司會開出正本提單，業(yè)務須及時跟進提單。附：a. FOB：一般是貨代提單 (House B/L); 散貨情況，基本也是貨代提單。HBL非物權憑證；一般客人拿到HBL，須到目的港貨代那邊換取MBL。 b. CIF/CNF：船公司提單（Master B/L），MBL是物權憑證。7. 拿到提單后，根據與客人的交易方式和付款方式的約定，快遞提單或傳真提單副本（須屏蔽提單號和箱號，防止部分國家地區(qū)用提單副本取貨）給客戶。另外，到日本的貨，基本采取提單電放的方式。8. 提單拿到后，須安排支付貨代相關費用，并提醒貨代公司及時退回核銷單（退稅聯(lián)）和報關單（退稅聯(lián)），以便后續(xù)安排核銷和退稅。10. 如果