合同審核及管理標(biāo)準(zhǔn)化操作指南一、指南編制目的與核心價值為規(guī)范企業(yè)合同全生命周期管理，防范法律風(fēng)險與商業(yè)風(fēng)險，保證合同條款合法、合規(guī)、完整，提升合同管理效率，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化操作指南。本指南適用于企業(yè)各類業(yè)務(wù)合同（采購、銷售、服務(wù)、租賃、合作等）的審核、簽署、履行、變更及歸檔管理環(huán)節(jié)，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程明確職責(zé)分工、統(tǒng)一審核標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)化風(fēng)險控制，為企業(yè)經(jīng)營活動提供合規(guī)保障。二、適用范圍與核心應(yīng)用場景（一）適用主體企業(yè)法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、行政管理部門及合同承辦人員。（二）適用合同類型對外業(yè)務(wù)合同：如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、技術(shù)開發(fā)合同、委托代理合同等；內(nèi)部管理合同：如勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、內(nèi)部承包合同等；其他具有法律約束力的協(xié)議或文件。（三）核心應(yīng)用場景新合同簽訂前的審核與風(fēng)險評估；合同履行過程中的變更、解除管理；合同到期續(xù)簽或終止的流程銜接；合同檔案的規(guī)范化整理與查閱；合同糾紛的預(yù)防與應(yīng)對支持。三、合同審核及管理標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同承辦階段：需求發(fā)起與資料準(zhǔn)備操作目標(biāo)：明確合同需求，保證基礎(chǔ)資料完整，為后續(xù)審核奠定基礎(chǔ)。操作步驟：需求梳理：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款、履行期限、雙方權(quán)利義務(wù)等核心要素，填寫《合同立項(xiàng)申請表》（見模板一）。資料收集：承辦人收集合作方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等）、過往合作履約記錄（如有）、技術(shù)協(xié)議或補(bǔ)充文件等資料，保證資料真實(shí)、有效、復(fù)印件需加蓋合作方公章。初擬合同文本：業(yè)務(wù)部門根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)行業(yè)法規(guī)，參考企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，結(jié)合合作需求初擬合同文本，重點(diǎn)明確核心商業(yè)條款（如價格、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等）。（二）合同審核階段：多維度風(fēng)險評估與條款優(yōu)化操作目標(biāo)：通過多部門協(xié)同審核，識別法律、財務(wù)、業(yè)務(wù)風(fēng)險，保證合同條款合法、合規(guī)、可行。操作步驟：提交審核：承辦人將《合同立項(xiàng)申請表》、合同初稿、合作方資料等提交至法務(wù)部門，并注明合同類型、優(yōu)先級及預(yù)計(jì)簽署時間。形式審核：法務(wù)部門核對合同文本完整性（是否包含合同編號、雙方主體信息、標(biāo)的、數(shù)量、價款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款）、附件資料是否齊全、格式是否符合企業(yè)規(guī)范，若資料缺失或格式不規(guī)范，退回承辦人補(bǔ)充完善。法律合規(guī)性審核：審查合同主體資格：合作方是否為合法存續(xù)的企業(yè)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同標(biāo)的，是否具備相關(guān)資質(zhì)或許可（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營許可證等）；審查條款合法性：是否存在違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，是否存在“霸王條款”，違約責(zé)任是否明確且合理，爭議解決方式（訴訟/仲裁）是否約定明確；審查風(fēng)險點(diǎn)：重點(diǎn)關(guān)注知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、不可抗力、合同解除條件等條款，防范潛在法律糾紛。財務(wù)審核：財務(wù)部門審核合同中的價款、付款方式、稅費(fèi)承擔(dān)、開票信息等是否符合企業(yè)財務(wù)制度，評估付款對企業(yè)現(xiàn)金流的影響，防范財務(wù)風(fēng)險。業(yè)務(wù)審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求，履行期限是否合理，交付標(biāo)準(zhǔn)是否明確，是否存在履約障礙，保證合同內(nèi)容與商業(yè)合作目的一致。審核意見反饋與修改：各審核部門在《合同審核表》（見模板二）中明確填寫審核意見，并說明修改建議及理由；承辦人匯總各部門意見，與法務(wù)部門共同修改合同文本，重大爭議需組織跨部門會議協(xié)商解決；修改完成后，再次提交至各審核部門確認(rèn)，直至所有審核意見閉環(huán)處理。（三）合同審批階段：權(quán)限管理與決策確認(rèn)操作目標(biāo)：根據(jù)合同金額、風(fēng)險等級履行相應(yīng)審批程序，保證合同簽署權(quán)限合法、合規(guī)。操作步驟：分級審批：根據(jù)企業(yè)《合同管理辦法》規(guī)定的審批權(quán)限（如：10萬元以下由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；10萬-50萬元由分管副總審批；50萬元以上由總經(jīng)理審批），承辦人將審核通過后的合同文本及《合同審核表》提交至相應(yīng)審批人。最終審批：審批人重點(diǎn)審核合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略利益，是否存在重大風(fēng)險，審批意見需在《合同審批表》（見模板三）中簽署明確意見（同意/不同意/修改后同意）。審批結(jié)果反饋：審批通過后，法務(wù)部門出具《合同審批意見書》；審批不通過的，由承辦人根據(jù)意見調(diào)整合同或終止合作流程。（四）合同簽署階段：用印管理與生效確認(rèn)操作目標(biāo)：規(guī)范合同簽署流程，保證合同法律效力，防范用印風(fēng)險。操作步驟：用印申請：承辦人憑審批通過的《合同審批意見書》、合同文本（需為最終版本，一式X份，根據(jù)合作方需求及存檔要求確定份數(shù)）至行政管理部門申請用印。用印審核：行政管理部門核對合同文本與審批意見是否一致，用印份數(shù)是否合規(guī)，無誤后加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同蓋章或越權(quán)用?。?。簽署交付：法定代表人或授權(quán)代表人需在合同指定位置簽字，授權(quán)代表人需提供《授權(quán)委托書》（見模板四）；承辦人將簽署完成的合同文本按約定份數(shù)交付合作方，并留存一份原件及電子版存檔；合作方簽署后，承辦人需及時收回合同原件，確認(rèn)簽署頁完整、無涂改。（五）合同履行階段：動態(tài)跟蹤與風(fēng)險預(yù)警操作目標(biāo)：監(jiān)控合同履行情況，及時發(fā)覺并處理履約風(fēng)險，保證合同目的實(shí)現(xiàn)。操作步驟：履行交底：業(yè)務(wù)部門向相關(guān)部門（如生產(chǎn)、倉儲、財務(wù)）進(jìn)行合同履行交底，明確交付標(biāo)準(zhǔn)、時間節(jié)點(diǎn)、付款流程等要求。進(jìn)度跟蹤：承辦人建立《合同履行跟蹤表》（見模板五），定期記錄合同履行進(jìn)度（如交付數(shù)量、驗(yàn)收情況、付款節(jié)點(diǎn)），對逾期履約或可能無法履行的風(fēng)險，及時向業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門預(yù)警。驗(yàn)收與結(jié)算：業(yè)務(wù)部門按照合同約定組織驗(yàn)收（如質(zhì)量驗(yàn)收、數(shù)量驗(yàn)收），并出具《驗(yàn)收合格證明》；財務(wù)部門憑驗(yàn)收證明、發(fā)票等資料辦理付款手續(xù)，保證付款流程與合同約定一致。異常處理：若合作方違約（如逾期交付、質(zhì)量不合格），承辦人需收集證據(jù)（如催告函、驗(yàn)收報告、溝通記錄），及時向法務(wù)部門報告，啟動爭議解決程序（協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟）。（六）合同變更與解除管理操作目標(biāo)：規(guī)范合同變更、解除流程，避免因操作不當(dāng)引發(fā)新的法律風(fēng)險。操作步驟：變更申請：因客觀原因需變更合同（如履行期限、價款、標(biāo)的物等），由承辦人提交《合同變更申請表》（見模板六），說明變更原因、內(nèi)容及對合同履行的影響。變更審核與審批：變更流程參照“合同審核階段”及“合同審批階段”執(zhí)行，重點(diǎn)審核變更條款的合法性、必要性及對雙方權(quán)利義務(wù)的影響。變更協(xié)議簽署：審批通過后，由雙方簽署《合同變更協(xié)議》，作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。解除程序：協(xié)商解除：雙方達(dá)成一致，簽署《合同解除協(xié)議》，明確解除日期、責(zé)任劃分、賠償方案等；單方解除：符合法定或約定解除條件的，承辦人需向合作方發(fā)出《解除合同通知書》，說明解除依據(jù)，并保留證據(jù)（如郵寄憑證、送達(dá)回執(zhí)）；解除后，業(yè)務(wù)部門及時處理未履行完畢的善后事宜（如退貨、結(jié)算），財務(wù)部門辦理終止付款手續(xù)。（七）合同歸檔階段：檔案管理與后續(xù)利用操作目標(biāo)：保證合同檔案完整、規(guī)范，便于后續(xù)查閱、審計(jì)及糾紛處理。操作步驟：檔案整理：承辦人在合同簽署/變更/解除完成后10個工作日內(nèi)，將合同文本、審批文件、履行記錄（驗(yàn)收報告、付款憑證等）、溝通函件等資料整理成冊，標(biāo)注合同編號及歸檔日期。檔案移交：承辦人將整理好的合同檔案移交至檔案管理部門，填寫《合同檔案移交清單》（見模板七），雙方簽字確認(rèn)。檔案保管：檔案管理部門按“一合同一檔”原則保管，電子檔案備份至企業(yè)服務(wù)器，保管期限根據(jù)合同類型及法律規(guī)定確定（如：普通合同保管5年，重要合同保管15年以上）。檔案查閱：因業(yè)務(wù)需要查閱合同檔案的，需填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、外傳。四、合同管理常用模板表格模板一：合同立項(xiàng)申請表合同編號合同名稱合作方名稱合同類型立項(xiàng)部門承辦人聯(lián)系方式申請日期合同標(biāo)的數(shù)量/金額履行期限預(yù)計(jì)簽署日期合作方主體資格證明（附件）：□營業(yè)執(zhí)照□資質(zhì)證書□授權(quán)委托書□其他：________業(yè)務(wù)需求說明（合作背景、目的、核心條款要求）：部門負(fù)責(zé)人意見：日期：模板二：合同審核表合同編號合同名稱審核部門/人員審核日期審核要點(diǎn)審核意見修改建議主體資格□合格□不合格（需補(bǔ)充/說明）：________條款合法性□合法□不合法（需修改條款：________）商業(yè)條款（價款、付款方式等）□合理□不合理（建議：________）風(fēng)險點(diǎn)（違約責(zé)任、爭議解決等）□無重大風(fēng)險□存在風(fēng)險（風(fēng)險描述：________）其他意見：審核人簽字：模板三：合同審批表合同編號合同名稱審批人職務(wù)審批日期合同金額履行期限審批權(quán)限□部門負(fù)責(zé)人□分管副總□總經(jīng)理審批意見：□同意□不同意（理由：________）□修改后同意（修改意見：________）審批人簽字：模板四：授權(quán)委托書授權(quán)人（企業(yè)名稱）統(tǒng)一社會信用代碼受托人姓名身份證號職務(wù)授權(quán)事項(xiàng)：代表本公司簽署《________合同》（合同編號：________）授權(quán)權(quán)限：□談判□簽約□變更□解除□其他：________授權(quán)期限：自_年_月_日至_年__月__日附件：授權(quán)人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、受托人身份證復(fù)印件授權(quán)人（蓋章）：日期：模板五：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱合作方履行階段跟蹤節(jié)點(diǎn)計(jì)劃日期實(shí)際日期履行情況交付□已完成□逾期（原因：________）驗(yàn)收□合格□不合格（整改要求：________）付款□已支付□未支付（原因：________）異常記錄：跟蹤人：模板六：合同變更申請表原合同編號原合同名稱變更類型□期限變更□價款變更□標(biāo)的變更□其他變更原因：變更后條款：對履行的影響：部門負(fù)責(zé)人意見：日期：模板七：合同檔案移交清單合同編號合同名稱移交日期移交人接收人檔案內(nèi)容份數(shù)是否齊全備注合同文本□是□否審批文件□是□否履行記錄□是□否其他附件□是□否移交人簽字：接收人簽字：五、關(guān)鍵風(fēng)險控制與注意事項(xiàng)（一）法律合規(guī)風(fēng)險主體資格審查：合作方為企業(yè)的，需核對其營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件需加蓋公章）、經(jīng)營范圍及有效期，禁止與無民事行為能力或超越經(jīng)營范圍的主體簽約；合作方為自然人的，需核對其身份證件及民事行為能力。條款合法性：合同條款不得違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，如“合同約定發(fā)生爭議提交企業(yè)所在地法院訴訟”優(yōu)于“提交仲裁”（避免仲裁機(jī)構(gòu)約定不明導(dǎo)致條款無效）。授權(quán)委托管理：非法定代表人簽署合同的，必須提供有效的《授權(quán)委托書》，且授權(quán)范圍與簽約事項(xiàng)一致，避免無權(quán)代理風(fēng)險。（二）商業(yè)條款風(fēng)險價款與支付：明確價款包含稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等所有費(fèi)用，付款節(jié)點(diǎn)與履行進(jìn)度掛鉤（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付至80%”），避免預(yù)付款比例過高導(dǎo)致資金風(fēng)險。交付與驗(yàn)收：明確交付時間、地點(diǎn)、方式及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如“按國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T-2021驗(yàn)收”），驗(yàn)收期限不宜過長（一般不超過15日），避免“驗(yàn)收無異議視為合格”等模糊條款。違約責(zé)任：違約責(zé)任需具體、可量化（如“逾期交付每日按合同總額的0.05%支付違約金，最高不超過合同總額的10%”），避免“承擔(dān)相應(yīng)損失”等籠統(tǒng)表述。（三）檔案管理風(fēng)險歸檔及時性：合同簽署后10個工作日內(nèi)完成歸檔，避免因資料丟失導(dǎo)致履約證據(jù)缺失。檔案完整性：合同文本、審批文件、履行記錄等需齊全，電子檔案與紙質(zhì)檔案一致，定期備份（每季度一次），防止因系統(tǒng)故障或損毀導(dǎo)致檔案丟失。查閱權(quán)限控制：嚴(yán)格限制合同檔案查閱范圍，外部人員查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁泄露