中小學(xué)教學(xué)設(shè)備采購明細(xì)賬管理規(guī)范一、總則（一）目的與意義為規(guī)范中小學(xué)教學(xué)設(shè)備采購行為，加強(qiáng)教學(xué)設(shè)備采購資金的精細(xì)化管理，提高資金使用效益，確保教學(xué)設(shè)備資產(chǎn)的安全完整與有效利用，依據(jù)國家相關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)及教育資產(chǎn)管理規(guī)定，結(jié)合中小學(xué)實(shí)際情況，特制定本規(guī)范。教學(xué)設(shè)備采購明細(xì)賬（以下簡稱“明細(xì)賬”）是記錄學(xué)校教學(xué)設(shè)備采購全過程及資產(chǎn)變動的重要會計(jì)輔助賬簿，其管理水平直接關(guān)系到學(xué)校財(cái)務(wù)管理的規(guī)范性、資產(chǎn)核算的準(zhǔn)確性及教育資源配置的科學(xué)性。（二）適用范圍本規(guī)范適用于各級各類公辦中小學(xué)（含九年一貫制學(xué)校、十二年一貫制學(xué)校的小學(xué)部和初中部）的教學(xué)設(shè)備采購明細(xì)賬管理工作。民辦中小學(xué)可參照執(zhí)行。本規(guī)范所指教學(xué)設(shè)備，包括為滿足教育教學(xué)活動需要購置的各類儀器、儀表、教具、模型、標(biāo)本、器材、工具、量具、器皿、計(jì)算機(jī)及外圍設(shè)備、多媒體設(shè)備、音體美勞衛(wèi)器材、圖書資料（單獨(dú)核算的除外）等有形固定資產(chǎn)及低值易耗品。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：明細(xì)賬管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家財(cái)經(jīng)紀(jì)律、政府采購相關(guān)法律法規(guī)及教育主管部門的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.全面準(zhǔn)確原則：明細(xì)賬應(yīng)全面、連續(xù)、準(zhǔn)確地記錄教學(xué)設(shè)備采購的每一筆業(yè)務(wù)，確保賬實(shí)相符、賬證相符、賬賬相符。3.及時(shí)規(guī)范原則：采購業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，規(guī)范登記明細(xì)賬，不得拖延、積壓或漏記。4.責(zé)任到人原則：明確各部門及相關(guān)人員在明細(xì)賬管理中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰、層層落實(shí)。5.安全保密原則：妥善保管明細(xì)賬及相關(guān)憑證資料，確保信息安全，防止泄露或遺失。二、明細(xì)賬管理責(zé)任主體與職責(zé)（一）學(xué)校層面學(xué)校校長是明細(xì)賬管理的第一責(zé)任人，對學(xué)校教學(xué)設(shè)備采購及明細(xì)賬管理負(fù)總責(zé)。應(yīng)將明細(xì)賬管理納入學(xué)校常規(guī)管理工作，建立健全校內(nèi)相關(guān)管理制度，保障必要的人員與經(jīng)費(fèi)投入。（二）總務(wù)（或后勤、資產(chǎn)）部門總務(wù)部門是教學(xué)設(shè)備采購與資產(chǎn)管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)：1.組織編制教學(xué)設(shè)備采購計(jì)劃，并按規(guī)定報(bào)批；2.組織實(shí)施采購活動，確保采購過程公開、公平、公正；3.負(fù)責(zé)采購合同的審核與管理；4.組織教學(xué)設(shè)備的驗(yàn)收工作，確保設(shè)備質(zhì)量符合要求；5.及時(shí)將驗(yàn)收合格的教學(xué)設(shè)備信息（品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商、購置日期等）及相關(guān)憑證傳遞給財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)管理員。（三）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門是明細(xì)賬核算與資金管理的職能部門，負(fù)責(zé)：1.依據(jù)國家會計(jì)制度及本規(guī)范要求，設(shè)置和登記教學(xué)設(shè)備采購明細(xì)賬；2.嚴(yán)格審核采購報(bào)銷憑證的合法性、合規(guī)性和完整性；3.按規(guī)定辦理款項(xiàng)支付手續(xù)，并在明細(xì)賬中準(zhǔn)確記錄；4.會同總務(wù)部門定期對教學(xué)設(shè)備采購明細(xì)賬與實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行核對。（四）資產(chǎn)管理員（或?qū)嶒?yàn)室管理員、各學(xué)科教研組長等）資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)教學(xué)設(shè)備的具體管理工作，包括：1.建立教學(xué)設(shè)備實(shí)物臺賬，與財(cái)務(wù)部門的明細(xì)賬進(jìn)行定期對賬，確保賬實(shí)一致；2.負(fù)責(zé)教學(xué)設(shè)備的入庫、領(lǐng)用、借用、轉(zhuǎn)移、維護(hù)、報(bào)廢等日常管理登記；3.定期對所管教學(xué)設(shè)備進(jìn)行清查盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)結(jié)果及時(shí)反饋給總務(wù)和財(cái)務(wù)部門。（五）采購經(jīng)辦人具體負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的人員，需：1.嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購計(jì)劃和采購流程辦理采購事宜；2.妥善保管采購過程中形成的所有原始憑證（如采購申請單、中標(biāo)通知書、采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等），并及時(shí)完整地提交給財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。三、明細(xì)賬設(shè)置規(guī)范（一）賬簿類型明細(xì)賬可采用電子賬簿或手工賬簿。鼓勵(lì)有條件的學(xué)校采用符合財(cái)政部門要求的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)或會計(jì)核算軟件進(jìn)行電子記賬，以提高管理效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。手工賬簿應(yīng)選用訂本式或活頁式賬簿，其格式應(yīng)符合會計(jì)制度要求。（二）登記項(xiàng)目明細(xì)賬應(yīng)至少包含以下基本登記項(xiàng)目：1.序號：按記賬順序編制的連續(xù)編號。2.日期：采購業(yè)務(wù)發(fā)生的具體日期（如發(fā)票日期或驗(yàn)收日期）。3.憑證字號：對應(yīng)的記賬憑證編號。4.設(shè)備名稱：教學(xué)設(shè)備的全稱，應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一。5.規(guī)格型號：設(shè)備的具體規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)等。6.計(jì)量單位：如臺、件、套、個(gè)等。7.數(shù)量：采購設(shè)備的實(shí)際數(shù)量。8.單價(jià)：設(shè)備的購置單價(jià)（含稅）。9.金額：設(shè)備的購置總金額（數(shù)量×單價(jià)）。10.采購方式：如政府集中采購、部門集中采購、分散采購（詢價(jià)、競爭性談判、單一來源采購等）。11.經(jīng)費(fèi)來源：如財(cái)政撥款、學(xué)校自籌、專項(xiàng)資金等。12.供應(yīng)商名稱：提供設(shè)備的單位全稱。13.合同編號：如有采購合同，填寫合同編號。14.驗(yàn)收情況：注明“已驗(yàn)收”或簡要描述驗(yàn)收結(jié)果，可附驗(yàn)收單編號。15.存放地點(diǎn)/使用部門：設(shè)備實(shí)際存放或主要使用的具體位置或部門。16.責(zé)任人：設(shè)備的直接管理或使用責(zé)任人。17.備注：用于記錄其他需要說明的特殊事項(xiàng)，如設(shè)備的現(xiàn)狀（在用、閑置、維修、報(bào)廢等）、保修期等。（三）分類管理為便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析，可根據(jù)教學(xué)設(shè)備的性質(zhì)、用途或?qū)W科進(jìn)行適當(dāng)分類登記。例如，可分為“理科儀器”、“文科教具”、“信息技術(shù)設(shè)備”、“音體美器材”、“實(shí)驗(yàn)室設(shè)備”等大類，大類下可根據(jù)需要設(shè)置更細(xì)的分類。四、采購與入賬流程管理（一）采購計(jì)劃與審批1.學(xué)校各教學(xué)部門根據(jù)教學(xué)需求提出設(shè)備采購申請，填寫《教學(xué)設(shè)備采購申請表》，經(jīng)教研組長、教務(wù)部門審核后，報(bào)總務(wù)部門匯總。2.總務(wù)部門結(jié)合學(xué)校年度預(yù)算及資產(chǎn)存量情況，編制年度或?qū)W期教學(xué)設(shè)備采購計(jì)劃，按審批權(quán)限報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或上級主管部門審批。3.審批通過的采購計(jì)劃是辦理采購業(yè)務(wù)和登記明細(xì)賬的重要依據(jù)之一，應(yīng)妥善保管。（二）采購實(shí)施與合同管理1.采購部門應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃和規(guī)定的采購方式組織采購。屬于政府集中采購目錄內(nèi)的項(xiàng)目，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行集中采購程序。2.采購活動結(jié)束后，應(yīng)與中標(biāo)或成交供應(yīng)商簽訂書面采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本傳遞給財(cái)務(wù)部門備案。（三）驗(yàn)收與入庫1.教學(xué)設(shè)備到貨后，總務(wù)部門應(yīng)組織采購經(jīng)辦人、使用部門（或?qū)W科教師代表）、資產(chǎn)管理員等共同對設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)、配件及資料等進(jìn)行清點(diǎn)和驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格后，共同簽署《教學(xué)設(shè)備驗(yàn)收單》，驗(yàn)收單應(yīng)詳細(xì)列明驗(yàn)收情況。對驗(yàn)收不合格的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行退換貨或維修，直至驗(yàn)收合格。3.驗(yàn)收合格的設(shè)備，由資產(chǎn)管理員辦理入庫手續(xù)，登記實(shí)物臺賬。（四）發(fā)票審核與款項(xiàng)支付1.采購經(jīng)辦人將采購合同、驗(yàn)收單、合規(guī)的發(fā)票等報(bào)銷憑證整理齊全后，按學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)銷審批程序報(bào)批。2.財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性及完整性進(jìn)行嚴(yán)格審核。重點(diǎn)審核發(fā)票抬頭是否為學(xué)校全稱，內(nèi)容是否與合同、驗(yàn)收單一致，金額是否準(zhǔn)確，票據(jù)是否合規(guī)等。3.審核無誤后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和期限辦理款項(xiàng)支付手續(xù)，并在明細(xì)賬中準(zhǔn)確記錄付款日期和金額。（五）登記入賬1.財(cái)務(wù)部門在完成款項(xiàng)支付或確認(rèn)應(yīng)付賬款后，應(yīng)根據(jù)審核無誤的記賬憑證，及時(shí)登記教學(xué)設(shè)備采購明細(xì)賬，確保賬證相符。2.資產(chǎn)管理員根據(jù)驗(yàn)收單和入庫單，及時(shí)更新實(shí)物臺賬信息。3.對于需要安裝調(diào)試的設(shè)備，應(yīng)在安裝調(diào)試完畢并驗(yàn)收合格后，方可辦理最終的入賬手續(xù)。五、日常管理與監(jiān)督（一）定期對賬1.財(cái)務(wù)部門的明細(xì)賬與資產(chǎn)管理員的實(shí)物臺賬應(yīng)每月或每學(xué)期至少核對一次，確保賬賬相符。2.資產(chǎn)管理員應(yīng)每學(xué)期或每學(xué)年至少對教學(xué)設(shè)備進(jìn)行一次全面清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，對盤盈、盤虧情況要查明原因，按規(guī)定程序報(bào)批后進(jìn)行賬務(wù)處理和臺賬調(diào)整。（二）動態(tài)管理1.教學(xué)設(shè)備在使用過程中發(fā)生內(nèi)部轉(zhuǎn)移、借用、維修、報(bào)廢等變動時(shí)，資產(chǎn)管理員應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，并在實(shí)物臺賬中進(jìn)行記錄，同時(shí)將變動信息及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門，以便財(cái)務(wù)部門在明細(xì)賬中作相應(yīng)備注或調(diào)整。2.對于達(dá)到使用年限或無法正常使用需要報(bào)廢的教學(xué)設(shè)備，應(yīng)嚴(yán)格按照國有資產(chǎn)處置管理辦法履行審批手續(xù)，報(bào)廢審批文件是財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)管理員進(jìn)行賬務(wù)核銷和臺賬注銷的依據(jù)。（三）監(jiān)督檢查1.學(xué)校應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期或不定期對教學(xué)設(shè)備采購明細(xì)賬管理情況進(jìn)行自查自糾。2.學(xué)校財(cái)務(wù)、審計(jì)（或紀(jì)檢）部門應(yīng)加強(qiáng)對教學(xué)設(shè)備采購及明細(xì)賬管理的監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購程序的合規(guī)性、資金使用的效益性、賬務(wù)記錄的準(zhǔn)確性以及資產(chǎn)的安全性。3.對于違反本規(guī)范規(guī)定，造成賬實(shí)不符、資產(chǎn)流失或資金損失的，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（四）信息保密與安全1.教學(xué)設(shè)備采購明細(xì)賬及相關(guān)憑證資料屬于學(xué)校內(nèi)部管理信息，相關(guān)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露。2.采用電子賬簿的，應(yīng)定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，做好防病毒、防黑客攻擊等安全防護(hù)措施，確保數(shù)據(jù)存儲安全。六、檔案保管（一）資料范圍教學(xué)設(shè)備采購明細(xì)賬管理過程中形成的各類資料，包括采購計(jì)劃、審批文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票復(fù)印件、付款憑證復(fù)印件、入庫單、領(lǐng)用登記、盤點(diǎn)報(bào)告、報(bào)廢審批文件等，均屬于學(xué)校檔案管理范疇。（二）保管要求1.上述檔案資料應(yīng)按照會計(jì)檔案或文書檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂和歸檔。2.檔案保管期限應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定，一般設(shè)備的明細(xì)賬及相關(guān)資料保管期限應(yīng)不少于設(shè)備報(bào)廢后五年，重要或貴重設(shè)備的檔案應(yīng)永久保管。3.檔案的查閱、