會務管理與大型活動組織技巧 會務管理 一、 什么是會議 會議是有組織有領(lǐng)導地商議事情的集會。 1、 會議是群體性的活動 2、 會議是目的性很強的活動 3、 會議是組織有序的活動 4、 會議是一種以口頭交流為主的多向溝通活動 二、 會議的目的 1、 集思廣益， 新的構(gòu)思 2、 發(fā)布信息，資源共享 3、 交流溝通，協(xié)調(diào)矛盾 4、 達成協(xié)議，解決問題 5、 監(jiān)督員工，激勵士氣 三、 會議的要素 1、 主辦者 2、 承辦者 3、 與會者 4、 會議議題 5、 會議時間 6、 會議地點 （ 1） 7、 會議經(jīng)費 8、 會議保障 四、 會議的分類 1、 按照會議規(guī)模劃分 1） 小型會議， 人數(shù) 35 人， 多則幾十人，一般不超過 100 人。 2） 中型會議，人數(shù)在 1001000 人之間。 3） 大型會議，人數(shù)在 1000 人以上。 4） 特大型會議，人數(shù)在 10000 人以上，如節(jié)日集會、慶祝大會等。 2、 按照會議性質(zhì)劃分 1） 規(guī)定性會議，即法定的必須按期召開的各種代表大會，如人代會、職代會、股東會等。 2） 日常性會議， 工作 例會 、 領(lǐng)導會議、董事會議、 經(jīng)理會議等。 3） 專業(yè)性會議。 4） 紀念性會議。 5） 座談性會議，會見、會談、茶話會等。 6） 會而不議的會，如報告 會、 動員會、新聞發(fā)布會等。 （ 2） 五、 會議流程 會前 籌 備 1、 擬訂會議籌備方案 1） 確定會議主題與議題 2） 確定會議名稱 及與會人員范圍 3） 確定會議的議程 4） 確定會議的時間與地址 5） 確定會議服務組織與人員 6）確定會議經(jīng)費 會議籌備方案作用 1） 確保會議周密組織 2） 確保領(lǐng)導意圖得以貫徹執(zhí)行 3） 確保溝通協(xié)調(diào)到位 4） 確保會議服務質(zhì)量 2、做好 會議接待準備 3、審核會議各種文件 4、發(fā)會議通知 5、 會場整體布局安排 1） 確定會場形式。 2） 會議座位安排 會間 服務 1、接站 （ 3） 2、簽到與登 記 3、會議記錄 4、收集會議信息 5、編發(fā)會議簡報 6、醫(yī)療衛(wèi)生服務 7、會議期間后勤服務 會后工作 1、安排與會人員返程 2、清理會場與文件 3、擬發(fā)會議紀要 4、整理會議材料，立卷歸檔 5、做好會務總結(jié) 與評估 6、貫徹會議精神、決議 7、反饋會議精神、決議落實與實施情況 其它會議形式 1、 電話會議 2、 視頻會議 3、 遠程會議 處理各種會議突發(fā)事件 1、 人員問題 2、 場地問題 3、 設(shè)備問題 （ 4） 4、 資料問題 5、 健康與安全問題 6、 行為不當問題 等 大型活動組織技巧 開放活動準備 1、 開放參觀項目 1） 組織的展覽室 2） 生產(chǎn)設(shè)備和工藝流程 3） 廠區(qū)環(huán)境 4） 員工教育與培訓設(shè)施 5） 組織的服務、娛樂、福利、衛(wèi)生等設(shè)施 2、 參觀活動的操作流程 1） 準備宣傳小冊子 2） 放映視聽材料 3） 觀看模型、實物 4） 中途休息服務 5） 贈送紀念品 6） 征求意見 大型慶典活動 1、 開業(yè)典禮 1）做好輿論宣傳工作 （ 5） 2）做好來賓邀請工作 3）做好場地布置工作 4）做好接待服務工作 5）做好禮品饋贈工作 2、開業(yè)典禮程序 1）迎賓 2） 宣布典禮開始 3）致賀詞 4）致答詞 5）揭幕 6）參觀、迎接首批顧客 周年慶典活動 舉辦展覽活動 1、 舉辦展覽活動目的 2、 展覽活動的組織與實施 1） 準備階段 2） 展覽階段 3） 結(jié)束階段 信息發(fā)布會 1、 會前準備 1） 確定信息發(fā)布會主題 2） 選定信息發(fā)布會時機 6 3） 確定信息發(fā)布會地點 4） 確定邀請對象 5） 選擇發(fā)布會主持人與發(fā)言人 6） 準備會議材料 2、 信息發(fā)布會程序 1） 簽到，分發(fā)會議材