采購(gòu)合同審查與審批流程表模板一、適用范圍與核心價(jià)值二、全流程操作指南（一）合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部/需求部門(mén)操作說(shuō)明：采購(gòu)合同發(fā)起前，需求部門(mén)需填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)單》，明確采購(gòu)標(biāo)的、數(shù)量、預(yù)算、技術(shù)參數(shù)、交付時(shí)間等核心要素，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批通過(guò)后，移交采購(gòu)部。采購(gòu)部根據(jù)需求與供應(yīng)商對(duì)接，擬定合同初稿（需包含：合同雙方基本信息、標(biāo)的描述、價(jià)款及支付方式、交付與驗(yàn)收條款、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款），并收集以下材料：供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）；授權(quán)委托書(shū)（如簽約人非法定代表人，需提供）；供應(yīng)商資質(zhì)證明文件（如行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等，根據(jù)采購(gòu)類型確定）；比價(jià)/議價(jià)記錄（如涉及招標(biāo)采購(gòu)，需附招標(biāo)文件及中標(biāo)通知書(shū)）。采購(gòu)部將合同初稿及完整材料通過(guò)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)版提交至法務(wù)部，發(fā)起審查流程。輸出成果：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》、合同初稿、供應(yīng)商資質(zhì)材料、比價(jià)記錄。（二）采購(gòu)部初審責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部操作說(shuō)明：采購(gòu)部對(duì)合同初稿進(jìn)行形式審查，重點(diǎn)核對(duì)：合同文本是否與采購(gòu)需求一致（標(biāo)的、數(shù)量、規(guī)格等）；供應(yīng)商信息是否完整（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址等）；價(jià)款、支付方式是否符合公司預(yù)算及財(cái)務(wù)制度；交付時(shí)間、地點(diǎn)是否滿足項(xiàng)目進(jìn)度要求。初審?fù)ㄟ^(guò)后，采購(gòu)部在《合同審查審批表》“采購(gòu)部意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部；若存在需調(diào)整內(nèi)容，注明修改意見(jiàn)并退回采購(gòu)部修訂。時(shí)限要求：1個(gè)工作日內(nèi)完成。（三）法務(wù)部專業(yè)審查責(zé)任部門(mén)：法務(wù)部操作說(shuō)明：法務(wù)部對(duì)合同條款進(jìn)行合法性、合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)性審查，核心要點(diǎn)包括：主體資格：供應(yīng)商是否具備簽約主體資格，是否存在經(jīng)營(yíng)異常、失信記錄等；權(quán)利義務(wù)：雙方權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，是否存在“霸王條款”；違約責(zé)任：違約責(zé)任是否明確、合理，是否覆蓋可能的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等）；爭(zhēng)議解決：爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）、管轄地是否符合公司利益；知識(shí)產(chǎn)權(quán)：若涉及技術(shù)采購(gòu)，需明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬及使用權(quán)限；保密條款：是否約定保密義務(wù)及違約責(zé)任（如適用）。審查通過(guò)后，法務(wù)部在《合同審查審批表》“法務(wù)部意見(jiàn)”欄簽字，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部；若需修改，出具《合同審查意見(jiàn)書(shū)》，列明修改建議及法律依據(jù)，退回采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商修訂。時(shí)限要求：2-3個(gè)工作日內(nèi)完成（復(fù)雜合同可延長(zhǎng)至5個(gè)工作日）。（四）財(cái)務(wù)部審核責(zé)任部門(mén)：財(cái)務(wù)部操作說(shuō)明：財(cái)務(wù)部重點(diǎn)審查合同中的財(cái)務(wù)條款，包括：價(jià)款構(gòu)成：是否包含稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)、安裝費(fèi)等，是否與報(bào)價(jià)單一致；支付方式：是否符合公司資金管理規(guī)定（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金約定等）；發(fā)票要求：明確發(fā)票類型（增值稅專用/普通發(fā)票）、開(kāi)票時(shí)間及交付條件；成本預(yù)算：是否控制在采購(gòu)預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算部分是否履行審批程序。審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部在《合同審查審批表》“財(cái)務(wù)部意見(jiàn)”欄簽字；若存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（如支付方式不合理、預(yù)算超支），提出修改意見(jiàn)并退回調(diào)整。時(shí)限要求：1-2個(gè)工作日內(nèi)完成。（五）管理層審批責(zé)任部門(mén)：分管副總/總經(jīng)理操作說(shuō)明：根據(jù)合同金額及重要性分級(jí)審批（示例分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)僅供參考，企業(yè)可自行調(diào)整）：金額≤5萬(wàn)元：由采購(gòu)分管副總*審批；5萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：由總經(jīng)理*審批；金額＞50萬(wàn)元：提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議。管理層重點(diǎn)審查：合同是否符合公司戰(zhàn)略及年度采購(gòu)計(jì)劃；商務(wù)條款（如價(jià)格、付款周期）是否具有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力；風(fēng)險(xiǎn)控制措施是否到位。審批通過(guò)后，在《合同審查審批表》“管理層意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)；若未通過(guò)，注明駁回理由并退回采購(gòu)部重新談判或終止流程。時(shí)限要求：分級(jí)審批時(shí)效（1-3個(gè)工作日，集體審議需5個(gè)工作日內(nèi)完成）。（六）合同簽署與用印責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部、行政部操作說(shuō)明：采購(gòu)部根據(jù)審批通過(guò)的最終版本，與供應(yīng)商協(xié)商確定簽署方式（紙質(zhì)/電子簽署）。紙質(zhì)合同需由雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公章（合同專用章），保證簽字與授權(quán)委托書(shū)一致；電子合同通過(guò)合法電子簽名平臺(tái)簽署，具備同等法律效力。行政部根據(jù)《合同審查審批表》審批記錄，加蓋公司合同專用章，用印前需核對(duì)審批手續(xù)是否齊全。輸出成果：正式簽署的采購(gòu)合同（一式N份，采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、需求部門(mén)、供應(yīng)商各執(zhí)一份）。（七）合同歸檔與執(zhí)行跟蹤責(zé)任部門(mén)：采購(gòu)部、檔案管理部門(mén)操作說(shuō)明：采購(gòu)部在合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，將合同正本、審批材料、供應(yīng)商資質(zhì)文件等整理成冊(cè)，移交檔案管理部門(mén)歸檔，電子版同步存入公司合同管理系統(tǒng)。采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況（如交付進(jìn)度、驗(yàn)收、付款等），定期更新《合同執(zhí)行臺(tái)賬》，保證按約定條款履行；若出現(xiàn)履約異常（如延遲交付、質(zhì)量糾紛），及時(shí)啟動(dòng)爭(zhēng)議解決程序并上報(bào)管理層。輸出成果：《合同執(zhí)行臺(tái)賬》、歸檔檔案。三、標(biāo)準(zhǔn)化流程表模板采購(gòu)合同審查與審批流程表流程節(jié)點(diǎn)責(zé)任部門(mén)/崗位操作說(shuō)明時(shí)限要求輸出成果流程狀態(tài)合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備采購(gòu)部/需求部門(mén)填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，擬定合同初稿，收集供應(yīng)商資質(zhì)材料無(wú)需求申請(qǐng)表、合同初稿、資質(zhì)材料待發(fā)起采購(gòu)部初審采購(gòu)經(jīng)理*核對(duì)合同與需求一致性，確認(rèn)價(jià)款、交付時(shí)間等1個(gè)工作日《合同審查審批表》（采購(gòu)部意見(jiàn)）進(jìn)行中法務(wù)部專業(yè)審查法務(wù)專員*審查合法性、合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，出具審查意見(jiàn)2-3個(gè)工作日《合同審查審批表》（法務(wù)部意見(jiàn)）或《合同審查意見(jiàn)書(shū)》進(jìn)行中財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)主管*審核財(cái)務(wù)條款（價(jià)款、支付方式、預(yù)算等）1-2個(gè)工作日《合同審查審批表》（財(cái)務(wù)部意見(jiàn)）進(jìn)行中管理層審批分管副總/總經(jīng)理按金額分級(jí)審批，審查戰(zhàn)略符合性與風(fēng)險(xiǎn)控制1-5個(gè)工作日《合同審查審批表》（管理層意見(jiàn)）進(jìn)行中合同簽署與用印采購(gòu)部、行政部與供應(yīng)商簽署合同，行政部加蓋合同專用章簽署后1個(gè)工作日正式合同（多份）已完成合同歸檔與執(zhí)行跟蹤采購(gòu)部、檔案管理部門(mén)整理歸檔材料，更新《合同執(zhí)行臺(tái)賬》，跟蹤履約情況歸檔3個(gè)工作日內(nèi)檔案、執(zhí)行臺(tái)賬已完成四、高效執(zhí)行關(guān)鍵提示（一）材料完整性是前提發(fā)起審查前需保證供應(yīng)商資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)、行業(yè)許可等）齊全且真實(shí)有效，避免因材料缺失導(dǎo)致流程反復(fù)；涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療器械、食品）的采購(gòu)，需額外提供生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證等資質(zhì)。（二）審查要點(diǎn)需聚焦法務(wù)審查：重點(diǎn)關(guān)注違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等條款，避免“約定不明”導(dǎo)致維權(quán)困難；財(cái)務(wù)審查：嚴(yán)格把控支付節(jié)點(diǎn)與比例，預(yù)付款一般不超過(guò)合同總額的30%，質(zhì)保金建議留存5%-10%；業(yè)務(wù)審查：保證標(biāo)的物技術(shù)參數(shù)、交付時(shí)間與采購(gòu)需求一致，避免“貨不對(duì)板”或延期交付。（三）時(shí)限管理要嚴(yán)格各部門(mén)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審查，超時(shí)未反饋視為“默認(rèn)通過(guò)”；若因特殊情況需延期，需提前1個(gè)工作日通過(guò)OA系統(tǒng)說(shuō)明原因并報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批。（四）溝通機(jī)制需順暢審查過(guò)程中若存在爭(zhēng)議，由采購(gòu)部牽頭組織需求部門(mén)、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，必要時(shí)邀請(qǐng)供應(yīng)商參與，保證各方意見(jiàn)達(dá)成一致后再推進(jìn)流程，避免“帶病審批”。（五）檔案管