采購流程規(guī)范與審批表單模板（通用版）一、適用范圍與背景說明二、標(biāo)準(zhǔn)化采購操作流程詳解（一）需求發(fā)起與部門初審需求提出：采購需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）根據(jù)工作計(jì)劃或?qū)嶋H需要，填寫《采購申請(qǐng)審批表》（見模板表格），詳細(xì)說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途、期望交付日期及供應(yīng)商（若有初步意向）。部門負(fù)責(zé)人審核：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)采購內(nèi)容是否符合部門職責(zé)、是否在預(yù)算范圍內(nèi)，簽字確認(rèn)后提交至采購部門。（二）采購部門預(yù)算與可行性復(fù)核預(yù)算核對(duì)：采購部門對(duì)接財(cái)務(wù)部門，核實(shí)采購申請(qǐng)是否已納入年度/季度預(yù)算，預(yù)算科目是否匹配。若超預(yù)算，需求部門需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，按預(yù)算審批流程追加獲批后，方可繼續(xù)采購。采購方式確定：根據(jù)采購金額、物品特性及單位制度，確定采購方式：小額采購（如單筆金額≤5000元）：可采用“詢價(jià)比價(jià)”方式，至少聯(lián)系2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，選擇性價(jià)比最優(yōu)者；大額采購（如單筆金額＞5000元）：需采用“公開招標(biāo)”或“邀請(qǐng)招標(biāo)”（邀請(qǐng)供應(yīng)商需≥3家），必要時(shí)組織技術(shù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門組成評(píng)標(biāo)小組；緊急采購：因突發(fā)事件需緊急采購的，需需求部門注明“緊急”原因，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可采用“單一來源采購”或“競爭性談判”，事后需補(bǔ)充說明緊急情況依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與合同簽訂供應(yīng)商篩選：采購部門通過公開渠道（如采購網(wǎng)、合格供應(yīng)商庫、行業(yè)平臺(tái)）或推薦方式收集供應(yīng)商信息，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、經(jīng)營資質(zhì)）、信譽(yù)、供貨能力、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估，形成《供應(yīng)商評(píng)審記錄》。確定中標(biāo)/成交供應(yīng)商：根據(jù)采購方式確定最終供應(yīng)商，中小額采購可由采購部門直接確定，大額采購需經(jīng)評(píng)標(biāo)小組打分（評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)包括價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、資質(zhì)等）確定，結(jié)果公示≥3個(gè)工作日（若有要求）。合同擬定與審批：采購部門與供應(yīng)商擬定《采購合同》，明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付時(shí)間與地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任等條款，按合同審批流程（法務(wù)部門→財(cái)務(wù)部門→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理）審批后，雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章。（四）交付驗(yàn)收與入庫貨物/服務(wù)交付：供應(yīng)商按合同約定時(shí)間交付采購物品/提供服務(wù)，需求部門與采購部門共同核對(duì)交付清單，確認(rèn)數(shù)量、外觀、規(guī)格等是否符合合同約定，簽署《交付確認(rèn)單》。質(zhì)量驗(yàn)收：物品類：需求部門會(huì)同技術(shù)部門（若有）進(jìn)行質(zhì)量檢測，出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，重點(diǎn)查驗(yàn)產(chǎn)品合格證、檢測報(bào)告、使用功能等；服務(wù)類：服務(wù)完成后，需求部門根據(jù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如響應(yīng)時(shí)間、完成效果）進(jìn)行驗(yàn)收，簽署《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》；工程類：按施工圖紙與技術(shù)規(guī)范進(jìn)行分階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收，形成《工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。入庫管理：驗(yàn)收合格的物品由倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明采購編號(hào)、合同號(hào)、物品信息、驗(yàn)收人、入庫日期等，保證賬實(shí)相符。（五）付款申請(qǐng)與財(cái)務(wù)結(jié)算付款申請(qǐng)：采購部門根據(jù)合同約定驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)表》，附《采購合同》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《發(fā)票》《入庫單》等資料，按財(cái)務(wù)審批流程提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)審核與付款：財(cái)務(wù)部門核對(duì)單據(jù)的完整性、合規(guī)性（如發(fā)票真?zhèn)?、付款金額與合同約定是否一致、審批手續(xù)是否齊全），確認(rèn)無誤后辦理付款手續(xù)，通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付至供應(yīng)商對(duì)公賬戶，避免現(xiàn)金交易。（六）檔案歸檔采購?fù)瓿珊螅少彶块T負(fù)責(zé)整理全套資料，包括《采購申請(qǐng)審批表》《供應(yīng)商評(píng)審記錄》《采購合同》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《付款憑證》等，按時(shí)間順序編號(hào)歸檔，保存期限≥3年（涉及重大項(xiàng)目或法律規(guī)定的按具體要求執(zhí)行），便于后續(xù)審計(jì)與查閱。三、采購申請(qǐng)審批表單模板（標(biāo)準(zhǔn)版）采購申請(qǐng)基本信息申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)人*聯(lián)系電話采購類型（勾選）□物料采購□服務(wù)采購□工程采購□其他：________采購方式（勾選）□詢價(jià)□招標(biāo)□單一來源□其他：________采購明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容單位123預(yù)算信息預(yù)算科目預(yù)算編號(hào)供應(yīng)商信息（若有）供應(yīng)商名稱聯(lián)系人供應(yīng)商地址報(bào)價(jià)金額（元）審批意見需求部門負(fù)責(zé)人簽字：________日期：年月日采購部門審核審核意見：________簽字：________日期：年月日財(cái)務(wù)部門審核審核意見：________簽字：________日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批審批意見：________簽字：________日期：年月日總經(jīng)理（如需）審批意見：________簽字：________日期：年月日備注1.緊急采購需注明緊急原因；2.超預(yù)算需附《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》四、使用過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)提示（一）表單填寫規(guī)范采購明細(xì)中“規(guī)格型號(hào)”“用途說明”需填寫具體、清晰，避免模糊表述（如“辦公用品”需明確為“A4打印紙80g白色500包”）；預(yù)估單價(jià)需參考市場價(jià)或歷史采購數(shù)據(jù)，偏差過大的需提供詢價(jià)依據(jù)；供應(yīng)商信息若為新增供應(yīng)商，需附《供應(yīng)商資質(zhì)證明文件》（復(fù)印件加蓋公章）。（二）審批時(shí)效與責(zé)任各審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購除外），逾期未反饋視為默認(rèn)通過；需求部門對(duì)采購需求的真實(shí)性、必要性負(fù)責(zé)，采購部門對(duì)采購流程合規(guī)性、供應(yīng)商選擇合理性負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)部門對(duì)資金支付合規(guī)性負(fù)責(zé)。（三）特殊場景處理緊急采購：需由需求部門負(fù)責(zé)人口頭或書面說明緊急情況（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需立即維修），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后可先采購后補(bǔ)手續(xù)，但需在采購?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊所有審批資料；預(yù)算調(diào)整：年中因政策變化、市場價(jià)格上漲等需超預(yù)算采購的，需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、金額及測算依據(jù)，按單位預(yù)算審批流程報(bào)批；合同變更：采購過程中如需變更合同條款（如數(shù)量、交付時(shí)間），需由雙方協(xié)商一致并簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，按原合同審批流程重新審批。（四）合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)控制嚴(yán)禁采購部門與供應(yīng)商存在利益關(guān)聯(lián)（如親屬關(guān)系、持股關(guān)系），發(fā)覺需主動(dòng)申并回避；大額采購需保留完整的招標(biāo)、評(píng)標(biāo)、談判記錄，全程錄音錄像（若有要求），保證過程可追溯；采購物品需符合國家質(zhì)量、環(huán)保、安全標(biāo)準(zhǔn)，禁止采購假冒偽劣產(chǎn)品或“三無”產(chǎn)品；付款時(shí)需核對(duì)供應(yīng)商賬戶信息與合同一致，避免支付至個(gè)人賬戶或非合同指定賬戶。（五）檔案管理要求檔案資料需按“