會議室預約及管理使用手冊引言為規(guī)范會議室使用流程，提高會議室資源利用率，保障各類會議有序開展，特制定本手冊。本手冊適用于公司內部各部門及員工，涵蓋會議室預約、使用、管理全流程，旨在提供清晰的操作指引和實用工具模板，幫助用戶高效完成會議室相關操作。第一章適用場景與常見需求一、日常工作會議部門周例會、項目進度同步會、月度總結會等固定周期會議，需提前預約固定會議室，保證時間與參會人員安排協(xié)調。二、跨部門協(xié)作會議涉及多個部門參與的專題討論會、方案評審會等，需選擇容量適中、設備齊全的會議室，方便跨團隊溝通與協(xié)作。三、客戶及外部接待會議重要客戶洽談、合作伙伴交流、面試面試等對外接待場景，需優(yōu)先選擇環(huán)境整潔、設備完善的會議室，體現(xiàn)專業(yè)形象。四、培訓與小型活動內部技能培訓、團隊分享會、小型研討會等，需考慮會議室的布局（如U型排列、課桌式排列）及多媒體設備支持需求。第二章詳細操作流程第一節(jié)普通用戶預約會議室步驟一：登錄預約系統(tǒng)通過公司內部辦公系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、企業(yè)）進入“會議室管理”模塊，使用個人賬號密碼登錄。步驟二：選擇會議室按需求篩選：可通過“會議室名稱”“容量”“設備類型”（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)、白板）等條件篩選符合條件的會議室。查看實時狀態(tài)：系統(tǒng)顯示各會議室的“空閑”“預約中”“使用中”狀態(tài)，優(yōu)先選擇空閑會議室。步驟三：填寫預約信息基本信息：會議主題、申請人姓名（*）、所屬部門、聯(lián)系方式。時間安排：選擇會議日期、開始時間（精確到30分鐘，如09:00）、結束時間（最長可預約4小時，特殊情況需提前申請）。參會信息：預計參會人數(shù)（需不超過會議室最大容量）、主要參會人員（可選擇性填寫）。設備需求：勾選所需設備（如投影儀、麥克風、空調溫度設置等），如有特殊需求（如布置茶歇）可在“備注”欄說明。步驟四：提交申請并等待審批提交后系統(tǒng)自動發(fā)送審批至部門負責人（*），審批通過后會議室狀態(tài)更新為“預約中”；若駁回，系統(tǒng)會提示駁回原因，申請人需修改后重新提交。審批通過后，系統(tǒng)將發(fā)送預約成功通知（短信/系統(tǒng)消息）至申請人及參會人員。步驟五：按時使用會議室會議開始前10分鐘，申請人憑工卡至會議室簽到，確認設備是否正常（如投影儀、麥克風），如有問題及時聯(lián)系行政部（*）。會議結束后，需關閉所有設備、整理桌椅、帶走個人物品，保證會議室整潔。第二節(jié)修改或取消預約一、修改預約若需調整會議時間、會議室或參會人數(shù)，需在會議開始前2小時內登錄系統(tǒng)，找到對應預約記錄，“修改”按鈕重新填寫信息并提交審批（修改后需重新等待審批）。若修改后會議室沖突，系統(tǒng)會提示重新選擇會議室，請及時調整避免影響他人使用。二、取消預約如需取消會議，需在會議開始前4小時內登錄系統(tǒng)，找到對應預約記錄，“取消”按鈕，系統(tǒng)自動釋放會議室資源并發(fā)送取消通知至相關人員。若臨時緊急情況無法按時參會，請立即通過電話（*）聯(lián)系行政部協(xié)助取消，避免會議室資源浪費。第三節(jié)管理員操作指南一、會議室日常維護每日上班前檢查各會議室設備（如投影儀、空調、白板筆）是否正常，保證水電、網(wǎng)絡暢通；下班后確認所有設備關閉、門窗鎖好。每周對會議室進行清潔消毒，每月檢查設備使用情況，及時報修損壞設備。二、預約審批與沖突處理實時查看會議室預約情況，對部門提交的預約申請進行審批，優(yōu)先保障重要會議（如客戶接待、高層會議）需求。若出現(xiàn)重復預約或時間沖突，需第一時間聯(lián)系相關申請人協(xié)調，調整會議時間或更換會議室，保證會議正常進行。三、數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析每月通過系統(tǒng)導出會議室使用率數(shù)據(jù)，分析高頻使用時段與低效使用時段，為優(yōu)化會議室資源配置（如新增會議室、調整開放時間）提供依據(jù)。第三章常用表格模板一、會議室預約申請表項目內容填寫說明申請人姓名填寫本人姓名（*）所屬部門填寫所在部門（如“市場部”“研發(fā)部”）聯(lián)系方式填寫手機號碼（*）會議主題簡明扼要（如“Q3產(chǎn)品進度評審會”）預約會議室從系統(tǒng)下拉列表中選擇（如“301會議室”“視頻會議室A”）會議日期選擇具體日期（格式：YYYY-MM-DD）開始時間-結束時間選擇精確時間段（如09:00-11:00，最長4小時）預計參會人數(shù)人數(shù)需≤會議室最大容量（如301會議室最大容納20人）所需設備勾選（□投影儀□麥克風□白板□視頻會議系統(tǒng)□其他：_________）備注特殊需求說明（如“需擺放環(huán)形桌”“提供茶水”）審批人系統(tǒng)自動關聯(lián)部門負責人（*）審批狀態(tài)系統(tǒng)自動更新（待審批/已通過/已駁回）提交時間系統(tǒng)自動顯示（格式：YYYY-MM-DDHH:MM:SS）二、會議室使用登記表會議室名稱使用日期使用時間段使用部門/人員會議主題設備使用情況（正常/異常）清潔情況（優(yōu)/良/差）異常記錄（如有）確認簽字301會議室2023-10-2014:00-16:00市場部/*新品發(fā)布會籌備投影儀正常，麥克風音量小良麥克風需維修*視頻會議室A2023-10-2010:00-11:30研發(fā)部/*遠程技術對接視頻系統(tǒng)正常，網(wǎng)絡穩(wěn)定優(yōu)無*三、會議室狀態(tài)查詢表（示例）會議室編號會議室名稱容量（人）當前狀態(tài)設備清單今日預約時段301301會議室20空閑投影儀、麥克風、白板、空調09:00-10:30（已預約）302302會議室8使用中視頻會議系統(tǒng)、圓桌、投影儀14:00-16:00（已預約）A01視頻會議室A15預約中大屏、音響、攝像頭、網(wǎng)絡會議10:00-11:30（已預約）B02培訓室50空閑投影儀、音響、話筒、移動桌椅無第四章使用規(guī)范與常見問題提示一、基礎使用規(guī)范提前預約：會議需至少提前2小時預約，緊急會議可聯(lián)系行政部（*）協(xié)調臨時會議室。按時使用：會議開始后10分鐘內未簽到，系統(tǒng)將自動釋放會議室資源，允許他人預約。設備愛護：禁止私自拆卸、挪用會議室設備，使用后務必關閉電源（如投影儀、麥克風）。保持整潔：禁止在會議室吸煙、飲食（特殊情況需提前申請），會議結束后帶走垃圾，恢復桌椅原位。二、常見問題處理設備故障：使用時若發(fā)覺設備異常（如投影儀無法顯示、麥克風無聲），立即聯(lián)系行政部（*），同時可使用會議室備用設備（如移動話筒）。預約沖突：若系統(tǒng)顯示會議室已被預約，但實際空閑，需聯(lián)系行政部核實情況，避免重復占用。臨時變更：會議時間、人數(shù)變動超過30%，需及時在系統(tǒng)中修改預約信息，保證資源匹配。超時使用：會議若需延長使用時間，需在原結束時間前30分鐘登錄系統(tǒng)續(xù)約，續(xù)約時長不超過2小時，且需確認后續(xù)時間段無其他預約。三、違規(guī)處理無故預約未使用、超時未續(xù)約且未及時取消，