會議紀要模板規(guī)范：標準化會議記錄工具一、適用范圍與典型場景二、會議紀要標準化操作流程（一）會前：準備工作與信息確認明確會議基本信息提前獲取會議通知，確認會議主題、時間、地點、參會人員范圍（主持人、核心發(fā)言嘉賓、相關部門代表等）及會議目標。若會議有預設議程，需提前熟悉議程內容，明確各議題的討論重點和預期成果；若為臨時會議，需與主持人溝通確認核心討論方向。準備記錄工具與模板打印或電子化本模板，預留填寫空間；準備錄音設備（需提前征得主持人同意）或速記工具，保證關鍵信息不遺漏。提前梳理過往同類會議紀要，知曉團隊慣用術語和記錄重點，保持格式一致性。確認參會人員信息與會前收集參會人員名單（含姓名、職務、聯(lián)系方式，記錄時姓名用代替，如“市場部經理”“技術總監(jiān)*”），標注必須到崗的核心人員，提前提醒請假流程。（二）會中：實時記錄與信息抓取記錄會議核心要素按模板“會議基本信息”欄，實時填寫會議名稱（需體現(xiàn)會議核心內容，如“2024年Q3產品迭代項目啟動會”）、開始/結束時間、地點（線上會議需注明平臺及會議號）、主持人、記錄人。參會人員分“出席”與“缺席”兩類記錄，缺席人員需注明原因（如“出差”“請假”）。按議程順序記錄討論內容逐項記錄會議議程中的每個議題，重點標注“討論過程”中的不同觀點（需區(qū)分發(fā)言人，如“設計部提出：UI風格需更年輕化”“運營部反對：當前用戶群體以25-40歲為主，建議保持成熟穩(wěn)重”）。避免逐字記錄，提煉核心觀點，用簡練語言概括爭議焦點、共識方向及未解決的問題。突出決議與行動項對會議中形成的明確決議（如“同意調整項目排期，延期至9月15日”需單獨記錄，標注“決議編號”便于后續(xù)追溯）。行動項需記錄“任務描述”“負責人”“協(xié)作人”“完成時限”四要素（例：“完成用戶調研報告初稿——負責人：市場部，協(xié)作人：數(shù)據(jù)分析師，完成時限：8月20日”），避免模糊表述（如“盡快完成”“近期提交”）。輔助記錄關鍵細節(jié)對重要數(shù)據(jù)、圖表、附件名稱（如“附件1：競品功能對比表”）進行備注，便于會后查證；對臨時動議或新增議題需單獨標注“臨時議題”，記錄討論結果及后續(xù)處理意見。（三）會后：整理、審核與分發(fā)信息補充與核對會議結束后2個工作日內，根據(jù)會議記錄和錄音（若有）補充完善內容，重點核對決議編號、行動項負責人及時限的準確性，保證無遺漏或偏差。對模糊表述（如“優(yōu)化用戶體驗”）與相關發(fā)言人確認具體含義，避免歧義。格式規(guī)范與排版按模板結構排版，保證“會議基本信息”“議程討論”“決議事項”“行動項”等板塊清晰分明，使用統(tǒng)一的字體、字號（如標題黑體三號，宋體五號），段落間距適中。決議事項和行動項可加粗或使用不同顏色突出，便于快速識別。審核與簽批將整理完成的紀要初稿提交主持人或指定負責人審核，確認內容準確性（特別是決議和行動項）及表述客觀性，審核通過后由主持人簽字（電子版可使用簽名章）確認。分發(fā)與存檔審核通過后1個工作日內，將會議紀要分發(fā)給所有參會人員及相關部門抄送人，郵件主題注明“【會議紀要】+會議名稱+日期”（例：“【會議紀要】2024年Q3產品迭代項目啟動會-20240801”）。電子版紀要按“年份-月份-會議類型”分類存檔（如“2024-08-項目啟動會”），紙質版需裝訂歸檔，保存期限不少于1年（重要項目會議建議保存3年以上）。三、會議紀要模板（標準格式）會議基本信息項目內容會議名稱會議時間年月日時分至時分會議地點（線下：會議室；線上：平臺會議號X）主持人記錄人出席人員（按部門/職務列出，用代替姓名，如“研發(fā)部經理”“產品專員*”等）缺席人員（姓名*，職務，原因：如“出差”“請假”）會議類型（例：項目啟動會/周例會/專題研討會）會議議程與討論記錄序號議題名稱時長（分鐘）主要發(fā)言人核心討論內容爭議點/未解決問題1議題一：X（姓名*，職務）（例：項目當前進度匯報、資源需求、風險點等）（例：預算分配未達成一致）2議題二：X（姓名*，職務）（例：方案A與方案B的優(yōu)劣勢對比、用戶反饋意見等）（例：需進一步驗證技術可行性）………………會議決議事項序號決議內容決議編號（可選）通過情況（全票通過/多數(shù)通過/需后續(xù)確認）1（例：同意采用方案A作為產品迭代核心方案，由技術部*牽頭實施）MRES-20240801-01全票通過2（例：項目總預算調整為50萬元，超出部分需提交額外說明）MRES-20240801-02多數(shù)通過（反對：財務部*）…………行動項跟蹤表序號任務描述負責人（姓名*）協(xié)作人（姓名*）完成時限當前狀態(tài)（待開始/進行中/已完成/延期）備注（如所需資源、風險提示）1完成用戶調研報告初稿市場部*數(shù)據(jù)分析師*2024-08-20待開始需協(xié)調用戶訪談資源2制定方案A的技術實現(xiàn)排期表技術部*研發(fā)組長*2024-08-15進行中需確認第三方接口支持…后續(xù)安排下次會議時間：年月日時分（如有）下次會議議題：（例：項目中期進度評審、方案A細化討論）其他事項：（例：需部門補充提交材料，聯(lián)系人：姓名*）四、使用要點與常見問題規(guī)避（一）記錄原則客觀中立：避免記錄個人主觀評價，僅陳述事實和各方觀點，不使用“我認為”“應該”等模糊表述。重點突出：優(yōu)先記錄決議事項、行動項、時間節(jié)點等執(zhí)行性內容，討論過程提煉核心即可，避免冗余細節(jié)。準確完整：人名、職務、時間、數(shù)據(jù)等關鍵信息需反復核對，保證與實際一致，行動項“負責人”和“完成時限”必須明確，避免“相關部門”“盡快”等模糊表述。（二）常見問題規(guī)避問題：決議與行動項混淆，導致責任不清。規(guī)避：決議是“決定做什么”，行動項是“誰去做、何時做”，需分板塊記錄，行動項可單獨列表跟蹤。問題：記錄信息不全，后續(xù)無法執(zhí)行。規(guī)避：會前提前確認議程，會中按議題逐項記錄，會后補充關鍵細節(jié)（如附件名稱、數(shù)據(jù)來源