企業(yè)合同歸檔分類整理方案示例一、方案適用范圍與核心目標(biāo)本方案適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團化公司）的合同全生命周期管理，覆蓋采購、銷售、服務(wù)、租賃、人力資源、研發(fā)合作等所有業(yè)務(wù)類型合同。通過標(biāo)準(zhǔn)化歸檔分類流程，實現(xiàn)合同信息的有序存儲、快速檢索、合規(guī)管理，降低法律風(fēng)險，提升運營效率，并為審計、決策提供數(shù)據(jù)支持。核心目標(biāo)包括：統(tǒng)一合同分類標(biāo)準(zhǔn)、明確歸檔責(zé)任主體、規(guī)范操作流程、保障合同安全性與完整性。二、合同歸檔分類全流程操作指引（一）合同收集與初步整理責(zé)任主體：各部門合同經(jīng)辦人*為合同收集第一責(zé)任人，行政部/法務(wù)部為統(tǒng)籌部門。收集范圍：已簽署生效的紙質(zhì)合同原件（含附件、補充協(xié)議、變更函）；合同審批流程中形成的電子文件（審批單、談判記錄、資質(zhì)文件等）；合同對應(yīng)的掃描件（PDF格式，清晰無遮擋，標(biāo)注“原件存檔”字樣）。收集時限：合同簽署生效后3個工作日內(nèi)，經(jīng)辦人需將材料整理完畢并提交至歸檔部門。初步核對：歸檔部門接收時，重點檢查合同要素完整性（雙方主體、標(biāo)的、金額、履行期限、簽字蓋章頁等），缺失材料需24小時內(nèi)退回經(jīng)辦人補充。（二）合同分類與編碼規(guī)則1.一級分類（按業(yè)務(wù)類型）一級分類代碼分類名稱包含合同類型示例CG采購合同原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包采購等XS銷售合同產(chǎn)品銷售、服務(wù)銷售、定制化開發(fā)銷售等QL租賃合同辦公場地租賃、設(shè)備租賃、車輛租賃等HR人力資源合同勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等YF研發(fā)合作合同技術(shù)開發(fā)、委托研發(fā)、專利授權(quán)等QT其他合同捐贈、贊助、擔(dān)保等非主流業(yè)務(wù)合同2.二級分類（按合同性質(zhì)/用途）以“采購合同（CG）”為例，二級分類可細(xì)分為：CG-ZB：原材料/物料采購CG-SB：固定資產(chǎn)/設(shè)備采購CG-FW：服務(wù)外包采購（如IT運維、咨詢服務(wù)）3.三級分類（按合同狀態(tài)/金額等級）狀態(tài)分類：有效（履行中）、已履行（完成/終止）、待審批（未生效）；金額等級（可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整）：重大：合同金額≥50萬元（或企業(yè)年營收1%）；一般：10萬元≤金額＜50萬元；小額：金額＜10萬元。4.合同編碼規(guī)則編碼格式：一級分類代碼+二級分類代碼+年份+4位流水號+狀態(tài)標(biāo)識示例：CG-ZB-2024-0001-Y（2024年原材料采購合同0001號，有效狀態(tài)）（三）合同歸檔與登記歸檔方式：紙質(zhì)歸檔：按分類編碼順序存放于專用檔案盒，檔案盒標(biāo)注“一級分類-二級分類-年份-流水號”（如“CG-ZB-2024-0001”），每盒附《合同檔案盒內(nèi)文件清單》；電子歸檔：掃描件至企業(yè)合同管理系統(tǒng)（或OA系統(tǒng)），按編碼規(guī)則命名文件夾，電子文件與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，支持關(guān)鍵詞（合同名稱、對方主體、金額）檢索。登記臺賬：歸檔完成后，即時填寫《合同歸檔登記臺賬》（模板見第三節(jié)），記錄合同基本信息、歸檔時間、保管責(zé)任人、存放位置（物理編號/電子路徑）。（四）合同保管與維護(hù)保管期限：根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及合同性質(zhì)確定，常見類型采購/銷售合同：自合同終止后保存10年；租賃合同：自租賃期滿后保存5年；勞動合同：員工離職后保存15年；重大研發(fā)合作合同：項目結(jié)束后保存20年。保管要求：紙質(zhì)檔案存放于防火、防潮、防蟲檔案室，溫度控制在14-24℃，濕度45-60%；電子檔案定期備份（每月1次），異地存儲（防止本地災(zāi)害損毀），備份介質(zhì)注明備份日期及責(zé)任人。動態(tài)更新：合同變更、補充或終止時，經(jīng)辦人需在3個工作日內(nèi)補充歸檔相關(guān)文件，并在臺賬中備注變更事由及日期。（五）合同借閱與銷毀借閱流程：借閱人填寫《合同借閱申請表》（模板見第三節(jié)），注明借閱事由、合同編號、借閱期限（一般不超過5個工作日）；部門負(fù)責(zé)人*審批→法務(wù)部（如涉及未履行合同）復(fù)核→歸檔部門登記后提供；借閱期間檔案需保持完整，不得涂改、轉(zhuǎn)借，歸還時由歸檔部門檢查無誤后銷毀借閱記錄。銷毀流程：保管期限屆滿的合同，由歸檔部門編制《合同銷毀清單》，經(jīng)法務(wù)部、行政部聯(lián)合審核；銷毀時需2人以上在場，紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒（符合環(huán)保規(guī)定），電子檔案徹底刪除并銷毀備份介質(zhì)；《銷毀清單》及銷毀記錄保存5年備查。三、核心工具模板示例（一）合同分類目錄表（示例）一級分類代碼一級分類二級分類代碼二級分類三級分類（示例）保管期限CG采購合同CG-ZB物料采購重大金額/一般金額/小額合同終止后10年CG采購合同CG-SB設(shè)備采購重大金額/一般金額合同終止后10年XS銷售合同XS-CP產(chǎn)品銷售內(nèi)銷/外銷/定制銷售合同終止后10年HR人力資源HR-LD勞動合同正式/實習(xí)/勞務(wù)派遣員工離職后15年（二）合同歸檔登記臺賬（示例）合同編號合同名稱甲方乙方簽訂日期合同金額（元）一級分類二級分類歸檔日期保管責(zé)任人存放位置（物理編號/電子路徑）狀態(tài)備注CG-ZB-2024-0001原材料采購合同科技有限公司A材料供應(yīng)商2024-01-15120,000CGCG-ZB2024-01-18*紙質(zhì)：A區(qū)-01-002；電子：CG-ZB-2024/0001有效含3份附件XS-CP-2024-002產(chǎn)品銷售合同B貿(mào)易公司科技有限公司2024-02-20350,000XSXS-CP2024-02-22*紙質(zhì)：B區(qū)-03-005；電子：XS-CP-2024/002履行中無（三）合同借閱申請表（示例）借閱人部門聯(lián)系方式借閱事由*財務(wù)Q1采購成本審計合同編號合同名稱借閱期限歸還日期CG-ZB-2024-0001原材料采購合同2024-03-01至2024-03-052024-03-05借閱人簽字日期歸檔部門核收日期*2024-03-01檔案完整2024-03-05四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵風(fēng)險點與規(guī)避措施（一）分類邏輯混亂風(fēng)險：因分類維度不統(tǒng)一（如按部門與按業(yè)務(wù)類型混用），導(dǎo)致檢索困難。規(guī)避：制定《合同分類標(biāo)準(zhǔn)手冊》，明確一級、二級、三級分類的定義及邊界，組織各部門經(jīng)辦人培訓(xùn)，保證理解一致。（二）歸檔材料不完整風(fēng)險：缺失審批單、附件等關(guān)鍵文件，影響合同法律效力及審計追溯。規(guī)避：推行“合同提交清單制”，經(jīng)辦人提交時需同步附《提交清單》（列明所有應(yīng)交材料），歸檔部門逐項核對，缺失項標(biāo)注退回原因并跟蹤補充。（三）電子檔案管理漏洞風(fēng)險：電子文件未加密備份、權(quán)限管理不當(dāng)，導(dǎo)致信息泄露或丟失。規(guī)避：指定專人管理電子檔案系統(tǒng)，設(shè)置分級訪問權(quán)限（僅相關(guān)人員可查看/），定期進(jìn)行病毒查殺與異地備份，操作日志留存不少于1年。（四）借閱流程不規(guī)范風(fēng)險：未經(jīng)借閱審批或超期不還，造成檔案丟失或損壞。規(guī)避：借閱申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部雙重審批（重大合同需總經(jīng)理*審批），借閱期限到期前1天提醒歸還，超期未還則暫停該部門借閱權(quán)限并通報批評。（五）保管期限屆滿未銷毀風(fēng)險：超過保管期限的合同未及時銷毀，占用存儲空間且增加管理成本。規(guī)避：