ICS03.080.99DB54西藏自治區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布IDB54/T0225—2020前言 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語和定義 14基本要求 15檔案分類 26檔案管理 2附錄A（資料性附錄）檔案歸檔登記記錄 7附錄B（資料性附錄）檔案借閱登記記錄 8參考文獻(xiàn) 9DB54/T0225—2020本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.1-2009給出的規(guī)則起草。本標(biāo)準(zhǔn)由西藏自治區(qū)民政廳提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：西藏自治區(qū)民政廳、拉薩市民政局、山南市民政局、中國標(biāo)準(zhǔn)化研究院、西藏自治區(qū)標(biāo)準(zhǔn)化研究所。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：魏利偉、蘇萌、王金安、徐增英、旦增曲珍、次仁央宗、普布卓瑪、劉賀、李文武、張鶯、張劍、李坤威、石維彬、扎西央宗、貢桑卓瑪。DB54/T0225—20201兒童福利機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了兒童福利機(jī)構(gòu)檔案管理的基本要求，以及檔案的分類、收集、整理、立卷、歸檔、保管、鑒定、銷毀和利用等管理要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于兒童福利機(jī)構(gòu)的檔案管理。2術(shù)語和定義2.1檔案archives國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。[DA/T1-2000，定義2.1]2.2檔案管理archivesmanagement檔案的收集、整理、保管、借閱和提供利用等活動(dòng)。3基本要求3.1兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)按照國家有關(guān)政策要求建立檔案的管理制度、審批授權(quán)制度、監(jiān)督檢查制度、人員管理培訓(xùn)制度等，具體要求如下：a)明確工作流程，編制技術(shù)操作手冊(cè)和管理要求等；b)明確審批授權(quán)的范圍、權(quán)限內(nèi)容、方式和程序等；c)明確監(jiān)督檢查的內(nèi)容、方式、頻率和責(zé)任人等；d)明確人員崗位職責(zé)和要求，以及人員培訓(xùn)的內(nèi)容、方式、對(duì)象和頻率等。3.2兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)本機(jī)構(gòu)形成的業(yè)務(wù)材料做好收集、整理、立卷、歸檔、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、利用和移交等工作，檔案應(yīng)真實(shí)、完整、安全和有效。3.3檔案應(yīng)由機(jī)構(gòu)集中保存。3.4兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)檔案中記載的信息負(fù)有保密責(zé)任。3.5檔案同時(shí)存在紙質(zhì)和電子兩種載體形式的，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致。不一致時(shí)應(yīng)以紙質(zhì)檔案記載信息為準(zhǔn)。3.6兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置檔案室和配備檔案管理人員。3.7兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)所有檔案進(jìn)行分類管理，且每份檔案應(yīng)有唯一的檔案號(hào)，即唯一的編碼。3.8檔案管理人員應(yīng)遵守保密守則和保密紀(jì)律，無關(guān)人員不應(yīng)隨意瀏覽檔案柜或翻閱檔案資料，不應(yīng)在私人通信、電話、公共場(chǎng)所或與無關(guān)人員談?wù)摴ぷ髦型嘎稒n案內(nèi)容和檔案機(jī)密，不攜帶任何檔案外出。絕密檔案應(yīng)存入保險(xiǎn)柜，借出或歸還的檔案應(yīng)仔細(xì)清點(diǎn)登記，不應(yīng)擅自提供或復(fù)制保密檔案。DB54/T0225—202023.9檔案應(yīng)進(jìn)行定期或不定期檢查，注意查看永久保存的檔案，發(fā)現(xiàn)破損、字跡模糊應(yīng)及時(shí)加以修補(bǔ)和復(fù)制。3.10檔案記錄應(yīng)滿足如下要求：a)記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要、實(shí)用，醫(yī)用、安全等專用術(shù)語應(yīng)準(zhǔn)確。b)字跡清楚、端正。出現(xiàn)錯(cuò)字時(shí)，應(yīng)當(dāng)用雙線劃在錯(cuò)字上，保留原記錄清楚、可辨，并注明修改時(shí)間，修改人簽名。不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來的字跡。c)眉欄、頁碼填寫完整，記錄者簽全名。d)宜使用鋼筆、簽字筆，顏色為藍(lán)黑色或黑色。4檔案分類4.1檔案按類別分為：a)兒童檔案：入院檔案、健康檔案、成長(zhǎng)檔案、離院檔案；b)文書檔案：行政管理檔案、服務(wù)檔案、黨務(wù)檔案；c)科技檔案：工程建設(shè)檔案、設(shè)施設(shè)備檔案；d)人事檔案：入職檔案、培訓(xùn)檔案、職位檔案、薪酬考核檔案、其他檔案。e)會(huì)計(jì)檔案：指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿備份數(shù)據(jù)及單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的其他資料。f)聲像實(shí)物檔案：指照片、磁性載體、電子文件、電子郵件及實(shí)物等。4.2檔案按材質(zhì)分為紙制檔案和電子檔案。4.3檔案保管期限按時(shí)間分為永久、長(zhǎng)期、中期和短期，具體保管時(shí)限如下：——永久保管；——長(zhǎng)期保管：30年；——中期保管：10年；——短期保管：5年。5檔案管理5.1收集5.1.1范圍檔案材料收集范圍見表1。表1檔案材料收集范圍序號(hào)1）；——身份證和戶口本復(fù)印件，兒童親屬身份證和），3）；）；入學(xué)通知書、畢業(yè)證、每學(xué)期成績(jī)單和在校期間——兒童在院期間形成的具有一定保存價(jià)值的2行政管理3工程建設(shè)設(shè)施設(shè)備4內(nèi)入職培訓(xùn)試卷、培訓(xùn)總結(jié)或結(jié)業(yè)證、培訓(xùn)登記薪酬考核565.1.2要求5.1.2.1各部門應(yīng)定期收集應(yīng)歸檔的材料，按照檔案分類結(jié)合辦結(jié)時(shí)間進(jìn)行歸集。DB54/T0225—202045.1.2.2收集材料時(shí)應(yīng)按照“業(yè)務(wù)用表在前、審核憑證在后，重要憑證在前、次要憑證在后”的原則順序排列。業(yè)務(wù)審核憑證排列順序應(yīng)與業(yè)務(wù)報(bào)表名冊(cè)中人員順序保持一致。5.1.2.3材料的字跡、印章和日期應(yīng)完整、清晰、準(zhǔn)確。5.1.2.4各部門檔案管理人員應(yīng)對(duì)收集的材料進(jìn)行檢驗(yàn)，經(jīng)檢驗(yàn)合格后與經(jīng)辦人員辦理交接手續(xù)，做到賬物相符。5.2整理5.2.1各部門檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類對(duì)收集的材料進(jìn)行整理。5.2.2歸檔材料所使用的載體應(yīng)符合檔案保管及保護(hù)的要求。5.2.3紙質(zhì)材料宜采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4幅面，表頭方向應(yīng)向上或向左。5.2.4材料應(yīng)剔除影響檔案保管保護(hù)的附著物。5.3立卷5.3.1組卷5.3.1.1經(jīng)收集整理的材料應(yīng)及時(shí)組卷，視情況可按月、季或年度組卷，不應(yīng)跨年組卷。材料以辦結(jié)日期確定形成時(shí)間。5.3.1.2案卷內(nèi)材料應(yīng)按照案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、材料、卷內(nèi)備考表的順序依次排列。5.3.2編號(hào)5.3.2.1檔案的案卷檔號(hào)包括：年度、保管期限代碼、檔案類別、案卷類別、案卷號(hào)。5.3.2.2檔案的文件檔號(hào)包括：年度、保管期限代碼、檔案類別代碼、案卷類別代碼、案卷號(hào)、件號(hào)。5.3.2.3檔號(hào)編制要求為：——年度：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；——保管期限：以中文表示；——檔案類別：以中文表示；——案卷號(hào)：在分類的最低一級(jí)案卷類別內(nèi)從“0001”開始依次標(biāo)注；——件號(hào)：在案卷內(nèi)從“001”開始依次標(biāo)注。5.3.2.4案卷內(nèi)材料應(yīng)編制頁碼，以三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，在案卷內(nèi)從“001”開始依次標(biāo)注。頁碼位置在材料右上角處，背面有正文的位置在左上角相同位置。5.3.2.5案卷內(nèi)以“件”為單位組卷的，應(yīng)在卷內(nèi)文件目錄中標(biāo)注材料的頁數(shù)。5.3.3編目5.3.3.1案卷封面項(xiàng)目應(yīng)包括：全宗名稱、檔案類別、案卷題名、案卷檔號(hào)、材料形成起止年月、保管期限、材料件數(shù)、材料頁數(shù)。5.3.3.2卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目應(yīng)包括：件號(hào)、單位名稱（姓名）、文件題名、材料形成年月、頁號(hào)（頁5.3.3.3卷內(nèi)備考表項(xiàng)目應(yīng)包括：本卷情況說明（卷內(nèi)材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況的說明，由檔案管理人員注明發(fā)生或發(fā)現(xiàn)問題的時(shí)間、人員）、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期。5.3.3.4案卷目錄項(xiàng)目應(yīng)包括：全宗名稱、年度、保管期限、檔案類別、案卷題名、案卷號(hào)、材料件數(shù)、材料頁數(shù)、存放位置、備注。5.3.4裝訂DB54/T0225—202055.3.4.1材料裝訂時(shí)應(yīng)使用對(duì)紙張無害的裝訂工具及耗材。5.3.4.2具有電子文件形式的紙質(zhì)材料可不裝訂，采取封裝方式保管。5.4歸檔5.4.1檔案形成后應(yīng)按表1中歸檔時(shí)間要求歸集到本機(jī)構(gòu)檔案管理部門集中保管。5.4.2實(shí)物檔案應(yīng)原件歸檔。5.4.3檔案歸檔時(shí)，檔案管理員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢驗(yàn)，根據(jù)檔案目錄，查收檔案，合格后與各部門辦理歸檔交接手續(xù)，做到賬物相符。5.4.4交接時(shí)，雙方應(yīng)在檔案交接清單上（一式兩份）簽字，雙方各自保存1份。5.4.5檔案管理員按類將擬歸檔的檔案存放于檔案室中，填寫《檔案歸檔登記記錄》（參見附錄A）5.5保管5.5.1要求5.5.1.1檔案實(shí)體應(yīng)避免受到人為因素和自然因素的損害，在保管和利用過程中應(yīng)始終有序。5.5.1.2兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案室，采取防護(hù)設(shè)備和管理措施，維護(hù)檔案實(shí)體的完整與安全。5.5.1.3檔案室宜檔案按照保管期限（見表1）、檔案類別和年度劃分區(qū)域，入庫檔案應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)則定位。5.5.1.4檔案管理人員應(yīng)定期清點(diǎn)庫存檔案，檢查受損情況，并對(duì)受損檔案采取措施進(jìn)行搶救和修復(fù)。5.5.1.5有條件的兒童福利機(jī)構(gòu)宜采用檔案室安全保護(hù)智能化綜合管理、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)提高庫房管理水平。5.5.2檔案室管理5.5.2.1檔案室面積不少于15平方米。5.5.2.2檔案室應(yīng)指定專（兼）職的檔案管理人員管理，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不應(yīng)進(jìn)入。進(jìn)入時(shí)，應(yīng)由專職檔案管理人員陪同并登記進(jìn)入人員、進(jìn)入事由和進(jìn)出時(shí)間。5.5.2.3檔案室應(yīng)配備必要的防火、防盜、防水、防潮、防光、防紫外線、防塵、防高溫、防有害生物以及照明等設(shè)備。5.5.2.4檔案室內(nèi)溫、濕度應(yīng)符合相關(guān)要求，設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)。5.5.3應(yīng)急預(yù)案檔案管理部門應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害制定應(yīng)急預(yù)案，提高對(duì)各種險(xiǎn)情的應(yīng)急搶險(xiǎn)能力，最大限度地防止災(zāi)害對(duì)檔案可能造成的損害。5.6鑒定、銷毀5.6.1兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和經(jīng)辦人員組成檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)鑒定材料的歸檔范圍和保管期限，并對(duì)到期檔案進(jìn)行銷毀鑒定。5.6.2檔案保管時(shí)間自形成之日的次年1月1日開始計(jì)算。5.6.3對(duì)達(dá)到或超過保管期限的檔案應(yīng)定期組織鑒定。鑒定時(shí)，應(yīng)對(duì)照材料歸檔范圍和保管期限的條款從檔案的內(nèi)容、來源、產(chǎn)生時(shí)間和利用價(jià)值等方面綜合分析判斷檔案的保存價(jià)值，提出銷毀或延長(zhǎng)保管期限的意見。5.6.4對(duì)經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)5.6.5銷毀檔案時(shí)，應(yīng)由兩人或兩人以上監(jiān)銷，在檔案行政管理部門指定地點(diǎn)實(shí)施銷毀。DB54/T0225—202065.6.6銷毀人員和監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。5.7利用5.7.1檔案利用包括閱覽、復(fù)制、摘錄、外借、編研等方式。5.7.2兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)按相關(guān)規(guī)定提供檢索和查詢服務(wù)。5.7.3查閱、借閱檔案應(yīng)《檔案借閱登記記錄》（參見附錄B），履行審批手續(xù)，采取保護(hù)措施，避免造成檔案損害和遺失。5.7.4查閱人員對(duì)借用的檔案應(yīng)妥善保管和愛護(hù)，不得涂改、轉(zhuǎn)借、拆散、毀損、復(fù)印。5.7.5確因工作需要外帶、借走，應(yīng)寫情況說明，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可外帶。外帶時(shí)間一般不超過3個(gè)工作日。外帶時(shí)應(yīng)保管好檔案，確保檔案的安全。5.7.6凡使用、借閱檔案時(shí)，應(yīng)注意檔案安全、保密，不得自行轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、抽取，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得復(fù)印。5.7.7檔案室管理人員對(duì)借閱、外帶歸還的檔案應(yīng)檢查、確認(rèn)檔案無差錯(cuò)、無短缺、無破損后辦理歸還手續(xù)。5.7.8借閱、外帶的檔案發(fā)生丟失、損壞、泄密時(shí)，檔案管理人員應(yīng)立即報(bào)告，