行政辦公物資采購(gòu)申請(qǐng)與審批表使用指南一、適用情形本工具適用于公司內(nèi)部各類行政辦公物資的采購(gòu)申請(qǐng)管理，具體包括但不限于以下場(chǎng)景：日常辦公消耗品補(bǔ)充：如打印紙、筆、文件夾、筆記本等易耗物資庫(kù)存不足時(shí)的申領(lǐng)；辦公設(shè)備新增/更換：如電腦、打印機(jī)、辦公椅、文件柜等固定資產(chǎn)的采購(gòu)需求；新員工入職物資配備：為新增員工統(tǒng)一采購(gòu)工位用品（如文具、水杯、工牌等）；部門專項(xiàng)活動(dòng)/會(huì)議物資：如培訓(xùn)材料、活動(dòng)道具、茶歇用品等臨時(shí)性物資需求；辦公環(huán)境維護(hù)物資：如綠植、清潔工具、維修配件等環(huán)境改善類物資。凡涉及上述場(chǎng)景，均需通過本流程提交申請(qǐng)，保證采購(gòu)規(guī)范、資源合理配置。二、操作流程詳解（一）申請(qǐng)人填寫申請(qǐng)表基礎(chǔ)信息錄入：準(zhǔn)確填寫“申請(qǐng)部門”“申請(qǐng)人”“聯(lián)系方式”“申請(qǐng)日期”，保證部門名稱與公司架構(gòu)一致，申請(qǐng)人需為實(shí)際需求部門對(duì)接人。物資明細(xì)填報(bào)：逐項(xiàng)填寫“物資名稱”“規(guī)格型號(hào)”“單位”“數(shù)量”“預(yù)估單價(jià)”“預(yù)估總價(jià)”。物資名稱需具體（如“A4紙80g雙面復(fù)印紙”而非“紙”），規(guī)格型號(hào)明確（如“聯(lián)想小新Pro16i5處理器”而非“電腦”）；數(shù)量需結(jié)合實(shí)際需求，避免過量申領(lǐng)；預(yù)估單價(jià)可通過市場(chǎng)詢價(jià)或歷史采購(gòu)記錄填寫，總價(jià)=單價(jià)×數(shù)量，需精確到元。用途說明：簡(jiǎn)要描述物資用途，如“用于市場(chǎng)部日常打印文件”“為行政部新入職員工配備工位用品”，保證審批人清晰需求背景。附件：如涉及大額采購(gòu)（如超5000元）或特殊物資（如定制設(shè)備），需附“報(bào)價(jià)單”“需求說明函”等材料，注明供應(yīng)商信息、物資參數(shù)及對(duì)比優(yōu)勢(shì)。提交申請(qǐng)：填寫完成后，通過OA系統(tǒng)或線下提交至部門負(fù)責(zé)人處，確認(rèn)信息無誤。（二）部門負(fù)責(zé)人審批需求核實(shí)：部門負(fù)責(zé)人需核對(duì)申請(qǐng)表中的物資名稱、數(shù)量、用途是否與部門實(shí)際需求匹配，避免重復(fù)采購(gòu)或資源浪費(fèi)。預(yù)算初審：檢查預(yù)估總價(jià)是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，若超預(yù)算需說明理由并標(biāo)注“超預(yù)算申請(qǐng)”。審批意見：在“部門負(fù)責(zé)人審批意見”欄簽署“同意”或“不同意”，并注明姓名、日期。若不同意，需簡(jiǎn)要說明原因（如“庫(kù)存充足，暫無需采購(gòu)”“預(yù)算不足，下季度再申請(qǐng)”）。流轉(zhuǎn)至行政部：審批通過后，將申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至行政部物資管理崗。（三）行政部審核庫(kù)存核查：行政部通過物資管理系統(tǒng)核對(duì)申請(qǐng)物資的現(xiàn)有庫(kù)存，若庫(kù)存充足（如打印紙庫(kù)存≥100包），則反饋“庫(kù)存無需采購(gòu)”，并退回申請(qǐng)；若庫(kù)存不足，進(jìn)入下一步審核。需求合理性評(píng)估：核對(duì)物資用途是否符合行政辦公范疇，避免申請(qǐng)與工作無關(guān)物資（如個(gè)人生活用品）。供應(yīng)商合規(guī)性檢查：若附件含報(bào)價(jià)單，需確認(rèn)供應(yīng)商是否在《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)，若為新增供應(yīng)商，需補(bǔ)充“供應(yīng)商資質(zhì)文件”（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可證）。審核意見：在“行政部審核意見”欄簽署“同意采購(gòu)”“建議更換供應(yīng)商”或“駁回申請(qǐng)”，并注明姓名、日期。駁回需說明理由（如“規(guī)格型號(hào)與現(xiàn)有設(shè)備不兼容”“供應(yīng)商資質(zhì)不全”）。（四）財(cái)務(wù)部預(yù)算審核預(yù)算匹配檢查：財(cái)務(wù)部核對(duì)申請(qǐng)總價(jià)是否在公司年度行政采購(gòu)預(yù)算額度內(nèi)，若超預(yù)算需確認(rèn)是否已履行預(yù)算調(diào)整流程（如提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》）。價(jià)格合理性評(píng)估：對(duì)比歷史采購(gòu)價(jià)格或市場(chǎng)均價(jià)，判斷預(yù)估單價(jià)是否合理，若虛高需要求申請(qǐng)人或行政部重新詢價(jià)。審核意見：在“財(cái)務(wù)部審核意見”欄簽署“同意”“需補(bǔ)充預(yù)算說明”或“駁回”，并注明姓名、日期。（五）分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批分級(jí)審批：根據(jù)采購(gòu)金額執(zhí)行分級(jí)審批：金額≤2000元：由分管行政/后勤的副總經(jīng)理審批；金額＞2000元：需提交總經(jīng)理審批。最終確認(rèn)：審批人重點(diǎn)核查采購(gòu)必要性、預(yù)算合規(guī)性及流程完整性，簽署“同意”或“不同意”意見，并標(biāo)注姓名、日期。（六）采購(gòu)執(zhí)行與發(fā)放訂單下達(dá)：行政部根據(jù)審批通過的申請(qǐng)表，向合格供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間及付款方式。物資驗(yàn)收：物資到貨后，由行政部、申請(qǐng)人共同驗(yàn)收，核對(duì)物資數(shù)量、質(zhì)量是否與申請(qǐng)一致，驗(yàn)收合格后在“驗(yàn)收人”欄簽字；若不合格，及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商退換。入庫(kù)登記：驗(yàn)收通過后，行政部將物資登記入庫(kù)，更新庫(kù)存信息，并通過OA系統(tǒng)通知申請(qǐng)人領(lǐng)用。領(lǐng)用發(fā)放：申請(qǐng)人憑審批通過的申請(qǐng)表到行政部領(lǐng)用物資，簽字確認(rèn)后領(lǐng)用，行政部留存申請(qǐng)表復(fù)印件作為出入庫(kù)憑證。三、表格模板及填寫說明行政辦公物資采購(gòu)申請(qǐng)與審批表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期物資名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量用途說明附件清單□報(bào)價(jià)單□需求說明函□供應(yīng)商資質(zhì)□其他：____________部門負(fù)責(zé)人審批意見簽字：____________日期：______行政部審核意見簽字：____________日期：______財(cái)務(wù)部審核意見簽字：____________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批意見簽字：____________日期：______驗(yàn)收人入庫(kù)日期領(lǐng)用人領(lǐng)用日期填寫說明申請(qǐng)部門：填寫公司全稱，如“有限公司市場(chǎng)部”；規(guī)格型號(hào)：務(wù)必填寫詳細(xì)參數(shù)，如“晨光GP-1008中性筆（0.5mm黑色）”；預(yù)估單價(jià)：可通過電商平臺(tái)（如京東、淘寶）或線下供應(yīng)商詢價(jià)填寫，保留兩位小數(shù)；用途說明：簡(jiǎn)明扼要，不超過50字，如“財(cái)務(wù)部月度憑證打印用”；附件清單：根據(jù)實(shí)際情況勾選，如采購(gòu)打印機(jī)需附“報(bào)價(jià)單”及“供應(yīng)商資質(zhì)”；審批意見：需手寫簽字并注明日期，不得打印或代簽；驗(yàn)收人/領(lǐng)用人：驗(yàn)收人為行政部對(duì)接人，領(lǐng)用人為申請(qǐng)人本人。四、使用要點(diǎn)提示信息真實(shí)準(zhǔn)確：申請(qǐng)人需對(duì)填報(bào)的物資名稱、數(shù)量、用途真實(shí)性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁虛報(bào)、瞞報(bào)；流程規(guī)范完整：必須按“申請(qǐng)人→部門負(fù)責(zé)人→行政部→財(cái)務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理”順序?qū)徟坏锰?jí)或逆向流轉(zhuǎn)；預(yù)算控制優(yōu)先：采購(gòu)前確認(rèn)部門預(yù)算余額，超預(yù)算需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，避免因預(yù)算不足導(dǎo)致審批延誤；附件材料齊全：大額采購(gòu)（＞2000元）或特殊物資必須附報(bào)價(jià)單、供應(yīng)商資質(zhì)等材料，保證采購(gòu)合規(guī)性；庫(kù)存及時(shí)反饋：行政部需在收到申請(qǐng)后1個(gè)工作